Vertragsmanagementsystem

Was ist ein Vertragsmanagementsystem?

Ein Vertragsmanagementsystem ist ein unverzichtbares Werkzeug um sicherzustellen, dass die Absicht aller Verträge, die ein Unternehmen betreffen, eingehalten werden. Mit einem Vertragsmanagementsystem werden alle Aufgaben im Rahmen eines Vertragsprozesses verwaltet, beispielsweise das Aushandeln und die Erfassung von Daten. Sie hilft Rechtsabteilungen wie auch Anwaltskanzleien, die Verträge ohne mühsame manuelle Arbeit zu verwalten.

Im Grunde genommen ist eine Vertragsmanagementsystem also ein digitaler Weg, um alle rechtlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Verträgen zu regeln. Sie maximiert die Erfüllung eines Vertrags, indem sie die Vertragsbedingungen durchsetzt, den Cashflow und die Zeit bis zum Umsatz beschleunigt und das Risiko der Nichteinhaltung reduziert. Die zentralisierten Funktionen ermöglicht es den Benutzern, auf einer einzigen Plattform zu arbeiten.

Cloud-basierte Vertragsmanagementsysteme

Ein cloud-basiertes Vertragsmanagementsystem nutzt leistungsstarke und effektive Funktionen für das Vertragsmanagement, die Tabellenkalkulationen und Papierkram ersetzen. Mit einem cloud-basierten Vertragsmanagementsystem können Unternehmen bestehende Vertragsverwaltungsprozesse rationalisieren und beschleunigen. Ein digitales Vertragsmanagement bietet eine fortschrittliche Compliance-Umgebung auf einer kontrollierten und zentralisierten Plattform und die Benutzer werden benachrichtigt, wenn eine Änderung vorgenommen wird. Darüber hinaus können die Vertragsparteien über diese Plattform in Echtzeit kommunizieren, ohne dass sie E-Mail-Versionen des Vertrags erstellen müssen. Gleichzeitig erleichtern digitale Unterschriften den Abschluss des Vertrages. Auch kann über ein cloudbasiertes Vertragsmanagementsystem die Zugänglichkeit und die Vorlagen von Verträgen zentral kontrolliert werden.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Ein gut Vertragsmanagementsystem ersetzt die manuelle Vertragserstellung, die einen Großteil der Zeit verschlingt, die für wichtigere Angelegenheiten genutzt werden könnte. Ebenfalls ist die Verwaltung von Terminen eine Herausforderung. Zwischen all dem Stress, der mit der Führung eines Unternehmens verbunden ist, ist es wichtig, die Fristen einzuhalten. Dadurch werden auch die teuren Verlängerungskosten von Verträgen reduziert.

Vorteile von Vertragsmanagementsystemen

1. Vertragsmanagementsysteme machen die Vertragserstellung einfach und automatisiert

Vertragsmanagementsysteme bringen Automatisierung in den Vertragsmanagementprozess. Mit einer Bibliothek von genehmigten Vorlagen und Klauseln können Verträge automatisch auf der Grundlage von Kriterien zusammengestellt werden, die mit dem Vertrag verbunden sind, wie Region, Produkte, Dienstleistungen oder Preisbedingungen. Mit einem fortschrittlichen Vertragsmanagementsystem können Benutzer Verträge auf der Grundlage von definierten Geschäftsregeln und dem Hochladen von Massendaten automatisch erstellen. Die Self-Service-Vertragserstellung ermöglicht eine schnellere Time-to-Revenue und reduziert die juristischen Betriebskosten erheblich.

2. Vertragsmanagementsysteme machen Vertragsprüfung und -genehmigung cloud-basiert und nachvollziehbar

Die heutigen modernen Vertragsmanagementsysteme werden fast vollständig als Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Das bedeutet, dass Teams von jedem Ort der Welt aus zusammenarbeiten und Verträge prüfen können. Und die Software für das Vertragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, automatisierte Arbeitsabläufe einzurichten, um einen Vertrag automatisch an die richtige Person weiterzuleiten. Während des gesamten Prozesses der Vertragserstellung erfasst die Software Änderungen an den Vertragsbedingungen und schafft so einen unveränderlichen Prüfpfad sowie Genehmigungsprozesse, falls nicht genehmigte Klauseln eingeführt werden.

3. Vertragsmanagementsysteme machen Vertragsdaten über Dashboards leicht zugänglich und verwertbar

Da Vertragsmanagementsysteme kontinuierlich Vertragsdaten erfassen, können sich die Benutzer intuitive Metriken in konfigurierten Dashboards anzeigen lassen. Eine gängige Dashboard-Kennzahl ist das Vertragsrisiko. Mit Vertragsmanagementsystemen können Unternehmen Risikobewertungen auf der Grundlage von internen Daten und Drittquellen konfigurieren. Auf diese Weise können die Benutzer frühzeitig Risiken erkennen und Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu lösen.

Welche Abteilungen verwenden ein Vertragsmanagementsystem?

Jede Organisation ist anders, und so werden einige Vertragsmanagementsysteme auf eine Weise nutzen, die für andere nicht unbedingt erforderlich ist. Es gibt jedoch viele Gemeinsamkeiten, einfach weil die Struktur der meisten Organisationen ähnliche Abteilungen erfordert, um zu funktionieren, und jeder dieser Bereiche wird ein Vertragsmanagementsystem aus unterschiedlichen Gründen nutzen.

Rechtsabteilungen

Viele Unternehmen - insbesondere solche, die groß sind oder in mehreren Gebieten tätig sind - verfügen über interne Rechtsabteilungen, und wie der Name schon sagt, ist dies das Team, das sich am intensivsten mit dem Vertragsmanagementsystem des Unternehmens befasst. Als Rechtsexperten tragen die Rechtsabteilungen die Gesamtverantwortung für den Inhalt der das Unternehmen betreffenden Verträge - das bedeutet, sie überwachen den Entwurfs- und Genehmigungsprozess und befassen sich mit potenziellen und tatsächlichen Streitfällen. Die Rechtsabteilung setzt daher ein Vertragsmanagementsystem ein, um standardisierte Vorlagen und Klauseln für die Verwendung im gesamten Unternehmen zu erstellen und automatisierte Arbeitsabläufe zur Risikominderung und Effizienzsteigerung zu schaffen. Mit Hilfe von Berichtsfunktionen kann das Rechtsteam außerdem die rechtzeitige Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen und die Einhaltung von Vorschriften im gesamten Unternehmen überwachen.

Finanzen

Die Arbeit der Finanzabteilung oder des Finanzteams ist eng mit Verträgen und damit einem Vertragsmanagementsystem verbunden, unabhängig vom kommerziellen Status des Unternehmens. Bei vertriebsorientierten Geschäften benötigt das Finanzteam Einblick in die Details der Verträge, um die Rechnungsstellung und die Vorhersage von Gewinnen, Verlusten und damit verbundenen steuerlichen Auswirkungen zu erleichtern. Diese Transparenz ist auch für eine effektive Gehaltsabrechnung, die Überwachung von Vermögenswerten und die Berichterstattung über die Interessen der Stakeholder erforderlich. Aufgrund der spezifischen Anforderungen von Finanzteams sind die Berichtsfunktionen eines Vertragsmanagementsystems von besonderer Bedeutung. Mithilfe von Vertrags-Metadaten können maßgeschneiderte Berichte die genaue Überwachung aller finanziellen Aspekte des Unternehmens unterstützen und sicherstellen, dass die Generierung von verwertbaren Daten zu finanziell vorteilhaften Entscheidungen führt.

Personalwesen

Teams der Personalabteilung haben täglich mit Verträgen und rechtlichen Vereinbarungen zu tun. Neben Arbeitsverträgen unterschiedlicher Komplexität gehört es zu den Aufgaben der Personalabteilung, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Wettbewerbsverbote sowie zusätzliche Vereinbarungen oder Vergleiche, die sich aus der Schlichtung von Arbeitsstreitigkeiten ergeben, zu erstellen. Die Personalabteilung muss auch die Einhaltung der in den Arbeitsverträgen festgelegten Bestimmungen für die kontinuierliche berufliche Entwicklung aller Mitarbeiter überwachen. Ein Vertragsmanagementsystem ermöglicht es den Personalabteilungen, standardisierte Arbeitsverträge auf der Grundlage der von der Rechtsabteilung erstellten und genehmigten Dokumente und Klauseln zu erstellen. Dazu gehören auch Vereinbarungen über Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbotsklauseln. Maßgeschneiderte Berichte geben Aufschluss über die Einhaltung der Vorschriften, und automatisierte Workflows sorgen dafür, dass die Vertragsprüfungen termingerecht durchgeführt werden - das verringert das Risiko und erhöht die Effizienz im gesamten Unternehmen.

Einkauf

Das Beschaffungswesen ist zwar ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens, stellt aber auch eine erhebliche Schwachstelle in Bezug auf Sicherheit und Effizienz dar, so dass das Risikomanagement für das Beschaffungsteam eine wesentliche Rolle spielt. Der Grund dafür ist, dass der Beschaffungsprozess auf Lieferanten- oder Drittparteibeziehungen basiert, die durch Verträge und rechtliche Vereinbarungen geregelt sind. Da der Schwerpunkt auf der Risikominderung liegt, profitieren die Beschaffungsteams von dem zentralisierten Repository, das das Kernstück eines Vertragsmanagementsystems bildet. Dieser einheitliche Datenpool in Kombination mit leistungsstarken, benutzerdefinierten Berichtstools ermöglicht es den Teams, Beschaffungsentscheidungen zu treffen, die auf Daten und historischen Nachweisen basieren. Darüber hinaus ermöglicht ein Vertragsmanagementsystem den Beschaffungsteams, Lieferantenkonditionen auf standardisierte Art und Weise zu bearbeiten und so die erforderlichen Compliance-Ebenen sicherzustellen. Automatisierte Arbeitsabläufe unterstützen auch die genaue und konsistente Überwachung von Meilensteinen und Verlängerungen von Verträgen mit Drittanbietern, so dass jede Gelegenheit zur Risikobewertung und Neuverhandlung optimal genutzt wird.

Vertrieb

Jedes Unternehmen hat irgendwann einmal mit Verträgen zu tun, aber nicht alle Unternehmen haben eine Vertriebsabteilung. Bei denjenigen, die eine haben, ist die Vertriebsabteilung ein zentraler Gewinn- und Umsatzbringer, der ständig Verträge nutzt, um den wirtschaftlichen Erfolg des Gesamtunternehmens zu sichern. Die Vertriebsabteilung ist das Team, das vor Ort Kontakte knüpft und Geschäfte für die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen abschließt, was eine schnelle und effiziente Erstellung präziser Vertragsunterlagen erfordert. Ein Vertragsmanagementsystem ist die ideale Lösung für Vertriebsteams, da sie einen sofortigen, sicheren Zugriff auf standardisierte Bedingungen und Vorlagen ermöglicht. Die Mitarbeiter können daher mit dem Vertrauen in die von der Rechtsabteilung erstellte Dokumentation mit der Verfolgung von Geschäftsmöglichkeiten fortfahren. Automatisierte Workflows sorgen außerdem dafür, dass Genehmigungsprozesse schnell und reibungslos ablaufen und das Risiko vollständig minimiert wird.

Zusammenfassung

Ein Vertragsmanagementsystem ist heute eine entscheidende Ressource, um die Herausforderungen des heutigen Geschäftsalltags zu meistern und sich proaktiv auf die Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten. Ein Vertragsmanagementsystem und die darin enthaltenen Vertragsdaten sind die Grundlage, die ein Unternehmen benötigt, um den Handel zu beschleunigen, Risiken zu minimieren, Unternehmensressourcen zu schonen und optimale künftige Verträge auszuhandeln. Dadurch werden Verträge zu unverzichtbaren strategischen Vorteilen für die Maximierung des Unternehmenserfolgs.