Einfache elektronische Signatur (SES)

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Eine einfache elektronische Signatur (englisch auch Simple Electronic Signature, Kurzform: SES) erfordert keine besonderen technischen Vorkehrungen. Sie wird mit einer (Vertrags- oder Dokumentenmanagement) Software oder in einem Internetbrowser erstellt.

Aufgrund seiner Einfachheit hat sie in Rechtsstreitigkeiten wenig Beweiskraft. Einfache elektronische Signaturen werden hauptsächlich für die interne Unternehmenskommunikation und informelle Vereinbarungen verwendet. Es genügt, die Unterschrift als Bilddatei einzuscannen, um sie für die digitale Kommunikation zu nutzen.

Die eIDAS-Verordnung definiert die einfache elektronischen Signatur wie folgt: “Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder mit ihnen logisch verknüpft sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden.”

Für manche Dokumente kann je nach Inhalt eine einfache elektronische Signatur ausreichen:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Mandanteninformationen
• Dokumentationen
• Interne Protokolle etc.

Technische Implementierung der einfachen elektronischen Signatur

Bei der einfachen elektronischen Signatur gibt es keine Anforderungen oder Erwartungen an eine aufwändige technische Umsetzung. Es besteht keine Notwendigkeit für eine digitale Überprüfung oder einen Schutz vor Fälschung. Die einfache elektronische Signatur sollte jedoch dem Unterzeichner des Dokuments zugeordnet sein und die Möglichkeit bieten, die Identität zu überprüfen. Aus rechtlicher Sicht kommt es letztlich darauf an, ob beide Parteien der Unterschrift zustimmen.

Die einfache elektronische Signatur kann so simpel sein wie das Bild einer eingescannten Unterschrift. Auch werden klassische E-Mail-Signaturen als einfache elektronische Signaturen akzeptiert, genau wie die Verwendung von Checkboxes wie “Ich stimme zu” in einem Webformular. Diese Art der Unterschrift wird typischerweise für einfache Handelsgeschäfte, Verträge oder Bestellungen verwendet.

Welche Art von elektronischer Signatur sollte ich verwenden?

Die Art der elektronischen Signatur, die Sie verwenden sollten, hängt von Ihrem Arbeitsablauf und Ihren individuellen Anforderungen ab, aber die meisten Benutzer:innen möchten ein Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit und rechtlicher Durchsetzbarkeit finden. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir, die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur zu verwenden, wenn Sie Dokumente signieren wollen.