Vertragscontrolling

Was ist Vertragscontrolling?

Beim Vertragscontrolling wird bewertet, wie erfolgreich die Verträge eines Unternehmens erfüllt und von den Vertragsparteien eingehalten wurden. Es dient dazu, Probleme oder Risiken im Zusammenhang mit der Qualität, der Einhaltung oder der Erfüllung eines oder mehrerer Verträge zu ermitteln.

Vertragscontrolling dient in der Regel der Qualitätssicherung und kann je nach Zielsetzung in Umfang und Detailtiefe variieren. Je nach Art kann alles, vom Inhalt eines Vertrags bis hin zu den Prozessen, Richtlinien und Systemen, die für die Vertragsverwaltung verwendet werden, überprüft werden.

Arten

Zweck, Art und Umfang des Vertragscontrollings können je nach den strategischen Prioritäten eines Unternehmens und den Umständen der Prüfung variieren. Es gibt jedoch drei gängige Arten, die in Unternehmen am häufigsten vorkommen.

• Vertragserfüllung Bei einem Vertragscontrolling hinsichtlich der Vertragserfüllung wird untersucht und geprüft, wie die Vertragsziele und -bedingungen von den Vertragsparteien eingehalten werden und ob jede Partei ihre Verpflichtungen tatsächlich erfüllt hat. Die Prüfung der Einhaltung von Verträgen kann auch dazu dienen, die Einhaltung bestimmter Vorschriften wie Datenschutz- und Informationssicherheitsgesetze zu überprüfen.

• Klauseln Bei einem Vertragscontrolling hinsichtlich Klauseln wird die Sammlung der in Verträgen verwendeten Klauseln ausgewertet, um fehlerhafte oder überholte Klauseln zu ermitteln. Auf diese Weise können die Rechts- und Geschäftsteams feststellen, wo Vertragsbedingungen im Einklang mit dem rechtlichen und wirtschaftlichen Umfeld sowie der Unternehmensstrategie aktualisiert werden müssen.

• Kosten Bei einem Vertragscontrolling hinsichtlich Kostenprüfung werden die in den Verträgen vorhandenen Preis- und Kosteninformationen überprüft und bewertet. Sie werden in der Regel durchgeführt, um sicherzustellen, dass korrekt abgerechnet wird und dass Kunden nicht zu viel oder zu wenig Geld in Rechnung gestellt wird.

Vorteile

Vertragscontrolling erfüllt mehrere Zwecke, und die regelmäßige Prüfung von Verträgen kann zahlreiche Vorteile bringen.

1. Kostenkontrolle Einer der größten Vorteile regelmäßigen Vertragscontrollings besteht darin, zu überprüfen, dass ein Unternehmen die vereinbarten Beträge in Verträgen bezahlt und allfällige daraus entstehenden Kosten einhält. Dies kann auch für die Erstellung von Prognosen nützlich sein und der Rechtsabteilung helfen, die Finanzabteilung und andere kaufmännische Teams bei der effektiven Kostenkontrolle zu unterstützen.

Selbst kleine Fehler können zu ungenauen Berechnungen führen. Daher ist es wichtig, diese Fehler so früh wie möglich zu erkennen, um Ihre finanzielle Leistung zu optimieren. Diese Bewertung ermöglicht es auch, im Falle einer Vertragsverlängerung bessere Tarife auszuhandeln, da es die Möglichkeit schafft, Kosten von Fall zu Fall zu verwalten und zu bewerten.

2. Verbessern der Vertragsqualität Vertragscontrolling liefert eine Fülle von verwertbaren Daten, die es einem Unternehmen ermöglichen, fundiertere Entscheidungen über Verträge, die darin enthaltenen Bedingungen und die verwendeten Verfahren zu treffen. Es kann nicht nur Hinweise darauf geben, wie interne Prozesse und die Qualität von Verträgen insgesamt verbessert werden kann, sondern auch dazu beitragen, individuelle Möglichkeiten zur Steigerung des Umsatzes oder zur Senkung der Ausgaben zu ermitteln.

Sie können Vertragscontrolling auch als Gelegenheit nutzen, um auf Klauseln hinzuweisen, die entweder im Hinblick auf den weiteren Regelungsbereich oder auf die Entwicklung Ihres Unternehmens aktualisiert werden müssen.

3. Effizientere Prozesse Vertragscontrolling deckt häufig Reibungspunkte innerhalb eines Vertragsablaufs auf und zeigt Bereiche auf, die dadurch effizienter gestaltet werden könnten.

Wenn beispielsweise bestimmte Verträge eine längere Bearbeitungszeit hatten oder bestimmte Klauseln die Unterzeichnung von Verträgen immer wieder verzögern, können Sie mithilfe von Vertragscontrolling entscheiden, worauf Sie Ihre Zeit konzentrieren sollten, um diesen Prozess zu verbessern. In den meisten Fällen werden im Zuge des Controllings Fehler und ineffektive Prozesse aufgedeckt.

4. Frühzeitige Identifizierung von Risiken Proaktives Vertragscontrolling ist ein wirksames Mittel, um Problembereiche und Risiken zu erkennen, bevor sie weiter eskalieren.

So können damit beispielsweise frühzeitig Ungenauigkeiten bei der Vertragserstellung erkannt werden, die im Laufe der Zeit unerwartete Kosten entstehen lassen und sich nachhaltig auf die Einnahmen auswirken. Ebenso kann das frühzeitige Erkennen, dass die Ziele eines Vertrags nicht erfüllt wurden, verhindern, dass diese Nichteinhaltung zu einem späteren Zeitpunkt zu potenziellen rechtlichen Schritten führt. Aus diesem Grund verwenden Unternehmen in der Regel Software für das Vertragscontrolling oder ein System zur Vertragsautomatisierung.

5. Steigerung der Transparenz Das Vertragscontrolling und damit die Überprüfung der Einhaltung von Verträgen sorgt ebenfalls für Transparenz und ermöglicht es Vertrauen innerhalb des Unternehmens als auch bei Kunden aufzubauen.

Wenn dies in Zusammenarbeit mit den Kunden durchgeführt wird, können Sie damit die Beziehung zu ihnen verbessern und sicherstellen, dass Ihre Verträge korrekt und aktuell sind und einer ständigen Überprüfung unterzogen werden.

Wann sollte man ein Vertragscontrolling durchführen?

Da Vertragscontrollings zeitaufwändig sind, schieben Unternehmen sie gerne auf. Aber wann sollte man es durchführen, und wie häufig sollte es stattfinden? Es gibt einige spezifische Fälle, in denen Vertragsprüfungen besonders häufig durchgeführt werden, darunter:

• Bei großen Investitionsausgaben
• Wenn das Unternehmen in neue Märkte expandieren will
• Im Falle einer Fusion oder Übernahme
• Bei der Vorbereitung einer neuen Finanzierungsrunde
• Bei Beendigung oder Beginn einer Lieferantenbeziehung
• wenn Fehler oder Irrtümer bei der Vertragserfüllung festgestellt wurden

Vertragscontrollings können proaktiv als Präventivmaßnahme durchgeführt werden, oder reaktiv, um auf drängende Probleme zu reagieren. Es ist ratsam, häufig kleinere Schleifen durchzuführen, aber es ist auch wichtig, in regelmäßigen Abständen größere, umfassendere Prüfungen des gesamten Vertragsbestands vorzunehmen.