Elektronische Signaturen (eSignaturen) – Umfassender Leitfaden

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur (eSignature) ist eine schnelle, sichere und effiziente Methode zur Unterzeichnung elektronischer Dokumente unter Verwendung eines digitalen Geräts wie einem Laptop, Tablet oder Smartphone. eSignaturen sind rechtlich bindend und können in einigen Fällen die handschriftliche Unterschrift des Unterzeichners ersetzen.

Sie werden häufig verwendet, um Verträge, Mietverträge, Genehmigungsscheine, Angebotsbriefe und jedes Dokument in digitaler Form wie PDF oder Word-Dateien zu unterzeichnen.

Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Abhängig vom Anwendungsfall und der Bedeutung des digitalen Dokuments, das unterzeichnet wird, gibt es verschiedene Arten von elektronischen Signaturen mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen.

Diese eSignature-Typen werden durch die weltweiten Vorschriften definiert. Zum Beispiel definieren eIDAS in Europa und der Bundes-ESIGN Act in den USA die verschiedenen Arten von elektronischen Signaturen, einschließlich:

1. Einfache elektronische Signaturen (EES)

Einfache elektronische Signaturen (EES) sind die grundlegendste Art von eSignaturen. Der Hauptzweck dieser Art von eSignature ist die Bestätigung oder Ablehnung durch den Unterzeichner. EES hat keine strengen Anforderungen wie ID-Verifikation oder Signaturvalidierung. Daher können EES für alltägliche, geringfügige digitale Unterschriften verwendet werden, wie etwa den Empfang eines Pakets oder das Klicken auf die Schaltfläche “Ich stimme zu” beim Besuch einer Website.

2. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES)

Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) sind nachverfolgbare eSignaturen, die einzigartig sind und über verschlüsselte Codes mit dem Unterzeichner verknüpft werden. Bei der Verwendung von FES durchlaufen die Unterzeichner eine einfache ID-Verifikation, wie etwa eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), die verwendet wird, um ein einzigartiges digitales Zertifikat zu erstellen, das die Signatur validiert.

Da fortgeschrittene elektronische Signaturen den optimalen Kompromiss zwischen Sicherheit und Bequemlichkeit darstellen, sind sie die häufigste Art von eSignaturen.

Sie können FES verwenden, wenn Sie mittel- bis hochriskante Transaktionen und Vereinbarungen elektronisch unterzeichnen, wie etwa die Einreichung von Steuererklärungen oder die Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung (NDA).

3. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES)

Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind die sicherste Art von eSignaturen und sind gleichwertig mit handschriftlichen Signaturen. QES ist eine Art fortgeschrittener elektronischer Signaturen mit zwei zusätzlichen Sicherheitsstufen:

a) Die Unterzeichner müssen ein qualifiziertes digitales Zertifikat erhalten, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QVDA) ausgestellt wird. Um dieses Zertifikat zu erhalten, müssen die Unterzeichner eine hochstufige ID-Verifikation durchlaufen.

b) Die Unterzeichner müssen beim elektronischen Unterzeichnen der Dokumente eine qualifizierte Einheit zur elektronischen Signaturerstellung (SSEE) verwenden. Diese Einheit kann eine Hardware oder eine Cloud-basierte Software sein, die eine Integration mit QES-Anbietern ermöglicht.

Sie können QES verwenden, wenn Sie hoch vertrauliche oder sehr wichtige Verträge elektronisch unterzeichnen, die einen erheblichen Geldbetrag oder eine längere Gültigkeitsdauer betreffen, wie etwa Immobilien- oder geistige Eigentumsvereinbarungen.

Was ist der Unterschied zwischen EES, FES und QES?

Hier ist eine Aufschlüsselung der Unterschiede zwischen einfachen elektronischen Signaturen (EES), fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) und qualifizierten elektronischen Signaturen (QES):

💡 Wissenswert: Sowohl Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) als auch Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) erfordern ein spezielles digitales Zertifikat, um den Unterzeichner eindeutig mit der Signatur zu verknüpfen. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass FES normale Standardzertifikate verwenden kann, während es sich im Fall von QES um ein qualifiziertes Zertifikat handeln muss.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur?

Eine digitale Signatur ist die zugrunde liegende Technologie, die elektronische Signaturen durch die Verwendung von verschlüsselten Codes und mathematischen Verfahren sicher macht. So sind alle digitalen Signaturen elektronisch, aber nicht alle elektronischen Signaturen werden als digitale Signaturen betrachtet.

Mit anderen Worten, wenn eine digitale Signatur in eine elektronische Signatur implementiert wird, wird sie zu einer FES oder QES.

Eine digitale Signatur selbst sieht nicht wie eine normale handschriftliche Unterschrift aus, aber eine elektronische Signatur kann das tun. Basierend auf der Public-Key-Infrastruktur (PKI) sind digitale Signaturen verschlüsselte Codes, die innerhalb des Dokuments versteckt sind.

Wenn eine digitale Signatur in eine elektronische Signatur implementiert wird, erhält das Dokument zusätzliche Eigenschaften wie:

• Authentizität: Es garantiert, dass der Unterzeichner die Person ist, die er/sie vorgibt zu sein.
• Nichtabstreitbarkeit: Verhindert, dass der Unterzeichner bestreitet, das Dokument unterzeichnet zu haben.
• Zeitstempel: Ein Datensatz, der das genaue Datum und die genaue Uhrzeit der Unterzeichnung zeigt.

Daher bestimmen digitale Signaturen, ob elektronisch unterzeichnete Dokumente sicher, gültig und einzigartig sind und ob sie Nichtabstreitbarkeit ermöglichen. Aus diesen Gründen werden qualifizierte elektronische Signaturen als äquivalent zu handschriftlichen Signaturen angesehen.

💡 Wissenswert: Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe “Online-Unterschrift” und “elektronische Signatur” oft synonym verwendet, um dasselbe Konzept zu beschreiben. Beide Begriffe beschreiben die digitale Darstellung einer handschriftlichen Unterschrift, die verwendet wird, um Dokumente elektronisch zu unterzeichnen.

Welche Formen der elektronischen Signaturen sind akzeptabel?

Elektronische Signaturen können eine der folgenden Formen annehmen (in Bezug auf das Erscheinungsbild):

1. Elektronische Zeichnung Ihrer Unterschrift mit einer Maus, einem Touchpad oder einem digitalen Stift.
2. Eingetippte Namen, normalerweise in stilvollen Schriftarten.
3. Ein Scan oder Bild Ihrer handgeschriebenen Unterschrift.

🧠 Wussten Sie schon?: Das Klicken oder Markieren eines “Ich stimme zu” oder “Bestätigen”-Kästchens gilt als einfache elektronische Signatur.

Wie erstellt und verwendet man eine elektronische Signatur?

Sie können eine vertrauenswürdige und sichere eSignature-Plattform wie fynk verwenden, um ganz einfach elektronische Signaturen zu erstellen und Dokumente elektronisch zu unterzeichnen.

Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Dokumente auf die Plattform hochzuladen und eine der oben genannten Signaturformen zu verwenden, um Ihre eSignature zu erstellen.

Im Fall von fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen müssen Sie auch den Authentifizierungsprozess abschließen.

Auf Ihrer eSignature-Plattform laden Sie andere Parteien und Unterzeichner per E-Mail ein und verfolgen den Signiervorgang in Echtzeit.

❗Wichtig: Bei der Verwendung von FES und QES sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine eSigning-Plattform verwenden, die die eIDAS- und GDPR-Konformität gewährleistet, damit die von Ihnen erstellten/angeforderten eSignaturen rechtlich bindend sind.

Wenn Sie nur eine einfache elektronische Signatur (EES) erstellen und verwenden möchten

Sie können eine eingebaute Funktion in Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft oder Word verwenden, um Ihre Unterschrift zu zeichnen oder deren Datei auf das Dokument hochzuladen.

Wie elektronische Signaturen in fynk funktionieren?

fynk ist eine sichere und benutzerfreundliche Plattform für die elektronische Unterzeichnung und das digitale Vertragsmanagement, die alle drei Arten von eSignaturen anbietet.

fynk erleichtert es Ihnen, jeden Vertrag und andere rechtliche Dokumente zu unterzeichnen. Es wurde in Europa entwickelt und entspricht den eIDAS-Vorschriften und der DSGVO, um Ihnen rechtlich bindende Signaturen und die sicherste sowie einfachste eSigning-Erfahrung zu bieten.

Mit der Plattform können Sie die Dokumente entweder von Grund auf neu erstellen oder einfach die verfügbaren Vertrag-Vorlagen verwenden, sodass Sie nicht den Prozess der Vertragserstellung durchlaufen müssen.

Zu den Funktionen gehören auch Echtzeit-Kommentierung, Tracking, Audit Trail und Benachrichtigungen, die Vertragsverhandlung erleichtern und den Unterzeichnungsprozess beschleunigen.

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Welche Vorteile bieten eSignaturen?

Elektronische Signaturen sind nicht nur effizient und einfach zu verwenden; sie bieten auch viele andere Vorteile für Unternehmen, darunter:

Sparen Sie eine Menge Geld

Die Verwendung von elektronischen Signaturen kann die Betriebskosten erheblich senken. Unternehmen, die eSignaturen verwenden, berichteten über eine 80%ige Reduzierung der Kosten für die Dokumentenbearbeitung.

Mit eSignaturen müssen Sie nicht für Papier, Umschläge, Versand und Porto bezahlen. Hinzu kommt, dass sie keinen physischen Speicher benötigen, sodass keine Betriebskosten entstehen, wenn Sie digital gehen.

Sie sind auch in sicheren Cloud-basierten Repositories geschützt, so dass Sie sich weder Sorgen machen noch Gebühren zahlen müssen, um die Sicherheit Ihrer Dateien zu gewährleisten.

Bieten Sie das höchste Sicherheitsniveau

Elektronische Signaturen sind aus mehreren Gründen viel sicherer als handgeschriebene Unterschriften.

Es gibt immer die Möglichkeit, eine handgeschriebene Unterschrift zu fälschen, aber elektronische Signaturen, insbesondere die qualifizierten, sind fast unmöglich zu fälschen.

Elektronische Signaturen können stark verschlüsselt werden, um sowohl den Inhalt des Dokuments als auch die Signatur selbst während der Übertragung und Speicherung zu sichern. Sobald Sie den eSigning-Prozess starten, können keine der beteiligten Parteien Änderungen am Dokument vornehmen.

Steigern Sie die Konversionsrate in die Höhe

Wenn Sie auf elektronische Signaturen umsteigen, könnte Ihr Unternehmen aufgrund schnellerer Vertragsabschlüsse von einer bis zu 400%igen Steigerung der Konversionsrate profitieren.

Mit elektronischen Signaturen ist kein Papier erforderlich und Sie müssen nicht auf persönliche Unterschriften warten. Ihre Kunden können Verträge schnell von überall aus unterzeichnen, was den Verkaufszyklus beschleunigt.

Mit einer beachtlichen 60%-igen Übernahmerate sind es jedoch nicht nur die Vertriebsteams, die von diesem Trend profitieren. Auch Marketing- und Finanzteams mit einer durchschnittlichen Beschäftigungsquote von 55% integrieren zunehmend digitale Dokumentationstools in ihre Arbeitsabläufe.

Höhere Kundenzufriedenheit

Durch die einfache und schnelle Unterzeichnung erhöhen elektronische Signaturen die Kundenbindung um 500%.

Auch im Fall von qualifizierten elektronischen Signaturen, die eine höhere ID-Verifikation erfordern, sind eSignaturen immer noch bequemer als traditionelle.

Kunden erleben einen reibungsloseren und schnelleren Service, was zu größerer Zufriedenheit und insgesamt zu einer verbesserten Erfahrung mit Ihrem Unternehmen führt.

Sind elektronische Signaturen rechtlich bindend?

Ja, alle drei Arten von elektronischen Signaturen, einschließlich einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter, sind rechtlich bindend.

Elektronische Signaturen werden weltweit weitgehend akzeptiert, wobei die meisten Länder spezifische Vorschriften haben, die sie regeln. Diese Vorschriften ergänzen sich in den meisten Fällen reibungslos.

Die rechtliche Gültigkeit von elektronischen Signaturen kann je nach Land leicht variieren. Gemäß der EU eIDAS-Verordnung bedeutet beispielsweise eine elektronische Signatur nicht automatisch, dass sie nicht rechtlich wirksam sein kann. In einigen Fällen kann sogar eine einfache elektronische Signatur (mit geringer Sicherheit) akzeptiert werden.

Welche Dokumente können Sie mit eSignaturen unterzeichnen?

Hier sind einige Fälle, in denen Sie ein Dokument elektronisch nicht unterzeichnen können.

• Juristische Dokumente: Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Verkaufsverträge, Dienstleistungsverträge, Partnerschaftsvereinbarungen.
• Gerichtsunterlagen: Klageschriften, Anträge und Schriftsätze (wo durch Gerichtsregeln gestattet).
• Geschäftsdokumente: Bestellungen, Rechnungen und Abrechnung, Lieferantenverträge, Verkaufsvereinbarungen, Vorstandbeschlüsse, Interne Genehmigungen.
• Personalunterlagen: Arbeitsverträge, Einführungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Urlaubsanträge, Richtlinienbestätigungen.
• Finanzdokumente: Darlehensverträge, Kontoeröffnungen, Versicherungspolicen, Investitionsvereinbarungen.
• Immobilienunterlagen: Kaufverträge, Mietverträge, Formulare für die Immobilienverwaltung, Hypothekendokumente.
• Dokumente des öffentlichen Sektors und der Regierung: Genehmigungsanträge, Lizenzverlängerungen, behördliche Einreichungen.
• Gesundheitsdokumente: Patienteneinverständniserklärungen, Krankenakten, Versicherungsansprüche.
• Bildungsdokumente: Anmeldeformulare, Schülerakten, Einverständniserklärungen der Eltern.
• Andere Dokumente: Vereinbarungen für gemeinnützige Organisationen, Eventanmeldungen, Umfragen und Abstimmungen.

💡 Wissenswert: In einigen seltenen Fällen kann eine elektronische Signatur möglicherweise nicht akzeptiert werden. Zum Beispiel, gemäß US-Recht, wenn die beteiligten Parteien nicht beabsichtigen, einen Vertrag elektronisch zu bilden, kann die Gültigkeit einer auf diese Weise bereitgestellten Unterschrift angezweifelt werden.

Fazit

Da die meisten Länder Schritte zur Digitalisierung unternehmen, werden elektronische Signaturen immer mehr zum Standard. Deshalb ist es wichtig, zu lernen, wie man sie sicher erstellt und verwendet.

Das Kennenlernen der verschiedenen Methoden und deren geeignete Anwendungen hilft Ihnen, das richtige Sicherheitsniveau für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.

Bereit, loszulegen? Probieren Sie fynk aus, die benutzerfreundliche eSignature-Plattform, die den Prozess für Sie und Ihre Kunden vereinfacht.

Häufig gestellte Fragen

Ist es möglich, elektronische Signaturen zu fälschen?

Ja, wie traditionelle Unterschriften können auch elektronische Signaturen gefälscht werden. Seriöse eSignature-Lösungen wie fynk verwenden jedoch fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Audit Trails, um das Risiko von Fälschungen zu minimieren.

Wie überprüft man eine elektronische Signatur?

Die Überprüfungsmethoden hängen von der Art der elektronischen Signatur ab. Einige verlassen sich auf Verifizierungscodes, die an das Telefon des Unterzeichners gesendet werden (FES), während andere auf qualifizierte Zertifikate setzen, die von vertrauenswürdigen Anbietern validiert werden können (QES).

Benötigen elektronische Signaturen eine Zertifizierung?

Es gibt verschiedene Stufen elektronischer Signaturen. Einfache Signaturen, wie das Eintippen Ihres Namens, erfordern möglicherweise keine Zertifizierung. Fortgeschrittene elektronische Signaturen, einschließlich qualifizierter elektronischer Signaturen, die stärkere Sicherheit bieten, verwenden jedoch oft digitale Zertifikate, die von vertrauenswürdigen Behörden ausgestellt werden.

Benötigen elektronische Signaturen einen Zeugen für ihre Gültigkeit?

In den meisten Fällen erfordern elektronische Signaturen keinen physischen Zeugen. Bestimmte Vorschriften oder Anforderungen für bestimmte Dokumente können jedoch etwas anderes vorschreiben.

Kann man seinen Namen eingeben, um eine elektronische Signatur zu erstellen?

Ja, das Eingeben Ihres Namens in ein dafür vorgesehenes Signaturfeld kann eine einfache Form einer elektronischen Signatur sein. Es wird zwar in vielen Fällen rechtlich anerkannt, bietet jedoch weniger Sicherheit im Vergleich zu anderen Methoden.

Ist es möglich, elektronische Signaturen im großen Maßstab zu generieren?

Ja, eSignature-Plattformen wie fynk sind darauf ausgelegt, Massenunterschriftenbedürfnisse effizient zu handhaben. Diese Plattformen ermöglichen es mehreren Parteien, Dokumente elektronisch auf sichere und reibungslose Weise zu unterzeichnen

Sind elektronische Signaturen vor Gerichtsverfahren zulässig?

Ja, elektronische Signaturen sind im Allgemeinen vor Gericht zulässig, solange sie bestimmte rechtliche Anforderungen zur Gültigkeit in Ihrer Gerichtsbarkeit erfüllen. Die Sicherheitsstufe, die bei der elektronischen Signatur verwendet wird, kann ebenfalls ein Faktor sein, wie sie vor Gericht behandelt wird.

Was ist eIDAS?

eIDAS steht für “Electronic Identification, Authentication and Trust Services”. Es ist eine Verordnung, die von der Europäischen Union (EU) festgelegt wurde und Standards für elektronische Signaturen, elektronische Identitäten, elektronische Siegel und andere Vertrauensdienste innerhalb des Europäischen Binnenmarktes festlegt. eIDAS zielt darauf ab, sichere elektronische Transaktionen zu erleichtern und das Vertrauen in elektronische Kommunikation und Online-Dienste in den EU-Mitgliedstaaten zu erhöhen. Es bietet einen rechtlichen Rahmen für die Anerkennung und Akzeptanz elektronischer Signaturen und anderer elektronischer Vertrauensdienste, um deren Gültigkeit und rechtliche Wirkung grenzüberschreitend innerhalb der EU sicherzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen elektronischen Signaturen und elektronischen Siegeln?

Elektronische Signaturen zeigen die Absicht einer Person, einem Dokument zuzustimmen, während elektronische Siegel die Herkunft und Integrität eines Dokuments oder einer Nachricht authentifizieren. Unterschriften sind in der Regel mit Einzelpersonen verbunden, während Siegel häufig mit Organisationen oder Einheiten verbunden sind. Beide spielen eine entscheidende Rolle bei der digitalen Authentifizierung und Vertrauensbildung.