Vertragsmanagementprozess: So sieht der optimale Prozess aus!

Was ist Vertragsmanagement?

Verträge regeln die Beziehungen eines Unternehmens zu Anbietern, Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Ein effektives Vertragsmanagement stellt sicher, dass diese Beziehungen effizient und gewinnbringend für alle Beteiligten sind. Das Vertragsmanagement deckt jeden Schritt eines Vertrags ab, von der Erstellung über die Genehmigung, Umsetzung und Nutzung bis hin zum Auslaufen. Ein gut aufgesetzter Vertragsmanagementprozess ist daher für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Die besten Vertragsmanagementprozesse nutzen die Vertragsdaten während des gesamten Vertragslebenszyklus, um die Fähigkeit eines Unternehmens zu verbessern, finanzielle oder rechtliche Risiken zu verwalten. Ein Vertragsmanagementsystem rationalisiert den Prozess der Verwaltung aller Verträge, die ein Unternehmen betreffen, von internen Vereinbarungen mit Mitarbeitern bis hin zu externen Verpflichtungen mit Partnern und Anbietern.

Was ist der Vertragsmanagementprozess?

Das Vertragsmanagement berührt jeden Geschäfts- und Betriebsbereich eines Unternehmens. Ein konsistenter und effizienter Vertragsmanagementprozess steuert und rationalisiert die Verwaltung eines jeden Vertrags in allen Phasen, von der Erstellung über die Verhandlung der Bedingungen und die Genehmigung bis hin zur Ausführung, Erfüllung und Einhaltung von Leistungen und Fristen.

Warum ist der Vertragsmanagementprozess so wichtig?

Dem Vertragsmanagementprozess wird häufig nicht so viel Aufmerksamkeit zuteil wie anderen Prozessen in Unternehmen. Daber ist er jedoch ein wesentlicher Faktor für ein effektives Geschäftsprozessmanagement. Ein effektiver Vertragsmanagementprozess ist mit der Gesamtleistung und Effektivität eines Unternehmens verbunden. Darüber hinaus spielt er eine wichtige Rolle für die Beziehungen des Unternehmens zu allen externen Stakeholdern.

Ein effektiver Vertragsmanagementprozess kann Unternehmen dabei helfen:

• Senkung der Kosten und Steigerung des Gewinns
• Verbesserung der Verhandlungen durch Vertragsdatenanalyse
• Verbesserung des Lieferantenbeziehungen durch Datentransparenz
• Sicherstellung der Erfüllung aller vertraglichen Verpflichtungen des Unternehmens und seiner Drittparteien
• Verringerung der bestehenden Beschaffungs-, Finanz- und Rechtsrisiken
• Einfache Erstellung von Richtlinien und Eventualitäten zur Risikominderung
• Beschleunigung und Verbesserung der gesamten Vertragsmanagementprozesses
• Einrichtung eines zentralisierten Vertragsmanagements, um Vertragsdaten mit anderen wichtigen Abläufen im Unternehmen zu verbinden
• Verringerung der Notwendigkeit der Überwachung und des Eingreifens der Rechtsabteilung bei der Erstellung von Verträgen

Wie sieht der optimale Vertragsmanagementprozess aus?

1. Vorbereitung

Der erste Schritt des Vertragsmanagementprozesses ist gleichzeitig einer der wichtigsten. Denn ein Vertrag ist ein rechtsverbindliches Dokument und muss daher gut recherchiert und sorgfältig vorbereitet werden. Wird ein Vertrag nicht vorbereitet, wirkt sich dies auf die Beziehungen zu Dritten aus, und im schlimmsten Fall könnten die Gegenpartei einen klagen. Es ist daher wichtig, sicherzustellen, dass die Vertragsparteien voneinander profitieren. Außerdem ist es wichtig, dass alle Erwartungen der Parteien erfüllt werden.

Bei der Ausarbeitung eines Vertrags muss der Vertragsmanager folgende Punkte beachten:

• Vollständige und genaue Informationen über alle beteiligten Parteien
• Die Bedürfnisse und erwarteten Ergebnisse aller Parteien
• Mögliche Methoden zur Beseitigung von Risiken

2. Erstellung

Die rechtliche Erstellung eines Vertrages ist für den Vertragsmanagementprozess unerlässlich. Durch die Zusammenarbeit mit dem Rechtsteam der Organisation wird sichergestellt, dass jede Vereinbarung mit den lokalen und internationalen Gesetzen übereinstimmt. Es gibt häufig vorab genehmigte Vorlagen, die von Rechtsexperten erstellt werden. Dadurch wird der Prozess der Vertragserstellung vereinfacht und sichergestellt, dass der Vertrag gesetzeskonform ist.

3. Verhandlung

Vertragsverhandlungen sind der richtige Zeitpunkt, um Meinungsverschiedenheiten und Missverständnisse zu klären, bevor der Vertrag unterzeichnet wird. Außerdem können die Parteien hier die gewünschten Änderungen zum beiderseitigen Vorteil vornehmen und die Zusammenarbeit stärken.

4. Genehmigung

Sobald alle Parteien eine Einigung erzielt haben, muss der Vertrag von allen Beteiligten genehmigt werden. Häufig wird dieser Schritt des Vertragsmanagementprozesses mit Hilfe von digitalen Genehmigungsprozessen durch eine Vertragsmanagement Software abgebildet. Die Verträge werden einer abschließenden Prüfung unterzogen, um sicherzustellen, dass sie rechtlich korrekt und konform sind und mit den Standards und Richtlinien der Unternehmen übereinstimmen.

5. Ausführung

Im vorletzten Schritt eines klassischen Vertragsmanagementprozesses können, nach der Prüfung und Genehmigung, alle beteiligten Parteien den Vertrag nun unterzeichnen. Unabhängig davon, ob es sich um eine elektronische Unterschrift oder die Verwendung der händischen Unterschrift handelt, wird der Vertrag durch die Unterschrift ausgeführt und tritt in Kraft.

6. Änderungen und Überarbeitungen

Man kann zukünftige Ereignisse vertraglich nicht immer vollends abbilden, so dass durch unvorhergesehene Geschehnisse eine Vertragsänderung erforderlich werden könnte. Auch dieser Schritt ist Teil eines optimalen Vertragsmanagementprozesses und sollte abgebildet werden. Natürlich muss bei einer Vertragsänderung die andere Partei einbezogen werden, um sicherzustellen, dass alles transparent und fair für alle Parteien abläuft.

Laufendes Vertragsmanagement, Audits und Verlängerungen

Da es sich bei Verträgen um lebende Dokumente handelt, müssen sie häufig überprüft und gelegentlich gepflegt werden, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. Dies passiert zwar außerhalb des klassischen Vertragsmanagementprozesses ist aber genauso relevant für ein funktionierendes Vertragsmanagement. Denn für die Rechtsteams ist es von entscheidender Bedeutung, alle Verträge regelmäßig zu prüfen und nachfolgende Punkte sicherzustellen:

• Sämtliche Vertragsverlängerungen und Fristen werden überwacht und entsprechende Aktionen gesetzt.
• Laufende Daten zur Vertragsleistung werden nachverfolgt, aufgezeichnet und analysiert.
• Die Prozesse der Vertragserstellung, -verhandlung und -verwaltung werden weiter verfeinert.

Probleme im Vertragsmanagementprozess führen zu Verzögerungen und Risiken

Schlechte abteilungsübergreifende Kommunikation, Verwirrung, verpasste Fristen, Nichteinhaltung von Vorschriften, Fehler, Risiken - einige dieser Probleme erlebt man mit einem schlecht aufgesetzten Vertragsmanagementprozess, meistens auch in Kombination mit einem fehlenden Vertragsmanagementsystem. Große und kleine Unternehmen, gewinnorientierte und gemeinnützige Organisationen verwenden immer noch veraltete Methoden wie E-Mail, Excel-Sheets und Papier, um Verträge zu verwalten. Unabhängig davon, ob es sich um Verträge mit Kunden, Lieferanten, Partnern oder Mitarbeitern handelt, benötigen Unternehmen einen zuverlässigen Vertragsmanagementprozess und damit meistens auch ein System bzw. Software für das Vertragsmanagement, um Risiken zu vermeiden und die finanzielle Leistung zu verbessern.

Autor:

Markus Presle