10 beste Praktiken für das Contract Lifecycle Management im Jahr 2025

1. Holen Sie sich ein leistungsstarkes CLM-Tool

Eine der besten Praktiken im Contract Lifecycle Management ist der Einsatz einer CLM-Plattform.

Arbeiten Sie immer noch auf die alte Art und Weise? Vielleicht mit einer Excel-Vorlage für Vertragsmanagement und Google Drive für die Ablage?

Falls Sie noch kein CLM-Tool ausprobiert haben, ist das hier Ihr Zeichen, es zu tun.

Aber warum sind diese Tools so effektiv?

Die zwei greifbarsten Vorteile eines CLM-Tools sind: Kostenersparnis (bis zu 30 %) und Zeitersparnis (bis zu 39 %).

Doch das ist längst nicht alles …

CLM-Tools sind dafür gemacht, Reibungsverluste im gesamten Vertragslebenszyklus zu minimieren – vom Entwurf über die Unterzeichnung bis hin zur Nachverfolgung.

Mit einem CLM-Tool können Sie insbesondere:

• Prozesse wie Vertragserstellung oder Freigaben vollständig oder teilweise automatisieren.
• Technologien wie KI einsetzen, um menschliche Fehler zu reduzieren und Risiken in Sekunden zu bewerten.
• Alle vertraglichen Verpflichtungen, Meilensteine und Fristen proaktiv und automatisch nachverfolgen.
• Eine cloudbasierte, zentral zugängliche „Single Source of Truth“ für alle Verträge bereitstellen – sicher und standortunabhängig.

Und vieles mehr …

Doch nicht jedes CLM ist gleich: Um maximale Effizienz zu erreichen, sollten Sie Ihr Tool gezielt nach Ihren Anforderungen auswählen.

Wie wählt man das richtige CLM-Tool aus?

Achten Sie auf eine Lösung, die:

• Ein umfassendes Funktionspaket bietet: Vom Entwurf bis zur Signatur – alles integriert in einer Plattform, ohne zwischen Tools zu springen.
• Für Teamarbeit konzipiert ist: Vertragsmanagement ist selten eine Einzelleistung – gute Zusammenarbeit ist essenziell.
• Mit Ihrem Unternehmen mitwächst: Mehr Wachstum = mehr Komplexität. Ihr CLM sollte damit umgehen können.
• Maximale Sicherheit bietet: Verträge gehören in eine sichere Umgebung – klar strukturiert und mit passenden Zugriffsrechten.

Warum ist fynk ein großartiges CLM?

fynk ist eine cloud-native All-in-One-Lösung, die alle wichtigen CLM-Funktionen in einer intuitiven Oberfläche vereint. Sie beseitigt Reibung in jeder Phase des Vertragsprozesses – damit Ihr Team sich auf Abschlüsse statt auf Papierkram konzentrieren kann.

Einige Highlights:

• Abdeckung des gesamten Vertragsprozesses: Von KI-gestützter Klauselerkennung über Vorlagenbasiertes Drafting und QES-konforme E-Signaturen bis zu automatisierten Erinnerungen – alles in einer Plattform.
• KI-gestützte Analyse & Onboarding: Hochladen von bis zu 200 PDFs für automatische Erkennung von Klauseln, Metadaten und Zusammenfassungen – ideal für den Umstieg von Papier zu KI.
• Governance inklusive: Pflichtprüfpunkte und regelbasierte Automatisierungen stellen Compliance und Pünktlichkeit sicher.
• Feingranulare Rollenverteilung: Genaue Berechtigungen und Teamzuweisungen sorgen für Transparenz und Datenschutz.
• Zentralisierte Dokumente: Anhänge, Anlagen oder Zusatzdokumente sicher hinzufügen – für Prüfer, Unterzeichner und Auditoren jederzeit auffindbar.
• Skalierbar & API-ready: Mit der REST API lassen sich Dokumentenerstellung, Metadaten-Sync und BI-Dashboards direkt aus Ihren Systemen steuern.

2. Machen Sie klar, wer was macht

Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Contract Lifecycle Management verhindert doppelte Arbeit, Verzögerungen und Missverständnisse. Ganz gleich, wie viele Personen beteiligt sind – es sollte immer eindeutig sein, wer wofür zuständig ist und wie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit funktioniert.

Warum ist das eine gute CLM-Praxis?

Weil CLM ein vielschichtiger Prozess ist und schnell unübersichtlich werden kann. Wenn jeder seine Aufgaben und Übergabepunkte kennt, gehen keine Schritte verloren – die Verträge bewegen sich reibungslos vom Entwurf bis zur Verlängerung. Das senkt das Risiko und erhöht die rechtliche Sicherheit.

Zwei zentrale Punkte:

1. Zuständigkeiten je CLM-Phase klären. Wer entwirft den Vertrag? Wer holt Freigaben und Unterschriften ein? Wer verhandelt? Manchmal ist es klar – manchmal nicht. Dann braucht es klare Zuordnungen, um Stillstand oder Konflikte zu vermeiden.
2. Zusammenarbeit bei übergreifenden Aufgaben regeln. Wie Aufgaben gemeinsam bearbeitet werden, ist genauso wichtig. Klare Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten sind Pflicht.

Beispiel: Ihr Team erstellt einen neuen Lieferantenvertrag. John, der Justiziar, entwirft den Vertrag. Lisa, die Compliance-Beauftragte, überprüft ihn und holt Freigaben ein. Maria, die Partnermanagerin, führt die Verhandlungen. Sie nutzen ein gemeinsames Google-Dokument oder besser ein CLM-Tool zur Versionierung und stimmen sich wöchentlich ab.

Was passiert, wenn Lisa einen Tag fehlt? Dank klarer Rollen weiß John, dass er den Entwurf an Maria weitergeben kann, und Maria behält offene Compliance-Themen im Blick. So läuft der Prozess reibungslos weiter.

✨ Pro Tipp: Nutzen Sie CLM-Funktionen wie Rollenverteilung, Zugriffsbeschränkungen, gemeinsame Arbeitsbereiche, Live-Kommentare und Versionierung für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Teams wie Legal, Sales, Finance und Procurement.

3. Verträge sicher an einem Ort aufbewahren

Ein zentrales Vertragsarchiv ist aus mehreren Gründen eine bewährte CLM-Praxis. Verträge in Google Drive, OneDrive, E-Mail-Threads oder als Papierablage zu speichern – das funktioniert.

Bis es eben nicht mehr funktioniert.

Anfangs mag es harmlos erscheinen – aber ohne zuverlässiges Repository wird’s schnell chaotisch.

Stellen Sie sich vor, Sie suchen einen Vertrag zur Verlängerung, den Sie vor zwei Jahren abgeschlossen haben – aber Sie wissen nicht mehr, wo er liegt.

Selbst bei gut strukturierten Ordnern oder Tabellen ist das weder effizient noch sicher im Vergleich zu einem zentralen, cloudbasierten Archiv.

Ein Vertragsarchiv hilft Ihnen:

• Dokumente schneller zu finden,
• Zugriffe zu kontrollieren und abzusichern,
• Daten aus Verträgen zu extrahieren,
• Änderungen zu verfolgen und Versionen sauber zu verwalten,
• Fristen und Verlängerungen zuverlässig zu steuern.

Ganz zu schweigen vom Vorteil einer vollständigen Vertragsübersicht, die Ihnen wichtige Erkenntnisse über Ihre CLM-Prozesse liefert.

Beispiel: Wenn Sie alle Verträge der letzten fünf Jahre zentral gespeichert haben, sehen Sie nicht nur einzelne Vertragswerte, sondern den Gesamtwert Ihrer Lieferantenverträge, die Entwicklung Ihrer Ausgaben und Ihre wichtigsten Partner. Diese Erkenntnisse helfen bei Budgetplanung und besseren Verhandlungen – Dinge, die bei verstreuter Ablage schnell untergehen.

4. Häufig genutzte Verträge standardisieren

Eine der einfachsten und effektivsten CLM-Praktiken ist die Verwendung von Templates.

Warum jedes Mal denselben Vertragstyp neu schreiben, wenn man eine geprüfte Vorlage nutzen kann?

Und Zeitersparnis ist nur einer der Vorteile: Juristische Texte zu entwerfen ist mühsam – Formulierungen, Klauseln, rechtliche Anforderungen. Wenn Sie geprüfte Vorlagen für häufige Verträge wie NDAs, Arbeitsverträge oder Lieferantenvereinbarungen nutzen, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern senken auch das Fehlerrisiko durch konsistente Inhalte, die Ihren Standards entsprechen.

Templates helfen auch bei der Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben. Einheitliche Formulierungen führen zu weniger Fehlern und mehr Rechtssicherheit.

✨ Pro Tipp: In modernen CLM-Tools können Sie Templates direkt erstellen und speichern. Viele Lösungen – wie fynk – erlauben sogar dynamische Templates, die automatisch Namen, Adressen oder Zahlungsbedingungen basierend auf Deal-Informationen ausfüllen.

🧠 Wussten Sie schon? In fynk bieten wir eine umfangreiche Bibliothek an rechtssicheren Vorlagen – kostenlos nutzbar!

5. Automatisierte Workflows nutzen

Diese Praxis macht Ihr CLM nicht nur effizient, sondern geradezu elegant. Natürlich brauchen Sie dafür eine CLM-Plattform – aber der Effekt auf Ihre Prozesse ist enorm. Automatisierte Workflows (besonders mit KI-Unterstützung) sparen Zeit und senken Kosten. Hier sind nur einige Vorteile:

Klingt gut – aber wie funktioniert das konkret?

Die gute Nachricht: Nahezu jede Phase des Vertragsprozesses lässt sich automatisieren – vorausgesetzt, Sie setzen das richtige CLM-Tool ein.

✨ Pro Tipp: Sie müssen nicht alles sofort automatisieren. Beginnen Sie mit einfachen Bereichen wie Unterschriften oder Freigaben und steigern Sie sich – so sehen Sie schneller Ergebnisse.

6. Verpflichtungen & Fristen konsequent überwachen

Jede Unterschrift ist ein Versprechen. Wenn diese Versprechen vergessen werden, verlieren Sie Geld und Vertrauen.

Überraschung: Über 95 % der Unternehmen haben keine vollständige Übersicht über ihre vertraglichen Verpflichtungen – kein Wunder, dass sie jährlich 9,2 % Umsatz verlieren.

Vertragliches Tracking ist eine der wichtigsten CLM-Praktiken – es bewahrt Sie vor Bußgeldern, Mahngebühren und Reputationsverlust.

Warum Verpflichtungs-Tracking entscheidend ist

Für effektives Fristenmanagement empfehlen sich:

1. Automatisierte Alerts & Eskalationen – z. B. per E-Mail, App oder Slack – Wochen im Voraus.
2. Dynamische Kalender & Dashboards – Gantt oder Kanban, um alle Deadlines im Blick zu behalten.
3. Zuständigkeits-Tags – Jede Pflicht bekommt einen klaren Verantwortlichen (Legal, Finance, etc.).
4. Kontinuierliches Monitoring mit KI – automatische Verpflichtungserkennung & Risikobewertung.

Verpflichtungen einhalten heißt: Compliance sichern, Vertrauen stärken, Umsatzverluste vermeiden.

7. Alle Beteiligten einbeziehen

Verträge betreffen Recht, Vertrieb, Finanzen, Einkauf und Operations – und wenn sie nur in einem Postfach liegen, verzögern sich Prozesse.

Meist wird Zeit durch das ewige Hin- und Herschicken von Dokumenten verschwendet. Ein zentrales CLM als Arbeitsplattform schafft hier Abhilfe – wie ein Slack-Channel nur für Vertragsarbeit.

Wenn alle gemeinsam in einer CLM-Plattform arbeiten:

• Schnellere Durchläufe. Live-Kommentare & @Mentions verkürzen Freigaben von Tagen auf Stunden.
• Weniger Fehler. Gemeinsame Notizen ersetzen unübersichtliche E-Mail-Chains.
• Volle Transparenz. Rollenbasierte Rechte zeigen: Wer hat was wann geändert?

✨ Pro Tipp: Erstellen Sie funktionsübergreifende „Deal-Räume“ in Ihrem CLM – kommentieren, verhandeln, unterzeichnen in einem einzigen Tool.

CLMs wie fynk ermöglichen es, interne & externe Beteiligte mit individuellen Zugriffsrechten einzuladen und live zusammenzuarbeiten – die integrierte Versionierung sorgt für lückenlose Nachverfolgung.

8. Die Kraft von KI im CLM nicht unterschätzen

Erinnern Sie sich, wie es war, von Modem auf High-Speed-Internet umzusteigen? Genau so transformiert KI das Vertragsmanagement.

Eine der wichtigsten und wirkungsvollsten CLM-Praktiken: Nutzen Sie künstliche Intelligenz – und zwar bald. Wenn Sie KI im juristischen Kontext noch nicht ganz trauen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, es sich anders zu überlegen.

Warum?

Weil KI für Schnelligkeit und Präzision steht. Sie kann den CLM-Prozess um 39 % beschleunigen, bis zu 30 % der Rechtskosten einsparen – und 75 % aller Unternehmen planen bis 2025 den KI-Einsatz im Vertragsmanagement.

KI lässt sich in viele CLM-Workflows integrieren: Von generativer KI zur Vertragserstellung bis zu AI Playbooks, die Abweichungen erkennen.

Und das Beste: KI lernt mit. Je mehr Verträge Sie verarbeiten, desto besser die Vorschläge – bevorzugte Klauseln, Zahlungsbedingungen und Formulierungen erscheinen automatisch priorisiert.

✨ Pro Tipp: Überlassen Sie KI zuerst die Routine: lange Lieferantenverträge zusammenfassen, Standardabweichungen erkennen – Sie konzentrieren sich auf Strategie und Verhandlung.

Ein 30-seitiger Vertrag in unter einer Minute gelesen, Risiken farblich markiert und alternative Klauseln vorgeschlagen? Kein Problem für KI.

9. Für Win-Win-Lösungen verhandeln

Erfolgreiche Vertragsverhandlungen sind kein Kräftemessen – sondern das Ziel, dass beide Seiten profitieren und gern wiederkommen.

Tipp: Verhandeln Sie mit Daten, nicht mit Vermutungen. Wenn beide Seiten dieselben Nutzungsberichte oder Marktpreise sehen, wird aus „Beweis es“ ein „Wie erreichen wir gemeinsam Erfolg?“

Setzen Sie klare Taktiken für jede Verhandlungssituation: Bieten Sie Tausche statt Ultimaten. Frühzahlung ist für Sie kein Problem, aber für die Gegenseite wertvoll? Dann tauschen Sie es gegen längere Vertragslaufzeit oder bessere Garantie.

Gut ist auch, häufig verhandelte Punkte zu dokumentieren – inklusive drei Optionen: hartes Nein, Pause zur Bewertung oder kreative Zugeständnisse, die Stillstand in Abschluss verwandeln.

Genug von v7-FINAL-wirklich-final.docx? Verhandeln, kommentieren und akzeptieren Sie direkt im CLM – alle sehen die aktuelle Version, jede Änderung ist nachvollziehbar.

✨ Pro Tipp: Kennen Sie Ihre BATNA (beste Alternative zum Verhandlungsergebnis), bevor Sie in die Besprechung gehen. Klare Zahlen bringen Selbstvertrauen und reduzieren unnötige Zugeständnisse.

So sieht gutes Redlining aus:

10. Eine reibungslose Unterschriftsphase schaffen

Der Abschluss zählt genauso viel wie der Rest des Vertragsprozesses. Eine sichere und flüssige Unterschrift ist essenziell.

Sicher, weil Unterschriftsfälschung leider Realität ist – auch im Zeitalter der E-Signatur. Jede Unterschrift sollte verschlüsselt, mit Zeitstempel versehen und durch eine unveränderliche Protokollierung nachvollziehbar sein. Zwei-Faktor-Authentifizierung oder SMS-Codes sind zusätzliche Sicherheitsschritte.

📌 Hinweis: Wenn jemand für Ihr Unternehmen unterzeichnen soll, sollte die gültige Vollmacht im System gespeichert sein – so gibt es keine Zweifel.

Es ist auch sinnvoll, die passende Unterschriftsart vorher festzulegen.

Natürlich gibt es noch handgeschriebene Unterschriften, doch diese sind nicht besonders sicher und verzögern den Prozess massiv. Elektronische Signaturen hingegen sind sicherer – und dauern nur Sekunden.

❗Wichtig: E-Signaturen sind weltweit weitgehend anerkannt. In manchen Ländern gelten jedoch z. B. bei Immobilien oder Heiratsurkunden weiterhin handschriftliche Unterschriften. Prüfen Sie daher stets die lokalen Vorschriften.

Flüssig, weil der Ablauf automatisiert sein sollte: Die Verträge gehen an die richtigen Personen, Erinnerungen folgen automatisch, der Status aktualisiert sich in Echtzeit – ganz ohne PDF-Jagd oder Spamfilter-Sorgen.

Nach der letzten Unterschrift? Der Vertrag wird automatisch archiviert, und die Metadaten werden sauber verschlagwortet.

Jetzt sind Sie dran

Verträge sind die Versprechen, auf denen Ihr Geschäft basiert. Wenn Sie diese zentralisieren, Routineaufgaben automatisieren und KI nutzen, gewinnen Sie Klarheit, Geschwindigkeit und Kontrolle.

Egal ob Start-up oder Konzern: Der Weg ist derselbe – das passende CLM wählen, klare Verantwortlichkeiten definieren, konsequent automatisieren und Vertragsarbeit zum Wachstumsmotor machen.

Verabschieden Sie sich vom „alten Weg“ – setzen Sie auf ein modernes CLM wie fynk und lassen Sie Ihre Verträge für Sie arbeiten. Abschlüsse gehen schneller, Compliance steigt – und Ihr Team hat endlich wieder Zeit für das, was zählt.

Ihre nächste Unterschrift wartet – machen Sie sie zum ersten Schritt eines reibungslosen Vertragslebenszyklus.

Autor:

Rezvan Golestaneh