Digital Contract

Was ist digital Contract?

Digital Contract ist der englische Begriff für elektronischer Vertrag, welcher digital erstellt und unterzeichnet wird, so dass sich Unternehmen keine Gedanken über Papierdokumente machen müssen. Die Verwendung digitaler Verträge ist in den letzten Jahren zunehmend auf dem Vormarsch und wird seit der COVID-19 Krise immer beliebter. Viele Unternehmen nutzen das Prinzip inzwischen täglich, da sie der bequemste Weg sind, um Geschäftsvereinbarungen zu treffen.

Was sind die Unterschiede zwischen digital Contracts und herkömmlichen Verträgen?

Zwischen digital Contracts und herkömmlichen Verträgen gibt es viele Unterschiede. Einige der wichtigsten sind:

1. Zeit Die Zeit, die für die Erstellung eines herkömmlichen Vertrags oder eines elektronischen Vertrags benötigt wird, unterscheidet sich drastisch. Digital Contracts lassen sich viel schneller erstellen und unterzeichnen als Rechtsdokumente in Papierform.

Bei einem digital Contract hat jeder von seinem eigenen Computer aus Zugang zu demselben Rechtsdokument. Außerdem ist der gesamte Prozess automatisiert und rationalisiert; Verträge werden mit wenigen Klicks erstellt. Und durch die Verwendung elektronischer Unterschriften kann die Unterzeichnung von überall und zu jeder Zeit erfolgen.

2. Kosten Ein Digital Contract ist wesentlich kostengünstiger als ein herkömmlicher Vertrag. Bedenkt man die Papierkosten von Verträgen (Porto, Druck usw.) und die Arbeitsstunden, die für die Erstellung dieser traditionellen Verträge erforderlich sind, so ist es nur logisch, dass die elektronischen Verträge wesentlich billiger sind.

3. Fehler Der herkömmliche Lebenszyklus von Verträgen führt naturgemäß zu vielen Fehlern. Bei der Erstellung von Verträgen kann es leicht passieren, dass Mitarbeiter:innen versehentlich einen Fehler machen - angesichts der Komplexität von Rechtsdokumenten ist das nichts ungewöhnliches.

Die Umstellung auf einen digital Contract verringert das Risiko menschlicher Fehler beträchtlich. Da beide Parteien das Dokument in ihrer eigenen Zeit einsehen und bearbeiten können, was weniger Hektik bedeutet. Außerdem werden bei digital Contracts viele wichtige Vertragsbestandteile - wie Namen oder Anschrift - automatisch ausgefüllt, was die Gefahr von Fehlern verringert. Auch verringern digitale Freigabeprozesse die Fehlerquote enorm und die Arbeit an der richtigen Vertragsversion wird sichergestellt.

Digital Contract und seine Vorteile

1. Zusammenarbeit in Echtzeit Die in Vertragsmanagement Software integrierten Funktionen ermöglichen es allen Parteien, gleichzeitig in Echtzeit zusammenzuarbeiten und sich zu Inhalten auszutauschen. Durch den Wegfall des zeitraubenden Hin- und Herschickens von Dokumenten wird der Lebenszyklus der Verträge verkürzt, so dass Verträge und damit auch Geschäfte schneller abgeschlossen werden können. Dies ist ein wichtiger Vorteil von digital Contracts.

2. Integration von Unternehmenslösungen Die Umstellung auf eine neue Software kann für Teams eine Herausforderung sein. Die Integration von Lösungen erleichtert den Umstieg auf eine Software für digital Contracts. Die meisten bestehenden Tools lassen sich in die Lösungen integrieren, mit denen sie vertraut sind, beispielsweise Salesforce, Google Drive etc.

3. Vertragsvorlagen Mit einer Vertragsmanagement Software können ganz einfach vorgefertigte digital Contract Vorlagen verwendet werden oder eigene Vorlagen erstellt werden, um die Informationen in den Verträgen automatisch auszufüllen. Damit erspart man sich viel Zeit und Fehlerquellen.

4. Zentrale Vertragsverwaltung Die Organisation von Papierverträgen kann ein Alptraum sein. Unternehmen verschwenden Zeit mit dem Durchsuchen von Aktenschränken nach dem richtigen Dokument; mit Vertragsmanagementsystemen und elektronischen Verträgen gehört dies der Vergangenheit an. Viele Tools bieten eine zentrale Datenbank, in dem Sie Ihre Verträge speichern können, um den Überblick jederzeit zu behalten.

5. Digital Contract und die elektronische Unterschrift Die manuelle Vertragsunterzeichnung verlängert den Vertragszyklus, was zu weniger effizienten Geschäftsabschlüssen führt. Elektronische Unterschriften sind ein wesentlicher Teil des digital Contracts und rationalisieren die Vertragsunterzeichnung, indem sie sofort unterschriftsreife Dokumente übermitteln. Damit muss man nicht mehr auf eine physische Unterschrift warten.

Zusammenfassung

Digital contracts sind die Zukunft der Geschäftsabschlüsse. Es ist leicht zu verstehen, warum viele Unternehmen zu papierlosen Verträgen übergegangen sind; sie machen die Prozesse bequem, einfach und effizient. Wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen mit der Konkurrenz mithalten kann, sollten Sie ebenfalls digital Contracts einführen, um der Zeit voraus zu sein.