Warum Microsoft Word nicht optimal für Vertragserstellungen ist

In diesem Beitrag skizzieren wir einige der Probleme von Microsoft Word und untersuchen Tools, die Sie stattdessen verwenden können und die Ihnen weitaus bessere Ergebnisse liefern.

Die Geschichte von Microsoft Word

Microsoft Word wurde erstmals 1983 erfunden und hat sich seitdem nicht wesentlich verändert. Es handelt sich trotz geänderter Farben im Grunde immer noch um ein Stück digitales Papier auf einem Bildschirm mit einigen grundlegenden Schreibwerkzeugen.

Und obwohl wir von .doc auf .docx umgestiegen sind, hat sich die Funktionalität nicht wirklich geändert. Am Ende des Tages produziert es immer noch ein digitales Blatt Papier mit statischem Text und Grafiken darauf. Während das Anfang der 90er Jahre eine absolut starke Leistung war, hat sich die Welt seitdem stark verändert. Tablets und Smartphones sind heutzutage unsere täglichen Hauptgeräte, mit denen wir uns verbinden und mehr E-Mails werden auf mobilen Geräten geöffnet als auf Desktops.

Diese signifikante Veränderung unserer Arbeitsweise, kombiniert mit der Tatsache, dass sich Word in den letzten knapp 40 Jahren nicht wirklich verändert hat, bedeutet, dass es heutzutage wirklich nicht das beste Werkzeug ist.

Hier sind nur einige Beispiele dafür, wo Word zu kurz kommt:

Word-Dokumente sind nicht mobil

Obwohl die meisten E-Mails heutzutage auf mobilen Geräten geöffnet werden, bleibt das Anzeigen von Word-Dokumenten auf einem mobilen Gerät eine schreckliche Erfahrung.

Dies liegt daran, dass Word-Dokumente im Gegensatz zum Web nicht reaktionsschnell sind und sich nicht an das Gerät anpassen, auf dem sie angezeigt werden, was bedeutet, dass der Text klein ist und die Benutzer:innen ständig zoomen und darüberwischen muss, um den Inhalt lesen zu können.

Word-Dokumente sind nicht interaktiv

Word-Dokumente sind im Allgemeinen oberflächliche, statische Dokumente mit Bildern und Text. Im Gegensatz zum Web können Sie keine interaktiven Inhalte (wie Videos, Preisrechner, Formulare usw.) einbetten oder digitale Signatur- und Freigabeabläufe abbilden.

Dies bedeutet, dass Ihre Dokumente für die Empfänger schwieriger zu verwenden sind. Möchten Sie, dass die Empfänger ein Angebot oder einen Vertrag unterzeichnen? Dazu müssen diese das Dokument ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und per E-Mail an Sie zurücksenden (Untersuchungen zufolge verlangsamt dies die Bearbeitungszeit des Dokuments um 80 %).

Es ist schwierig, an Word-Dokumenten zusammenzuarbeiten

Mussten Sie jemals mit anderen Personen an einem Microsoft Word-Dokument zusammenarbeiten? Normalerweise wird das Dokument per E-Mail hin und her geschickt, wobei verrückte Dateinamen wie „Vertrag_V13_MARKUS_CHANGES_FINAL“ verwendet werden, um zu verfolgen, wo Sie sich befinden und welche Änderungen im Laufe der Zeit vorgenommen wurden.

Dies macht es für die Leute schwierig zu wissen, was die neueste Version ist, und führt oft dazu, dass Leute die Arbeit der anderen überschreiben oder widersprüchliche Versionen erstellen. Und obwohl es Systeme zur Versionskontrolle gibt, ist es ein weiteres Tool, das Sie erlernen und bezahlen müssen, obwohl im Jahr 21. Jahrhundert grundlegende Funktionen für die Zusammenarbeit sofort verfügbar sein sollten.

Word-Dokumente sind nicht verfolgbar

Obwohl einige E-Mail-Tools eine Methode zum Nachverfolgen bieten, wenn jemand eine E-Mail öffnet, ist es unmöglich zu wissen, ob er das von Ihnen angehängte Word-Dokument geöffnet hat.

Aber stellen Sie sich vor, Sie könnten benachrichtigt werden, wenn jemand das von Ihnen gesendete Angebot oder den Vertrag ansieht, und stellen Sie sich vor, Sie könnten genau sehen, mit welchen Teilen des Dokuments er interagiert oder wie lange er es liest. Auf diese Weise können Sie Ihre Nachverfolgung perfekt zeitlich planen oder zumindest vermeiden, sinnlose E-Mails zu senden, in denen steht: „Ich wollte nur überprüfen, ob Sie das Dokument erhalten haben, das ich Ihnen gesendet habe.“

Leider haben Word-Dokumente keine Möglichkeit, die Lesezeit oder Interaktionen zu verfolgen, sodass Ihnen diese Art von erweiterten Einblicken, wann Personen Ihre Dokumente anzeigen und mit welchen Inhalten sie sich beschäftigen, in Word nicht zur Verfügung steht.

Word-Dokumente sind nicht sicher

Sobald Sie ein Word-Dokument per E-Mail an jemanden senden, ist das Dokument für immer in dessen Händen. Es kann weitergeleitet, geteilt, veröffentlicht, gedruckt, im Zug liegen gelassen werden und so weiter. Sicher, Sie können ein Word-Dokument mit einem Passwort schützen, aber das Passwort kann einfach zusammen mit dem Dokument an Dritte weitergegeben oder von jedem mit dem Passwort vollständig entfernt werden.

Dies kann in Ihrem Unternehmen auf unterschiedliche Weise problematisch sein:

Verkauf: Wenn jemand Ihr Angebot (einschließlich der von Ihnen angebotenen Preise) einfach an einen Konkurrenten weiterleiten kann, damit dieser ein Gegenangebot macht, geraten Sie in eine Preisschlacht, die den Wert des Geschäfts für Ihr Unternehmen verringert (ganz zu schweigen von der Reduzierung der Provision für den Vertriebsmitarbeiter). HR: Wenn Sie jemandem ein Angebot machen, kann er dieses Angebotsschreiben leicht an seinen bestehenden Arbeitgeber (oder ein anderes Unternehmen, mit dem er ein Vorstellungsgespräch führt) weiterleiten. Dies endet in einem Bieterkrieg um Talente und verursacht letztendlich höhere Kosten. Legal: Wenn Sie einen vertraulichen Vertrag für beispielsweise den Verkauf eines Unternehmens oder eine Partnerschaftsvereinbarung aushandeln, sollten Sie diese Dokumente vertraulich behandeln, und diese nur mit Ihre Erlaubnis an Dritte weitergegeben werden können. Gerade beim Versenden vertraulicher Dokumente benötigen Sie mehr Sicherheit, als Word-Dokumente bieten können.

Mit der Vertragsverwaltungsoftware von fynk können Sie davon profitieren, nicht nur Passwörter, sondern auch Zeitlimits, Begrenzungen für die Anzahl der Aufrufe oder sogar die Eingabe einer geschäftlichen E-Mail-Adresse vor dem Aufruf der Dokumente zu verpflichten. Damit ist sichergestellt, dass Ihre Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.

Word ist ein generisches Tool

Ein Schweizer Taschenmesser ist ein generisches Werkzeug. Es macht die Arbeit gut genug für viele verschiedene Anwendungen, aber Sie möchten natürlich auch keinen Baum mit diesem winzigen kleinen Messer fällen.

Microsoft Word ist ähnlich. Seine generische Funktionalität bedeutet, dass es für alles verwendet wird, vom Schreiben von Hausaufgaben bis hin zur Vorbereitung von Milliarden-Euro-Unternehmensverträgen, aber es ist bei keinem von beiden überdurchschnittlich gut optimiert.

Obwohl es Alternativen zu Microsoft Word wie Google Drive, Dropbox etc. gibt, sind diese im Grunde dasselbe: digitale Blätter mit einfachen Schreibwerkzeugen und leiden daher unter vielen der gleichen Mängel wie Microsoft Word.

Abhängig von der Art der Dokumente, die Sie erstellen, erzielen Sie ein viel besseres Ergebnis, wenn Sie ein modernes Tool verwenden, das für diese Art von Dokument und den zugehörigen Anwendungsfall vorgesehen ist: Nutzen Sie unsere Dokumentenmanagement Software fynk!

Autor:

Markus Presle