Vertragsmanagement Software als Basis des Unternehmenserfolgs

Die solide Anzahl von Tools, die in einer digitalen Vertragsmanagement Software (englisch auch häufig als Contract-Lifecycle-Management bezeichnet)enthalten sind, kann Unternehmen dabei unterstützen, die Erstellung, Verhandlung, Versionierung, Genehmigung, Ausführung und Erneuerung von rechtlichen Vereinbarungen über mehrere Teams und Abteilungen hinweg zu optimieren. Das Vertragsmanagement Tool dient auch als sicherer zentraler Speicherort, der dafür sorgt, dass die rechtlichen Dokumente sicher sind und nur von Personen mit entsprechender Berechtigung eingesehen werden können.

Das Einstellen von Terminerinnerungen, die Nachverfolgung von Änderungen und das schnelle Auffinden von Dokumenten - all das kann mit den Tools eines guten Vertragsmanagement-Systems erreicht werden. Mit anderen Worten: Die Vertragsmanagement Software macht Schluss mit den Kopfschmerzen, die mit der Verwaltung rechtlicher Vereinbarungen in Unternehmen einhergehen.

Vertragsmanagement Software kann sowohl großen als auch kleinen Unternehmen dabei helfen, den Lebenszyklus von Verträgen über mehrere Teams hinweg zu beschleunigen und gleichzeitig die Sicherheit der Dokumente und das Risikomanagement zu gewährleisten.

Die meisten Führungskräfte wissen, dass ein nachlässiger Vertragsverwaltungsprozess zu erheblichen Risiken führen kann. Verpasste Fristen, nicht gespeicherte Entwürfe oder ein mangelhafter Genehmigungsprozess können zu Störungen im Geschäftsbetrieb führen, die letztlich Umsatzeinbußen zur Folge haben. Sobald ein Unternehmen einen gewissen Punkt nachhaltigen Wachstums erreicht hat, ist es unmöglich, mit der Menge an rechtlichen Vereinbarungen Schritt zu halten, die das Unternehmen durchlaufen, ohne ein gewisses Maß an Automatisierung und zentraler Speicherung zu erfüllen. Dies ist häufig der Zeitpunkt, bei dem eine Vertragsmanagement Software im Unternehmen eingeführt wird.

Vorteile von Vertragsmanagement Software

Vertragsmanagement Software erhöht die Transparenz, Compliance und Sicherheit rund um den Lebenszyklus der Vertragsverwaltung. Außerdem kann sie zu einem schnelleren Vertragsmanagementprozess, mehr Geschäftsabschlüssen und mehr Umsatz führen.

Kleinere Unternehmen oder Start-ups verlassen sich bei der Verwaltung von Verträgen häufig auf Tabellenkalkulationen, geteilte Ordner und Kalendererinnerungen. Kurzfristig mag dies effektiv sein, aber wenn ein Unternehmen zu wachsen beginnt, wird es sehr schnell einen Punkt erreichen, an dem dieser Ansatz riskant und frustrierend wird. Sobald das Wachstum eines Unternehmens zunimmt, steigt auch das Vertragsvolumen und damit das Risiko, das mit dem Vertragsmanagementprozess verbunden ist. Außerdem wird es für Führungskräfte (und andere) immer schwieriger, die benötigten Verträge zu finden. Durch die Automatisierung vieler Komponenten des Vertragslebenszyklus durch eine Vertragsmanagement Software sind Führungskräfte in der Lage, das Wachstum des Unternehmens und die damit einhergehenden rechtlichen Vereinbarungen zu erhöhen, während gleichzeitig das Risiko gemanagt, die Auffindbarkeit von Verträgen verbessert und die Dokumente entsprechend geschützt werden.

Eine gute Vertragsmanagement Software gibt einem auch die Gewissheit, dass sämtliche Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert sind und von jeder berechtigten Person jederzeit und von überall aus leicht abgerufen werden können. Intuitive Funktionen für die Suche und die Zuweisung von Berechtigungen ermöglichen es, schnell das zu finden, was gerade benötigt wird. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und gleichzeitig gibt man seinen Teams die Möglichkeit, bei dem Vertragsmanagement zusammenzuarbeiten.

Darüber hinaus ermöglicht eine Vertragsmanagement Software den Führungskräften einen schnellen Überblick über den Status oder den Speicherort eines bestimmten Dokuments zu erlangen. Mit einem hohen Maß an Transparenz beim rechtlichen Überprüfungsprozess und der Möglichkeit, Erinnerungen für bevorstehende Fristen zu setzen, haben Manager die nötigen Einblicke, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und es wird gewährleistet, dass Prozesse effizient funktioniern.

Die wichtigsten Funktionen einer Vertragsmanagement Software

Welche Funktionen einer Vertragsmanagement Software in der Praxis tatsächlich benötigt werden, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie beispielsweise der Anzahl der Mitarbeiter:innen, dem Unternehmensgröße, Branche etc. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Funktionen, auf die jedes Unternehmen bei der Suche nach einem digitalen Vertragsmanagement achten sollte:

Wirkungsvolle Suche und Reporting

Eine digitale Vertragsmanagement Software wird auch als primärer Speicherort für alle Verträge in einem Unternehmen verwendet. Daher ist eine leistungsfähige Suchfunktion von entscheidender Bedeutung, damit die verschiedenen Beteiligten ein Dokument schnell finden können.

Eine der wichtigsten Suchfunktionen ist die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), die alle gescannten Dokumente vollständig durchsuchbar macht. Mit dieser Funktion ist es ein Kinderspiel, gescannte Dokumente nach Parteinamen, rechtlichen Klauseln, Ablaufdaten und vielem mehr zu durchsuchen. Die Vertragsmanagement Software sollte mindestens über OCR-Funktionen und eine intuitive Stichwortsuche verfügen, damit man Verträge, wichtige Klauseln (zB. eine salvatorische Klausel) oder problematische Formulierungen schnell finden kann.

Individuell anpassbare Berichte und Dashboards sind ebenfalls wichtig. Die Art und Weise, wie die unterschiedlichen Führungskräfte die Vertragsmanagement Software nutzen, unterscheidet sich deutlich zwischen den einzelnen Abteilungen, und auch die benötigten Einblicke sind natürlich andere. Daher sollte man bei der jeweiliger Vertragsmanagement Plattform auf anpassbare Sortier- und Filterfunktionen oder anpassbare Dashboards achten, um jedem Team einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen zu ermöglichen.

Einstellung von Warnhinweisen

Warn- oder Erinnerungsfunktionen sind ein wesentlicher Vorteil einer Vertragsmanagement Software. Damit kann man das Team an bevorstehende Vertragsverlängerungen oder Ablauftermine erinnern, so dass nie eine Frist verpasst wird. Es ist jedoch wichtig, dass das digitale Vertragsmanagement die Erinnerungen effektiv kommuniziert. Eine Kalenderansicht kann dabei helfen, Termine rechtzeitig zu erkennen, bevor ein Vertrag ausläuft oder automatisch verlängert wird. Einzelne Vertragsmanagement Software lösen Erinnerungen nur innerhalb der Plattform aus, welche von Personen, die sich nicht regelmäßig einloggen, übersehen werden können. Daher sind E-Mail-Erinnerungen ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass wichtige Vertragsdaten nicht verpasst werden.

Zentraler Speicherort

Die eingesetzte Vertragsmanagement Software sollte als zentrale Speicherstelle für alle rechtlichen Dokumente dienen. Ein durchsuchbares zentrales Repository unterstützt dabei, von jedem Ort aus auf Dokumente zuzugreifen und sie gleichzeitig sicher aufzubewahren.

Freigabe und Rollenberechtigungen

Nicht alle Mitarbeiter:innen führen die gleichen Aufgaben aus oder benötigen den gleichen Grad an Zugriff auf verschiedene Dokumente, Berichte und Funktionen. Benutzerrollen und -berechtigungen sind daher eine der wichtigsten Komponenten einer Vertragsverwaltungssoftware, da sie ein Risikomanagement ermöglicht, das mit Tabellenkalkulationen und freigegebenen Laufwerken nicht möglich ist. Indem man den Zugriff bestimmter Benutzer:innen in der Vertragsmanagement Software einschränkt, kann man sicherstellen, dass die verschiedenen Benutzer:innen nur das sehen können, was sie sehen sollen.

Mit benutzerbasierten Berechtigungen können Risiken kontrolliert wird, indem man sicherstellt, dass nur Personen Zugriff auf Elemente und Funktionen der Vertragsmanagement Software erhalten, die sie auch benötigen. Mit Lese-/Löschverboten ist man sicher, dass nur Personen mit entsprechenden Befugnissen (Anwälte, leitende Angestellte, Rechtsanwaltsgehilfen) den Vertragsdatensatz bearbeiten oder Verträge aus dem System entfernen können.

Sicherheit

Benutzerberechtigungen sind eine Möglichkeit, die Dokumentensicherheit zu gewährleisten, aber der Schutz des Vertragssarchivs vor Hackern und Datenschutzverletzungen ist ebenso wichtig. Wenn man eine cloud-basierte Vertragsverwaltungssoftware in Betracht zieht, sollte man darauf achten, dass sie auf einer seriösen Hosting-Umgebung wie Amazon Web Services (AWS) basiert. Außerdem sollte man darauf achten, dass die Vertragsmanagement Software mit Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Redundanz und Virenerkennung ausgestattet ist.

Integrationen

Je nach Größe des jeweiligen Unternehmens ist man im Rahmen des Vertragslebenszyklus möglicherweise auch auf andere Plattformen von Drittanbietern angewiesen. Es ist daher wichtig, ein Vertragsmanagement Tool zu nutzen, dasd beispielsweise mit CRM-Systemen oder einer Single-Sign-On-Lösung kompatibel ist. Damit ist sichergestellt, dass die Vertragsmanagement Software auch an das bestehende Ökosystem des Unternehmens angepasst ist.

Support

Ein engagiertes Supportteam kann wesentlich bei der Erstintegration unterstützen, individuelle Schulungen für Mitarbeiter:innen anbieten und fortlaufenden Support leisten, falls Probleme oder Fehler auftreten. Wenn man eine Investition in eine neue Vertragsmanagement Software tätigt, hilft ein erstklassiger Support, sich so schnell wie möglich zurechtzufinden.

Investitionen in Vertragsmanagement Software sind unerlässlich

Vertragsmanagement Software kann Unternehmen jeder Größe dabei helfen, die mit dem Vertragslebenszyklus verbundenen Risiken zu bewältigen. Generell kann man sagen, dass es unerlässlich ist, in ein digitales Vertragsmanagement zu investieren, um die Vertragsprozesse zu rationalisieren, insbesondere wenn ein Unternehmen ein nachhaltiges Wachstum erreicht hat und das Vertragsvolumen kontinuierlich ansteigt. Spätestens wenn man sich als Unternehmen mit den derzeitigen Prozessen einem Risiko aussetzt, die Mitarbeiter:innen an der Zusammenarbeit hindert oder Vertragsfristen verpasst, ist es höchstens an der Zeit, in eine Vertragsmanagement Software zu investieren.

Autor:

Markus Presle