Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Was ist eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)?

Gemäß der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (bekannt als eIDAS) ist eine Qualifizierte Elektronische Signatur:

“eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht.(Artikel 3).”

Basierend auf dieser Definition ist eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) eine legitimisierte Version der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES). Sie bietet höhere Sicherheitsmerkmale durch die Verwendung von zwei zusätzlichen Faktoren:

1. Sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE): Dies kann vertrauenswürdige Hardware oder Software auf Ihrem Gerät sein, während Sie die Dokumente unterzeichnen.
2. Qualifiziertes Zertifikat: Generiert und validiert von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (qVDA), der die Daten der Unterzeichner verwaltet und aufbewahrt.

Diese zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen machen diese Art der elektronischen Signatur einzigartig, vertraulich und geschützt vor Fälschung.

In rechtlichen Situationen hat die Qualifizierte Elektronische Signatur die gleiche Wirkung wie die handschriftliche Unterschrift und ist in allen Mitgliedstaaten der EU anerkannt. Sie kann auch von Personen außerhalb der EU erlangt werden.

Beispiel für eine Qualifizierte Elektronische Signatur

Ein Beispiel für die Verwendung einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) wäre die Unterzeichnung eines Online-Darlehensantragsprozesses, der es Ihnen ermöglicht, rechtlich gültige Transaktionen ohne physische Papierarbeit oder persönliche Besuche durchzuführen.

Wie man eine Qualifizierte Elektronische Signatur erhält?

Wie bereits erwähnt, müssen Sie zur Erlangung einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) ein Qualifiziertes Zertifikat von einem vertrauenswürdigen Anbieter erhalten und bei der Unterzeichnung eine spezielle Art von Gerät namens Qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (QESE) verwenden.

Hier sind die Anforderungen für den Erwerb einer Qualifizierten Elektronischen Signatur:

1. Anforderungen für Qualifizierte Zertifikate

Ein Qualifiziertes Zertifikat ist wie Ihr digitaler Reisepass, der als starker Identitätsnachweis dient. Dieses Zertifikat ist mit Ihrer Signatur verknüpft und muss von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (qVDA) ausgestellt werden.

Die EU hat eine Liste qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter veröffentlicht, die mit der eIDAS-Signaturverordnung übereinstimmen.

Um dieses Zertifikat zu erhalten, müssen Sie den Identifikationsprozess nur einmal während der Registrierung durchlaufen. Dies kann Folgendes umfassen:

• Video-Identifikation: Live-Videoanruf mit Ausweisdokumenten und Liveness-Check.
• Digitale Identitätsverifizierung: Online-Verifizierung mit Gesichtserkennung und biometrischen Daten.
• Dokumentenverifizierung: Einsenden gescannter oder fotographierter Ausweisdokumente über eine sichere Plattform.
• Mobile Identifikation: Nutzung von mobilen ID-Apps, die mit nationalen ID-Systemen verbunden sind.
• Identifikation in Person: Vorlage von Ausweisdokumenten persönlich.

❗ Wichtig: Sie müssen den Identifikationsprozess nur einmal abschließen. Nachdem Ihre Identität genehmigt wurde, erfordern spätere Verwendungen einer Qualifizierten Elektronischen Signatur nur noch einen kurzen Prozess der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), wie das Empfangen und Eingeben eines PIN-Codes.

Sobald Sie sich bei einem QTSP Ihrer Wahl identifiziert haben, sind Sie berechtigt, ein Qualifiziertes Zertifikat zu erhalten.

2. Anforderungen für qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit (QESE)

QESE sind Hardware- oder Software-Tools, die strenge Sicherheitsstandards erfüllen müssen.

Je nach Wahl und den Optionen, die Ihnen Ihr Dienstleister bietet, können dies sichere USB-Sticks und Schlüsselanhänger sein, die höchste Sicherheitsstandards verwenden. Alternativ können Sie eine sichere Softwarelösung wie eine verschlüsselte App für den Signaturprozess verwenden.

Da die meisten QES-Dienstleister jetzt cloud-basiert sind, bieten sie cloud-basierte QSCDs an, die viel bequemer und schneller sind.

Das bedeutet, dass das sichere Element, das Ihre Unterzeichnungsinformationen speichert, und die Funktion zur Erstellung der Signatur auf den Servern der Plattform liegen, die über das Internet zugänglich sind. Sie benötigen kein physisches Gerät.

Gemäß eIDAS (Artikel 29) müssen QESE garantieren:

• Vertraulichkeit: Die zur Erstellung Ihrer Signatur verwendeten Informationen (Signierschlüssel) bleiben durch das Gerät geheim.
• Einmalige Verwendung: Der Signierschlüssel kann nur einmal verwendet werden, um eine einzelne Signatur zu erstellen.
• Schutz vor Fälschung: Die Signatur ist kryptografisch geschützt und sehr schwer zu kopieren oder zu manipulieren.
• Kontrolle des Unterzeichners: Nur der autorisierte Benutzer kann auf den Signierschlüssel zugreifen und ihn verwenden.

💡 Wissenswert: Wie ein Reisepass ist das Zertifikat für eine Qualifizierte elektronische Signatur über einen langen Zeitraum gültig.

Wie man mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur unterzeichnet?

Ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen ist einfach, besonders wenn man eine eSignatur-Plattform verwendet, die den rechtlichen Anforderungen elektronischer Signaturen entspricht.

Hier sind die Schritte:

1. Wählen Sie eine E-Signatur-Plattform mit QES-Integration

Der erste Schritt zur Erlangung einer Qualifizierten Elektronischen Signatur ist die Suche nach einer sicheren Plattform, die die eIDAS-Signaturen erfüllt und mit qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern integriert ist.

Sie können Ihre Dokumente schnell, sicher und einfach mit fynks E-Signatur-Software unterzeichnen.

Das Unterzeichnen Ihrer Dokumente auf fynks E-Signatur-Software hat mehrere Vorteile, einschließlich:

• Rechtliche Anerkennung: Vollständige Einhaltung von eIDAS und DSGVO für ein sicheres und geschütztes E-Unterzeichnungserlebnis.
• Integration mit (QTSP): Wählen Sie ganz einfach Ihren qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter in der EU für eine Qualifizierte Elektronische Signatur.
• Cloud-basierte Lösung: Keine Notwendigkeit, zusätzliche Software oder Hardware zu installieren; alles passiert online.
• Einfache Unterzeichnung: Unterzeichnen Sie Ihre Dokumente ganz nach Wunsch, indem Sie das Touchpad des Geräts verwenden, Ihren Namen eingeben oder sogar ein Bild Ihrer Unterschrift machen.
• All-in-One-Vertragsmanagementplattform: Sie können leicht QES-Anfragen an andere Parteien und Unterzeichner senden und den gesam
• KI-Analyse: Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von KI, um aussagekräftige Erkenntnisse aus Ihren Verträgen zu gewinnen.

2. Laden Sie Ihre Dokumente hoch

Laden Sie in diesem Schritt das Dokument, das Sie elektronisch unterzeichnen möchten, auf die Plattform hoch. Wenn Sie nicht der einzige Unterzeichner sind, müssen Sie die anderen Unterzeichner hinzufügen und sie per E-Mail zur Unterzeichnung einladen.

Die Unterzeichner erhalten dann eine E-Mail mit einem Link, der sie zur Plattform und weiteren Schritten führt.

📌 Hinweis: Wählen Sie in Ihrer Plattform “QES” als Art Ihrer Signatur aus.

Starten Sie den Prozess und unterzeichnen Sie Ihr Dokument, indem Sie Ihre Unterschrift zeichnen, tippen, hochladen oder scannen.

Nun müssen Sie sich bei Ihrem vertrauenswürdigen Anbieter verbinden, um Ihre Identität zu bestätigen.

3. Authentifizierung durch den qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (qVDA)

Nach der Unterzeichnung werden Sie über die E-Signatur-Plattform zu Ihrem QTSP Ihrer Wahl weitergeleitet, um den Authentifizierungsprozess durchzuführen.

❗ Wichtig: Wenn Sie sich noch nicht bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter identifiziert haben, müssen Sie sich zuerst registrieren (siehe vorherigen Abschnitt).

Qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (qVDA) in der EU

Mit fynk können Sie auf alle großen QTSPs in ganz Europa zugreifen, einschließlich:

📌 Hinweis: Der Anbieter muss nicht unbedingt in Ihrem Heimatland ansässig sein.

4. Erhalten Sie Ihr QES-Zertifikat

Nach der Authentifizierung wird Ihre elektronische Signatur zusammen mit einem Zertifikat an das Dokument angehängt. So sieht eine Qualifizierte Elektronische Signatur aus:

5. Verfolgen Sie den Signaturprozess

Jedes Mal, wenn eine der Parteien und Unterzeichner den Unterzeichnungsprozess abschließt, erhalten Sie eine Benachrichtigung, die den Fortschritt Ihrer Unterzeichnung zeigt.

Wenn Sie das Tool für das digitale Vertragsmanagementvon fynk verwenden, können Sie auch Erinnerungen an die Unterzeichner senden, die noch nicht unterzeichnet haben.

Wann sollten Sie eine Qualifizierte Elektronische Signatur verwenden?

Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) sind weniger verbreitet als die beiden anderen Arten, einfache und fortgeschrittene elektronische Signaturen. Sie werden höchstwahrscheinlich nur in sehr wichtigen Situationen und bei hochwertigen Verträgen verwendet.

Hier sind einige Situationen, in denen Sie höchstwahrscheinlich eine QES verwenden müssen:

1. Hochwertige und hochsensible Transaktionen

Wenn Sie Verträge bearbeiten, die entweder eine beträchtliche Geldsumme oder sehr sensible Informationen betreffen, sollten Sie eine Qualifizierte Elektronische Signatur in Betracht ziehen.

Hier sind einige Beispiele für diese Art von Transaktionen:

• Immobilienvereinbarungen wie Hypotheken
• Vereinbarungen über geistiges Eigentum
• Verkäufe von hochwertigen Gütern

2. Transaktionen über Grenzen hinweg

Da QES eine sichere Grundlage für internationale Transaktionen bietet, ist es immer besser, sie zu verwenden, wenn Sie mit einem Unternehmen oder einer Person außerhalb Ihres Landes handeln.

Beispiele sind:

• Export-/Importverträge
• grenzüberschreitende Investitionstransaktionen wie M&A-Deals
• Lieferantenvereinbarungen

3. Langfristige Vereinbarungen

Ein weiteres gutes Beispiel für die Verwendung einer Qualifizierten Elektronischen Signatur sind Verträge, bei denen die Laufzeit der Vereinbarungen sehr erheblich ist, wie:

• Partnerschaftsvereinbarungen
• Genehmigungen oder Lizenzanträge
• Testamente, Grundbücher oder historische Aufzeichnungen

Was sind die Vorteile der Verwendung von Qualifizierten Elektronischen Signaturen?

Obwohl im Jahr 2022 fortgeschrittene elektronische Signaturen die beliebteste Art von E-Signaturen waren, wird erwartet, dass die Verwendung von Qualifizierten Elektronischen Signaturen in den nächsten Jahren zunehmen wird.

Es gibt einen guten Grund für diesen Trend. QES bietet viele Vorteile gegenüber anderen Arten von E-Signaturen, ganz zu schweigen von handschriftlichen Signaturen.

1. Gleichwertig mit Handschriftlichen Signaturen - Nur sicherer

Eine Qualifizierte Elektronische Signatur ist die einzige Art von E-Signatur, die der handschriftlichen Unterschrift gleichwertig ist. Sie ist also vollständig rechtlich bindend und kann in jeder rechtlichen Situation verwendet werden.

Es ist immer möglich, eine handschriftliche Unterschrift zu fälschen, aber da QES durch eine Reihe von verschlüsselten Codes und vertrauenswürdigen Geräten geschützt ist, ist die Gefahr einer Fälschung nahezu null.

2. Globale Akzeptanz

Mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur können Sie Verträge und Vereinbarungen mit internationalen Partnern unterzeichnen, ohne sich um die rechtliche Anerkennung sorgen zu müssen. QES-Konformität folgt einer standardisierten Regelung (wie eIDAS in der EU), die ihre Gültigkeit über Mitgliedstaaten hinweg sicherstellt und grenzüberschreitende Transaktionen vereinfacht.

3. Zukunftsichere Signaturen

Im Gegensatz zu regulären elektronischen Signaturen, die mit der Zeit ungültig werden können, z. B. aufgrund veralteter Software oder Zertifikate, ist QES für den langfristigen Gebrauch ausgelegt.

Die qualifizierten Zertifikate und vertrauenswürdigen Behörden garantieren auch Jahre später die Überprüfbarkeit Ihrer Signatur und bieten Sicherheit für wichtige Dokumente mit dauerhafter Bedeutung.

Sind Qualifizierte Elektronische Signaturen rechtlich bindend?

Ja, Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) sind rechtlich bindend.

Gemäß der eIDAS-Verordnung dürfen elektronische Signaturen im Allgemeinen nicht vor Gericht abgelehnt werden, nur weil sie elektronisch sind, und speziell Qualifizierte Elektronische Signaturen haben die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Und was passiert bei einem Streitfall?

Das Gesetz darüber, wer für die Haftung verantwortlich ist, ist etwas komplex, aber gemäß eIDAS (Artikel 13) können grundsätzlich zwei rechtliche Situationen auftreten:

• Wenn der Dienstanbieter nicht qualifiziert ist: Sie müssen nachweisen, dass er nachlässig oder vorsätzlich gehandelt hat, um ihn haftbar zu machen. Die Beweislast liegt also beim Unterzeichner.
• Wenn der Dienstanbieter qualifiziert ist: Das Gesetz geht davon aus, dass der qualifizierte Anbieter nachlässig oder vorsätzlich gehandelt hat, wenn es einen Streit über eine Unterschrift gibt, und er muss das Gegenteil beweisen, um nicht haftbar gemacht zu werden. Die Beweislast liegt also nicht beim Unterzeichner.

🧠 Wussten Sie schon?: Mitgliedstaaten können von einem höheren Sicherheitsniveau für die eSignatur absehen, wenn sie mit jemandem aus einem anderen EU-Mitgliedstaat umgehen.

Was ist der Unterschied zwischen QES und anderen elektronischen Signaturen?

Die Hauptunterschiede zwischen der qualifizierten elektronischen Signatur, einfachen elektronischen Signaturen und den fortgeschrittenen elektronischen Signaturen liegen im Sicherheitsniveau und der Notwendigkeit, ein Zertifikat von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern zu erhalten.

Hier ist die Aufschlüsselung der Unterschiede:

Abschluss und Fazit

Um Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) effektiv für Ihre wichtigen Transaktionen zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie eine seriöse E-Signatur-Plattform wählen, die sich nahtlos mit qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (qVDA) integriert.

Für eine zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung probieren Sie die E-Signatur-Plattform von fynk aus. Sie bietet eine umfassende Integration mit qVDA, wodurch der Unterzeichnungsprozess sowohl sicher als auch unkompliziert wird.

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Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich eine qualifizierte elektronische Signatur kostenlos erhalten?

Um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) kostenlos zu erhalten, können Sie bestimmte Dienste von Regierungsbehörden oder qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (qVDA) nutzen, die unter bestimmten Bedingungen kostenlose Identifikations- und Zertifizierungsverfahren anbieten.

Wie unterscheidet sich eine zertifizierte elektronische Signatur von einer qualifizierten elektronischen Signatur?

Eine zertifizierte elektronische Signatur ist ein allgemeiner Begriff für Signaturen, die von einer Zertifizierungsstelle überprüft werden, aber möglicherweise nicht alle strengen Anforderungen einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen. Eine QES erfordert gemäß der eIDAS-Verordnung ein höheres Maß an Identitätsprüfung und Sicherheit, was sie zur sichersten und rechtlich bindenden Art macht.

Was sind eIDAS-Signaturen und warum sind sie wichtig?

eIDAS-Signaturen sind elektronische Signaturen, die der eIDAS-Verordnung der EU entsprechen und rechtliche Anerkennung und Sicherheit bieten. Sie gewährleisten, dass elektronische Signaturen überall in der EU gültig und vertrauenswürdig sind, was sichere und nahtlose digitale Transaktionen ermöglicht.

Warum sollte ich eine qualifizierte elektronische Signatur gegenüber anderen Arten von eIDAS-Signaturen wählen?

Die Auswahl einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß der eIDAS-Verordnung garantiert das höchste Sicherheitsniveau und die rechtliche Anerkennung. Diese Art der Signatur eignet sich ideal für Transaktionen mit hohem Wert und sensible Vereinbarungen, bietet starke Authentifizierung und Schutz vor Fälschungen.