Contract Management Security: 5 Best Practices

Was ist Contract Management Security?

Wenn man mit Verträgen arbeitet, kommt man als Unternehmen unweigerlich zu dem Punkt, an dem man sich überlegt, wie man seine Verträge schützen kann, ohne das Unternehmen zu verlangsamen oder Kollegen:innen versehentlich den Zugriff auf die Verträge zu verwehren. Während die meisten Unternehmen große Anstrengungen unternehmen, um den Zugriff auf E-Mail-Postfächer und andere interne Ressourcen zu beschränken, investieren nur wenige Unternehmen die gleiche Zeit und Mühe in die Sicherung ihrer Verträge. Dabei geht es gerade bei dem Inhalt von Verträgen um meistens hochsensible Informationen.

Verträge sind das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Sie stellen sicher, dass Mitarbeiter:innen bezahlt werden, dass Dienstleistungen pünktlich erbracht werden und dass Partnerschaften mit Unternehmen von Dauer sind. Unter Contract Management Security versteht man Systeme und Praktiken, die sicherstellen, dass die in den Verträgen enthaltenen Informationen nur von Personen eingesehen werden können, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Häufig wird davon ausgegangen, dass die Contract Management Security lediglich den Schutz von Verträgen vor externen Bedrohungen wie Datenschutzverletzungen und böswilligen Akteuren bedeutet. In diesem Zusammenhang ist die Sicherheit von Verträgen weitgehend eine technische Frage. Das Unternehmen kann in so einem Fall den Zugriff auf Unternehmensdateien über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) vorschreiben oder verlangen, dass die Mitarbeiter ihre E-Mail-Passwörter alle paar Monate ändern.

Aber das reicht nicht aus, um Verträge vor böswilligen Akteuren zu schützen. Die meisten Unternehmen müssen auch auf interne Sicherheitsrisiken achten, wie beispielsweise unseriöse Vertragsabschlüsse (d.h. die Ausführung von Verträgen, ohne die normalen Genehmigungskanäle zu durchlaufen) oder unbefugten Zugriff auf Verträge. Die Bewältigung interner Sicherheitsrisiken erfordert eine Kombination aus technischer und betrieblicher Wachsamkeit. Ohne klar definierte Verantwortlichkeiten für jeden Schritt des Vertragslebenszyklus können Sie den Zugriff auf Unternehmensverträge nicht nach Rollen einschränken oder einen unzulässigen Vertragszugriff kennzeichnen.

Verträge berühren alle Bereiche eines Unternehmens, und so ist es nicht verwunderlich, dass die Contract Management Security eine unternehmensweite Aufgabe sein muss.

Contract Management Security in der Praxis

Die meisten Unternehmen denken bei Contract Management Security in Form von Kompromissen. In ihrem Bemühen, Geschäfts- und Rechtsprozesse zu rationalisieren, können Rechtsteams Prozesse einführen, die unbeabsichtigt die Vertragssicherheit schwächen. Als Beispiel sei hier der Zugriff auf Vertragsvorlagen genannt. Rechtsteams, die Vertragsvorlagen manuell verwalten, tappen oft in eine von zwei Fallen:

1. Sie bremsen das Unternehmen aus, indem sie den Zugriff auf Vertragsvorlagen auf die Rechtsabteilung beschränken. Bei diesem Ansatz, der am restriktivsten ist, müssen Mitarbeiter:innen aus anderen Abteilungen eine E-Mail an die Rechtsabteilung schicken, manchmal unter einem E-Mail-Alias wie legal@, um die Erstellung von Verträgen anzufordern. Die Mitarbeiter:innen erhalten keinen Zugriff auf bearbeitbare Vertragsvorlagen, und die Rechtsabteilung erstellt und sendet den Vertragspartnern PDF-Dateien zur Unterschrift. Dieser Ansatz der Contract Management Security geht zu Lasten der Geschwindigkeit und Effizienz, da die gesamte Vertragserstellung von der Rechtsabteilung durchgeführt werden muss. Es gewährleistet jedoch die Sicherheit vor und nach der Ausführung, da die Rechtsabteilung alle Vertragsdateien verwaltet.

2. Das Unternehmen wird Risiken ausgesetzt, wenn die Mitarbeiter:innen selbst Vertragsvorlagen erstellen und die Rechtsabteilung vor der Ausführung zur Genehmigung oder Überprüfung eingeschaltet wird. Die Möglichkeit für Mitarbeiter:innen, Verträge auf Basis von Vertragsvorlagen selbst zu erstellen, kann die Phasen vor der Ausführung eines Vertrags beschleunigen, allerdings nur, wenn die Mitarbeiter:innen die Verträge fehlerfrei erstellen. Bei diesem Ansatz der Contract Management Security, bei dem die Geschwindigkeit gegenüber einer vollständigen Kontrolle durch die Rechtsabteilung im Vordergrund steht, wird die Rechtsabteilung zur Genehmigung und Überprüfung hinzugezogen, sobald ein Vertrag zur Unterzeichnung bereit ist. Abgesehen davon können Mitarbeiter:innen, die Zugriff auf Vertragsvorlagen haben, auch Verträge zur Unterzeichnung versenden, selbst wenn diese nicht von der Rechtsabteilung geprüft wurden.

Die gleichen Risiken der Contract Management Security gelten auch für andere Phasen des Vertragslebenszyklus (z.B. Genehmigung, Ausführung, Archivierung). Unternehmen neigen dazu, zu freizügige oder zu restriktive Vertragsrichtlinien einzuführen, weil sie nicht in der Lage sind, den Vertragsprozess mit Leitplanken zu versehen. Glücklicherweise ermöglichen es neue Technologien den Teams, von “Alles-oder-Nichts”-Zugriffsrichtlinien zu Richtlinien überzugehen, die automatisch von der Rolle des Antragstellers, der Vertragsart und anderen wichtigen Vertragsattributen gesteuert werden. Dies ermöglicht einen deutlich besseren Umgang mit dem Thema Contract Management Security.

5 Best Practices für Contract Management Security

Im Folgenden haben wir 5 sicherheitsrelevante Best Practices aufgelistet, um mit dem Thema Contract Management Security im Alltag besser umgehen zu können und den Verträgen einen besseren Schutz zu bieten:

1. Zentralisierung aller Verträge in einem sicheren elektronischen Repository

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen Verträge in gemeinsamen Ordnern an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Formaten speichern. Die Zentralisierung der Verträge in einem passwortgeschützten und cloudbasierten Repository ist jedoch der wichtigste Schritt zu einer hohen Contract Management Security. Dadurch bleiben die Verträge nicht nur geordnet, sondern es wird auch das Risiko, dass die falschen Personen auf sie zugreifen, erheblich verringert und sie werden an einem sicheren Ort gespeichert. Außerdem kann man so jederzeit von jedem Ort und jedem Gerät aus sicher auf jedes Dokument zugreifen.

2. Implementierung rollenbasierter Zugänge

Eine weitere Herausforderung bei der Speicherung von Verträgen an verschiedenen Orten besteht darin, dass es unmöglich ist, die Zugriffsebenen zu regeln. Sobald man Verträge online zentralisiert hat, kann man rollenbasierte Berechtigungen festlegen, um die Sicherheit zu erhöhen. Dies ist ein enorm wichtiger Punkt bei der Contract Management Security. So kann jemand bestimmte Dokument- oder Vertragstypen lesen oder schreiben, hat aber keinen Zugriff auf andere Verträge, deren Bearbeitung unangemessen wäre. Außerdem wird verhindert, dass nicht autorisierte Benutzer Vertragsdetails sehen oder bearbeiten können.

3. Verschlüsselung aller Vertragsdaten

Eine wichtige Best Practice der Contract Management Security ist die Verschlüsselung aller Dokumentendaten zum Schutz der Verträge vor unbefugten Benutzern. Die Vertragsdaten (ruhend als auch in Übertragung) sollten mit den neuesten Standards AES 256-Bit-Verschlüsselung und TLS 1.2 verschlüsselt sein. Als ruhende Daten werden alle Daten bezeichnet, die in dem jeweiligen Vertragsverwaltungssystem gespeichert sind. Daten in Übertragung beziehen sich auf alle Daten, die extern zu oder von dem jeweiligen Vertragsverwaltungssystem an einen Benutzer oder eine andere Anwendung gesendet werden.

4. Nutzung der elektronischen Signatur

Der zeitaufwändigste Teil eines jeden Vertragsprozesses ist das Einholen von Unterschriften und Genehmigungen, insbesondere für diejenigen, die Unterschriften in Papierform einholen müssen. Elektronische Signaturen sind eine bewährte Methode, um Dokumente schneller zu unterzeichnen. Noch wichtiger ist jedoch, dass elektronische Signaturen sicherer sind als Unterschriften auf Papier und damit wesentlich zur Contract Management Security beitragen. E-Signaturen enthalten eine digitale Aufzeichnung darüber, wer, wann und wo ein Dokument unterzeichnet hat, um die Authentifizierung zu gewährleisten und die Prüfpfade zu unterstützen.

5. Vertragsdaten über sichere Formulare erfassen

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf E-Mails, um Verträge anzufordern und die erforderlichen Daten für deren Erstellung zu erfassen. Dies führt häufig zu unvollständigen oder falschen Informationen, was Zeit kostet und Risiken für die Contract Management Security birgt. Außerdem sind E-Mail-Anhänge der häufigste Weg, wie Hacker mit bösartiger Software in Unternehmensnetzwerke eindringen. Mit vordefinierten und verschlüsselten Formularen können Teammitglieder schnell und präzise einen bestehenden Vertrag übermitteln, die Erstellung eines Vertrags beantragen oder, wenn sie die entsprechende Berechtigung haben, sofort einen Vertrag erstellen. Dies gewährleistet die Integrität und Sicherheit der für Verträge erfassten Daten, macht doppelte Dateneingaben oder die Suche nach fehlenden Daten überflüssig und minimiert Fehler.

Zusammenfassung

Vertragsmanagement ist ein wichtiger Prozess für jedes Unternehmen. Und es ist eine berufliche Verpflichtung, dafür zu sorgen, dass die Vertragsdaten in Unternehmenshand sicher und geschützt sind. Sicherheitsbedrohungen sind in allen Unternehmen anzutreffen, aber es kommt darauf an, wie man mit diesen Bedrohungen umgeht. Contract management security ist ein wesentlicher Teil einer Vertragsmanagement Software. Da Verträge das Rückgrat eines Unternehmens bilden, kann die Sicherheit dieser Verträge erhöht werden, indem man die oben angeführten 5 bewährten Best-Practices der Contract Management Security anwendet. So kann man nicht nur beruhigt sein, sondern auch potenzielle finanzielle und rechtliche Risiken vermeiden.

Autor:

Markus Presle