Was ist eine elektronische Signatur?

Was ist eine elektronische Signatur?

Elektronische Signaturen (auch E-Signaturen, digitale Signatur oder eSignaturen genannt) stellen eine große Auswahl an Methoden dar, mit denen digitale Dokumente signiert und authentifiziert werden können. Elektronisches Signieren ist inzwischen so alltäglich geworden, dass es sogar gesetzlich verankert ist.

Definitionen für elektronische Signaturen

In Europa besagt die eIDAS-Verordnung („Electronic Identification And Trust Services“), dass elektronische Signaturen: „Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder mit ihnen logisch verknüpft sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden.“

Mit anderen Worten: Elektronische Signaturen werden von Unterzeichnern zur Kennzeichnung eines digitalen Dokuments verwendet und müssen sowohl dem Dokument als auch dem Unterzeichner logisch zugeordnet werden.

E-Signaturen gelten bei richtiger Anwendung weithin als legaler Ersatz für handschriftliche Unterschriften.

Die meisten Lösungen für elektronische Signaturen sind so flexibel, dass nahezu jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, von der Einführung einer digitalen Signaturmethode profitieren kann.

Arten elektronischer Signaturen

Die rechtliche Auslegung elektronischer Signaturen ist sehr offen. Dies hat zu einer Vielzahl von Möglichkeiten geführt, digitale Dokumente zu signieren. Einige Signaturmethoden sind schneller, andere sicherer.

Die eIDAS-Verordnung beinhaltet für Europa das Konzept dreier unterschiedlicher Signaturarten – einfach, fortgeschritten und qualifiziert.

1. Einfache elektronische Signatur (SES, Simple Electronic Signature)

Diese werden manchmal als elektronische Signaturen oder digitale Signaturen bezeichnet und gehören zu den häufigsten Arten von elektronischen Signaturen.

Die einfache elektronische Signatur muss keine Möglichkeit der Identifizierung beinhalten oder eine Veränderung des Dokumentes erkennen lassen. Dadurch ist diese Form der Signatur sehr einfach und schnell zu leisten, jedoch schlechter beweisbar als die beiden anderen Signatur-Formen, da sich die einfache elektronische Signatur nicht eindeutig einer Person zuordnen lässt.

Ein klassisches Beispiel einer einfachen elektronischen Signatur ist der textliche Namenszug am Ende einer E-Mail, eine eingescannte Unterschrift oder ein Klick auf eine „Ich stimme zu“ Checkbox.

Für manche Dokumente kann je nach Inhalt eine einfache elektronische Signatur ausreichen:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Mandanteninformationen
• Dokumentationen
• Interne Protokolle
• etc.

2. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES, Advanced Electronic Signature)

Für fast alle Vereinbarungen in der Privatwirtschaft ist die fortgeschrittene elektronische Signatur die häufigste Wahl, da sie beweiskräftig ist und einfach, schnell und unkompliziert geleistet werden kann. Die erfassten Daten ermöglichen im Nachhinein eine Identitätsprüfung des Unterzeichners.

Eine elektronische Willenserklärung muss laut eIDAS-Verordnung folgende Anforderungen erfüllen, um dem Charakter einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu entsprechen:

• Die elektronische Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.
• Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
• Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.
• Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Folgende Dokumente sind typische Anwendungsfälle für die fortgeschrittene elektronische Signatur:

• Datenschutzerklärungen
• Unbefristete Arbeitsverträge
• Versicherungsanträge
• Haftungsausschlüsse
• Vollmachten
• SEPA-Mandate
• Geheimhaltungsvereinbarungen
• Angebote
• etc.

3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES, Qualified Electronic Signature)

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur muss die Identität der Person vor der Unterschrift geprüft werden. Dies kann im Falle von Online-Vertragsabschlüssen beispielsweise per Video-Ident erfolgen. Danach stellt ein zertifiziertes Trust Center ein elektronisches Zertifikat aus, welches den Namen des Unterzeichners trägt. Damit kann der Unterschreiber anschließend (einmalig oder mehrfach, je nach Zertifikattyp) qualifizierte Signaturen auslösen.

Bei einer Signaturerstellungseinheit handelt es sich um eine konfigurierte Software oder Hardware, die zum Erstellen einer Signatur verwendet wird (Art. 3 Ziff. 22 Verordnung (EU) Nr. 910/2014). Die qualifizierte Form hiervon muss zusätzliche Bedingungen im Hinblick auf Sicherheit und Möglichkeit der Identifizierung erfüllen. Sie muss von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter zur Verfügung gestellt werden (Art. 3 23 i.V.m. Anhang II Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Ein wesentliches Merkmal eines qualifizierten Zertifikates ist, dass die Identität des Unterzeichners bei Öffnung des Dokumentes unmittelbar zu erkennen ist, wenn die eingesetzte Software in der Lage ist, die Daten bei den Signaturservern abzurufen. Dies wird durch umfangreiche Anforderungen an ein qualifiziertes Zertifikat sichergestellt (Anhang I Verordnung (EU) Nr. 910/2014).

Die Identifizierung kann nach den zurzeit gültigen Standards beispielsweise durch das Post-Ident-Verfahren oder das Video-Ident-Verfahren erfolgen. Beide Verfahren bedeuten für den Unterzeichner zusätzlichen Aufwand, der teilweise nicht unerheblich ist. Deshalb wird die Akzeptanz für dieses Verfahren wesentlich davon abhängen, welche Bedeutung die Leistung der qualifizierten elektronischen Unterschrift für den Unterzeichner hat.

Die wichtigsten Anforderungen laut eIDAS an eine QES kann man wie folgt zusammenfassen:

• Alle Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur werden auch erfüllt.
• Die QES wird von einem geprüften Vertrauensdiensteanbieter (engl. Trust Service Provider) ausgestellt.
• Die Identität des Unterzeichners wurde vor der Signatur validiert.
• Der Signaturschlüssel muss in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit liegen.

Der Gesetzgeber fordert für einige Dokumente die sogenannte Schriftform. Diese kann nur durch eine handschriftliche Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt werden. Obwohl die QES der eigenhändigen Unterschrift auf Papier so gut wie gleichgestellt ist, gibt es Dokumente, für die der Gesetzgeber eine Ausfertigung auf Papier vorschreibt, wie z. B. notariell zu beurkundende Verträge oder die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.

Beispiele für Dokumente, für die eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig ist:

• Befristete Arbeitsverträge
• Bürgschaften
• Lebensversicherungen auf das Leben Dritter
• etc.

Welche Art von elektronischer Signatur sollten Sie verwenden?

Die Art der elektronischen Signatur, die Sie verwenden sollten, hängt von Ihrem Arbeitsablauf und Ihren individuellen Anforderungen ab, aber die meisten Benutzer:innen möchten ein Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und rechtlicher Durchsetzbarkeit finden. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir Ihnen, die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur zu verwenden, wenn Sie Dokumente signieren wollen.

Wenn Sie elektronische Signatur-Anbieter wie fynk verwenden, können Ihre Verträge auch von fast überall über mobile Geräte (iOS oder Android), Desktops oder Laptops unterzeichnet werden.

Autor:

Constantin Wintoniak