DSGVO Software

Was ist DSGVO?

Bevor wir uns konkret DSGVO Software widmen, ist es wichtig zu verstehen, was man darunter versteht: Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die in der Europäischen Union (EU) seit Mai 2018 in Kraft ist, ist eine der wichtigsten Datenschutzvorschriften der letzten Jahrzehnte. In erster Linie zielt die Datenschutzgrundverordnung darauf ab, den EU-Bürgern die Möglichkeit zu geben, zu entscheiden, wie Unternehmen ihre Daten verwenden. Die Verordnung besagt, dass Unternehmen (überall auf der Welt), die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, deren Sicherheit und Datenschutz gewährleisten müssen.

Die Nichteinhaltung kann zu Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Geldbußen dieser Größenordnung sind Grund genug, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Datenschutzgrundverordnung einhalten. Auf dem Markt gibt es mehrere Anbieter an DSGVO Software, die Unternehmen dabei helfen, die Vorschriften einzuhalten.

Was ist DSGVO Software?

DSGVO Software ist ein Datenschutzmanagement-Tool, das bei der Verwaltung von Kundendaten, Einverständniserklärungen und Datensicherheit hilft. Die Software erleichtert es Kunden, die Menge und Art der Daten zu wählen, die ein Unternehmen speichern oder verarbeiten soll. Sie hilft auch, die Datenspeicherung, die Verwaltung und die Datenschutzpraktiken eines Unternehmens zu verbessern.

Merkmale

Die Wahl einer DSGVO Software mit den richtigen Funktionen ist wichtig, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen aufgelistet, auf die man bei der Auswahl einer passenden Software achten sollte:

1. Consent management

Consent management ist ein Prozess, der die Nutzer darüber informiert, wie eine Organisation ihre Daten nutzen und verwalten will. Dabei können die Benutzer bestimmen, welche Daten sie freigeben möchten. Das consent management als wichtige Funktion einer DSGVO Software protokolliert und verfolgt die Einholung von Einwilligungen, so dass Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhalten können.

2. Datenübertragbarkeit

Funktionen einer DSGVO Software, die Kunden dabei helfen, ihre persönlichen Daten von einer Datenbank, Cloud oder IT-Umgebung in eine andere zu verschieben, zu kopieren oder zu übertragen.

3. Zugriffskontrollen

Ermöglicht die Überwachung von Datenbanken, die eingeschränkte Freigabe, die sichere Erstellung von Passwörtern und andere Maßnahmen zur Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf sensible Daten wie personenbezogene Daten.

4. Benachrichtigungen

Versendung von Warnmeldungen über die DSGVO Software, um die Administratoren über unbefugten Zugriff auf Datensätze, ausstehende Benutzeranfragen und erforderliche Änderungen an den Kontrollen zur Einhaltung von Compliance-Updates informieren.

5. Dashboard

Zentralisierte Ansicht innerhalb der DSGVO Software zur Erfassung und Verfolgung, aller relevanten Aktivitäten und Tätigkeiten im Zusammemhang mit der Datenschutzgrundverordnung.

6. Incident Management

Die DSGVO Software erzeugt automatisierte Prozess-Workflows und Berichte zur Dokumentation und Reaktion auf Datenschutzverletzungen in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien.

7. Audit Trail

DSGVO Software bietet häufig Funktionen, um zu verfolgen und zu dokumentieren, welcher Benutzer Änderungen an den Datenverwaltungseinstellungen vorgenommen hat und wann diese vorgenommen wurden.

Vorteile

DSGVO Software unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung des Datenschutzes, sondern bietet auch die folgenden zusätzlichen Vorteile:

1. Verbesserung der allgemeinen Cyber-Security: Die meisten Anbieter einer solchen Software bieten auch Datensicherheitsfunktionen für die Überwachung von Anwendungen oder Netzwerken. Dies trägt dazu bei, die allgemeine Cyber-Sicherheitslage eines Unternehmens zu verbessern.

2. Stärkung des Kundenvertrauens: DSGVO Software hilft nicht nur bei der Verwaltung von Kundendaten im Backend, sondern auch bei der Erfassung von Kundenpräferenzen durch Einwilligungsformulare und Opt-out-Schaltflächen. Solche sichtbaren Zeichen des Engagements für den Schutz der Kundendaten tragen dazu bei, das Vertrauen zu stärken und Loyalität aufzubauen.

Zusammenfassung

DSGVO Software bezieht sich auf Computerprogramme, die Unternehmen dabei helfen sollen, die Europäische Datenschutzgrundverordnung einzuhalten, welche regelt, wie personenbezogene Daten gesammelt, verarbeitet und weitergegeben werden. Diese Software hilft Unternehmen dabei, personenbezogene Daten auf transparente und verantwortliche Weise zu verwalten und zu schützen, so wie es die Datenschutzgrundverordnung vorschreibt. Durch den Einsatz von DSGVO Software können Unternehmen das Risiko der Nichteinhaltung verringern und kostspielige Bußgelder und Strafen vermeiden.