Vertragsverwaltung

Was versteht man unter Vertragsverwaltung?

Die Vertragsverwaltung umfasst die Planung, Verhandlung, Ausführung, Durchführung und Verwaltung von Verträgen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden. Die Vertragsverwaltung kann sich auf alle Aspekte eines Unternehmens auswirken, weit über das Rechtsteam hinaus, vom Vertrieb über den Einkauf bis hin zum Marketing.

Je nach Größe eines Unternehmens kann die Vertragsverwaltung einem Team oder einer Einzelperson übertragen werden, die sich speziell um Verträge kümmert.

Was ist der Unterschied zwischen Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement?

Die Begriffe Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement werden oft gleichbedeutend verwendet, jedoch unterscheiden sich die Begriffe in ihrer Bedeutung. Nachfolgend die Unterscheide:

• Die Vertragsverwaltung beginnt im Kopf und endet, wenn die Vertragsziele erreicht sind. Die Vertragsverwaltung bereitet den Entwurf vor, setzt diesen in einen Vertrag um, stellt sicher, dass die Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen können, und überwacht das Vertragsmanagement.

• Das Vertragsmanagement ist ein Teil der Vertragsverwaltung. Es beginnt erst, nachdem der Vertrag unterzeichnet wurde und in Kraft getreten ist. Das Vertragsmanagement sorgt dafür, dass die Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen einhalten, sobald der Vertrag abgeschlossen ist.

Wenn man also von Vertragsverwaltung spricht, ist damit unter anderem auch das Vertragsmanagement als Teilbereich gemeint. Und wenn man von Vertragsmanagement spricht, versteht man nur die spezifischen Aufgaben, die unter den Begriff Management fallen.

Wer ist für die Vertragsverwaltung zuständig?

In der Regel ist ein Vertragsverwalter (auch häufig als Vertragsmanager bezeichnet) für die Aufgaben der Vertragsverwaltung zuständig. Wer dies ist, hängt jedoch von der Größe des Unternehmens und der Zahl der Mitarbeiter ab. In kleineren Unternehmen können die Aufgaben der Vertragsverwaltung stattdessen von Vertragsmanagern oder möglicherweise sogar von kaufmännischen Teams übernommen werden, die in die Lage versetzt wurden, Verträge selbst zu verwalten. In den meisten Fällen fällt die Aufgabe der Vertragsverwaltung den juristischen Teams zu.

Tätigkeitsbereiche der Vertragsverwaltung

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Tätigkeitsbereiche der Vertragsverwaltung aufgelistet:

• Versenden von Ausschreibungen: Die Vertragsverwaltung ist häufig für das Versenden von Ausschreibungen (RFP) verantwortlich.
• Aushandeln günstiger Konditionen: Die Vertragsverwaltung kümmert sich in der Regel um die Vertragsverhandlungen und die Suche nach den günstigsten Vertragsbedingungen für ihr Unternehmen.
• Bewertung des Vertragsrisikos: Die Vertragsverwaltung ist dafür verantwortlich, das mit bestimmten Verträgen verbundene Risiko zu bewerten und auf diese Risiken angemessen zu reagieren.
• Festlegung von Zeitplänen und Vertragsmeilensteinen: Zur Vertragsverwaltung gehört auch die Bewertung der besten Zeitrahmen, die in einem Vertrag festgelegt werden sollten, sowie die Suche nach einer optimalen Vertragsdauer. Dies bedeutet, dass festgelegt werden muss, wann der Vertrag erneuert werden soll und wann bestimmte Verpflichtungen erfüllt werden müssen.
• Überprüfung und Aktualisierung bestehender Verträge: Von der Vertragsverwaltung wird in der Regel erwartet, dass sie den Erfolg bestehender Verträge bewertet, häufig durch die Analyse von Vertragsdaten. Diese Beobachtungen können dann genutzt werden, um bestehende Verträge zu verbessern und gegebenenfalls Vertragsänderungen vorzunehmen.
• Festlegung der vertraglichen Leistungen: Die Vertragsverwaltung muss in der Regel entscheiden, welche Verpflichtungen und Leistungen jede Partei im Rahmen eines Vertrags zu erbringen hat und wie diese erfüllt und gemessen werden sollen.
• Erstellung von Vertrags-Handbüchern: Die Vertragsverwaltung ist häufig dafür verantwortlich, eine standardisierte Vertragssprache festzulegen und diese an einer Stelle zu dokumentieren (in der Regel mithilfe eines Vertrags-Handbuchs).
• Interne Kommunikation der Vertragsbedingungen: Von der Vertragsverwaltung wird in der Regel erwartet, dass sie die Geschäftsbereiche über die Vertragsbedingungen aufklären und beraten.

Zusammenfassung

Vertragsverwaltung beginnt mit einer Idee, die später zu einem Dokument wird, und endet mit greifbaren Ergebnissen und Selbstreflexion. Zu diesem Prozess gehört das Vertragsmanagement als eine seiner Stufen. Die Person, die dafür sorgt, dass dieser Prozess von A bis Z erfolgreich abgeschlossen wird, wird Vertragsverwalter (auch häufig Vertragsmanager) genannt. Zu diesem Zweck arbeitet er eng mit allen Vertragsparteien zusammen.