Was ist Contract Automation und welche Vorteile hat es?

Was ist Contract Automation?

Contract Automation, im deutschen auch Vertragsautomatisierung genannt, ist der Einsatz von Software, die es sowohl juristischen als auch nicht-juristischen Teams ermöglicht, routinemäßige juristische Dokumente in großem Umfang selbst zu bearbeiten, ohne jedes Mal einen Anwalt hinzuziehen zu müssen.

Es handelt sich dabei um einen Prozess, bei dem Verträge digital erstellt, verwaltet und gespeichert werden, um einen effizienteren Vertragsworkflow zu schaffen. Hierbei kommt häufig Contract Automation Software zum Einsatz. Diese Art der Software ermöglicht den Anwendern, verschiedene Aufgaben in jeder Phase des Vertrags-Workflows zu automatisieren, von der Erstellung präziser Verträge über die Automatisierung von Genehmigungsabläufen für Verträge bis hin zur Einrichtung von Verlängerungserinnerungen für bestimmte Termine.

Wie funktioniert Contract Automation?

Contract Automation kann von einem Mitarbeiter initiiert werden, der eine entsprechende Software auffordert, einen Vertrag auf der Grundlage einiger Schlüsselfaktoren zu erstellen. So kann im nächsten Schritt eine Contract Automation Software beispielsweise die Erstellung eines Vertrags initiieren, wenn beispielsweise ein bestimmtes Datum erreicht wird oder ein vordefiniertes Ereignis eintritt.

Zu den Abteilungen und Teams, die Contract Automation nutzen können, gehören die Rechtsabteilung, die Geschäftsführung, der Vertrieb, das Finanzwesen, die Personalabteilung und der Einkauf. Viele dieser Teams könnten die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen, um die Zielerreichung und Unternehmenseffizienz zu verbessern. Möglicherweise müssen auch mehrere Abteilungen bei bestimmten Verträgen zusammenarbeiten, was nur durch eine digitale Lösung effizient gestaltet werden kann.

Was kann Contract Automation Software leisten?

Werfen wir einen Blick darauf, welche Funktionen Contract Automation Software bietet um Vertragsprozesse zu beschleunigen:

• Einrichtung einer einzigen Quelle für aktuelle Vertragsvorlagen
• Automatisches Ausfüllen von Daten- und Informationsfeldern und Überprüfung auf Fehler
• Automatische Verfolgung von Änderungen und Versionen während der Verhandlung und Bearbeitung
• Verteilen von Verträgen zur Überprüfung und Genehmigung, ohne dass mehrere E-Mails verschickt werden müssen
• Automatisches Generieren und Verteilen der erforderlichen Begleitdokumente in verschiedenen Formaten
• Automatische Erinnerungen an erforderliche Maßnahmen und anstehende Fristen senden
• Alle Beteiligten mit automatischen Status-Updates über den Fortschritt auf dem Laufenden halten
• Erleichtert den Zugang zur elektronischen Unterschriften
• Bereitstellung eines zentralen Speicherorts für alle laufenden und abgeschlossenen Verträge
• Automatische Benachrichtigung über Verlängerungen und auslaufende Verträge

Was sind die Vorteile der Contract Automation?

1. Zeit sparen

In erster Linie spart sich ein Unternehmen und damit die Mitarbeiter:innen Aufwand und damit Zeit. Diese Zeit kann dann an anderer Stelle besser genutzt werden. Bei der manuellen Erstellung von Verträgen ist das Personal oft mit sich ständig wiederholenden, unbedeutenden Aufgaben beschäftigt. Mit Hilfe der Contract Automation können Sie diese sich wiederholenden Aspekte automatisieren. So können Sie beispielsweise mit Hilfe von Massenverträgen, Verträge in großem Umfang unterzeichnen. Dadurch wird Ihr Arbeitsablauf noch effizienter. Und durch die Zeitersparnis reduzieren Sie auch die Kosten und steigern so die Rentabilität.

2. Höhere Effizienz

Contract Automation eignet sich hervorragend, um Unternehmen dabei zu unterstützen, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Verträge sind voll von nützlichen Informationen und Daten. Wenn Verträge jedoch in Papierform oder im PDF-Format abgeschlossen werden, sind diese Informationen nicht zugänglich. Sie können nicht einfach extrahiert werden, um bei der Erstellung künftiger Verträge zu helfen. Außerdem können diese Informationen nicht als Grundlage für Geschäftsentscheidungen verwendet werden, wie es automatisierte Verträge ermöglichen.

3. Bessere Kundenerfahrung

Contract Automation zeigt den Kunden, dass man Wert darauf legt, die Dinge auf die richtige Weise zu erledigen. Kunden werden die Schnelligkeit, Effizienz und Genauigkeit des Vertragsprozesses zu schätzen wissen und sich über Dinge wie automatische Statusaktualisierungen und Verlängerungserinnerungen freuen.

4. Vermeidung von menschlichen Fehlern

Contract Automation eignet sich hervorragend, um Fehler zu minimieren bzw. zu beseitigen. Automatisierung ist zuverlässig und konsistent, so dass Sie beim Einsatz von Automatisierungssoftware sicher sein können, dass Ihre Verträge nicht mit von Menschenhand verursachten Fehlern behaftet sind. Und das ist bei Verträgen besonders wichtig. Es minimiert nicht nur den Verwaltungsaufwand, der erforderlich ist, um sicherzustellen, dass ein Vertrag keine Fehler enthält, sondern es bedeutet auch, dass man sich auf einen Vertrag verlassen kann.

5. Einfachere Speicherung und Zugriff auf Verträge

Ein Vertragsmanagementsystem mit Contract Automation Funktionalität sorgt für vollständige Transparenz des Unterzeichnungsprozesses. Man hat damit die vollständige Kontrolle über den Lebenszyklus von Verträgen und muss sich nicht mehr mit verlorenen Dokumenten herumschlagen oder sich auf ehemalige Mitarbeiter verlassen.

6. Kosten reduzieren

Contract Automation rationalisiert den gesamten Prozess und macht zeitaufwändige manuelle Dateneingaben, Hin- und Herschicken von E-Mail-Anhängen, manuelle Statusprüfungen oder -aktualisierungen und andere arbeitsintensive Aufgaben überflüssig. So lassen sich automatisierte Verträge wesentlich schneller und kostengünstiger erstellen und verwalten.

7. Verbesserte Sicherheit

Ein Vertragsmanagementsystem mit Contract Automation Funktionalität trägt dazu bei, eine optimale Sicherheit für juristische Dokumente zu gewährleisten. Durch die Automatisierung von Rechtsdokumenten können nicht nur ausschließlich befugte Personen auf die Dateien zugreifen, sondern es wird auch der Datentransfer zwischen den Teammitgliedern gesichert.

Zusammenfassung

Contract Automation wird immer mehr zu einem wesentlichen Merkmal eines jeden zukunftsorientierten Unternehmens, ob groß oder klein. Abgesehen davon, dass sie Unternehmen unterstützt, Zeit und Kosten zu sparen, kann sie Schwierigkeiten und Fehler beseitigen, um Prozesse zu rationalisieren und die Erfahrung zu verbessern. Verträge gehören zu den wesentlichen Grundsteinen eines Unternehmens, aber ihre Erstellung sollte nie eine lästige Angelegenheit sein. Daher ist Contract Automation heutzutage ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Unternehmen.

Autor:

Markus Presle