Vertragsmanagement Aufgaben: Überblick & Analyse

Was versteht man unter Vertragsmanagement Aufgaben?

Vertragsmanagement-Teams tragen während der gesamten Laufzeit eines Vertrags eine Vielzahl von Verantwortlichkeiten. Eine straffe und organisierte Vertragszusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg im Vertragsmanagement. Ohne eine klare Vorstellung davon, was die Vertragsmanagement Aufgaben sind, können Vertragsmanagement-Teams unnötigen Vertragsrisiken, Engpässen im Vertragslebenszyklus und Umsatzeinbußen ausgesetzt sein. Daher haben wir nachfolgend die Aufgaben eines Vertragsmanagement-Teams skizziert und erläutert und stellen dar wie diese Aufgaben mit moderner Vertragsmanagement-Software zentralisiert und organisiert werden können.

Verantwortlichkeiten der Vertragsmanagement-Teams

Die Vertragsmanagement Aufgaben bestehen darin, eine gesunde Kommunikation zu fördern und den Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements effizient zu überwachen. Darüber hinaus sollten Vertragsmanagement-Teams Vertragsprozesse analysieren, um Arbeitsabläufe zu verbessern und das Risikomanagement zu optimieren. Zu den wichtigsten Aufgaben eines Vertragsmanagementteams gehören eine gesunde Kommunikation, Aufgabenmanagement, sicherer Zugriff auf Vertragsinhalte, Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, Risikominderung sowie Berichterstattung und Analysen.

Vertragsmanagement Aufgaben

Ausarbeitung, Verhandlung und Ausführung von Verträgen

Vertragsmanager sind in einer Vielzahl von Branchen tätig, von Behörden über Technologieunternehmen bis hin zu klassischen Unternehmen, die eine große Anzahl von Verträgen abschließen. Unabhängig von der Art der Organisation sind die Vertragsmanagement Aufgaben immer die selben und Vertragsmanager in der Regel die Hauptverantwortlichen für die Erstellung und Verwaltung aller Verträge, die diese Unternehmen verwenden.

Um Verträge von der Ausarbeitung bis hin zur Ausführung erfolgreich zu überwachen, müssen Vertragsmanager in zahlreichen Bereichen qualifiziert sein. Einige dieser Bereiche sind beispielsweise die Einhaltung von Rechtsvorschriften, Verhandlungen und das Beziehungsmanagement.

Vertragsmanager fungieren häufig als zentrale Kontaktstelle zwischen einem Unternehmen und Dritten, um eine rechtzeitige Prüfung und Genehmigung von Änderungen zu gewährleisten. Darüber hinaus geben sie Empfehlungen ab und verhandeln direkt mit den Anwälten oder Einkäufern des Kunden. Gemeinsam erarbeiten sie ein endgültiges Dokument, das für alle Parteien zufriedenstellend ist.

Die Rationalisierung von Kommunikations- und Überwachungsprozessen ist sehr wichtig für den Erfolg eines Unternehmens.

Überblick über Verträge

Eine sorgfältige Aufzeichnung aller Verträge, über die ein Unternehmen verfügt, ist auch nach Abschluss eines Vertrages von entscheidender Bedeutung für die Effizienz und die Einhaltung der Vorschriften in einem Unternehmen und damit eine der wesentlichen Vertragsmanagement Aufgaben. Wichtig ist auch, dass die Verwaltung der Verträge das Risiko mindert, da sie als Prüfpfad und leicht zugängliche Beweismittel dienen.

Ein Vertragsmanager braucht ein gutes Ablagesystem. In der Vergangenheit bedeutete dies physische Aktenschränke oder umfangreiche E-Mail-Ordner. In der heutigen digitalen Welt sind diese Hilfsmittel natürlich nicht mehr effizient genug für das schnell wachsende Geschäftstempo.

Die Organisation ist einfacher, wenn eine Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen verwendet wird, die über eine umfassende Kennzeichnungs- und Ordnerstruktur sowie über OCR für einfache Suchfunktionen verfügt. Vollständige Aufzeichnungen über den gesamten Beschaffungs- und Vertragsverwaltungsprozess sind hilfreich, wenn andere Abteilungen relevante Informationen benötigen. Außerdem wird dieser Prozess durch die Digitalisierung wesentlich vereinfacht.

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die Dauer der Aufbewahrung. In der Vergangenheit füllten sich die Aktenschränke und die aktiven und archivierten Akten wurden an verschiedenen Orten aufbewahrt, was die Verwaltung der Unterlagen erschwerte. Mit einer Plattform für die Verwaltung von Verträgen werden alle Dokumente für immer gespeichert, so dass ein Vertrag, der Jahrzehnte zurückliegt, in Sekundenschnelle gefunden werden kann.

Optimierung von Arbeitsabläufen

Eine der wichtigsten Vertragsmanagement Aufgaben ist die Optimierung bzw. bestmögliche Automatisierung von manuellen Arbeitsabläufen, um eine bessere Überwachung der Aufgaben, die rechtzeitige Einhaltung von Fristen und eine klarere Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Es gibt keinen besseren Weg zur Verbesserung von Vertragsabläufen als den Einsatz einer leistungsstarken Vertragsmanagement-Software.

Die intelligente Automatisierung von Vertragsabläufen reduziert Engpässe, indem sie die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit mit Aufgabenbenachrichtigungen und -erinnerungen verbindet. Vertragsmanagementteams können Tools zur Vertragsautomatisierung nutzen, um jede Phase des Vertragsmanagementprozesses zu verfolgen. KI-basierte Vertragsmanagement-Software ermöglicht es wichtige Termine und Meilensteine, einschließlich Vertragsverlängerungen, mit automatischen Warnmeldungen proaktiv zu überwachen.

Darüber hinaus kann Vertragsmanagement-Software so konfiguriert werden, dass sie einen Prüfpfad für die Nachverfolgung von Vertragsänderungen erstellt. Die Automatisierung des Vertragsworkflows hilft den Vertragsmanagement-Teams sich mehr auf den Inhalt ihrer Verträge zu konzentrieren und sich weniger mit den technischen Aspekten des Vertragslebenszyklus befassen zu müssen.

Vertragskommunikation

Ein wesentlicher Aspekt der Vertragsmanagement Aufgaben und der damit verbundenen Prozesse ist die Kommunikation. Vertragsmanagement-Teams sollten die Sichtbarkeit und Transparenz zwischen allen internen Ressourcen, die am Vertragsprozess beteiligt sind, sowie zwischen Anbietern, Interessengruppen und Dritten fördern. Vertragsmanagement-Teams müssen eine bequeme Kommunikation in Bezug auf den Vertragslebenszyklus, die Einhaltung von Verträgen, Vertragsverpflichtungen und vieles mehr fördern - zusätzlich zu einem sicheren Zugriff auf Vertragsdaten für die zuständigen Mitarbeiter:innen.

Glücklicherweise bietet Vertragsmanagement-Software zahlreiche Funktionen für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Automatisierte Aufgabenwarnungen können so konfiguriert werden, dass die beteiligten Mitarbeiter praktisch immer wissen, was wann zu tun ist.

Robuste Vertragsmanagement-Software unterstützt Prüfpfade, so dass Teams die aktuellsten Bearbeitungen eines Vertrags leicht mitteilen können. Die webbasierte Online-Funktionalität für die Zusammenarbeit an Dokumenten in einer modernen Vertragsmanagement-Software ermöglicht es den Vertragsmanagement-Teams, Vertragsdokumente gleichzeitig online zu bearbeiten - mit automatischer Versionsverfolgung!

Moderne Vertragsverwaltungssoftware bietet auch eine Chat-Funktion für eine vereinfachte Kommunikation mit den Nutzern in Bezug auf Aufgabenmanagement, Vertragsstatus und praktisch jede andere gewünschte Kommunikation.

Integration und Anpassung von Technologien

Die fortlaufende Integration von neuen Technologien und die Anpassung bestehender Systeme sind entscheidend, um Vertragsmanagementprozesse effizient und aktuell zu halten. Die Einführung von fortschrittlichen Analysetools und KI-gestützten Lösungen kann die Auswertung von Vertragsbedingungen und -risiken automatisieren, wodurch potenzielle Probleme frühzeitig erkannt werden können. Ein Vertragsmanager sollte in der Lage sein, technologische Entwicklungen zu bewerten und zu integrieren, um den Vertragslebenszyklus zu optimieren und strategische Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.

Förderung der interdisziplinären Zusammenarbeit

Effektives Vertragsmanagement erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie Recht, Einkauf, Vertrieb und Finanzen. Die Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit und des Wissensaustauschs kann zu konsistenteren und effizienteren Vertragsmanagementprozessen führen. Durch regelmäßige Schulungen und Workshops können Vertragsmanager das Bewusstsein für best practices im Vertragsmanagement schärfen und sicherstellen, dass alle Beteiligten die Bedeutung ihrer Rolle im Vertragslebenszyklus verstehen.

Compliance und Risikomanagement

Die Rolle des Vertragsmanagements bei der Gewährleistung der Compliance und der effektiven Risikobewertung sollte weiter hervorgehoben werden. Dies umfasst nicht nur die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, sondern auch die Überwachung von Veränderungen in der Gesetzgebung und den Marktbedingungen, die Auswirkungen auf bestehende und zukünftige Verträge haben könnten. Vertragsmanager müssen proaktiv Risikoanalysen durchführen und Managementstrategien entwickeln, um potenzielle Vertragsrisiken zu minimieren.

Fortlaufende Weiterbildung und Entwicklung

Die Landschaft des Vertragsmanagements ist ständig im Wandel, getrieben durch rechtliche Änderungen, technologische Fortschritte und sich verändernde Geschäftspraktiken. Eine fortlaufende Weiterbildung ist unerlässlich, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Vertragsmanager sollten Zugang zu Ressourcen für berufliche Weiterbildung haben und ermutigt werden, sich in relevanten Bereichen weiterzubilden, um ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu vertiefen.

Zusammenfassung

Vertragsmanager haben oft hunderte bis tausende von Verträgen, für deren Verwaltung sie verantwortlich sind. Umso wichtiger ist es seine Vertragsmanagement Aufgaben zu kennen und bestmöglich zu optimieren. Glücklicherweise macht Vertragsmanagement-Software diese Prozesse effizienter.

Die Einführung einer Plattform zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus ist nur der erste Schritt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, Prozesse und Dokumente an einem Ort zusammengeführt werden. Von dort aus haben Vertragsmanager die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu verbessern. Schließlich können sie auch manuelle Aufgaben reduzieren und Prozesse automatisieren, um so effektiv wie möglich mit ihren Verträgen zu arbeiten und ihren Vertragsmanagement Aufgaben nachzukommen.

Autor:

Markus Presle