Vertragsmanagement

Was versteht man unter Vertragsmanagement?

Das Vertragsmanagement (englisch contract management) umschließt alle Tätigkeiten, die sich um Verträge in einem Unternehmen drehen: von der vertraglichen Verhandlung zwischen den Vertragsparteien, über die Erstellung und Freigabe des Vertrages, dem Fristenmanagement bis hin zur Archivierung des Vertrages. Das Vertragsmanagement ist eine wesentliche Funktion der Unternehmensführung und betrifft die meisten Abteilungen eines Unternehmens.

Mangelndes Vertragsmanagement birgt Risiken wie die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften, finanzielle Verluste durch versäumte Fristen oder Nichtkündigung. In dem Zusammenhang von Vertragsmanagement wird auch häufig der umfassendere Begriff “Contract Lifecycle Management” verwendet, welcher noch stärker auf die verschiedenen Phasen und Zyklen eines Vertrages eingeht.

Im Unterschied zu Software für Dokumentenmanagement umfasst das Vertragsmanagement ausschließlich Verträge und keine sonstigen Dokumente wie beispielsweise Angebote, Broschüren etc.

Wichtigkeit von Vertragsmanagement

Verträge bilden die Grundlage für alle Geschäftsbeziehungen. Doch mit einer wachsenden Zahl von Verträgen, einer zunehmenden Komplexität und dem ständigen Bedarf an Änderungen wird es zu einer Herausforderung, die wertvollen Informationen in den Verträgen zu verwalten.

Vertragsmanagement ist der Prozess, der es beiden Vertragsparteien ermöglicht, ihre Verpflichtungen zu erfüllen, um die mit dem Vertrag angestrebten Ziele zu erreichen. Es ist ein Beziehungsmanagement. Es beinhaltet auch den Aufbau einer guten Arbeitsbeziehung zwischen Kunde und Anbieter. Es setzt sich während der gesamten Laufzeit eines Vertrags fort und beinhaltet ein proaktives Management, um zukünftige Bedürfnisse zu antizipieren, sowie die Reaktion auf auftretende Situationen.

Das Vertragsmanagement umfasst das Aushandeln der Vertragsbedingungen, die Sicherstellung der Einhaltung der Bedingungen sowie die Dokumentation und Vereinbarung von Änderungen, die sich während der Umsetzung oder Ausführung ergeben können. Es lässt sich zusammenfassen als der Prozess der systematischen und effizienten Verwaltung der Vertragserstellung, -ausführung und -analyse mit dem Ziel, die finanzielle und operative Leistung zu maximieren und das Risiko zu minimieren. Das Vertragsmanagement trägt in erheblichem Maße zur finanziellen Gesundheit eines Unternehmens bei und wird als strategische Waffe zur Optimierung der Vertragsleistung und zur Verbesserung der Kapitalrendite angesehen.

Vorteile des Vertragsmanagements

Ein gut aufgesetztes Vertragsmangement hat sehr viele Vorteile, anbei ein Überblick über die wichtigsten Vorteile:

1. Gewährleistet, dass die vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden
2. Hilft, potenzielle Vertragsverletzungen zu vermeiden
3. Verbessert die Einhaltung von Vertragszielen
4. Bietet einen gut dokumentierten Prüfpfad
5. Sorgt für bessere Vertragsergebnisse
6. Verbessert die Qualität der Dienstleistung und die Kundenorientierung
7. Erzielung einer guten finanzielle Kontrolle
8. Verringert das Risikoniveau
9. Ermöglicht die frühzeitige Erkennung und Lösung von Leistungsmängeln, anderen Problemen oder Streitigkeiten

Phasen des Vertragsmanagements

Vertragsmanagement umfasst alle Aspekte des gesamten Vertragslebenszyklus. Unternehmen nutzen die Strategien, Techniken und Grundsätze des Vertragsmanagements, um jede Phase zu rationalisieren. Ein ganzheitlicher Ansatz für das Vertragsmanagement ist wichtig. Eine Verlangsamung in einer der Phasen kann zu langsamen Reaktionszeiten, Zeitverlusten bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben und/oder zu Reibungsverlusten bei potenziellen Kunden führen, die sich negativ auf das Kundenerlebnis auswirken können.

Obwohl die einzelnen Phasen des Vertragsmanagements zusammen ein Gesamterlebnis ergeben, stellt jede Phase einzigartige Herausforderungen dar und hat einzigartige Anforderungen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, jede einzelne Phase zu identifizieren und separate Strategien zu entwickeln, um sie auf individueller Basis zu rationalisieren und zu optimieren.

Die Phasen des Vertragsmanagement-Prozesses sind:

1. Vertragsanfrage
2. Vertragsverhandlung
3. Vertragsgenehmigung
4. Ausführung des Vertrags
5. Vertragsverlängerung und -beendigung

Die Phasen des Vertragsmanagements müssen nicht unbedingt in der richtigen Reihenfolge ablaufen. So kann es beispielsweise vorkommen, dass bei den Verhandlungen Vertragsbedingungen ausgehandelt werden, die nicht genehmigt werden. In diesem Fall würde der Vertrag zwischen der Verhandlungs- und der Genehmigungsphase verlaufen. Ebenso kann es in der Phase der Vertragsverlängerung erforderlich sein, die Verhandlungs- und Genehmigungsphase erneut zu durchlaufen, wenn Änderungen an den spezifischen Bedingungen erforderlich sind.

Herausforderungen für das Vertragsmanagement

Ein effektives Vertragsmanagement deckt Ineffizienzen und Engpässe auf, damit Unternehmen wissen, wie sie den Vertragslebenszyklus in jeder Phase steuern können. Die Unternehmen sollten ihre Strategien so gestalten, dass sie den besonderen Herausforderungen jeder Phase gerecht werden. Sie müssen jedoch auch die gesamte Erfahrung berücksichtigen, die der gesamte Prozess des Vertragsmanagements potenziellen Kunden bietet.

Wird beides nicht berücksichtigt, kommt es zu Ineffizienzen im Vertragsmanagement, die den Umfang der Umsatzchancen, die Unternehmen tatsächlich erzielen können, verringern.

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements sind:

• Schnelles Erstellen korrekter Vertragsbedingungen: Die Rechtsabteilung muss durch ein effizientes Vertragsmanagement sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen umfassend und genau sind. Gleichzeitig müssen die Verträge schnell erstellt werden, damit sie den Fortschritt eines Geschäfts nicht aufhalten. Es ist eine Herausforderung, das Spannungsverhältnis zwischen diesen beiden Zielen zu bewältigen.
• Sicherstellung der Übereinstimmung mit der Geschäfts- und Rechtspolitik: Die Vertragsbedingungen müssen die neuesten kommerziellen und rechtlichen Richtlinien widerspiegeln, wie sie von der Geschäftsleitung und den Führungsteams festgelegt wurden, auch wenn sich diese ständig ändern. Dies ist ein wichtiger Punkt des Vertragsmanagements.
• Organisation der Kommunikation und der Genehmigungen zwischen den Abteilungen: Die Einholung von Genehmigungen von mehreren Abteilungen und der Abgleich von Differenzen ist komplex. Es ist schwierig, eine einzige Quelle der Wahrheit aufrechtzuerhalten, die den aktuellen Stand des Vertrags genau wiedergibt. Oft gibt es am Ende einer Verhandlung mehrere “endgültige” Versionen eines Vertrags. Dies zu vereinfachen und zentralisieren ist die Aufgabe eines effektiven Vertragsmanagements.
• Rationalisierung der Zusammenarbeit mit der Gegenseite während der Verhandlungen: Auch die Gegenseite nimmt während der Verhandlungen Änderungen an Verträgen vor und muss unter Umständen ihre eigenen internen Genehmigungen einholen. Es ist eine Herausforderung des Vertragsmanagements sicherzustellen, dass die Kommunikation klar und flüssig ist, damit sie den Vertragsabschluss nicht behindert.

Wenn diese Herausforderungen des Vertragsmanagements nicht richtig gehandhabt werden, können sie zu Problemen führen, indem sie den Verwaltungsaufwand in Unternehmen und die Ausgaben erheblich erhöhen.

Bedarf an Vertragsmanagement

Wir sind uns dessen vielleicht nicht bewusst, aber Verträge tragen dazu bei, so gut wie jedes Unternehmen zu steuern und zu gestalten: Zwischen 60 und 80 % aller Geschäftstransaktionen werden in der einen oder anderen Form durch Verträge oder Vereinbarungen geregelt, insbesondere in den Bereichen Finanzen, IT, Rechtsabteilung, Einkauf, Vertrieb, Betrieb und Personalwesen. Ob wir uns dessen bewusst sind oder nicht, vertragliche Vereinbarungen und damit das Vertragsmanagement sind also ein wichtiger Bestandteil der Grundstruktur eines Unternehmens.

Und bei Verträgen geht es nicht nur darum, mit Dritten und Arbeitnehmern eine Vereinbarung zu fixieren: Sie bilden vielmehr den Rahmen dafür, wie wir mit Menschen und anderen Organisationen zusammenarbeiten, sie geben die Regeln und Leitlinien für Verpflichtungen vor, so dass jedem klar sein sollte, was von ihm erwartet wird. Und wenn sie richtig verwaltet werden, können Verträge Organisationen helfen, Kosten zu senken und die Rentabilität zu verbessern, und natürlich auch Risiken zu mindern. Vertragsmanagement ist also aus unternehmerischer Sicht enorm wichtig.

Zusammenfassung

Unabhängig davon, ob es sich um eine kleine, mittlere oder große Organisation handelt, sollte die Entwicklung von Prozessen für das Vertragsmanagement und das Streben nach einer Leistungsverbesserung ein Hauptziel des operativen Auftrags eines jeden Unternehmens sein. Im Zeitalter steigender Kosten und zunehmenden Wettbewerbs kann dies den Unterschied zwischen einem nachhaltigen Unternehmen und einem Unternehmen bedeuten, das sich die Zeit nimmt, überlegene Verfahren für das Vertragsmanagement zu definieren und zu verwalten. Dies gilt für alle Arten von Organisationen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Geschäftszweig.

Ein Unternehmen, das dem Vertragsmanagement keine Aufmerksamkeit schenkt, erzielt oft nicht die Einnahmen, die es erzielen könnte, und zahlt außerdem zu viel für die eingekauften rechtlichen Dienstleistungen. Ein schlechtes Vertragsmanagement birgt hohe Risiken, die hohe Kosten verursachen können. Vertragsmanagement ist ein Thema von strategischer Bedeutung sowohl für die Organisation als auch für einzelne Projekte. Ein gründliches Vertragsmanagement kann die Kontrolle verbessern, die Effektivität steigern, die Kosten senken und auch strategische und Wettbewerbsvorteile bringen.