Was ist die Automatisierung von Rechtsdokumenten?

Wie funktioniert die Automatisierung von Rechtsdokumenten?

Die Automatisierung von Rechtsdokumenten funktioniert, indem Daten von Personen abgefragt werden (meistens in Form eines kurzen Fragebogens) und diese Daten in Variablen einer Dokumentvorlage eingespeist werden (z.B. Datum, Name, Adresse etc.). Viele Anwaltskanzleien bearbeiten sich wiederholende Rechtsdokumente, sodass die traditionelle Methode zum Erstellen neuer Dokumente darin besteht, variable Texte mit Textverarbeitungsprogrammen wie MS Word zu „suchen und zu ersetzen“.

Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Deutlich effizienter werden diese Dokument mit Software zur Automatisierung von Rechtsdokumenten erstellt, indem Variablen in einer Vorlage durch die Informationen automatisiert aufgesetzt werden.

Im Grunde kombiniert die Software also drei Schritte, um den Prozess zu automatisieren:

• Einen Fragebogen, der Eingaben zu den Variablen und optionalen Klauseln im beabsichtigten Dokument sammelt.
• Eine Vorlage, die das Dokument darstellt, wobei ein Algorithmus die Platzierung optionaler Klauseln und variabler Informationen in bestimmten Datenfeldern (z. B. Textblöcken und Tabellen) automatisch vornimmt.
• Ein Algorithmus, der basierend auf den bereitgestellten variablen Daten bestimmt, wann optionale Klauseln eingefügt werden sollen.

Wenn diese drei Elemente vorhanden sind, stellt die Vertragsmanagement Software die Eingabe zusammen und wendet alle erforderlichen Stile und Sequenzen an, um Ihr Dokument so genau wie möglich anzupassen.

Warum ist die Automatisierung von Rechtsdokumenten wichtig?

1. Spart Zeit und Ressourcen

Der wichtigste Grund für die Automatisierung von Dokumenten ist die Zeitersparnis, und ein gutes Dokumentautomatisierungstool kann Ihnen dabei helfen, in wenigen Minuten perfekte Entwürfe zu erstellen. Darüber hinaus hilft Ihnen die digitale Lösung, den Papierverbrauch und die Papierverschwendung im Büro zu reduzieren.

2. Minimiert Fehler und Risiken

Selbst die scharfsinnigsten Augen könnten einige unklare Begriffe in einem Dokument während des Erstellungs- oder Überprüfungsprozesses übersehen. Die Automatisierung dieser Prozesse führt jedoch zu betrieblicher Effizienz und garantiert die Rechtsmäßigkeit. Die Software kann dieses Ziel erreichen, indem sie Inhaltskontrollprotokolle verwendet, um Verträge auf Ungenauigkeiten zu scannen.

3. Fördert die Zusammenarbeit

An einem Vertrag können verschiedene Interessengruppen beteiligt sein. Aber wenn Sie sich auf herkömmliche manuelle Überprüfungsprozesse und analoge Unterschriften verlassen würden, würde dies viel Zeit kosten. Ein automatisiertes Tool dient als zentrales System, in dem alle berechtigten Benutzer ihre Eingaben eingeben und Fragen und Vorschläge ergänzen können.

4. Verbessert das Kundenerlebnis

Die Dokumentenautomatisierung verbessert die Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens, indem mehr Zeit für wertvolle Arbeit geschaffen wird. Anstatt den ganzen Tag auf Anwälte zu warten, die möglicherweise mit der Erstellung von Dokumenten beschäftigt sind, können Mandanten mit Automatisierungs-Software mehr Zugang zu ihren Anwälten haben und mehr Beratungs- und Beratungszeit genießen.

Worauf Sie bei einem Dokumentautomatisierungstool achten sollten

Wenn Sie ein Tool zur Dokumentenautomatisierung einführen möchten, sind hier einige entscheidende Funktionen, auf die Sie achten sollten.

Fernzugriff

Home-Office ist an der Tagesordnung. Aus diesem Grund benötigen Sie ein Automatisierungstool, das es Teammitgliedern ermöglicht, über große Entfernungen hinweg gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Ihre Kunden könnten sogar unterwegs sein, wenn sie einen Vertrag unterzeichnen müssen, also müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Software ihnen von überall aus Zugriff gewährt.

Synchronisieren & Teilen

Die Software soll es Ihnen ermöglichen, mit Ihrem Team oder externen Gästen zusammenzuarbeiten, ohne mehrere Kommunikationskanäle zu nutzen. Es sollte eine einzige Plattform für die Abwicklung von Entwürfen, Überprüfungen, Verhandlungen und Genehmigungen bieten.

Intelligente Verwaltung

Um das Beste aus Ihrer Vertragsmanagement Software herauszuholen, stellen Sie sicher, dass sie Dokumente nach der Erstellung automatisch am richtigen Ort ablegen. Noch wichtiger ist, dass das Abrufen dieser Dokumente durch Filteroptionen vereinfacht werden sollte, die die Dokumentkategorie erkennen oder Titel und Phrasen innerhalb des Vertrags automatisch erfassen.

Integration mit bestehender Unternehmenssoftware

Berücksichtigen Sie auch die Kompatibilität Ihres Automatisierungstools mit den Anwendungen, die Sie bereits verwenden. Es sollte in der Lage sein, sich mit mehreren Quellen zu verbinden und Daten daraus zu extrahieren. Diese Quellen können Ihr Customer-Relations-Management-System (CRM), Analysesoftware oder Content-Repository sein.

Autor:

Markus Presle