Vertragsmanagement Excel: Warum dies keine gute Idee ist!

Verwalten Sie Ihre Vertragsdaten in einer Excel Tabelle? Wenn ja, ist es an der Zeit, die Art und Weise, wie Sie Ihre Verträge verwalten, zu überdenken, denn es gibt wesentlich effektivere, sicherere und benutzerfreundlichere Wege, dies zu tun.

Die Risiken der Verwendung des Vertragsmanagement Excel

Excel ist nützlich. Nicht umsonst wird es in fast jedem Unternehmen verwendet - die Dateneingabe ist einfach, und Sie können sie nach Lust und Laune ändern und weitergeben.

Aber genau deshalb ist Excel eine schlechte Wahl für das Vertragsmanagement. Hier sind einige der Gründe, warum die Verwendung von Excel für die Vertragsverwaltung zum Stolperstein werden kann.

1. Fehlende Kontrolle

Excel Tabellen sind offene Dateien, die in der Realität keine überwachten Zugriffskontrollen bieten. Das bedeutet, dass fast jeder Mitarbeiter:in Vertragsdaten erstellen, darauf zugreifen, sie manipulieren oder weitergeben kann. Da es kaum Prüfungs- oder Versionskontrollen gibt, können Dinge in einer Excel-Tabelle verändert werden, ohne dass nachgewiesen werden kann, wer diese Änderungen vorgenommen hat. Dies ist ein großer Nachteil für das Vertragsmanagement über Excel.

2. Fehleranfällig

Excel Tabellen beruhen in hohem Maße auf der manuellen Dateneingabe, so dass den Mitarbeitern:innen leicht Fehler unterlaufen können. Selbst kleine Schreibfehler können sich negativ auswirken, wenn sie nicht rechtzeitig behoben werden. Und wenn sie doch einmal auftreten, kann es Stunden dauern, bis die Daten bereinigt und korrigiert sind.

3. Ungenaue Daten

Die Daten, die für die Vertragsverwaltung Ihres Unternehmens verwendet werden, müssen genau sein. Ungenaue Daten, die auf Fehler zurückzuführen sind, können zu unbeabsichtigten Kosten, Nichteinhaltung von Vorschriften und Compliance-Problemen führen. Daher ist eine fehlerfreie Vertragsverwaltung entscheidend für deren Nutzen.

4. Unzureichende Berichtsfunktionen

Die Erstellung von Berichten aus Excel Tabellen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und es kann schwierig sein, über grundlegende Analysen hinauszugehen, ohne ein Excel-Fachmann zu sein. Wenn Sie tiefe Einblicke oder Daten aus verschiedenen Quellen benötigen, ist eine Excel Tabelle einfach nicht geeignet, diese zu liefern.

5. Fehlen eines sicheren Prüfpfads

In einem Unternehmen mit mehreren Standorten und Mitarbeitern:innen kann die Überwachung und Analyse von Daten aus verschiedenen Quellen Excel überfordern. Zusätzlich existiert keinen Nachweis über die Aktivitäten der einzlenen Personen, womit Audits erschwert werden. Mit einem sicheren Prüfpfad lässt sich jede Aktion digital verfolgen und feststellen, wer was wann getan hat.

6. Nicht standardisiert

Es ist schwierig, eine Standardmethode für die Eingabe, Organisation und Analyse von Vertragsdaten in Excel Tabellen umzusetzen. Jeder Mitarbeiter geht möglicherweise anders vor, selbst wenn es eine Vorlage für ein Vertragsmanagement Excel im Unternehmen gibt. Damit ist eine Einheitlichkeit der Vertragsdaten häufig nicht gegeben.

7. Keine automatisierten Arbeitsabläufe oder Benachrichtigungen

Außerdem gibt es in einem Vertragsmanagement Excel keine Automatisierungsfunktionen wie automatisierte Arbeitsabläufe und Erinnerungen. Das bedeutet, dass Fristen verpasst werden können, beispielsweise wenn ein Vertrag ausläuft oder eine automatische Verlängerung eines Vertrages übersehen wird.

Schlüsselfragen, um festzustellen, wie riskant das Vertragsmanagement Excel in Ihrem Unternehmen ist

• Wie viele Versionen einer einzelnen Excel-Tabelle gibt es? Welche davon ist die richtige?
• Wer kann die Excel-Tabelle sehen oder ändern? Sollten diese Personen diese Zugriffsrechte haben?
• Gibt es eine Dokumentation über die Art und Weise, wie diese Tabelle Daten verarbeitet?
• Wie stellen Sie sicher, dass unbefugte Benutzer:innen den Inhalt nicht manuell überschreiben können?
• Welche integrierte Prüffunktion verfolgt Änderungen und schränkt die Befugnisse ein?
• Wie wird die aktuelle Version dieses Excel Vertragsmanagements gesichert?

Wenn man diese Fragen betrachtet, wird klar, dass Tabellen für das Excel Vertragsmanagement komplex in der Einrichtung, ein Alptraum in der Übersicht und riskant in der Wartung sind.

Fazit

Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen im Vertragsmanagement kann ein Unternehmen Ineffizienzen beseitigen und sich auf eine höhere Produktivität und ein größeres Wachstum einstellen. Das Unternehmen kann sich sicher sein, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit erledigt werden. Mit einer Vertragsmanagement Software werden alle Aktivitäten des Contract Lifecycles in einem einzigen, leistungsstarken System verwaltet und es ist sichergestellt, dass keine rechtlichen Verpflichtungen übersehen werden. Eine solche spezialisierte Vertragsmanagement Software ist einem klassischen Vertragsmanagement Excel bei weitem überlegen.

Autor:

Markus Presle