5 smarte Tipps für mehr Vertragseffizienz mit fynk

Was bremst Deinen Vertragsprozess?

Dein Vertragsprozess ist nicht langsam, weil die Beteiligten es sind. Er ist langsam, weil das System um sie herum nicht funktioniert.

Hier sind die wahren Ursachen:

• Manuelle Arbeit: Jemand vergisst die Prüfung. Jemand ist im Urlaub. Ein anderer hat nie die aktuelle Version erhalten. Manuelle Abstimmungen machen einfache Verträge unnötig kompliziert.
• Unverbundene Tools: Dein CRM ist an einem Ort, Deine Verträge an einem anderen, und Deine Gespräche stecken in E-Mails fest. Wenn Deine Tools nicht miteinander sprechen, tut es Dein Workflow auch nicht.
• Fehlende Struktur: Einer nutzt Word, ein anderer bearbeitet ein PDF, und jemand speichert seine Version lokal auf dem Desktop. Ohne zentrale Quelle passieren Fehler und es geht Zeit verloren.

Und diese Ineffizienzen sind nicht nur nervig – sie kosten Dich bares Geld.

• Schlechte Vertragsprozesse können dazu führen, dass Du bis zu 40 % des Vertragswerts verlierst.
• Im Schnitt gehen 9,2 % des Vertragswerts allein durch Missmanagement verloren.

Die gute Nachricht: Mit der richtigen Plattform kannst Du das vermeiden.

1. In Sekunden unterschriftsreife Verträge mit Vorlagen erstellen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeit beim Vertragsmanagement zu sparen, ist die Nutzung von Vorlagen. Du verschwendest sonst unzählige Stunden mit der wiederholten Erstellung derselben NDAs oder Lieferantenverträge.

Selbst wenn Du eine Vorlage als Word-Datei gespeichert hast, bedeutet das oft: kopieren, anpassen, kontrollieren – und trotzdem können Fehler passieren.

Mit fynk kannst Du in Sekunden unterschriftsreife Verträge auf Basis von wiederverwendbaren Vorlagen erstellen:

So funktioniert’s in fynk:

1. Erstelle Deine eigene Vorlage. Du kannst einen bestehenden Vertrag einfügen, neu schreiben oder einfacher: Nutze eine unserer geprüften juristischen Vorlagen als Ausgangspunkt.
2. Passe die Vorlage an. Füge dynamische Felder ein – z. B. für Namen, Vertragswert oder Startdatum. So musst Du später nur diese Felder ausfüllen, der Rest ist bereits vorbereitet. Du kannst auch Teammitglieder einladen, Unterschriftsfelder einfügen, Prüfschritte festlegen oder Dateien anhängen.
3. Erzeuge in Sekunden einen neuen Vertrag. Wenn Du einen neuen Vertrag brauchst, wähle einfach die Vorlage aus. fynk erstellt ein fertiges Dokument, das Du nur noch mit den variablen Daten befüllen musst.

2. fynk mit Deinen Lieblingstools verbinden und automatisieren

Die Infos, die Du für Deinen Vertrag brauchst, liegen oft schon im CRM, in Notion oder Excel. Du musst mit Legal sprechen, Finance einbinden und Aufgaben anstoßen – über viele Tools hinweg. fynk lässt sich nahtlos mit CRMs wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive verbinden, sodass Du direkt aus Deinem Deal heraus Verträge erstellen kannst – ohne Tab-Wechsel.

Du brauchst ein NDA für einen neuen Deal im CRM? fynk zieht die Deal-Daten, füllt die passende Vorlage automatisch aus und erstellt einen unterschriftsreifen Vertrag.

Du willst Prozesse automatisieren? fynk verbindet sich mit Zapier – und damit mit über 6.000 Apps. Beispiele für automatisierte Abläufe:

• „Wenn ein Vertrag in fynk unterschrieben wird → Aufgabe in Asana erstellen“
• „Wenn ein Deal eine Stufe in HubSpot erreicht → Vertrag in fynk erstellen“

Ob Erstellung, Status-Updates, Benachrichtigungen oder Follow-ups – fynk ist das smarte Bindeglied zwischen CRM, Kommunikation und Workflow.

3. Prüfungen und Freigaben beschleunigen mit Playbooks

Genehmigungen nachlaufen, Erinnerungen senden, den nächsten Freigeber finden – all das kostet Zeit.

Mit fynk kannst Du den Prüfprozess von Verträgen durch folgende Funktionen vereinfachen:

• Checkpoints: Definiere verpflichtende Freigabeschritte, die nicht übersprungen werden können – z. B. durch Legal oder Finance. Die Prüfer erhalten Benachrichtigungen in der App und per E-Mail.
• Review-Playbooks: Leg klare Regeln fest, was erlaubt ist, wann eskaliert werden muss und wie auf Änderungen reagiert wird. fynk erkennt riskante Klauseln und erklärt Dir, warum sie problematisch sind.
• Redlining: Du und Deine Gegenpartei könnt gemeinsam Änderungen vorschlagen, kommentieren und alles in einem strukturierten Dokument in Echtzeit verfolgen – ohne Downloads oder Versionschaos.

• Aufgabenzuweisung: Weise automatisch Folgeaufgaben basierend auf Vertragstyp oder Phase zu. Du musst niemandem mehr hinterherlaufen.

4. Verträge im großen Stil verwalten mit Massenimport und KI-Auswertung

Alte Verträge manuell importieren oder Dutzende einzeln erstellen kostet Zeit – und führt zu Fehlern.

Mit fynk kannst Du große Vertragsmengen effizient bearbeiten:

• Massenimport & KI-Analyse: Lade bis zu 200 unterzeichnete PDF-Verträge gleichzeitig hoch. Die KI von fynk liest jedes Dokument, extrahiert relevante Daten wie Vertragswert, Laufzeit und Parteien und füllt die Metadaten automatisch aus – ideal für Suche, Tracking und Reports.

• Massenhafte Vertragserstellung: Du willst 50 Verträge auf einmal erstellen? Lade einfach Deine Daten hoch, mappe die Felder, und fynk generiert fertige Verträge – inklusive dynamischer Felder und vorausgefüllter Metadaten.

5. Gemeinsam arbeiten und direkt in fynk unterzeichnen

Ein Vertrag sollte nicht an Toolwechseln, PDF-Downloads oder Signatur-Hick-Hack scheitern.

In fynk kannst Du alles an einem Ort erledigen:

• Externe Freigabe: Teile Verträge sicher per Link mit Kund:innen oder Partner:innen – ohne Login. Sie können kommentieren, Änderungen vorschlagen und direkt im Browser unterzeichnen.

• Integrierte e-Signaturen: Wähle SES, AES oder QES – je nach Compliance-Anforderung. Alle Signaturen sind rechtsgültig und nachvollziehbar.

• Geführter Signaturprozess: Lege fest, wer zuerst unterschreibt, wer genehmigt und in welcher Reihenfolge. fynk führt alle Beteiligten durch den Ablauf, benachrichtigt automatisch und dokumentiert alles im Audit-Trail.

Wie Du Verträge managst, macht einen echten Unterschied

Langsame Verträge kosten Zeit, Geld und Motivation. Je manueller Dein Prozess, desto höher das Risiko für Verzögerungen, Fehler oder entgangene Deals.

Aber das muss nicht sein.

Mit fynk modernisierst Du Deinen gesamten Vertragsprozess – von der schnellen Erstellung über automatisierte Prüfungen bis hin zur digitalen Unterschrift, alles in einer Plattform.

Ob fünf oder fünfhundert Verträge im Monat – clevere Workflows zahlen sich aus.

Starte jetzt Deine kostenlose Testphase oder buche eine persönliche Demo – und entdecke, wie fynk Deine Vertragsarbeit einfacher macht.

Autor:

Rezvan Golestaneh