Contract Management: 4 Schritte zur Optimierung

Was ist Contract Management?

Contract Management lässt sich zusammenfassen als das Management der Erstellung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen. Ziel ist es, gleichzeitig die Unternehmensleistung zu optimieren und das finanzielle Risiko zu verringern. Beim Contract Management wird der gesamte Lebenszyklus von Vertragsbeziehungen als Geschäftsprozess betrachtet. Und als Geschäftsprozess kann er gemessen, analysiert und verbessert werden. Ein effektives Contract Management geht weit über den Schutz eines Unternehmens vor rechtlichen Risiken hinaus - es ist die Grundlage für effiziente Vertragsprozesse und die Risikominimierung im Vertragswesen.

Die wichtigsten Merkmale des Contract Managements

Um sein Contract Management verbessern zu können, ist es zuerst einmal wichtig die wesentlichen Merkmale und Aufgaben eines Contract Managements zu verstehen:

• Leistungserbringung: Sicherstellen, dass die Produkte geliefert werden, wenn sie angefordert worden sind.
• Beziehungsmanagement: Verbesserung der Beziehung zwischen den Vertragsparteien durch Konsolidierung des Kontakts zwischen den relevanten Parteien.
• Contract Management (Vertragsmanagement): Steuerung und Überwachung der täglichen Vertragsprozesse und Sicherstellung, dass diese mit den vertraglichen Vereinbarungen übereinstimmen.
• Suche nach Verbesserungen in der vertraglichen Vereinbarung: Regelmäßige Änderung der vertraglichen Vereinbarung, um den Vertrag besser an die Veränderungen im Geschäftsumfeld anzupassen und so sicherzustellen, dass das Geschäftsmodell zwischen den betroffenen Parteien relevant und aktuell bleibt.
• Kontinuierliche Bewertung: Die Sicherstellung, dass die Aktivitäten im Einklang mit den einschlägigen Regeln und Vorschriften stehen, fördert die Qualität der Dienstleistungen

Warum lohnt es sich, sein Contract Management zu verbessern?

Contract Management ist in der Regel ein unzusammenhängender und weit verzweigter Prozess, der meistens über zahlreiche Plattformen wie Tabellenkalkulationen, Google- oder Microsoft Word-Dokumente, E-Mails und Papier erfolgt. Es kann auch an Transparenz und Zusammenarbeit mangeln, da einzelne Abteilungen ihre eigenen Verträge aufsetzen und verwalten. Zusätzlich ist es während dieses Prozesses schwieriger, auf zentrale Analysen und Informationen zuzugreifen, um das Vertragswesen zu verbessern. Deshalb ist es wichtig, ein gut definiertes Contract Management zu haben, um diesen Herausforderungen zu begegnen.

4 Schritte zur Verbesserung des Contract Management Prozesses

Wenn Sie sich fragen, wie Sie das Contract Management verbessern können, müssen Sie erst einmal verstehen, wie es funktioniert. Der Prozess des Contract Managements umfasst das Zustandekommen eines Vertrags, dessen Verwaltung und Ausführung sowie die Frage, ob dieser erneuert wird oder nicht. Diesen Prozess gilt es zu analysieren und zu verbessern, die nachfolgenden 4 Punkte zeigen wie dies funktioniert:

1. Überprüfung des aktuellen Contract Management Prozesses und setzen von Zielen

Es gibt einen Grund, warum Sie derzeit über eine Verbesserung Ihres Contract Management Prozesses nachdenken. Irgendetwas funktioniert im Moment nicht so wie Sie es gerne hätten. Der erste Schritt zu mehr Effizienz besteht darin, Ihren aktuellen Contract Management Prozess zu überprüfen. Dokumentieren Sie den Prozess im Detail, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Auf diese Weise erhalten Sie einen genauen Einblick, wie Sie es verbessern können und sollten. Jetzt, da Sie diese Informationen haben, ist es an der Zeit, klare und messbare Ziele zu setzen. Vielleicht müssen Sie Kosteneinsparungen erzielen, Risiken verringern oder die Transparenz erhöhen. Um Ihr Contract Management erfolgreich neu zu gestalten, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie Ihren derzeitigen Prozess ändern wollen und was Sie erreichen möchten.

2. Vorlagen für das Contract Management verwenden

Die Verwendung von Vertragsvorlagen mit standardisierten Formulierungen ist ein wirksames Mittel zur Durchsetzung von Konsistenz und zur Beherrschung von Risiken und spart gleichzeitig Zeit und Geld. Darüber hinaus sorgen Vertragsvorlagen für ein besseres Verständnis der vertraglichen Verpflichtungen und verringern den Bedarf an mehreren Verhandlungszyklen. Die Verwendung einer vereinfachten Sprache und weniger Fachjargon macht die Vorlagen Ihre Contract Managements sowohl für Ihre Abteilungen als auch für Ihre Kunden benutzerfreundlicher. Stellen Sie sicher, dass Sie die Sichtweisen und Genehmigungen Ihrer Rechts-, Geschäfts-, Personal- und Finanzabteilungen einholen, um die besten Ergebnisse mit Ihren Vorlagen zu erzielen.

3. Automatisieren Sie Ihr Contract Management

Die Verwaltung von Rahmenverträgen, Dienstleistungsvereinbarungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Arbeitsverträgen, Lieferantenverträgen und anderen rechtlichen Dokumenten kann zunehmend komplexer werden, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst und die Zahl der Verträge zunimmt. Ein chaotischer, unorganisierter Contract Management Prozess macht es Ihnen schwer, den Überblick über kritische Termine und wichtige Compliance-Daten zu behalten. Sie benötigen eine zentrale Stelle, an der Sie alle unterzeichneten Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und bei Bedarf einfach speichern, abrufen und anzeigen können. Automatisierung ist der Schlüssel. Die Investition in eine Contract Management Software ist eine äußerst effektive Lösung für Ihre Herausforderungen im Contract Management. Sie ermöglicht eine bessere Organisation, straffere Prozesse, weniger Zeitverschwendung, weniger Verwaltungsfehler und Doppelarbeit, höhere Produktivität, mehr Konsistenz und geringere Kosten und Ausgaben. Der Einsatz von Technologie erhöht auch die Transparenz, so dass Sie aktuelle und künftige Vertragsrisiken und -probleme leichter erkennen können, bevor sie zu einem ernsthaften Problem werden. Sie erhalten einen 360-Grad-Überblick über alle Ihre Verträge, was mit einem manuellen Contract Management Prozess nicht möglich wäre.

4. Erstellen Sie einen Plan zur kontinuierlichen Überprüfung Ihres Contract Managements

Ihr Unternehmen wird sich schnell weiterentwickeln - das muss es auch, um der Konkurrenz voraus zu sein und seinen Platz auf dem Markt zu festigen. Was heute im Contract Management funktioniert, könnte in naher Zukunft schon veraltet und unwirksam sein. Übertragen Sie jemandem die Verantwortung für die monatliche, vierteljährliche oder jährliche Überprüfung des Prozesses. Heben Sie die Erfolge hervor, die Sie erzielt haben, erörtern Sie neue Herausforderungen oder Risiken, die aufgetaucht sind, und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an Ihrem Contract Management vor, um weiterhin die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Fazit

Viele Unternehmen fallen hinter ihre Konkurrenten zurück, weil sie die Bedeutung und die positiven Auswirkungen eines gut organisierten Contract Managements nicht erkannt haben. Wenn Unternehmen sich nicht um die Optimierung ihres Vertragsprozesses bemühen, vergeuden sie Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden könnten. Das bedeutet, dass ein kohärenter und gut aufgesetzter Contract Management Prozess für jedes Unternehmen wertvoll ist, weil er Raum für Wachstum bietet.

Wenn Sie diese Schritte zur Verbesserung des Contract Managements befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen seine Rechtsdokumente optimal handhabt und so Zeit und Geld spart, die Sie für die Expansion Ihres Unternehmens nutzen können. Kurzum: Wenn Sie Ihr Unternehmen voranbringen wollen, müssen Sie wissen, wie man Verträge effizient verwaltet.

Autor:

Markus Presle