Contract Repository

Was ist ein Contract Repository?

Verträge bilden die Grundlage für Geschäftsbeziehungen und damit für Unternehmen im Allgemeinen. Eines der wichtigsten Ziele eines effektiven Contract Repositorys ist es, Transparenz zu gewährleisten und jederzeit und überall Zugriff auf das Vertragsportfolio eines Unternehmens zu ermöglichen.

Herkömmliche, manuell gesteuerte Vertragsverwaltungsprozesse, die im Wesentlichen mit Papierdokumenten und E-Mail-Anhängen arbeiten, sind ineffizient und teuer. Aus diesem Grund stellen Unternehmen häufig auf ein digitales Vertragsmanagement um, dessen Kernstück ein cloudbasiertes Contract Repository ist.

Warum sollte man als Unternehmen ein Contract Repository nutzen?

Der Zeit- und Ressourcenaufwand für das Speichern und Auffinden von Verträgen, die Suche nach bestimmten Klauseln und die Überwachung von Compliance-Bemühungen wird erhöht, wenn man als Unternehmen manuelle Prozesse für das Contract Repository anwendet - sei es eine Kombination aus Excel und Sharepoint, die Aufbewahrung von Papierakten in Schränken oder die gemeinsame Nutzung von Vertragsinformationen per E-Mail.

Dies hindert Mitarbeiter:innen daran, sich auf die übergeordneten Geschäftsziele zu konzentrieren, während ihr Tagesgeschäft mit Verwaltungsaufgaben überfrachtet wird. Die Lösung hierfür ist ein Contract Repository, das die Grundlage für ein effektives Vertragsmanagement bietet. Ein Contract Repository ermöglicht es dabei, Verträge an einem zentralen Ort zu speichern, zu suchen, zu überwachen und zu verwalten.

Vorteile eines cloudbasierten Contract Repository

Der Einsatz eines cloudbasierten Contract Repositorys verbessert nicht nur die Art und Weise, wie Verträge gespeichert werden. Ein Contract Repository schafft zusätzlich weitere Vorteile für das gesamte Unternehmen - von einzelnen Mitarbeiter:innen bei ihren täglichen Aufgaben angefangen, bis hin zu externen Beziehungen mit Kunden und Lieferanten. Nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Vorteile:

1. Verhindern von Datenfragmentierung

Die Verwendung einer Kombination aus manuellen Programmen zur Datenerfassung, wie Excel, Emails und/oder Sharepoint, mag zu Beginn eines Unternehmens sinnvoll erscheinen, doch mit zunehmendem Wachstum eines Unternehmens, kommt es zwangsläufig zu einer Fragmentierung der Vertragsdaten und man verliert den Überblick.

Mit einem zentralen Contract Repository können Verträge und die dazugehörigen Dokumente problemlos an einem einzigen Ort gespeichert werden. Damit gibt es immer eine einzige Quelle der Wahrheit und es herrscht Transparenz und Überblick über die Vertragsdaten.

2. Optimierung der Genauigkeit

Die manuelle Dateneingabe in Tabellenkalkulationen birgt das Risiko menschlicher Fehler im Unternehmen. Daten können fehlerhaft eingegeben werden und Fehler in Formeln unentdeckt bleiben. Wenn Fehler in Vertrags-Metadaten auftreten, hat das weitreichende Auswirkungen auf ein Unternehmen.

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Auslesung wichtiger Metadaten aus (Alt-)Verträgen und deren zentraler Speicherung können Unternehmen das Risiko menschlicher Fehler wesentlich reduzieren und Vertragsinformationen einfach zugänglich machen. Im Vergleich zur manuellen Eingabe von Schlüsseldaten wird mit einem intelligenten Contract Repository außerdem viel Zeit und Aufwand gespart, so dass die Beteiligten mehr Zeit für die wesentlichen Tätigkeiten aufbringen können.

3. Effektive Verfolgung von Verträgen

Tabellenkalkulationen bieten eine schnelle, leicht zugängliche Lösung für die Nachverfolgung von Verträgen - aber dieser manuelle Ansatz für ein Contract Repository ist nur für Unternehmen geeignet, die ein geringes Volumen an relativ einfachen Verträgen verwalten. Wenn ein Unternehmen wächst werden die zugrunde liegenden Verträge immer mehr und komplexer und die weitere Verwendung von Tabellenkalkulationen irgendwann nicht mehr praktikabel.

Ein cloudbasiertes Contract Repository lässt sich mit Unternehmen skalieren und ermöglicht es Unternehmen, ihr Contract Repository nicht nur als Datenspeicher zu nutzen, sondern auch als einen einzigen, sicheren und zugänglichen Ort, an dem sie ihre Verträge von überall aus und zu jeder Zeit besser verfolgen und verwalten können.

4. Schaffung von Effizienz

Durch den Einsatz eines zentralen Contract Repository anstelle von manuellen Tabellenkalkulationen können Verträge nicht nur leicht gefunden und durchsucht werden, sondern die Mitarbeiter:innen gewinnen auch wichtige Zeit und Kontrolle zurück, um sich auf ihre Aufgaben und das Erreichen der übergeordneten Unternehmensziele zu konzentrieren.

Wenn Verträge überall gespeichert sind und Unternehmen nicht von einer einzigen Quelle der Wahrheit (wie bei einem Contract Repository) ausgehen können, kann es Stunden dauern, eine Vereinbarung zu finden. Anschließend muss überprüft werden, ob es sich um die richtige Version handelt - vor allem, wenn mehrere Kopien in Posteingängen, gemeinsam genutzten Laufwerken und auf Schreibtischen verstreut sind.

5. Verringerung des Risikos

Wenn Vertragsdaten in einem Unternehmen zersplittert sind, ist es unmöglich, sich ein einheitliches Bild davon zu machen, was in einem Unternehmen wirklich vor sich geht. Dies kann Unternehmen einem finanziellen, reputationsbezogenen und rechtlichen Risiko aussetzen.

Durch die Zentralisierung der Verträge in einem Contract Repository kann man sich ein genaues Bild von den vertraglichen Risiken machen, potenzielle Fälle von Nichteinhaltung erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Zusammenfassung

Im Gegensatz zu manuellem Vertragsmanagement bietet ein zentrales Contract Repository als Teil einer Vertragsmanagementlösung einem Unternehmen viel mehr als nur die Möglichkeit, Verträge zu speichern. Die Effizienz, Transparenz und Genauigkeit, die eine Contract Repository Software bieten kann, ist die Grundlage jedes ausgereiften Vertragsmanagementkonzepts.

Mit der richtigen Lösung für das Contract Repository können Unternehmen aufhören, Verträge einfach nur aufzubewahren, sondern sie als strategische Vermögenswerte nutzen, die einen größeren Wert für ein Unternehmen darstellen.