Vertragsmanager

Was ist ein Vertragsmanager?

Vertragsmanager sind für die Verwaltung und das Management von Verträgen zuständig und stehen an der Spitze des Prozesses, durch den Verträge konsolidiert und erstellt werden. Sie arbeiten auch mit dem Rest des Unternehmens zusammen, um sicherzustellen, dass die Verträge von der Erstellung über die Verhandlung bis zur Ausführung schnell und reibungslos abgewickelt werden.

Was sind die Aufgaben eines Vertragsmanagers?

Die Aufgabe eines Vertragsmanagers besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Verträge zügig von der Erstellung bis zur Ausführung bearbeitet werden. Er ist auch dafür verantwortlich, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, Einnahmeverluste durch unorganisierte Verträge zu verhindern und Risiken zu minimieren.

Nach der Ausführung des Vertrags sorgt er für die sichere Aufbewahrung des Vertrags. Er muss auch sicherstellen, dass der Vertrag in einem Format gespeichert wird, das es den Beteiligten erleichtert, ihn in Zukunft wiederzufinden.

Vertragsmanager sind auch häufig für Folgendes verantwortlich:

• Erstellen und Überprüfen automatisierter Vorlagen, die für die Erstellung künftiger Verträge verwenden werden.
• Analyse von Daten über den Vertragsprozess und Feststellung, welche Teile des Prozess den Ausführungsprozess verlangsamen könnten.
• Verwaltung der Beziehungen zu Lieferanten und Unterauftragnehmern
• Unterstützung des Rechtsteams bei Vertragsverhandlungen
• Analyse neuer und alter Verträge mit Stakeholdern, Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden, um sicherzustellen, dass der Inhalt rechtlich einwandfrei und ausführbar ist.

Fähigkeiten eines Vertragsmanagers

Vertragsmanager reagieren auf Angebote, Vorschläge und Vertragsverhandlungen. Sie bereiten Angebotsanfragen zur Weiterleitung an Lieferanten vor. Sie analysieren alle Anforderungen und Bestimmungen in Verträgen, einschließlich der Geschäftsbedingungen, um die Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften sowie der Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu gewährleisten. Sie forschen nach neuen Verträgen, prüfen bestehende Verträge und beaufsichtigen Vertragsänderungen. Die Vertragsmanager schulen und beaufsichtigen auch andere Vertragsexperten. Sie informieren die ihnen unterstellten Mitarbeiter über die Umsetzung von Verträgen und pflegen die Daten für das Vertragsmanagementsystem des Unternehmens. Sie müssen daher über umfassende Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um diese Aufgaben erfolgreich ausführen zu können.

Zu den Fähigkeiten eines Vertragsmanagers gehören:

• Effiziente Kommunikation, Verhandlungsgeschick und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details und Talent für Genauigkeit und Präzision
• Umfassendes Verständnis von Verträgen, Vertragssprache, Vertragsmanagement und des Vertragslebenszyklus
• Kritisches Denken und die Fähigkeit zur Recherche und zum Verständnis rechtlicher und finanzieller Zusammenhänge
• Hervorragende Lese-, Schreib- und Sprachkenntnisse
• Ausgezeichnetes Verständnis des Unternehmens oder der Branche, seiner Dienstleistungen, Kunden und Anbieter
• Sie müssen über ein hohes Maß an Konzentration, Kreativität und Führungskompetenz sowie über gute Problemlösungsfähigkeiten verfügen.
• Darüber hinaus müssen sie über umfassende Kenntnisse im Umgang mit Computern und Software verfügen.

Vertragsmanager sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens. Ihre Rolle ist eine der wichtigsten Aufgaben für alle Unternehmensgrößen. Sie helfen bei der effektiven Verwaltung von Verpflichtungen und wirken sich direkt auf die finanzielle Leistung, die Beziehungen zu Dritten und den Ruf des Unternehmens aus.

Müssen Vertragsmanager Juristen sein?

Nein, sie müssen nicht unbedingt Juristen sein oder einen Abschluss in Rechtswissenschaften haben.

In vielen Unternehmen, insbesondere in vertriebsorientierten Unternehmen, sind Vertragsmanager im Grunde genommen für den Umsatz zuständig. Ihr Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass das Vertriebsteam Verträge effektiv und effizient erstellen und ausführen kann. Das bedeutet, dass sie zwar die wichtigsten juristischen Begriffe kennen müssen, nicht aber die Rechtsprechung oder juristische Argumente.

Für manche Aufgaben ist jedoch ein Jurastudium erforderlich. Manche Unternehmen benötigen einen Vertragsmanager, der mit Anwälten und anderen juristischen Mitarbeitern an der rechtlichen Seite von Verträgen arbeitet. Er kann auch als Bindeglied zwischen der Rechtsabteilung und dem Rest des Unternehmens fungieren. In dieser Funktion ist er auch für die Auslegung von Rechtsklauseln für nicht juristische Teammitglieder zuständig, die nicht über ausreichende juristische Kenntnisse verfügen.

Anforderungen an die Ausbildung

Die Position eines Vertragsmanagers erfordert eine umfassende Ausbildung und Schulung. Ein Master-Abschluss in Betriebswirtschaft ist von Vorteil, aber ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft ist praktisch eine Notwendigkeit. Je nach Art der Verträge, mit denen der Manager zu tun hat, können auch verschiedene Zertifizierungen erforderlich sein.

Anforderungen an die Erfahrung

Die meisten Stellen für Vertragsmanager erfordern eine mehrjährige Erfahrung in der aktiven Aushandlung von Verträgen, wobei auch Erfahrungen in verwandten Positionen ausreichen können. Für Einstiegspositionen kann man jedoch auch Vertragsmanager werden, wenn man allgemeine Management- oder Verwaltungserfahrung hat und über die erforderliche betriebswirtschaftliche Ausbildung mit Schwerpunkt Vertragsmanagement verfügt.

Warum sollten man einen Vertragsmanager einstellen?

Verträge werden manchmal vereinfachend als Angelegenheit der Rechtsabteilung betrachtet. Doch in Wirklichkeit sind in einem typischen Unternehmen Mitarbeiter aus den Bereichen Recht, Finanzen, Beschaffung, Vertrieb und Personal alle mit Verträgen befasst, und zwar häufig täglich. Die Finanzabteilung kann ohne ein solides Vertragsmanagement keine korrekten Prognosen erstellen, und die Risiko- und Compliance-Teams hätten ohne ein gut organisiertes und durchsuchbares Vertragsarchiv Schwierigkeiten, das Unternehmensrisiko zu bewerten. Dies zwingt die Unternehmen häufig dazu, neben dem Unternehmensjuristen einen Vertragsmanager einzustellen, der die Verantwortung für die Verträge vor und insbesondere nach der Unterzeichnung übernimmt.