Was ist eine einfache elektronische Signatur (EES)?

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Eine einfache elektronische Signatur oder ESS (auf Englisch SES) ist die grundlegendste Form der eSignatur, die Sie verwenden können, um eine digitale Vereinbarung, einen Vertrag oder einen Wettbewerb zu unterzeichnen, ohne dass dafür hohe Sicherheitsmaßnahmen erforderlich sind.

Es gibt keine strikte Verschlüsselungsanforderung wie eine ID-Identifikation oder eine Unterschriftenüberprüfung für die Verwendung einfacher elektronischer Signaturen. Eine E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort oder in seltenen Fällen ein eindeutiger Zugangscode reichen in der Regel aus, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen. Daher kann eine EES so einfach sein wie das Ankreuzen eines “Ich akzeptiere”-Kästchens, das Eintippen Ihres Namens oder das Kritzeln Ihrer Unterschrift auf einem Bildschirm.

Obwohl sie nicht besonders sicher ist und leicht nachgeahmt werden kann, wird die EES weltweit als elektronische Darstellung von handschriftlichen Signaturen akzeptiert. Ein niedriges Sicherheitsniveau bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht rechtlich bindend ist.

Die Akzeptanz von EES kann je nach regionalen Vorschriften und der jeweiligen Situation variieren. Trotzdem wird EES zusammen mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) und qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) von Gesetzen in vielen Ländern anerkannt, da sie im ESIGN Act in den USA und in der eIDAS-Verordnung in der EU enthalten sind.

✨ Pro Tipp: Verwenden Sie einfache elektronische Signaturen für alltägliche Aufgaben mit geringem Risiko wie Routineverkäufe, grundlegende Vereinbarungen und Geschäftstransaktionen.

Hier sind einige Beispiele für die Verwendung einfacher elektronischer Signaturen im täglichen Leben:

• Klicken Sie auf “Ich stimme zu”, um die Website-Bedingungen bei der Anmeldung zu akzeptieren.
• E-Unterschreiben von Schulgenehmigungsscheinen für Ausflüge.
• Bestätigung der Paketzustellung durch Unterzeichnen des Träger-Signaturpads.
• Genehmigung von NDAs mit Kunden mittels E-Signatur-Tools.
• E-Unterschrift von Gesundheitsfragebögen vor Arztterminen.
• Unterzeichnung interner Dokumente am Arbeitsplatz.

📌 Denken Sie daran: Einfache elektronische Signaturen mögen wie ein unschuldiger digitaler Händedruck aussehen, aber dennoch sollten Sie vorsichtig sein, worauf Sie sich einlassen, da sie in einigen Rechtsgebieten und Situationen rechtlich bindend sind.

Vor- und Nachteile Einfacher Elektronischer Signaturen

Vorteile 👍

• Bequemlichkeit: Von überall aus zum Unterschreiben verfügbar.
• Zeitersparnis: Beschleunigung von Dokumentenverarbeitung und Genehmigungsfristen.
• Kosteneffizient: Sparen Sie Papier-, Druck- und Portokosten.

Nachteile 👎

• Rechtliche Anerkennung: Einige Dokumente erfordern möglicherweise handschriftliche Unterschriften für die Gültigkeit.
• Sicherheitsbedenken: Können leicht gefälscht werden, wenn sie keine Art von Verifizierung erfordern.

Akzeptable Formate für einfache elektronische Signaturen

Sie finden einfache elektronische Signaturen in den folgenden 3 Formaten:

1. Angekreuzte Zustimmungsfelder ✅

Jedes “Ich bestätige”, “Ich akzeptiere” oder “Ich widerspreche”, das Sie auf digitalen Plattformen wie Websites oder Software ankreuzen, gilt als einfache elektronische Signatur.

Sie sind die einfachsten akzeptierten Formen von EES und fragen normalerweise die Zustimmung oder Vereinbarung der Benutzer zu Geschäftsbedingungen, Datenschutzrichtlinien oder anderen rechtlichen Vereinbarungen online ab.

Da es sehr bequem und schnell ist, eignet es sich ideal für E-Commerce-Transaktionen, Softwareinstallationen und Online-Registrierungen.

Um diese Art der elektronischen Signatur zu verwenden, lesen Sie einfach die präsentierten Bedingungen und klicken Sie dann auf das entsprechende Kontrollkästchen, um Ihre Zustimmung zu signalisieren. Diese aufgezeichnete Aktion dient als Nachweis der Vereinbarung.

2. Digital handschriftliche Signaturen ✍️

Digital handschriftliche Signaturen sind Nachahmungen Ihrer echten handschriftlichen Unterschrift, die auf elektronischen Geräten mit Ihrem Finger oder einem Stift auf einem Touchscreen erstellt werden.

Sie können diese Form von EES hauptsächlich zur Verifizierung verwenden, zum Beispiel wenn Sie die Lieferung eines Pakets unterschreiben oder ein Dokument auf einem Tablet genehmigen.

3. Gescannte handschriftliche Signaturen 📷

Wenn Sie ein Dokument handschriftlich auf Papier unterschreiben und dann scannen, um eine digitale Version zu erstellen, verwenden Sie eine gescannte handschriftliche Unterschrift.

Diese Methode wird häufig in Situationen verwendet, in denen eine physische Unterschrift zunächst erforderlich ist, aber eine digitale Einreichung bevorzugt oder notwendig ist.

Zum Beispiel beim Unterzeichnen von Verträgen, rechtlichen Vereinbarungen oder offiziellen Formularen und deren Versand per E-Mail oder Hochladen auf eine Website.

Dieses Format behält das traditionelle Aussehen einer handschriftlichen Unterschrift bei, ermöglicht jedoch die elektronische Verarbeitung und Speicherung.

Alternativ können Sie nur Ihre Unterschrift scannen und sie dann als Bild in PDF- oder Word-Dokumente einfügen.

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Wie man eine einfache elektronische Signatur erstellt

Sie haben zwei Möglichkeiten, um Ihre einfache eSignatur zu erstellen:

1. Verwendung einer einfachen Textverarbeitungssoftware

Verwenden Sie Tools wie Microsoft Word oder Google Docs, um Ihre einfache eSignatur zu erstellen:

• Tippen Sie Ihren Namen in einer stilvollen Schrift, die Ihrer Handschrift ähnelt.
• Zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit einem E-Pen, einer Maus oder einem Touchpad.

In Microsoft Word

In Microsoft Word wählen Sie “Zeichnen” im oberen Menü. Passen Sie die Farben und Größe des Stifts an und zeichnen Sie Ihre Unterschrift. Drücken Sie dann “Esc”, um den Zeichenmodus zu verlassen.

Wenn Sie die Offline-Version von Microsoft Word verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Unterschrift und wählen Sie “Als Bild speichern …” zum Speichern für zukünftige Verwendungen.

In Google Docs

Ähnlich wie bei Google Docs im oberen Menü “Einfügen → Zeichnung → + Neu” klicken. Wählen Sie das Textfeld aus, schreiben Sie Ihren Namen, ändern Sie die Schriftart nach Ihren Wünschen und klicken Sie dann auf “Speichern und Schließen.”

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Unterschrift und wählen Sie “In Keep speichern”. Klicken Sie dann im rechten Fensterbereich mit der rechten Maustaste auf Ihre Unterschrift und speichern Sie sie.

Alternativ können Sie auf Papier unterschreiben, Ihre handschriftliche Unterschrift scannen und als PNG- oder JPEG-Bild auf Ihrem Gerät speichern.

Sobald Sie Ihre einfache elektronische Signatur haben, fügen Sie sie als Bild in das Dokument ein, wann immer Sie eine Unterzeichnung benötigen.

🖋️ Hinweis: Diese Methode kann beim Verschieben und Anpassen Ihrer Unterschrift auf dem Dokument schwierig sein, da Sie ein Bild verwenden und nicht ein spezielles Signaturfeld. Außerdem kann die Qualität der Unterschrift aufgrund der niedrigen Auflösung beeinträchtigt sein. Verwenden Sie zur Vermeidung dieser Probleme eSignatur-Plattformen.

2. Verwendung einer eSignatur-Plattform wie fynk

Der einfachste Weg, eine einfache elektronische Signatur zu erstellen, ist die Verwendung eines eSignatur-Anbieters wie fynk. Hier ist, wie es funktioniert:

• Laden Sie das Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, auf die Plattform hoch.
• Platzieren Sie einen Signaturblock, wo die Unterzeichner unterschreiben sollen.
• Klicken Sie auf “Parteien und Unterzeichner”.
• Geben Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein, einschließlich Ihrer eigenen, wenn Sie das Dokument unterschreiben müssen.

Dann erhalten die Unterzeichner eine E-Mail, die sie direkt zum Dokument führt, und Sie können es einfach vor Ort unterschreiben, indem Sie eine dieser Methoden verwenden:

1. Zeichnen ✏️

Sie können Ihre handschriftliche Unterschrift mit der Option “Unterschrift zeichnen” nachbilden. Computerbenutzer können mit einer Maus oder einem Touchpad unterschreiben. Für Handys oder Tablets verwenden Sie Ihren Finger oder einen Stift.

Wenn Sie den Unterschriftsbereich löschen möchten, klicken oder tippen Sie auf “Neu starten”.

So sieht es aus:

2. Tippen 🔠

Der einfachste Weg, eine einfache eSignatur zu erstellen, besteht darin, Ihren Namen in dieses Feld einzugeben, indem Sie die vorgefertigte Schriftart verwenden.

So wird das E-Signieren mit Text aussehen:

3. Hochladen 📤

Schließlich können Sie ein Dokument unterschreiben, indem Sie eine Scan Ihrer Unterschrift hochladen oder Ihre Kamera öffnen und ein Bild davon machen.

Und fertig! Ihr Dokument ist sicher und einfach unterschrieben.

Sind einfache elektronische Signaturen rechtlich bindend?

Ja, basierend auf Vorschriften und rechtlichen Maßnahmen sowohl in der EU als auch in den USA sind einfache elektronische Signaturen tatsächlich rechtlich bindend.

Die europäischen eIDAS-Verordnung besagt:

Mit anderen Worten, elektronische Signaturen können nicht in rechtlichen Verfahren abgelehnt werden, nur weil sie elektronisch sind oder keine hohen Sicherheitsstandards erfüllen.

In den USA erkennen sowohl der ESIGN Act als auch das UETA die Gültigkeit elektronischer Signaturen an. Sie erklären, dass Unterschriften so einfach wie eine textliche oder grafische Darstellung sind, die mit der Absicht zur Unterzeichnung ausgeführt wurde.

Das bedeutet, dass Ihre einfache elektronische Signatur rechtlich bindend ist und Sie sie effektiv in verschiedenen Situationen verwenden können, in denen Ihre Unterschrift erforderlich ist, wie bei Verträgen, Vereinbarungen und offiziellen Dokumenten.

🖋️Hinweis: Rechtsdokumente verwenden nicht den genauen Begriff “einfache elektronische Signatur”, aber sie erwähnen “elektronische Signaturen mit dem niedrigsten Sicherheitsniveau”.

Ist die Verwendung von Drittanbieter-Apps für einfache elektronische Signaturen legal?

Ja, gemäß Artikel 51 der eIDAS-Verordnung können Sie in der Regel Drittanbieter-Apps für einfache elektronische Signaturen verwenden, sofern sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie die Kontrolle darüber haben, wie Ihre Unterschrift erstellt wird, und dass sie auf eine Weise mit dem Dokument verbunden ist, die beweist, dass sie wirklich Ihnen gehört. Bei der Auswahl einer Drittanbieter-App für elektronische Signaturen sollten Sie daher eine wählen, die vertrauenswürdig ist und die gesetzlichen Standards für Sicherheit und Authentizität erfüllt.

Warum Sie fynk zur Erstellung und Empfang von elektronischen Signaturen nutzen sollten?

Rechtsverbindlich ⚖️

Obwohl einfache elektronische Signaturen für Aufgaben mit geringem Risiko ausgelegt sind, bedeutet dies nicht, dass die Sicherheit vernachlässigt werden sollte. Mit fynk können Sie sicherstellen, dass der Unterzeichnungsprozess sicher ist und der Unterzeichner tatsächlich die Person ist, für die er sich ausgibt.

Da fynk den Vorschriften der eIDAS-Verordnung (EU) und relevanten US-Gesetzen entspricht, sind alle über die Plattform unterzeichneten Dokumente rechtlich durchsetzbar und gültig.

Für einfache eSignatur benötigen Sie die gültige E-Mail-Adresse der Unterzeichner, um die Unterschrift anfordern zu können.

fynk bietet auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) an, die einen zusätzlichen Sicherheitslevel bieten, wie z.B. standardmäßige Authentifizierung und ID-Verifikationen.

Außerdem kann nach Abschluss eines Dokuments auf fynk niemand das Dokument bearbeiten oder anpassen.

Einfach und flexibel 🫰

Die Unterzeichnung ist mit fynk einfach. Unterzeichnen Sie von jedem Gerät aus, ob Computer, Telefon oder Tablet. Wählen Sie Ihre bevorzugte Unterzeichnungsmethode - geben Sie Ihren Namen ein, zeichnen Sie Ihre Unterschrift oder laden Sie eine gescannte Version hoch.

fynk.com unterstützt verschiedene Dokumentenformate und ermöglicht es Ihnen, Dokumente gleichzeitig an mehrere Unterzeichner zu senden.

Einfacher Workflow ✅

fynk verfolgt alle Schritte des eSigning-Prozesses, von der einfachen Zuweisung von Unterzeichnungsaufgaben an mehrere Empfänger über die Festlegung von Fristen bis hin zur Verfolgung des Unterzeichnungsfortschritts in Echtzeit.

Keine lästigen E-Mails mehr hin und her! Mit fynk ist es einfach und sicher, Dokumente mit Ihrem Team zu teilen und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand bleiben.

Schnell und sicher zur Unterschrift

Da Einfache Elektronische Signaturen (EES) die einfachste Form von Signaturen sind, können Sie sie in verschiedenen alltäglichen Vereinbarungen oder anderen rechtlichen Dokumenten verwenden, die ein geringes Risiko darstellen. Sie können ein Scan Ihres tatsächlichen Dokuments sein oder so einfach wie ein Kästchen, das Sie beim Unterschreiben auf einer Website anklicken.

Obwohl sie harmlos erscheinen mögen, ist es besser, E-Signatur-Plattformen zu verwenden, die einen einfachen und unkomplizierten Signaturprozess anbieten, um jede Möglichkeit einer Unterschriftenfälschung zu vermeiden.

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Häufig gestellte Fragen

Wie regeln verschiedene Länder die Verwendung von EES?

TDie Vorschriften für EES variieren stark von Land zu Land. So erkennt beispielsweise die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union EES an, unterscheidet sie aber von sichereren Formen, während der US-amerikanische ESIGN Act einen breiten Rahmen für elektronische Signaturen bietet.

Wie unterscheidet sich eine einfache elektronische Signatur von einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur?

Der Hauptunterschied zwischen einer einfachen elektronischen Signatur und einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur liegt im Grad der Sicherheit und Überprüfung. Während einfache elektronische Signaturen so einfach wie ein getippter Name oder ein gescanntes Bild sein können, verwenden fortgeschrittene elektronische Signaturen zusätzliche Maßnahmen, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und die Integrität des unterzeichneten Dokuments sicherzustellen. Diese Maßnahmen können kryptografische Techniken und eindeutige Identifikatoren umfassen, wodurch fortgeschrittene elektronische Signaturen sicherer und rechtlich robuster sind.

Wie kann ich meine einfache elektronische Signatur sicherer machen?

Die Verwendung vertrauenswürdiger Plattformen für elektronische Signaturen wie fynk, die den gesetzlichen Standards und den besten Praktiken der Branche entsprechen, kann die Sicherheit und Integrität einfacher elektronischer Signaturen weiter gewährleisten.

Was sind die Einschränkungen einfacher elektronischer Signaturen?

Sie bieten möglicherweise keinen starken Beweis für die Identität des Unterzeichners oder die Authentizität der Unterschrift. Darüber hinaus können einige Rechtsordnungen oder Branchen spezifische Vorschriften oder Standards haben, die sicherere Formen elektronischer Signaturen erfordern, was die Verwendung einfacher elektronischer Signaturen in bestimmten Kontexten einschränkt.