Wie Vertragsmanagement Software Kosten reduziert

Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, wie kostspielig manuelle oder mangelhafte Vertragsmanagementprozesse sein können - vor allem, wenn das Unternehmen wächst und das Vertragsvolumen zunimmt. Einer Studie der World Commerce & Contracting Association zufolge kann die Verwaltung eines einzigen komplexen Vertrags zwischen 14.000 und 48.000 US-Dollar kosten. Wenn man bedenkt, wie viele Mitarbeiter an der Vertragsabwicklung beteiligt sind und wie lange es im Durchschnitt dauert, ein Dokument durch die einzelnen Phasen zu bewegen, wird schnell klar, dass sich diese Kosten schnell summieren können.

Die Investition in eine gute Vertragsmanagement-Software kann nicht nur die Betriebskosten senken, sondern auch neue Einnahmequellen erschließen. Wenn Ihr Unternehmen sein Contract Lifecycle Management verbessern möchte, sollten Sie die folgenden 4 Möglichkeiten zur Kostensenkung durch Vertragsmanagement Software in Betracht ziehen:

Verbesserte Betriebseffizienz und reduzierter Verwaltungsaufwand

Vertragsmanagement Software hilft Teams, den Zeitaufwand für den gesamten Contract Lifecycle zu reduzieren, indem sie die Effizienz und die Automatisierung erhöht. Es sind häufig unzählige Mitarbeiter an der Abwicklung eines einzigen Vertrags beteiligt - Recht, Beschaffung, Finanzen, Vertrieb, Management etc. Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Wenn Ihre Verträge nicht zugänglich und organisiert sind, verschwenden Ihre Teams wahrscheinlich Zeit mit der Suche nach Dokumenten und dem Jonglieren mit mehreren Versionen. Das ist nicht nur riskant, sondern auch zeitaufwändig. Stellen Sie sich vor, wie lange es dauert, ein Dokument zu finden, multipliziert mit der Anzahl der Mitarbeiter, die am Überprüfungsprozess beteiligt sind, multipliziert mit der Anzahl der Verträge, die Ihr Unternehmen jährlich bearbeitet. Sie sehen, wie schnell sich die Zeit summiert.

Eine gute Vertragsverwaltungssoftware löst dieses Problem, indem sie dazu beiträgt, die Speicherung und Organisation von Verträgen zu automatisieren. Durch die Nutzung eines zentralisierten, cloudbasierten Vertragsspeichers mit effektiven Such- und Filterfunktionen können Teams schnell die benötigten Dokumente finden. So ist starke Vertragsverwaltungssoftware beispielsweise mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ausgestattet, die gescannte Dokumente durchsuchbar macht, sowie mit Künstlicher Intelligenz, die die Speicherung und Kategorisierung Ihrer Dokumente automatisiert. Das Endergebnis: Sie müssen weniger Zeit mit dem Suchen und Sortieren von Dokumenten verbringen.

Durch die digitale Speicherung von Verträgen an einem sicheren Ort können Sie auch den Bedarf an Speicherplatz für Dokumente vor Ort eliminieren. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken über Sicherheitslösungen von Drittanbietern machen, da Ihre Dokumente mit der richtigen Vertragsverwaltung Software sicher und geschützt sind.

Höhere Vertragsgeschwindigkeit

Vertragsmanagement-Software steigert die Effizienz Ihres gesamten Vertragslebenszyklus - von der Erstellung bis zur Ausführung. Diese Verbesserung der betrieblichen Effizienz ermöglicht es Unternehmen letztlich, mehr Verträge abzuschließen. Die Möglichkeit, Verträge rascher durch Ihr Unternehmen zu schleusen, erlaubt es Ihnen, mehr Kunden zu gewinnen (mehr Umsatz) oder geschäftskritische Produkte oder Dienstleistungen zu implementieren, die einen bedeutenden Einfluss auf Ihr Endergebnis haben (Kosten senken). Anstatt auf langsame und aufwändige manuelle Prozesse zur Vertragsverwaltung vertrauen zu müssen, können Sie Ihren Geschäftsbetrieb effizient aufrechterhalten und gleichzeitig Kosten senken und bessere Geschäftsergebnisse erzielen.

Die Vertragsgeschwindigkeit wird letztlich dadurch erhöht, dass verschiedene Teams bei der Vertragsverwaltung zusammenarbeiten können. Durch den einfachen, aber sicheren Zugriff können Dokumentenprüfungen viel schneller durchgeführt werden. Darüber hinaus kann eine starke Vertragsmanagement Software problemlos in andere Plattformen von Drittanbietern integriert werden, die Ihren Vertragslebenszyklus unterstützen, wie beispielsweise Salesforce. Damit wird eine schnellere Vertragsabwicklung ermöglicht.

Überblick über Fristen behalten, Geld einsparen

Vertragsmanagementsoftware hilft Unternehmen, Kosten zu senken, indem sie die automatische Verlängerung ungünstiger Vertragsbedingungen oder Preise verhindert. Evergreen-Klauseln können für Unternehmen, die das Vertragsmanagement nicht im Griff haben, zu einem kostspieligen Problem werden. Die manuelle Verwaltung eines Kalenders mit Hunderten oder Tausenden von Verlängerungsdaten kann leicht dazu führen, dass Dinge aus dem Ruder laufen.

Vertragsmanagement-Software bietet eine einfache Möglichkeit, Teams vor wichtigen Vertragsterminen zu erinnern. Durch das Einrichten von anpassbaren Warn- und Erinnerungsmeldungen können Sie sicherstellen, dass die Rechtsabteilung, die Beschaffungsabteilung, der Vertrieb und die Finanzabteilung rechtzeitig vor automatischen Vertragsverlängerungen benachrichtigt werden, so dass die erbrachte Leistung bewertet und Verträge gekündigt oder neu ausgehandelt werden können. Indem Sie Ihren Teams helfen, ungünstigen, sich automatisch verlängernden Verträgen zuvorzukommen, können Sie mit Vertragsmanagement-Software langfristig Tausende von Euro sparen.

Verbesserte Vertragstransparenz

Wenn Teams Verträge losgelöst verwalten, kann es zu einer ganzen Reihe von erheblichen Problemen kommen. Finanzteams erhalten möglicherweise nicht die endgültigen Versionen der Verträge, was zu Fehlern bei der Rechnungsstellung führen kann. Projektmanager erhalten möglicherweise nicht die endgültigen Projektspezifikationen, oder das Management verliert den Überblick über verschiedene Dienstleister.

Vertragsmanagement-Software ermöglicht nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch einen unternehmensweiten Überblick über den Vertragsstatus, die Anbieter und die Leistung. Starke Vertragsverwaltung Software bietet Versionskontrolle und ein systematisches Ordner- und Kennzeichnungssystem an, mit dem sichergestellt wird, dass jeder auf die aktuellste Version eines Vertrags zugreift. Wenn alle Teams auf demselben Stand sind, lassen sich Fehler viel leichter vermeiden und Kosten senken.

Die Verwaltung von Verträgen ist kostspielig. Die Investition in eine erschwingliche Vertragsverwaltungssoftware, die zur Kostensenkung beiträgt, kann Ihrem Unternehmen auf lange Sicht große Einsparungen bringen und vertragliche Risiken reduzieren.

Autor:

Markus Presle