Vertragssoftware

Was ist Vertragssoftware?

Vertragssoftware wird verwendet, um Verträge zu erstellen, auszuhandeln, zu unterzeichnen, zu verlängern, zu verwalten und Vertragsdaten zu analysieren. Sie hilft Unternehmen und Juristen, die manuelle Verwaltung von physischen Verträgen zu ersetzen, so dass Unternehmen große Vertragsvolumina schnell abwickeln können, ohne mehr Personal zu benötigen.

Anders ausgedrückt, ist Vertragssoftware ein Begriff, der verschiedene Computerprogramme, Daten und Anweisungen beschreibt, die die Verwaltung rechtlicher Vereinbarungen rationalisieren und digitalisieren, um den Vertragsprozess effizienter zu gestalten. Es ermöglicht auch den Unternehmensabteilungen autonom, Routineverträge durch vorab selbst definierte Vorlagen in großem Umfang von einer zentralen Software aus zu vereinbaren und verwalten.

Vorteile

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Vorteile der Implementierung einer Vertragssoftware in Unternehmen:

1. Erleichterte Zusammenarbeit

Vertragssoftware ermöglicht es autorisierten Benutzern, gleichzeitig an ein und demselben Vertrag zu arbeiten. Sie ermöglichen es ihnen auch, manuelle Prozesse zu automatisieren. Durch die gleichzeitige Verwaltung vieler Verträge verbringt man weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und mehr Zeit mit dem, was wirklich wichtig ist. Darüber hinaus sind die autorisierten Benutzer in Ihrem Unternehmen über den aktuellen Stand der einzelnen Verträge informiert. Und da alle am Vertrag beteiligten Parteien auf dieselben Informationen in der Sftware zugreifen können, ist die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen über vereinbarte Bedingungen geringer.

2. Zeitersparnis

Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist ein arbeitsintensiver und zeitaufwändiger Prozess. Sie müssen hin- und hergeschickt, ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und zur gemeinsamen Nutzung hochgeladen werden. Jedes Mal, wenn Sie einen Vertrag ändern, müssen Sie den gesamten Prozess wiederholen. Mit einer Vertragssoftware müssen Sie sich nicht mit sich wiederholenden Aufgaben herumschlagen. Diese Software ersetzt weder Sie noch Ihre Mitarbeiter, sondern unterstützt Sie nur bei den täglichen Aufgaben. Sie speichert alle Versionen eines Vertrags an einem Ort und ist in einem leicht auffindbaren Format organisiert, so dass die Benutzer schnell die aktuellste Version abrufen können.

3. Erhöhte Transparenz

Die Speicherung aller Dateien in einer zentralen, digitalen Datenbank verbessert die Transparenz von Verträgen. Beispielsweise kann ein einzelner Vertrag im Laufe seiner Lebensdauer viele Überprüfungen durchlaufen, an denen meistens die Rechtsabteilung und andere Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind. Mit einer Vertragssoftware können Sie die verschiedenen Aspekte des Vertragslebenszyklus nachverfolgen, so dass nichts übersehen wird.

4. Kosten senken

Aufgrund von undurchsichtigen und unzugänglichen Vertragsverpflichtungen neigen Unternehmen häufig dazu, unnötige Ausgaben zu produzieren. Wenn Mitarbeiter an mehreren Standorten und in verschiedenen Abteilungen tätig sind, können Teams entscheidende Gelegenheiten verpassen, um über einheitliche Preise und Größenvorteile zu verhandeln, was sich zu enormen Summen summieren kann. Eine Vertragssoftware kann Unternehmen dabei helfen, ihre Ausgaben zu senken und die Effizienz ihrer Beschaffungsstrategie zu verbessern. Eine effektive Lösung hilft, die Verwaltungs-, Streit- und Betriebskosten zu senken, indem sie an wichtige Fristen automatisiert erinnert und das Überpfüen von Verträgen erleichtert.

5. Minimierung von Risiken

Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen heute eine immer größere Belastung. Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen und Bußgeldern führen, den Ruf des Unternehmens schädigen und das Risiko von Rechtsstreitigkeiten mit sich bringen. Vertragssoftware kann Unternehmen dabei helfen, Compliance-Anforderungen leicht zu verstehen, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen und wirksame Maßnahmen zu ergreifen. Eine moderne Lösung automatisiert Compliance- und Risikomanagementaufgaben. Sie konsolidiert Datenflüsse und Prozesse, bietet eine vollständige Datentransparenz und hilft bei der Verfolgung von Compliance-Aktivitäten wie Vorschriften, Richtlinien, Standards, Verträgen und Klauseln usw. - alles in einem Kontrollzentrum.

6. Steigerung Produktivität

Mit dem Vertragsmanagement verhält es sich wie mit jedem anderen Geschäftsprozess: Es funktioniert am besten, wenn man es richtig macht. Wenn Sie also die Vertragsverwaltung mit Hilfe von Vertragssoftware optimieren, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten die Bedingungen jeder Vereinbarung verstehen, dass sie die Fristen einhalten und dass es weniger Raum für Fehler gibt. Mit einer solchen digitalen Lösung können alle, die an Verträgen arbeiten, einen besseren Einblick in den Prozess erhalten. So können sie schneller arbeiten und ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten.

7. Verbesserte Kundenbeziehung

Eine effektive Vertragssoftware verbessert die Wahrnehmung der Kunden. Nichts ist so frustrierend für Kunden und Lieferanten, wie ein benötigtes Dokument nicht zu finden oder ungenaue Informationen zu erhalten, weil der Gesprächspartner nicht auf die richtige Version eines Vertrags zugreifen konnte. Indem Sie Dokumente an einem Ort aufbewahren und sicherstellen, dass die richtigen Personen Zugang zu ihnen haben, wirkt man als Unternehmen organisierter, reaktionsschneller und professioneller.

Wer sind die Hauptnutzer?

Rechts-, Vertriebs-, Personal-, Beschaffungs- und Finanzteams sind die Hauptnutzer von Vertragssoftware, obwohl jedes Unternehmen seine eigenen Bedürfnisse hat.

- Juristische Teams: Die Rechtsabteilung ist in der Regel für den Vertragsprozess in einem Unternehmen zuständig. Interne Rechtsteams verwenden Vertragssoftware, um ihre Vorlagen zu verwalten und täglich Verträge zu erstellen, so dass ihre Kollegen im Unternehmen dasselbe tun können.

- HR-Teams: Die Personalabteilungen größerer Unternehmen erstellen in der Regel eine große Anzahl von Verträgen, da sie laufend neue Mitarbeiter einstellen. Da die Personalabteilung keine Juristen sind, sind sie oft auf eine Vertragssoftware angewiesen, um anwaltlich geprüfte Arbeitsverträge zu erstellen.

- Vertriebsteams: Vertriebsteams vermeiden alles, was dem Abschluss von Geschäften im Wege steht. Daher verwenden sie häufig eine Vertragssoftware, um schnell Verträge zu erstellen, anstatt die Rechtsabteilung zu bitten, Verträge für sie zu erstellen. Vertriebsmitarbeiter suchen in der Regel nach Lösungen, die sich in die CRM-Software integrieren lassen, mit der sie tagtäglich arbeiten, wie Salesforce.

- Beschaffungsteams: In jedem großen Unternehmen gibt es meistens ein spezielles Team, das sich mit der Beschaffung bzw. Einkauf von Waren und Dienstleistungen von Anbietern befasst. Dazu gehört natürlich auch die Bearbeitung der Lieferantenbedingungen und - sobald die Verträge unterzeichnet sind - die Verfolgung der Vertragsfristen. Die Beschaffungsteams benötigen für ihre Vertragssoftware häufig auch die Möglichkeit, Genehmigungen von anderen Beteiligten in anderen Bereichen des Unternehmens einzuholen.

- Finanzteams: Finanzteams benötigen in der Regel aus verschiedenen Gründen Einblick in Verträge. Sie müssen Verträge und Rechnungen abgleichen und genaue Umsatzerwartungen für ihr Unternehmen erstellen. Vertragssoftware erleichtert diese Art von Transparenz.

Zusammenfassung

Es ist unbestritten, dass sich die Investition in eine Vertragssoftware für Unternehmen lohnt. Durch die Minimierung manueller Tätigkeiten in Vertragsmanagementprozessen können sich Unternehmen auf Dinge wie die Gewinnung neuer Kunden, die Pflege guter Geschäftsbeziehungen, die Entwicklung innovativer Lösungen für Kunden und alle anderen Bereiche konzentrieren, die nicht nur für den Erhalt, sondern auch für das Wachstum eines Unternehmens erforderlich sind.