Vertragsverwaltung Software

Was ist Vertragsverwaltung Software?

In der Vergangenheit bewahrten Vertragsmanager oft alle ihre Dokumente in physischen Aktenschränken auf und führten Listen oder Tabellen mit den verschiedenen Vereinbarungen eines Unternehmens, in denen einige wichtige Bedingungen und Daten vermerkt waren. Diese manuellen und fehleranfälligen Vertragsprozesse sind dank Vertragsverwaltung Software heute immer seltener anzutreffen.

Manuelle Vertragsverwaltung führt häufig zu einer Vielzahl von Problemen. Verträge könnten falsch abgeheftet oder aus dem Schrank genommen und nie zurückgegeben werden. Der Vertragsmanager könnte das Unternehmen verlassen, nachdem er ein System eingeführt hat, das für künftige Manager keinen Sinn mehr ergibt. Audits könnten den Manager mit außerordentlich viel Arbeit einschränken. Es könnten zu viele Unterlagen vorhanden sein, um sie effektiv zu verwalten etc.

Die große Belastung durch die Vertragsverwaltung - und das Risiko, das eine rein menschliche Verwaltung mit sich bringt - hat viele Einrichtungen dazu veranlasst, Vertragsverwaltung Software einzuführen. Diese Dienste versprechen oft Zeitersparnis für die Manager, langfristige Kostensenkung, erhöhte Prüfbarkeit, zukünftige Stabilität und Risikominderung.

Anwendungsbereiche

Auf dem heutigen Markt gibt es viele verschiedene Formen von Vertragsverwaltung Software. Einige sind für Einzelunternehmer gedacht, die versuchen, wenige Hauptverträge damit zu verwalten. Andere sind für große Teams gedacht, die Tausende oder sogar Millionen von Verträgen verwalten, die mit multinationalen Unternehmen einhergehen. Es überrascht nicht, dass Finanz- und Rechtsabteilungen zu den häufigsten Nutzern von Vertragsverwaltung Software zählen. Diese Lösungen kommen jedoch auch in einer Reihe anderer Geschäftsszenarien zum Einsatz.

Vertriebsteams können eine derartige Software in ihre CRM-Plattform integrieren, um Vertragsverlängerungen und Vertragsverhandlungen zu verwalten - von Fertigungsverträgen bis hin zu Autoleasingverträgen. Unternehmen können solche digitale Lösungen in der Lieferkette einsetzen, um Lieferanten- und Vertriebsvereinbarungen mit Verkäufern zu verwalten oder alle Verträge einzubinden, die die Lagerhaltung und den reibungslosen Ablauf im Einzelhandel sicherstellen.

Jegliche Vertragsverwaltung Software hilft Abteilungen bei der Verwaltung von Vereinbarungen mit Dritten. Die Personalabteilung eines Unternehmens könnte ihr HR-Informationssystem (HRIS) mit einer entsprechenden Lösung integrieren, um Arbeitsverträge, Kündigungen sowie Arbeits- und Leistungsvereinbarungen automatisch zu verwalten. Die Anwendungsfälle lassen sich beliebig fortsetzen. Vertragsverwaltung Software ist in fast allen Bereichen eines Unternehmens nützlich.

Kernfunktionen

Im Grunde geht es bei Vertragsverwaltung Software häufig um vier Schlüsselfunktionen: Verträge müssen gespeichert werden, die wichtigsten Bestimmungen müssen verfolgt werden, es muss ein System vorhanden sein, mit dem ein Vertrag anhand bestimmter Kriterien gefunden werden kann, und es müssen automatisiert Erinnerungen zu Fristen generiert werden.

Diese Kernfunktionen bestimmen häufig die Merkmale der verschiedenen auf dem Markt befindlicher Vertragsverwaltung Software. Nahezu jedes System bietet ein umfangreiches Repository, in dem Kopien von Verträgen digital aufbewahrt werden, damit die Dokumente nicht verloren gehen können. Zusätzlich wird häufig die Möglichkeit geboten, vertragsbezogene Daten in Form von Tags und Schlüsselbegriffen einzugeben, so dass Informationen schnell auffindbar sind und Erinnerungen eingestellt werden können, um auf bevorstehende, wichtige Ereignisse hinzuweisen. Die dem System zur Nachverfolgung hinzugefügten Daten dienen in der Regel noch einem weiteren Zweck: Sie erleichtern das Auffinden bestimmter Verträge oder Vertragsgruppen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Vorteile einer Vertragsverwaltung Software

Mit einer Vertragsverwaltung Software können Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für das Management und die Verwaltung all Ihrer Verträge erheblich reduzieren. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines, mittleres oder großes Unternehmen sind, kann man eine solche digitale Lösung für Verträge nutzen, um jeden einzelnen Schritt innerhalb eines Vertragslebenszyklus zu verwalten, zu verfolgen und zu automatisieren.

1. Verbesserter Datenschutz und Sicherheit Eine der Herausforderungen bei der manuellen Verwaltung von Verträgen besteht darin, dass sie in hohem Maße von Papier abhängig ist. Das Problem mit physischen Dokumenten ist, dass sie anfälliger für Beschädigungen und Verlust sind. Mit einer Vertragsverwaltung Software können Sie Dokumente in der Cloud speichern und so das Risiko eines Verlusts oder einer Beschädigung verringern. Außerdem schützt die digitale Lösung sensible Vertragsinformationen vor unbefugtem Zugriff. Sie umfasst Verträge und Vereinbarungen mit verschiedenen Zugriffsebenen, mit denen Sie festlegen können, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und freigeben darf.

2. Spart Zeit Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist ein langsamer und zeitaufwändiger Prozess. Oft sind persönliche Gespräche, das Unterschreiben von Papierkopien, das Hin- und Herschicken, Scannen und Hochladen der Dokumente zur gemeinsamen Nutzung erforderlich. Außerdem müssen Sie den gesamten Prozess jedes Mal wiederholen, wenn Sie den Vertrag ändern. Mit einer Vertragsverwaltung Software erspart man sich all diese manuelle Arbeit und damit viel Zeit um Verträge zu erstellen, bearbeiten und unterschreiben.

3. Vereinfacht die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit Unternehmen, die remote arbeiten, können sich mit Teammitgliedern, die von zu Hause aus oder von unterwegs arbeiten, beraten und zusammenarbeiten. Dabei bietet Vertragsverwaltung Software autorisierten Benutzern Echtzeit-Zugriff auf die benötigten Informationen. Sie können sich einloggen, einen Vertrag aufrufen und mit Kollegen:innen von überall auf der Welt zusammenarbeiten. Sie verfügt außerdem über Funktionen für die Zusammenarbeit und Kommunikation, wie beispielsweise Kommentare und Dokumentenchats, die das Aushandeln und Aktualisieren von Bedingungen in Echtzeit erleichtern.

4. Reduziert das Risiko und verbessert die Compliance Probleme wie nicht genehmigte Bedingungen und verpasste Verpflichtungen können ein Unternehmen in Gefahr bringen. Vertragsverwaltung Software trägt durch vorab genehmigte Klauseln und Vertragsprüfungsfunktionen zur Risikominderung bei. Dies trägt zur Verbesserung der Effizienz bei und schützt Ihr Unternehmen vor Nichteinhaltung. Eine solche digitale Lösung umfasst auch Prüfpfade, mit denen Sie die gesamte Vertragshistorie mit nur wenigen Klicks einsehen können. Autorisierte Benutzer können sehen, in welchem Stadium sich ein Vertrag befindet und welchen Status er hat (aktiv, ausstehend, abgelaufen usw.), was die Verantwortlichkeit und die Einhaltung von Vorschriften verbessert.

5. Automatisiert Warnungen für wichtige Termine Bei der Arbeit mit dezentralen Teams besteht die Gefahr, dass Fristen verpasst werden. Vertragsverwaltung Software kann wichtige Vertragsdaten automatisiert erfassen und Erinnerungen an die zuständige Partei senden. Es ist eines der besten Werkzeuge zur Rationalisierung von Remote-Arbeitsprozessen. So können Sie beispielsweise Manager über Verträge automatisiert informiert werden, die gekündigt oder verlängert werden sollten.

6. Zentralisierung der Daten für bessere Sichtbarkeit Ein häufiges Problem bei der Verwendung von manuellem Vertragsmanagement ist das Auffinden eines bestimmten Vertrags. Vertragsverwaltung Software löst diese Probleme, indem sie ein durchsuchbares, zentrales Repository bereitstellen. Sie enthält Such- und Filterfunktionen, um sicherzustellen, dass Teammitglieder jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen können. Die Ablage aller Dokumente in einem zentralen, virtuellen Repository erhöht die Vertragstransparenz. Außerdem hat man so die Kontrolle über den Zugriff auf die Vertragsdokumente und man schafft eine einzige Quelle der Wahrheit.

Zusammenfassung

Manuelle und papierbasierte Verfahren machen das Vertragsmanagement langsamer und weniger effizient. Mit einer zuverlässigen Vertragsverwaltung Software können Unternehmen Verträge jedoch problemlos verwalten, auch wenn sie mit dezentralen Teams arbeiten.