Business Case: Software für Vertragsmanagement
Erstellt für: Beispielwerte
Datum:
1. Zusammenfassung
2. Die Ausgangslage
3. Die Zahlen
Wert der zurückgewonnenen Kapazität, abzüglich Lizenzkosten
Erstes Jahr:
Wie diese Zahl zustande kommt
Wo die zurückgewonnene Zeit anfällt
4. Die Kosten des Nichtstuns
Das Aufschieben ist eine Entscheidung mit einem Preis, und dieser Preis ist nicht null. Vier Dinge laufen weiter, wenn sich nichts ändert. Keines davon kommt zur Zeiteinsparung aus Abschnitt 3 hinzu, und keines sollte dazugerechnet werden.
Verlängerungen, die standardmäßig durchlaufen
Fragen, die wir derzeit nicht schnell beantworten können
Der Test ist nicht, ob die Dokumente existieren. Der Test ist, ob wir innerhalb eines Arbeitstages jeden Vertrag mit einer bestimmten Klausel vorlegen können, jede Vereinbarung mit einem bestimmten Partner und jede Pflicht, die in diesem Quartal fällig wird. Wenn die Antwort heute nein lautet, lautet sie auch nein bei einer Prüfung, einer Due Diligence oder einem Streitfall. Dann setzt jemand anderes die Frist.
Wert, der leise abfließt
Gekaufte und nie genutzte Leistungen. Preisgleitklauseln, die planmäßig greifen und nie hinterfragt werden. Mengenrabatte, die erreicht und nie abgerufen werden. Zwei Teams, die für sich überschneidende Tools zahlen, weil keines den Vertrag des anderen sehen konnte. Nichts davon taucht in einem Bericht als Verlust auf, und genau deshalb bleibt es bestehen.
Kapazität, die in die Verwaltung fließt
5. Wie die Einführung tatsächlich aussieht
Realistische Abfolge, mit dem Aufwand, der auf uns entfällt, nicht auf den Anbieter.
Woche 1 bis 2: Einrichtung und Vorlagen
Konfiguration des Kontos, Nutzer- und Rechtestruktur sowie die drei bis fünf Vertragsarten, die wir am häufigsten ausstellen, als Vorlagen. Aufwand auf unserer Seite: etwa zwei bis drei Personentage, überwiegend bei der Person, die heute die Vorlagen betreut.
Woche 3 bis 4: Bestandsverträge übernehmen
Bestehende Vereinbarungen importieren und Termine, Parteien und Konditionen auslesen, damit auch der Altbestand durchsuchbar wird und nicht nur neue Verträge. Aufwand auf unserer Seite: das Zusammentragen der Dateien. Dieser Schritt trägt das Argument zu den Verlängerungen oben.
Woche 5 bis 8: erste Abläufe im Echtbetrieb
Eine Vertragsart durchgängig: erstellen, prüfen, freigeben, unterzeichnen. Mit der Art beginnen, die das höchste Volumen und das geringste Risiko hat, damit der Ablauf steht, bevor die schwierigen Verträge kommen. Aufwand auf unserer Seite: eine verantwortliche Person, in Teilzeit.
Laufend: Fristen und Pflichten
Termine, Kündigungsfristen und Pflichten werden automatisch verfolgt, mit zugeordneten Verantwortlichen. Das ist der Teil, der weiter Nutzen bringt, wenn die Aufmerksamkeit der Einführungsphase nachlässt.
6. Fragen, die kommen werden
Kann das bis zur nächsten Budgetrunde warten?
Diese Einsparungen sind weich. Die tauchen nicht als Geld auf.
Das stimmt, und dieser Business Case sollte nichts anderes behaupten. Zurückgewonnene Stunden sind Kapazität, keine Position in der GuV. Bares Geld sind die Verlängerung, die wir nicht verpassen, die Preisanpassung, die wir hinterfragen, und das Tool, das wir nicht doppelt bezahlen. Die Stundenzahl steht hier, um das Problem zu bemessen, nicht um sie zu verbuchen.
7. Annahmen
Alle Zahlen oben beruhen darauf. Ändert sich eine davon, ändert sich der Business Case mit.
