Datenraum

Was ist ein Datenraum?

Ein (virtueller) Datenraum ist darauf zugeschnitten, Due-Diligence-Prozesse zu rationalisieren und zu unterstützen. Dadurch kann das Unternehmen vertrauliche Unterlagen austauschen und Fragerunden in einer benutzerfreundlichen, intuitiven und sicheren Umgebung durchführen. Der Datenraum ist so konzipiert, dass er für alle Beteiligten einfach zu handhabende Verfahren bietet. Die Lösung gewährleistet einen schnellen, transparenten und sicheren Informationsaustausch, beispielsweise bei M&A-Transaktionen, Umstrukturierungen, Börsennotierungen, Kapitalerwerb, Beschaffung etc.

Warum einen Datenraum nutzen?

Ein (virtueller) Datenraum bietet Unternehmen die Möglichkeit, sensible Dokumente einfach zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen, und sind weitaus kostengünstiger als herkömmliche physische Speichermöglichkeiten, die früher die Norm waren. Mit dieser digitalen Art der Datentransaktion können M&A-Transaktionen und Due-Diligence-Prozesse viel effektiver und effizienter von fast jedem Standort aus durchgeführt werden.

Bei Finanztransaktionen ist eine solche Software zum Standard geworden und hat den einst allgegenwärtigen physischen Speicher abgelöst. Ein physischer Speicher hatte seine Grenzen und war zeitaufwändig und unbequem für die beteiligten Parteien. Mit der Weiterentwicklung der Online-Sicherheit wurde der physische Speicher zu einem überholten Konzept und schließlich durch den virtuellen Datenraum ersetzt, in denen Unternehmen unabhängig von ihrem Standort sicher Informationen austauschen können.

Die 6 häufigsten Verwendungszwecke

Datenräume werden am häufigsten zur Erleichterung von Finanztransaktionen eingesetzt, z.B. bei Fusionen und Übernahmen, bei Finanzierungen und bei Börsengängen, aber es gibt noch viele andere Gründe, warum Unternehmen einen Datenraum für die Verwaltung sensibler Dokumente nutzen. Hier sind die 6 häufigsten Verwendungszwecke:

1. Fusionen und Übernahmen

Die Due-Diligence-Prüfung von Fusionen und Übernahmen ist ein häufiger Anwendungsfall für einen Datenraum. Der Zusammenschluss mit oder die Übernahme von anderen Unternehmen ist mit umfangreichen Recherchen verbunden, insbesondere mit der Bereitstellung und Prüfung von Unmengen von Dokumenten.

2. Finanzierungen

Sowohl für Start-ups als auch für größere Unternehmen ist die Teilnahme an verschiedenen Finanzierungsrunden einer der Schlüssel zum Wachstum eines Unternehmens. Und wie viele Unternehmer wissen, ist es nicht gerade einfach, Investoren von der Finanzierung eines Unternehmens zu überzeugen. Im Allgemeinen erfordert die Mittelbeschaffung einen umfangreichen Austausch von Daten und Dokumenten, insbesondere während der Due-Diligence-Prüfung. Während dieser Fundraising-Phasen kann der Einsatz eines Datenraums den erforderlichen Austausch sensibler Informationen erleichtern.

3. Börsengänge

Börsengänge können besonders belastende Transaktionen sein, da die Entscheidung, an die Börse zu gehen, bedeutet, dass sich Unternehmen zusätzlichen Regeln und Vorschriften unterwerfen, oft auf lokaler, staatlicher und Bundesebene. Darüber hinaus erfordert dieser Übergang mehr Transparenz für die Öffentlichkeit und potenzielle Aktionäre. Um alle notwendigen Schritte für einen Börsengang zu durchlaufen, ist eine sorgfältige Dokumentenaufbewahrung und -verwaltung von entscheidender Bedeutung, was mit einem Datenraum leicht zu bewerkstelligen ist.

4. Strategische Partnerschaften

Auch wenn Unternehmen nicht formell fusionieren oder ein anderes Unternehmen übernehmen, ist es oft sinnvoll, mit anderen Firmen eine Partnerschaft einzugehen, um eine Ware oder eine Dienstleistung bereitzustellen oder sich an einem völlig neuen Projekt zu beteiligen. Wie bei den meisten Partnerschaften ist auch bei dieser Art von Vereinbarungen zweifelsohne ein erheblicher Datenaustausch erforderlich. Auch hier ist der Einsatz eines Datenraums von unschätzbarem Wert und wird die an der Partnerschaft beteiligten Führungskräfte beruhigen, da sie sicher sein können, dass alle wertvollen Daten geschützt werden.

5. Audits

Es gibt viele Situationen, in denen externe Parteien die Daten eines Unternehmens überprüfen müssen. Wenn beispielsweise Rechtsanwälte, Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer einen Blick auf die Unternehmensunterlagen oder andere Dokumente werfen müssen, muss das Führungsteam einen Weg finden, ihnen die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen, ohne dass diese gefährdet werden. Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie ein Datenraum zur Erleichterung der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in einem Unternehmen eingesetzt werden kann.

6. Sicherer Dokumentenaustausch

In jedem Szenario, in dem ein Unternehmen Dokumente sicher mit Dienstleistern, Investoren, anderen externen Parteien oder sogar mit den eigenen Mitarbeitern austauschen muss, kann ein zuverlässiger Datenraum mit strengen Sicherheitsmaßnahmen diesen Prozess erheblich beschleunigen und vereinfachen. Ein großer Vorteil daran ist, dass die Beteiligten sich keine Sorgen machen müssen, dass Informationen gestohlen oder unterschlagen werden könnten.

Vergleich: Tools für die Zusammenarbeit (Google Docs, Dropbox) VS. Datenräume

Um es gleich vorwegzunehmen: Lösungen wie Dropbox oder Google Docs sind keine virtuellen Datenräume. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einem Datenraum und einem anderen Dienst zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, der üblicherweise als Tool zur Zusammenarbeit bezeichnet wird, zu beachten. Oberflächlich betrachtet scheinen die beiden Lösungen ähnlich zu sein, aber ihre Unterschiede sind signifikant. Mit Kollaborationstools können Benutzer eine Datei oder ein Dokument gemeinsam nutzen und gemeinsam daran arbeiten. Sie verfügen häufig über Kollaborationsfunktionen, die vielen Anbietern von Datenräumen fehlen, lassen aber einige der anderen Funktionen vermissen, die ein Datenraum für die Erleichterung von Transaktionen und den Schutz sensibler Dokumente nutzt.

Obwohl diese Kollaborationstools schnell und kostengünstig eingerichtet werden können, liegt ihre größte Einschränkung in der mangelnden Sicherheit und den fehlenden Maßnahmen zur sicheren Dateifreigabe in Bezug auf Dokumentenkontrolle und Audit-Funktionen. Für Unternehmen, die wertvolle, vertrauliche oder hochsensible Daten austauschen wollen, ist es daher schwierig, sich auf diese Art von Lösung zu verlassen. Diese Lösungen verfügen nicht über das gleiche Maß an Berechtigungseinstellungen, Prüffunktionen, Wasserzeichen und anderen Funktionen, die für die gemeinsame Nutzung vertraulicher Geschäftsinformationen entscheidend sind. Sie sind zwar ausgezeichnete Tools für den alltäglichen Dateiaustausch, aber ihnen fehlt der professionelle Umgang mit Daten, den ein dedizierter Datenraum ermöglicht.

Zusammenfassung

Ein Datenraum kann für bestimmte Unternehmen und Branchen ein wertvolles Hilfsmittel sein, für andere wiederum eine absolute Notwendigkeit. Datenmanagement und -sicherheit haben sich vor allem in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Es ist daher heute einfacher denn je, in eine hochsichere Datenspeicherlösung zu investieren und diese einzurichten.