Vertragsmanagement Software

Was ist Vertragsmanagement Software?

Vertragsmanagement Software bietet eine einheitliche Plattform für die Erstellung, Bearbeitung, Nachverfolgung und Erneuerung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus. Eine Vertragsmanagement Software vereint viele Funktionen in einem System und bietet unzählige Vorteile, wie beispielsweise ein zentrales Vertragsarchiv, so dass Mitarbeiter:innen die benötigten Informationen leicht finden können oder Vorlagen und andere Automatisierungen, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren und analytische Berichtsfunktionen, die helfen, zukünftige Verträge zu analysieren und zu optimieren.

Die meisten Unternehmen legen bei der Ausarbeitung einer Vereinbarung großen Wert auf Verträge, neigen aber dazu, sie nach ihrer Unterzeichnung zu vergessen. Der Lebenszyklus eines Vertrags geht jedoch weit über seine Unterzeichnung hinaus. Der Vertrag sollte während der gesamten Laufzeit der Vereinbarung als eine Art Kompass dienen. Er dient als Orientierungshilfe, um sicherzustellen, dass jede Partei die Erwartungen des Vertrags erfüllt.

Da ein Vertrag jedoch im Laufe des Vertragslebenszyklus von einer Abteilung zur nächsten wechselt, können viele kritische Aspekte des Vertragsprozesses in der Übergabe verloren gehen. Vertragsmanagement Software hilft dabei, den Vertrag jederzeit zugänglich und relevant zu halten, damit die Vertragsklauseln eingehalten werden.

Vereinfachen Sie den Vertragslebenszyklus mit einer Vertragsmanagement Software

Verträge selbst können recht kompliziert sein. Umso wichtig, dass der Prozess des Vertragsmanagements einfach und effektiv ist. Das Vertragsmanagement beginnt mit der Erstellung eines formellen Vertrags, setzt sich mit der Unterzeichnung des Vertrags fort und dauert bis zum Enddatum der Vereinbarung. Mit der Verlängerung des Vertrags beginnt alles wieder von vorne.

Jeder Teil des Vertragslebenszyklus ist manuell, mühsam und schwer zu überblicken. Eine Vertragsmanagement Software kann helfen, jeden Abschnitt des Prozesses zu rationalisieren und im Blick zu behalten.

In der Phase vor der Vertragsunterschrift kann eine Vertragsmanagement Software den Zeitaufwand für die Ausarbeitung Ihres Vertrags verringern. Durch die Erstellung von Vorlagen für häufig verwendete Vertragsklauseln, wie z. B. Service Level Agreements und NDAs, müssen diese Abschnitte nicht mehr manuell geschrieben oder überprüft werden. Sie können sogar viele Aspekte der Vertragserstellung automatisieren, indem Sie bestimmte Klauseln mit bestimmten Arbeitsabläufen verknüpfen. Außerdem wird mit einer Vertragsmanagement Software die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Ihres Unternehmens, die an Ihrem Vertrag mitwirken, optimiert.

Während der Phase der Vertragsbearbeitung vereinfacht eine Vertragsmanagement Software die Versionsverwaltung, so dass alle Parteien auf den selben cloudbasierten Vertrag zugreifen und Änderungen und Kommentare vornehmen können, anstatt mehrere Dateien per Email hin und her zu schicken. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten den Vertrag bearbeiten, und man kommt schneller zu einem annehmbaren Vertrag für beide Seiten. Dank elektronischer Unterschriften müssen Verträge nicht mehr per Post versandt oder ausgedruckt werden, um signiert zu werden.

In der Phase nach dem Vertragsabschluss nutzt eine Vertragsmanagement Software die Vertragsdaten als Grundlage um die Meilensteine eines Vertrags zu überwachen und die richtigen Personen zu benachrichtigen, wenn Genehmigungen erforderlich sind oder ein Verlängerungsdatum ansteht. Mit systemweiten Warnmeldungen hat man in der Vertragsmanagement Software die wichtigen Termine und Verpflichtungen stets im Blick.

In der Verlängerungsphase unterstützt die Vertragsmanagement Software schließlich bei dem Abschluss eines erneuerten Vertrags. Automatische Warnungen und Erinnerungen halten Sie über bevorstehende Endtermine auf dem Laufenden. Versionsverfolgung und Prüfprotokolle zeigen auf, wie sich der Vertrag von Erneuerung zu Erneuerung verändert hat. Detaillierte Analysen zu Wert und Risiko helfen dabei, das Potenzial einer Erneuerung genau zu bewerten.

Wem hilft Vertragsmanagement Software?

Im Kern dienen Verträge als formalisierter Handschlag zwischen zwei Parteien. Verträge dienen dabei als Grundlage für fast alle Geschäftsbeziehungen, sei es mit Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten oder anderen Personen.

Einkauf

Einkaufteams arbeiten daran, neue Beziehungen zu Anbietern und Lieferanten zu finden, zu etablieren und aufzubauen, und verhandeln dabei die Vertragsbedingungen. Dabei beschleunigt und vereinfacht eine Vertragsmanagement Software die Erstellung von Verträgen, indem es cloudbasierte Prüfungen, Compliance-Analysen und Klauselvorlagen ermöglicht.

Eine Vertragsmanagement Software gibt dem Einkauf einen besseren Einblick in die Effizienz eines Vertrags, so dass diese Teams besser beurteilen können, ob die Geschäftsbeziehung die übergeordneten Ziele des Unternehmens fördert.

Rechtsabteilungen

Rechtsabteilungen haben von allen Abteilungen in einem Unternehmen meistens am stärksten mit Verträgen zu tun. Vertragsmanagement Software hilft, Risiken zu mindern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, indem sie es einfach macht, einen Vertrag in die Plattform einzubringen und schnell mögliche Problemklauseln zu finden. Die Vertragsmanagement Software kann sämtliche Verträge im Unternehmen analysieren, um Risikoanalyseberichte zu erstellen, die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen und vieles mehr.

Rechtsteams erhalten außerdem Zugang zu einer Bibliothek mit vorab genehmigten Klauseln und anderen Tools, die den Prozess der Dokumentenerstellung und -einreichung rationalisieren.

HR-Abteilungen

Mit einer Vertragsmanagement Software können HR-Teams den sorgfältigen Prozess der Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter vereinfachen, indem sie HR-Dokumente wie Dienstverträge, NDAs, Kündigungen etc. zentralisiert verwalten. Eine Vertragsmanagement Software hilft HR-Teams dabei, Unternehmensdokumente zu organisieren und einen angemessenen Zugriff auf eine Reihe von Dokumenten zu ermöglichen.

Finanzabteilungen

Finanzabteilungen haben mit so vielen Daten zu tun, dass es schwierig sein kann, aussagekräftige Informationen herauszufiltern. Mit einer Vertragsmanagement Software lassen sich sämtliche Vertragsdaten leicht ausfindig machen und unzureichend erbrachte Leistungen identifizieren. Mit einer Vertragsmanagement Software können Sie Zusatzvereinbarungen und Kündigungen in Echtzeit erstellen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle Parteien mit der aktuellsten Version des Vertrags arbeiten.

Was sind die Vorteile von Vertragsmanagement Software?

1. Höhere Geschwindigkeit

Durch den Einsatz von Vertragsmanagement Software für Ihre Vertragserstellung müssen Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen, wenn Sie einen Vertrag erstellen. Wenn Sie Ihre Verträge optimieren, können Sie Ihre Bedingungen und Klauseln im gesamten System automatisch aktualisieren, statt sie manuell zu bearbeiten.

2. Bessere Zusammenarbeit

Mit Vertragsmanagement Software können Mitarbeiter gemeinsam in Echtzeit Änderungen an einem einzigen Vertrag vornehmen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mit der selben Version des Vertrags arbeiten, und es gibt mehr Möglichkeiten zur Feinabstimmung der Details.

3. Einfache gemeinsame Nutzung

Mit einer Vertragsmanagement Software spielt der Standort keine Rolle mehr. Die Mitarbeiter:innen können über einen Link auf Ihren Vertrag zugreifen und das Dokument bearbeiten. E-Signaturen und andere Funktionen sind nicht nur einfach zu nutzen, sondern ermöglichen auch die Genehmigung von Verträgen von jedem Ort aus.

4. Verbesserte Suchfunktion

Innerhalb der Vertragsmanagement Software sind Verträge im Text durchsuchbar, was die Recherche vereinfacht und es Ihnen ermöglicht, präzise durch eine große Datenmenge zu navigieren.

5. Erstklassige Sicherheit

In der heutigen Zeit sind Daten meistens sensible Informationen. Eine Vertragsmanagement Software schützt Ihre Verträge durch digitale Verschlüsselung und andere Sicherheitsprotokolle.

6. Cloud-basierte Speicherung

Selbst digitale Versionen von Verträgen können verloren gehen, wenn sie auf einer einfachen Festplatte gespeichert werden. Durch die Verwendung eines cloudbasierten Speichers, kann auf Verträge von überall aus zugegriffen werden.

7. Skalierbarkeit

Erfolg sollte keine Last sein. Mit einer Vertragsmanagement Software können die Anforderungen an Geschwindigkeit und Effizienz erfüllt werden, die mit der Entwicklung eines wachsenden Unternehmens einhergehen. Wenn ein Unternehmen wächst, entwickeln sich auch Verträge und die damit verbundenen Prozesse weiter.

8. Globale Reichweite

Mit der Möglichkeit, Verträge in Echtzeit zu bearbeiten und zu genehmigen, erweitern Sie die Reichweite Ihres Unternehmens und schaffen Verbindungen zu Lieferanten und Anbietern auf der ganzen Welt. Die Unterzeichnung eines Dienstleistungsvertrags mit einem Lieferanten oder Kunden auf der anderen Seite des Globus ist nicht schwieriger als mit einem Lieferanten am anderen Ende der Stadt.

9. Ein unendliches Vertragsrepository

Im Laufe der Jahre werden Sie mit vielen hunderten oder tausenden Verträgen zu tun haben. Eine Vertragsmanagement Software speichert und organisiert sämtliche Verträge, damit diese mit wenigen Klicks jederzeit zugänglich sind.

Zusammenfassung

Verträge sind viel mehr als nur ein unterschriebenes Stück Papier. Vertragsmanagement Software ist eine hervorragende Möglichkeit, die Leistungsfähigkeit von Vertragsdaten zu erschließen, sinnvolle Geschäftsentscheidungen zu treffen und Kosteneinsparungen im gesamten Unternehmen zu erzielen. Die richtige Lösung verschafft Ihnen einen Gesamtüberblick über alle Ihre Verträge, hilft Ihnen bei der Erkennung potenzieller Risiken und ermöglicht Ihnen die Bewertung der Gesamtleistung Ihrer Lieferanten.