Digitales Dokumentenmanagement

Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Unternehmen erstellen heute im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit und der Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und anderen Beteiligten eine riesige Menge an Dokumenten und Daten. Auch wenn viele von ihnen den Verzicht auf Papier in Erwägung ziehen, erstellen, empfangen und teilen sie weiterhin Dokumente über ihre zahlreichen Arbeitsabläufe und Systeme. Die Erstellung von Dokumenten ist vergleichsweise einfach. Die Organisation und Speicherung der Dokumente, damit sie zugänglich und sicher sind, bereitet den meisten Teams Probleme.

Unter digitales Dokumentenmanagement versteht man die Art und Weise, wie eine Organisation Dokumente in ihrem Unternehmen verwendet, verwaltet und speichert. Diese Dokumente können in verschiedenen Formaten vorliegen, beispielsweise als PDF-Dateien, Bilder, Videos, Audiodateien, Tabellenkalkulationen usw. Es trägt dazu bei, den Prozess der Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten in hohem Maße zu vereinfachen. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für alle Informationen und Archive eines Unternehmens. Wenn jemand mit dem richtigen Zugang etwas braucht, weiß er, wo er suchen muss.

Digitales Dokumentenmanagement sollte Teil einer ganzheitlichen Informationsmanagementstrategie sein und ist für eine erfolgreiche digitale Transformation unerlässlich. Es bringt messbare Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und Verbesserungen bei der Leistungserbringung für Organisationen jeglicher Größe. Ziel ist es, Papier und papierbasierte Prozesse, die den Betrieb verlangsamen, zu reduzieren und bestmöglich komplett abzuschaffen.

Warum benötigen Unternehmen digitales Dokumentenmanagement?

In der heutigen Unternehmenslandschaft mit der Umstellung auf hybride oder dezentrale Arbeitsformen verwenden innovative Unternehmer und Manager schon lange keine Aktenordner oder sonstige manuellen Systeme mehr für die Verwaltung, Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Unternehmen implementieren ein digitales Dokumentenmanagement, um die Kontrolle über Dokumente und Daten, die in das Unternehmen gelangen und es verlassen, zu behalten und Einblicke zu gewinnen. Unabhängig davon, ob man im Büro oder per Fernzugriff arbeitet, möchte man sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen die neuesten und aktuellsten Versionen von Dokumenten verwenden, ohne dass es zu viel Aufwand oder Hin- und Herschicken von E-Mails gibt.

Ein digitales Dokumentenmanagement ermöglicht es den Teams unkompliziert zu Dokumenten Kommentare, Vorschläge und Anmerkungen hinzufügen, was die Zusammenarbeit, Kommunikation, Überprüfung und Genehmigung von Arbeiten erleichtert.

Zusätzlich löst es auch Sicherheits- und Datenprüfungsprobleme, indem es den Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung bis zur Änderung und Verteilung protokolliert. Dies ist nützlich für die interne Rechenschaftspflicht oder eine Aufforderung für eine externe Prüfung durch die Behörden.

Vorteile

Im Gegensatz zu Dokumentenmanagement-Tools für Privatanwender wie Dropbox und Google Drive bietet ein digitales Dokumentenmanagement für Unternehmen viel mehr als nur digitale Speicherung. Versionskontrolle, berechtigungsbasierter Zugriff, Datensicherung, Datenschutz und Workflow-Funktionen machen das Speichern, Sichern und Freigeben von Dokumenten für Unternehmen kosten- und zeiteffizienter. Nachfolgend einige der wichtigsten Vorteile aufgelistet:

1. Schneller Zugriff

Das Auffinden eines Papierdokuments aus typischerweise großen Mengen von Inhalten kann schwierig sein - manchmal sogar unmöglich. Ein digitales Dokumentenmanagement ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff darauf.

2. Bessere Arbeitsabläufe

Bei Geschäftsprozessen werden Dokumente von internen zu externen Parteien, von Abteilung zu Abteilung und von Person zu Person innerhalb einer Abteilung verschoben. Oft müssen Personen mit unterschiedlichen Rollen (z.B. Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Versand) während eines Workflows auf das Dokument verweisen. Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt für eine effiziente Bewegung von Dokumenten, beschleunigt den Prozess und reduziert Fehler.

3. Compliance und Audits

Durch ein digitales Dokumentenmanagement lässt sich der Verlauf eines Dokuments von der Erstellung über die Bearbeitung bis zum Herunterladen verfolgen. Diese Informationen sind für die Einhaltung von internen Richtlinien und allgemeinen Vorschriften für Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

4. Höhere Sicherheit

Ein digitales Dokumentenmanagement stellt sicher, dass nur befugte Personen auf Dokumente zugreifen können. Sobald die Inhalte in einem Dokumentenverwaltungssystem digitalisiert sind, sind sie auch im Falle von Naturkatastrophen, Beschädigung oder Verlust sicher.

5. Kosteneinsparungen

Die Verwaltung von großen Menge an Dokumenten, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit anfallen, ist teuer. Bei einem papierbasierten System verschlingen Papier, Drucker, Tinte, Aktenordner, Aktenschränke, Archivierungspersonal etc. die Budgets. Gleichzeitig gibt es durch ein digitales Dokumentenmanagement auch große Einsparungen bei der Effizienzsteigerung.

Zusammenfassung

Ein digitales Dokumentenmanagement ist ein wichtiges Instrument für die digitale Transformation. Der effektive Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements in einem Unternehmen gewährleistet, dass Daten und Wissen sicher, genau und zugänglich sind. Mit diesem Komfort sind die Mitarbeiter eher bereit, Papier zu reduzieren und sich auf eine Software zu verlassen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem papierlosen Büro.