Dokumentenverwaltung

Was ist Dokumentenverwaltung?

Das Wort Dokumentenverwaltung beschreibt den Prozess des Erfassens, Speicherns und Abrufens elektronischer Versionen von zuvor papierbasierten Dokumenten in Form von PDFs, Textverarbeitungsdateien und digitalen Bildern.

Um ihre digitalen Dokumente zu verwalten und von zusätzlicher Sicherheit, Zugriffskontrolle, zentraler Speicherung und optimierten Such- und Abrufoptionen zu profitieren, nutzen viele Unternehmen Tools und Systeme für die Dokumentenverwaltung.

Warum brauchen Unternehmen eine Dokumentenverwaltung?

Unternehmen implementieren Systeme zur Dokumentenverwaltung, um die Kontrolle über Dokumente und Daten, die in das Unternehmen gelangen und es verlassen, zu erhalten und Einblicke zu gewinnen. Unabhängig davon, ob Mitarbeiter:innen im Büro oder per Fernzugriff arbeiten, möchten Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen die neuesten und aktuellsten Versionen der Dokumente verwenden.

Teams können in der Software für die Dokumentenverwaltung problemlos Kommentare, Vorschläge und Anmerkungen hinzufügen, was die Zusammenarbeit, Kommunikation, Überprüfung und Freigabe der Arbeit erleichtert. Zusätzlich löst ein System für die Dokumentenverwaltung auch Sicherheits- und Datenprüfungsprobleme, indem es den Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung über die Änderung bis zur Verteilung protokolliert

Was sind die Vorteile von Systemen zur Dokumentenverwaltung?

Verglichen mit der manuellen Bearbeitung physischer Akten reduziert die Dokumentenverwaltung die Kosten, das Risiko menschlicher Fehler, physischer Schäden und Probleme beim Wiederauffinden und bietet praktisch unbegrenzten Speicherplatz.

Obwohl die meisten Unternehmen immer noch über physische Ablagesysteme zur Speicherung von Papierdokumenten verfügen, werden diese immer seltener, da die meisten Dokumente heute digital erstellt und nur noch bei Bedarf auf Papier ausgedruckt werden.

Dank der Verwendung von Metadaten (Informationen wie Titel, Beschreibung und Speicherdatum) optimieren Systeme für die Dokumentenverwaltung die Arbeitsabläufe rund um digitale Dokumente:

1. Einfache Indizierung für die Suche und den Abruf - dadurch wird der Zeitaufwand für das Auffinden der richtigen Dokumente reduziert.
2. Zusätzliche Sicherheit durch Zugriffskontrolle und Bearbeitungsrechte zum Schutz vertraulicher Informationen.
3. Verbesserte Zusammenarbeit, indem mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können, während das System Änderungen und den Verlauf überwacht.
4. Versionskontrolle - damit die Benutzer Änderungen und die Gültigkeit der Dokumente im Laufe der Zeit überwachen können.

Was sind die Herausforderungen der Dokumentenverwaltung?

Bei allen Vorteilen der Dokumentenverwaltung gibt es auch einige Herausforderungen, auf die man achten sollte. Dazu gehören:

• Kategorisieren von Dokumenten: Es kann schwierig sein, Dokumente mit sensiblen Informationen zu identifizieren und zu kategorisieren. Ein vertrauliches Dokument, das in ein Unternehmen gelangt, ist möglicherweise nicht sofort zu erkennen und wird daher offen zugänglich gemacht. Bei der Einrichtung eines Systems für die Dokumentenverwaltung sollte man sicherstellen, dass es klare Richtlinien für die verschiedenen Arten von Dokumenten gibt.

• Wechselnde Formate: Der Wandel der Dokumentenformate kann für ältere Systeme zur Dokumentenverwaltung eine Herausforderung darstellen. Die Systeme sind möglicherweise nicht für die Verarbeitung neuer Dokumentenformate geeignet.

• Langwierige Einführungszeit: Je nachdem, für welches System man sich entscheidet, kann die Einarbeitung der Teams in das System langwierig sein. Ein System für die Dokumentenverwaltung, das nicht benutzerfreundlich ist, wird meistens auch nicht genutzt und angenommen.

Beispiele für Funktionen einer Software für Dokumentenverwaltung

Effektive Systeme zur Dokumentenverwaltung verfügen über bestimmte Funktionen und Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Dokumente eines Unternehmens ordnungsgemäß erfasst, konvertiert, gespeichert, organisiert und gekennzeichnet werden, leicht abrufbar sind und für die Verteilung und Zusammenarbeit bereitstehen. Diese Funktionen umfassen:

- Intelligente Organisation

Um Arbeitsabläufe zu verbessern, Zeit zu sparen und die Effizienz eines Unternehmens zu steigern, müssen die richtigen Mitarbeiter die richtigen Dokumente schnell finden können. Ein gut organisiertes System zur Organisation von Dokumenten mit intelligenter Kategorisierung, Kennzeichnung, Bewertung und Überprüfung macht die Suche schneller und intuitiver.

- Klare Sichtbarkeit und Navigation

Ein System zur Dokumentenverwaltung sollte benutzerfreundlich sein. Eine ansprechende Benutzeroberfläche mit deutlich sichtbaren Suchfunktionen und anderen Tools sorgt für weniger Frustration und mehr Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeiter:innen.

- Eine starke Suchfunktion

Weniger Zeit für die Suche nach den benötigten Dokumenten bedeutet, dass die Mitarbeiter:innen mehr Zeit für die Zusammenarbeit, für Innovationen und für die Weiterentwicklung des Unternehmens haben. Die Möglichkeit, alle Dokumente eines Unternehmens auf einmal zu durchsuchen, bedeutet weniger Frustration und mehr Produktivität in den Teams.

- Versionskontrolle

Ein System zur Dokumentenverwaltung, das alle Versionen (und die damit verbundenen Bearbeitungen und Aktualisierungen) von Dateien speichert, ist wichtig, um Fehler oder Unstimmigkeiten zwischen den Mitwirkenden leicht zu erkennen, den Fortschritt und die Änderungen an den Dokumenten zu verfolgen, Dubletten von Inhalten zu vermeiden und in manchen Fällen eine komplette Neufassung zu verhindern.

- Zugriff und Berechtigungen

Nicht jedes Mitglied einer Organisation muss jedes Dokument bearbeiten oder zu ihm beitragen. Einige wichtige Dokumente sollten schreibgeschützt sein oder nur von bestimmten Managern geändert werden können, während andere von wichtigen Teams bearbeitet werden müssen. Durch die Möglichkeit, spezifische Berechtigungen in einer Dokumentenverwaltung festzulegen, erhalten die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente.

- Vielfältige Dateiformat-Funktionen

Geschäftsdokumente können in einer Vielzahl von Dateiformaten vorliegen, von PDFs und Textverarbeitungsdateien über gescannte und gespeicherte Bilder von papierbasierten Inhalten bis hin zu E-Mails, Finanzberichten und Tabellenkalkulationen. Ein System zur Dokumentenverwaltung unterstützt alle diese Formate.

Zusammenfassung

Der effektive Einsatz einer Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen gewährleistet, dass Daten und Wissen sicher und zugänglich sind. Mit diesem Komfort sind die Mitarbeiter eher bereit, Papier zu reduzieren und sich auf die Dokumentenverwaltung zu verlassen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem papierlosen Büro.