Vertragsdatenbank

Was ist eine Vertragsdatenbank?

Einfach ausgedrückt ist eine Vertragsdatenbank ein zentrales, durchsuchbares und gekennzeichnetes Repository für alle Verträge, für die ein Unternehmen verantwortlich ist, sowie für Informationen zu deren Status, Genehmigungsverfahren, rechtlichen Verpflichtungen und Erfüllungsanforderungen.

Das Problem mit der Speicherung von Verträgen ohne Vertragsdatenbank

Viele kleine Unternehmen haben aus der Not heraus begonnen, Dateien in gemeinsamen Laufwerken zu speichern anstatt eine zentrale und geordnete Vertragsdatenbank zu nutzen. Im Großen und Ganzen ist das eine gute Sache, aber je mehr Personen auf eine Datei zugreifen, desto mehr Möglichkeiten gibt es, etwas falsch zu machen.

Eine allgemeine Dateiablage ist nur so gut wie das schwächste Glied in der Kette. Im Folgenden werden einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie eine klassische Dateiablage Unternehmen beim Vertragsmanagement im Stich lässt und warum eine zentrale Vertragsdatenbank so wichtig ist:

• Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, wer eine Datei hochgeladen hat.
• Die Versionskontrolle geräte schnell aus den Fugen.
• Die einheitliche Benennung der Dateien wird mit zunehmender Zeit und Mitarbeiterwechsel zur Herausforderung
• Selbst wenn man die richtige Datei findet, gibt es keine kontextbezogenen Informationen, wie beispielsweise wie viele Überarbeitungsrunden nötig waren oder welche Mitarbeiter beteiligt waren, die nützliche Hinweise für das weitere Vorgehen liefern.
• Die Regelung des Zugangs auf diese Ordner ist sehr schwierig möglich.

Diese Auflistung zeigt wie wichtig eine gut organisierte Vertragsdatenbank für den Unternehmenserfolg ist.

Vorteile einer Vertragsdatenbank

Verträge sind naturgemäß erst dann wirksam, wenn die Vertragsparteien sie abgeschlossen haben. Daher ist die Phase nach der Ausführung eines Vertrags für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung und sollte strategisch gehandhabt werden. Umso wichtiger ist eine zentrale und gut organisierte Vertragsdatenbank.

Verträge sind nicht nur beiderseits verbindliche Vereinbarungen, die Rechte und Pflichten begründen. Sie enthalten auch wichtige Daten für Unternehmen. Eine Vertragsdatenbank unterstützt das Vertragsmanagement eines Unternehmens auf folgende Weise:

1. Speichern von Verträgen an einem sicheren Ort Wenn man als Unternehmen eine Vertragsdatenbank verwendet, können Verträge nicht mehr verloren werden, da sie sicher an einem einzigen Ort gespeichert sind. Bei der manuellen Ablage von Verträgen kommt es häufig vor, dass man einzelne Vertragsinformationen oder sogar ganze Verträge verlegt oder nicht findet.

2. Einfacher Zugriff auf Verträge Wenn man Verträge manuell abspeichert, ist das risiko sehr hoch, dass man relevante Informationen nicht findet oder aufwändig einzelne Verträge erst durchsuchen muss. Eine geeignete Vertragsdatenbank löst dieses Problem. Mit einem zentralen, durchsuchbaren Repository können Verträge und die benötigten Informationen in Sekundenschnelle gefunden werden. Der webbasierte, in der Cloud gehostete Speicher einer Vertragsdatenbank bietet allen Teammitgliedern den erforderlichen Zugriff, um Informationen von jedem Ort der Welt aus zu finden. In der heutigen Zeit des Home-Office und des hybriden Arbeitsmodells ist eine Vertragsdatenbank unverzichtbar, wenn Unternehmen Geschwindigkeit und Effizienz schätzen.

3. Erinnerungen an wichtige Vertragsfristen erhalten Unternehmen wollen mit einer Vertragsdatenbank den Überblick über die entscheidenden Fristen eines jeden Vertrags behalten. Häufig verlässt man sich darauf, dass Mitarbeiter:innen den Lebenszyklus eines Vertrags im Auge behalten, aber das birgt enorme Risiken, da Fehler fast vorprogrammiert sind. Das Versäumen einer Frist zur Erfüllung eines Vertrags kann Unternehmen viel Geld kosten. Eine Vertragsdatenbank schließt menschliche Fehler aus, indem sie rechtzeitig an wichtige Schritte während und am Ende der Vertragslaufzeit erinnert. Ganz gleich, ob es sich um eine Erinnerung an die Verlängerung, Beendigung oder Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung handelt, diese Benachrichtigungen sind für Unternehmen jedenfalls sehr hilfreich.

4. Einfaches Durchführen von Vertragsprüfungen Unternehmen führen regelmäßig Vertragsprüfungen durch, um die Leistung von Verträgen zu bewerten und festzustellen, ob die Parteien die vereinbarten Vertragsstandards einhalten. Eine Vertragsdatenbank verschafft Ihnen einen Überblick über Ihre Verträge und ermöglicht es Ihnen, Vertragsprüfungen zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen.

Vertragsprüfungen werden ohne Vertragsdatenbank erschwert

Vertragsprüfungen sind oft der schlimmste Alptraum eines Unternehmens und ein unvermeidlicher Teil der Geschäftstätigkeit. Da Verträge immer mehr zunehmen, werden die Prüfungen immer aufwändiger und kosten Unternehmen wertvolle Zeit.

Der Schlüssel liegt darin, Verträge in einer zentralen Vertragsdatenbank zu speichern, in der sie von den zuständigen Mitarbeitern:innen durchsucht und abgerufen werden können, ohne dass ein Spezialist hinzugezogen werden muss. Mit nur wenigen Tastendrücken sollte ein Team in der Lage sein, den relevantesten Vertrag (beispielsweise die letzte unterzeichnete Fassung) sowie den Kontext zu finden, den es benötigt, um den Vertrag zu überprüfen.

Dies wird durch Metadaten erreicht - die wichtigen Schlüsselwörter, die einem Dokument in einer Vertragsdatenbank entweder von einem Menschen oder einer Maschine zugewiesen werden. Eine Vertragsdatenbank sucht nach den Metadaten, die einem Dokument zugeordnet sind, und zeigt die relevantesten an, die auf Ihren Suchbegriffen, Filtern und in einigen Fällen zusätzlichem Kontext wie der Rolle der suchenden Person basieren.eben.

Zusammenfassung

Ein guter Überblick über Verträge und damit die Nutzung einer organisierte Vertragsdatenbank ist für jedes Unternehmen wichtig. Besonders wichtig ist dies jedoch für wachstumsstarke Unternehmen, die im Vorfeld einer Finanzierungsrunde oder einer Fusions- und Übernahmetätigkeit eine Due-Diligence-Prüfung durchlaufen müssen. Schließlich sind Vertragsprüfungen schon aufwändig genug.

Juristen, die in expandierende Unternehmen einsteigen, beginnen oft mit einer einfachen Tabellenkalkulation, um den Überblick über die juristischen Dokumente zu behalten. Sie stellen aber auch schnell fest, dass dies nicht skalierbar ist, und der Wechsel zu einer browserbasierten Vertragsdatenbank ist der beste Weg, um die Kontrolle zu behalten.