Dokumentenmanagement

Was versteht man unter Dokumentenmanagement (englisch document management)?

Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte zentrale Verwaltung elektronischer Dokumente. Ein datenbankgestütztes Dokumentenmanagement ist heutzutage unerlässlich, speziell wenn man viele Dokumente von Kunden, Mitarbeiter und anderen Quellen verarbeitet.

Mit der richtigen Lösung, insbesondere bei großen Dateien, sind revisionssichere Archive, eine einfache Konvertierung und Verwaltung beliebiger Dokumente garantiert und auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird unterstützt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dateisystemen, bei denen die Eingabemöglichkeiten für Metadaten begrenzt sind, bieten Dokumentenmanagementlösungen den Benutzern zusätzliche Optionen wie genaue Definition von Dateien durch Hinterlegung von Keywords, Visualisierte Ordnerstruktur, versionierter Dokumenttyp, automatisierte Workflows etc.

Digitales Dokumentenmanagement in Form eines Dokumentenmanagementsystems vereinfacht den Aufwand bei der Suche nach Dokumenten, optimiert dadurch die Produktivität und spart letztendlich Zeit und Geld.