Unterzeichnen

Was versteht man unter “unterzeichnen”?

Beim Unterzeichnen wird ein Vertrag mit einer handschriftlichen oder elektronischen Unterschrift versehen, um die Identität des Absenders zu belegen. Das elektronische Unterzeichnen von Verträgen macht physische Papierdokumente überflüssig und beschleunigt den Unterzeichnungsprozess erheblich.

Das Signieren von Verträgen ist oft ein kritischer Teil eines jeden Vertrags und spielt eine wichtige Rolle im Bereich von Vertragsmanagementsoftware und der Angebotssoftware. Dieser Schritt rationalisiert den Vertragsprozess mit mehreren Funktionen, die die Vertragserstellung vereinfachen, Arbeitsabläufe verkürzt und die Parteien an die Einreichung unterzeichneter Verträge erinnern. Die meisten Unternehmen sind auf das Signieren von Verträgen angewiesen, um ihrem Tagesgeschäft nachgehen zu können.

Überblick über die Arten

Unternehmen nutzen verschiedene Formen des digitalen Unterzeichnens von Verträgen und Dokumenten, um die verschiedene Arten von Verträgen und Dokumenten abzuschließen. Es ist wichtig, sowohl die Software zu verstehen, die den Benutzern die Möglichkeit bietet, Verträge zu signieren, als auch die verschiedenen Standards, die sich etabliert haben. Grundlegend existieren zwei Arten von elektronischen Unterschriften:

• E-Signaturen: E-Signaturen sind die gebräuchlichste Art, einen Vertrag elektronisch zu unterzeichnen, was durch den Einsatz von E-Signatur-Software erreicht wird. Es handelt sich dabei um eine digitale Form der Unterschrift, die rechtsverbindlich und sicher ist, aber keine Kodierung oder Standards enthält. Eine elektronische Unterschrift kann beispielsweise eine Fotokopie einer handschriftlichen Unterschrift oder auch nur das Anklicken eines “Akzeptieren-Buttons” umfassen.

• Digitale Signaturen: Digitale Signaturen sind eine weitere gängige Form des Unterzeichnens von Verträgen, aber im Gegensatz zu elektronischen Signaturen sind digitale Signaturen im Allgemeinen sicherer. Bei einer digitalen Signatur muss der Benutzer über ein digitales Zertifikat verfügen, damit er mit dem Vertrag in Verbindung gebracht werden kann. Eine digitale Signatur wird häufig von Zertifizierungsstellen autorisiert, die für die Ausstellung digitaler Zertifikate zuständig sind. Ein digitales Zertifikat wird zur Validierung des Vertrags verwendet, um seine Authentizität zu bestimmen. Dies ist wichtig, um die Identität der Person, die die Unterschrift geleistet hat, zu überprüfen.

Standards für das elektronische Signieren

Neben der Art der elektronischen Unterschrift gibt es auch verschiedene Standards für das Unterzeichnen von Verträgen in Bezug auf Sicherheit und Gültigkeit. Diese Standards sind wie folgt

• Elektronische Standard Signaturen (SES): Elektronische Standard Signaturen erfordern beim Unterzeichnen keine Überprüfung der Benutzer-Identität. Sie sind die einfachste Art der Signatur. Für die SES reicht meistens eine eingescannte Unterschrift oder der Klick auf eine Schaltfläche wie “Ich akzeptiere” aus.

• Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES): AES wird für das Unterzeichnen mit rechtsgültigen elektronischen Signaturen verwendet. Diese Signaturen sind eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft, können den Unterzeichner identifizieren und Änderungen an den signierten Daten aufdecken. Diese Art wird häufig mit einer zweistufigen Verifizierung abgeschlossen, die eine zweite Verifizierungsebene darstellt. Ein Beispiel hierfür ist eine Anwendung auf Ihrem Mobiltelefon, mit der ein Unterzeichner bestätigen kann, dass er einen elektronischen Vertrag tatsächlich selbst unterzeichnet hat.

• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): QES bieten die höchsten Sicherheits- und Legalitätsanforderungen aller digitalen Signaturen. Qualifizierte Signaturen bieten zusätzliche Sicherheit durch einen dritten Vertrauensdiensteanbieter (Trust Service Provider, TSP). Diese können für Dokumente erforderlich sein, die ein sehr hohe Sicherheit erfordern. Diese Art des Unterzeichnens wird am seltensten verwendet, da die meisten Verträge mit der SES oder AES ausreichend unterzeichnet werden können.

Standard Klauseln beim Unterzeichnen eines Vertrags

Unterzeichnete Verträge beziehen sich auf ein breites Spektrum schriftlicher Vereinbarungen. Wenn beide Parteien den Vertrag unterzeichnen, akzeptieren sie bestimmte Bestimmungen, die Pflichten und Verpflichtungen beinhalten. Diese Bestimmungen variieren je nach Art des Geschäfts, der Branche, dem Umfang und den beteiligten Parteien. Diese nachfolgenden Bestimmungen sind jedoch in der Regel in einem unterzeichneten Vertrag zu finden:

• Schiedsklausel: Wenn Sie einen Vertrag mit einer Schiedsklausel unterzeichnen, erklären Sie sich damit einverstanden, Streitigkeiten außergerichtlich und stattdessen durch ein Schiedsverfahren zu regeln.
• Rechtswahlklausel: Beim Unterzeichnen von Verträgen mit Rechtswahlklauseln wird festgelegt, welche Gerichtsbarkeit für Rechtsstreitigkeiten zuständig ist. Mit Ihrer Unterzeichnung erklären Sie sich mit der Wahl des Gerichtsstands einverstanden.
• Vertraulichkeitsklausel: Das Unterzeichnen einer Vertraulichkeitsklausel hat zur Folge, dass Sie keine geschützten Informationen oder Geschäftsgeheimnisse über die andere Partei weitergeben.
• Definitionsklausel: Die Definitionsklausel umreißt die Bedeutung bestimmter Begriffe. Mit dem Unterzeichnen bestätigen Sie, dass Sie mit den Definitionen einverstanden sind und wissen, was sie bedeuten.
• Haftungsfreistellungsklausel: Wenn Sie eine Haftungsfreistellungsklausel unterzeichnen, erklären Sie sich damit einverstanden, die andere Partei für Klagen Dritter schadlos zu halten.
• Salvatorische Klausel: Mit dem Unterzeichnen einer Salvatorischen Klausel erklären Sie sich einverstanden, dass der unterzeichnete Vertrag unangetastet bleibt, wenn eine oder mehrere Bestimmungen nicht durchsetzbar sind.

Zusammenfassung

Beim Unterzeichnen eines Vertrags gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Wenn Sie einen Vertrag signieren, erklären Sie sich mit den darin enthaltenen Bedingungen einverstanden, und natürlich auch damit, welchen Teil der Abmachung Sie einhalten. Daher ist wesentlich, dass einem die Folgen bewusst sind und man deren Bedeutung kennt.