Einfache Elektronische Signatur (EES)

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur. Gemeint ist jedes elektronische Zeichen, mit dem du zeigst, dass du einem Dokument zustimmst: dein getippter Name, eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift, ein Häkchen bei „Ich stimme zu“ oder das eingefügte Bild deiner eingescannten Unterschrift.

Für eine EES brauchst du weder eine Identitätsprüfung noch Verschlüsselung. In der Praxis wird der Unterzeichner meist nur über die E-Mail-Adresse oder das Benutzerkonto erkannt, an das der Signaturlink ging. Das macht die EES schnell. Genau das ist aber auch ihre Schwäche: Die Signatur selbst beweist wenig darüber, wer sie gesetzt hat.

Der Begriff stammt aus dem EU-Recht. Die eIDAS-Verordnung spricht zwar nicht von „einfach“, ihre Grunddefinition der elektronischen Signatur in Art. 3 Nr. 10 beschreibt aber genau die EES:

Alles, was diese Definition erfüllt, aber nicht die strengeren Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), ist eine einfache elektronische Signatur. Mit eIDAS 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183, in Kraft seit 20. Mai 2024) haben sich diese Definitionen nicht geändert. In der Schweiz gilt nicht eIDAS, sondern das ZertES. Auch dort ist jede elektronische Signatur unterhalb der fortgeschrittenen und qualifizierten Stufe eine einfache.

Die drei Arten elektronischer Signaturen

Das EU-Recht kennt drei Stufen. Die EES ist die Einstiegsstufe.

Mehr zu den höheren Stufen findest du in den Leitfäden zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur und zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Beispiele für einfache elektronische Signaturen

Diese Formen begegnen dir im Alltag am häufigsten. Alle sind einfache elektronische Signaturen.

Getippter Name

Du tippst deinen Namen in ein Unterschriftsfeld, oft in einer Schreibschrift dargestellt. Fast jedes E-Signatur-Tool bietet das als schnellste Variante an. Auch ein getippter Name unter einem Vertragsformular zählt, wenn er als Unterschrift gemeint ist.

Gezeichnete Unterschrift

Du zeichnest deine Unterschrift mit Maus, Touchpad, Finger oder Stift. Das kennst du vom Handscanner des Paketboten, vom Tablet an der Arztpraxis oder von der Unterschrift am Handy. Sie sieht aus wie deine handschriftliche Unterschrift, rechtlich bleibt sie aber eine EES.

Häkchen bei „Ich stimme zu“

Jedes „Ich akzeptiere“, „Ich stimme zu“ oder „Ich bestätige“, das du bei einer Registrierung, einer Onlinebestellung oder den AGB anklickst, ist eine einfache elektronische Signatur. Der protokollierte Klick dient als Nachweis deiner Zustimmung.

Eingescannte Unterschrift

Du unterschreibst auf Papier, scannst oder fotografierst die Unterschrift und fügst das Bild in ein PDF oder Word-Dokument ein. Das sieht vertraut aus, ersetzt aber keine eigenhändige Unterschrift im Sinne des Gesetzes. Und wer die Bilddatei hat, kann sie in jedes andere Dokument kopieren.

Name unter einer E-Mail

Schreibst du „Einverstanden, Anna“ in eine E-Mail oder setzt du deinen Namen und deine Signatur darunter, ist das ebenfalls eine EES. Nach deutschem Recht erfüllt so eine E-Mail die Textform (§ 126b BGB), nicht aber die Schriftform.

Bestätigung über einen E-Mail-Link

Der Unterzeichner bekommt einen persönlichen Link per E-Mail, öffnet das Dokument und bestätigt per Klick oder getipptem Namen. Der Link verknüpft die Signatur mit einem Postfach. Das ist ein besserer Nachweis als ein bloßes Häkchen. So arbeiten die meisten E-Signatur-Plattformen, auch fynk.

Typische Einsatzfälle sind Onlinebestellungen und Registrierungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Angebote und Auftragsbestätigungen, interne Freigaben, Einverständniserklärungen für Schulausflüge, Anamnesebögen und Paketzustellungen.

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Ist eine einfache elektronische Signatur rechtsgültig?

Ja. Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.

Dazu kommt ein Grundsatz, der in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleichermaßen gilt: Verträge sind grundsätzlich formfrei. Die meisten Verträge kannst du mündlich, per E-Mail oder eben mit einer EES schließen. Eine bestimmte Form brauchst du nur, wenn das Gesetz oder der Vertrag sie ausdrücklich verlangt.

Was die EES dir nicht liefert, ist ein starker Beweis. Bestreitet die andere Seite später, unterschrieben zu haben, musst du nachweisen, wer es war. Bei einer EES über E-Mail stützt du dich dann auf das Signaturprotokoll: an welche Adresse der Link ging, wann das Dokument geöffnet und unterschrieben wurde und von welcher IP-Adresse. Vor Gericht würdigt der Richter diese Signatur frei als Beweismittel. Deshalb ist ein lückenloser Prüfpfad bei der EES wichtiger als bei jeder anderen Stufe.

Auch international werden einfache Unterschriften anerkannt, solange klar ist, dass jemand unterschreiben wollte. Englische Gerichte haben einen getippten Namen am Ende einer E-Mail (Golden Ocean, 2012) und sogar eine automatische E-Mail-Signatur (Neocleous v Rees, 2019) als Unterschrift gelten lassen. In Kanada reichte 2023 ein Daumen-hoch-Emoji als Zustimmung zu einem Vertrag. Umgekehrt entschied ein Berufungsgericht in Kalifornien 2023, dass ein bloßer Name unter einer E-Mail ohne erkennbaren Unterschriftswillen keine Signatur ist. Mehr dazu im Leitfaden zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

Wann reicht die einfache elektronische Signatur aus?

Entscheidend ist, welche Form das Gesetz verlangt. In Deutschland gibt es drei Stufen.

Formfrei: Die EES genügt. Das betrifft die meisten Kauf-, Dienst-, Werk- und Lizenzverträge, NDAs, Angebote und Rahmenverträge zwischen Unternehmen.

Textform (§ 126b BGB): Verlangt wird nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail, ein Scan oder eine EES erfüllen das. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (in Kraft seit 1. Januar 2025) genügt die Textform unter anderem für:

• den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz, wenn der Arbeitgeber um eine Empfangsbestätigung bittet. Ausgenommen sind Branchen nach § 2a SchwarzArbG wie Bau und Gastronomie, dort bleibt es bei der Schriftform.
• Gewerbemietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr.

Auch ein Mieterhöhungsverlangen (§ 558a BGB) braucht nur Textform.

Schriftform (§ 126 BGB): Hier reicht die EES nicht. Nötig ist die eigenhändige Unterschrift oder, wo das Gesetz die elektronische Form zulässt, eine QES (§ 126a BGB).

Wann reicht die einfache elektronische Signatur nicht?

In Deutschland brauchst du mindestens eine QES, wenn das Gesetz Schriftform vorschreibt und die elektronische Form nicht ausschließt, zum Beispiel:

• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG): Die Befristung muss schriftlich vereinbart werden. Das LAG Berlin-Brandenburg hat 2022 entschieden, dass eine eingescannte Unterschrift dafür nicht reicht. Die Befristung war unwirksam, der Vertrag galt als unbefristet (Urteil vom 16.03.2022, 23 Sa 1133/21). Geplant ist, die Schriftform für Befristungen ab 1. Januar 2027 abzuschaffen. Stand Oktober 2026 ist das noch nicht beschlossen (Quelle).
• Verbraucherdarlehensverträge (§ 492 BGB): Sie sind schriftlich abzuschließen.

Selbst eine QES reicht nicht, wo das Gesetz die elektronische Form ausschließt:

• Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB)
• Bürgschaften von Nicht-Kaufleuten (§ 766 BGB)
• Testamente, die eigenhändig geschrieben werden müssen (§ 2247 BGB)
• Notariell zu beurkundende Geschäfte wie Grundstückskäufe (§ 311b BGB) oder die Übertragung von GmbH-Anteilen (§ 15 GmbHG)

Österreich: Nach § 4 SVG erfüllt die QES die Schriftform des § 886 ABGB, die EES nicht. Ausgenommen sind etwa letztwillige Verfügungen, bestimmte familien- und erbrechtliche Erklärungen und Bürgschaften von Verbrauchern.

Schweiz: Nach Art. 14 Abs. 2bis OR ist nur eine QES mit qualifiziertem Zeitstempel der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Für formfreie Verträge genügt auch in der Schweiz eine EES.

Auch ohne Formvorschrift lohnt sich bei hohen Vertragswerten oder absehbarem Streit eine FES oder QES. Sie machen es viel leichter zu beweisen, wer unterschrieben hat.

Vor- und Nachteile der einfachen elektronischen Signatur

Vorteile

• Schnell: keine Identitätsprüfung, keine App, kein Konto. Die meisten Dokumente sind in wenigen Minuten unterschrieben.
• Einfach für Unterzeichner: funktioniert auf jedem Gerät mit Browser.
• Günstig: kein Papier, kein Druck, kein Porto und keine Gebühren für Identitätsprüfungen.
• Breit einsetzbar: reicht für die meisten formfreien Verträge und für alles, was nur Textform verlangt.

Nachteile

• Schwacher Identitätsnachweis: Eine E-Mail-Adresse zeigt, wer den Link bekommen hat, nicht wer geklickt hat.
• Leicht zu kopieren: Eine eingescannte oder gezeichnete Unterschrift lässt sich in andere Dokumente einfügen, ein klassischer Weg zur Unterschriftenfälschung.
• Keine Schriftform: Wo das Gesetz eine eigenhändige Unterschrift verlangt, brauchst du eine QES oder Papier.

So erstellst du eine einfache elektronische Signatur

Du kannst eine EES mit Programmen erstellen, die du schon hast, oder eine E-Signatur-Plattform nutzen, die Versand, Unterschrift und Protokoll für dich übernimmt.

In Microsoft Word

In Word für Microsoft 365 (Windows und Mac) öffnest du die Registerkarte Zeichnen, wählst Stift, Farbe und Strichstärke und zeichnest deine Unterschrift mit Maus, Touchpad oder Stift. Danach wechselst du zurück in den Auswahlmodus.

Word bietet außerdem eine Signaturzeile und zertifikatsbasierte digitale Signaturen. Alle Varianten zeigt der Leitfaden Unterschrift in Word einfügen.

In Google Docs

Google Docs hat in bestimmten Google-Workspace-Tarifen eine eigene E-Signatur-Funktion (Workspace Individual, Business Standard und Plus, Enterprise und Education Plus, Stand: Oktober 2026). Öffne im Menü Tools die eSignatur-Seitenleiste, zieh Felder für Unterschrift, Name und Datum ins Dokument, fordere die Signatur an und gib die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein. Pro Anfrage sind bis zu 10 Unterzeichner möglich (Google-Hilfe). Das Ergebnis ist ein unterschriebenes PDF mit einer einfachen elektronischen Signatur.

Ohne passenden Tarif gehst du über Einfügen > Zeichnung > + Neu, zeichnest deine Unterschrift mit dem Kritzel-Werkzeug (oder tippst deinen Namen in ein Textfeld mit Schreibschrift) und klickst auf Speichern und schließen.

Weitere Wege findest du im Leitfaden Unterschrift in Google Docs einfügen.

In einem PDF

Die meisten PDF-Programme, etwa Adobe Acrobat Reader oder Vorschau auf dem Mac, lassen dich eine Unterschrift zeichnen, tippen oder als Bild einfügen. Die Schritte für jedes Gerät stehen im Leitfaden Unterschrift in PDF einfügen.

Mit einer eingescannten Unterschrift

Unterschreib auf weißem Papier, scanne oder fotografiere die Unterschrift, schneide sie zu und speichere sie als PNG oder JPEG. Dann kannst du sie in jedes Dokument einfügen. Bilder lassen sich aber schlecht positionieren, wirken bei niedriger Auflösung unscharf und sind leicht zu missbrauchen. Nutze das also nur als Notlösung.

Mit einer E-Signatur-Plattform wie fynk

Eine E-Signatur-Plattform setzt nicht nur die Unterschrift, sondern verschickt das Dokument, sammelt alle Unterschriften ein und protokolliert den gesamten Ablauf. In fynk geht das so:

1. Lade das Dokument hoch. Word, PDF und andere gängige Formate kannst du direkt hochladen, ohne sie vorher umzuwandeln.
2. Setze an jede Stelle, an der jemand unterschreiben soll, einen Signaturblock.
3. Füge die Unterzeichner mit ihren E-Mail-Adressen hinzu, auch dich selbst, wenn du mitunterschreibst.
4. Wähle die Signaturart für das Dokument (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) und versende es.

Jeder Unterzeichner bekommt eine E-Mail mit einem Link direkt zum Dokument. Ein fynk-Konto braucht dafür niemand. Unterschrieben wird auf eine von drei Arten.

Zeichnen: Du zeichnest deine Unterschrift mit Maus oder Touchpad, am Handy oder Tablet mit dem Finger oder einem Stift. Gefällt sie dir nicht, löschst du das Feld und fängst neu an.

Tippen: Du gibst deinen Namen ein und fynk stellt ihn in einer Schreibschrift dar. Das ist die schnellste Variante.

Hochladen: Du lädst ein Bild deiner Unterschrift hoch oder fotografierst sie mit der Kamera.

So machst du die einfache elektronische Signatur belastbarer

Die Schwachstelle der EES ist der Beweis. Mit diesen Maßnahmen wird sie deutlich schwerer angreifbar:

• Prüfpfad führen: Halte fest, wer den Signaturlink bekommen hat, wann das Dokument geöffnet und unterschrieben wurde und von welcher IP-Adresse und welchem Gerät. In fynk erledigt das der Prüfpfad automatisch für jedes Dokument.
• E-Mail-Adresse verifizieren: Schick den Link an eine bekannte Adresse, statt jeden auf einer öffentlichen Seite unterschreiben zu lassen. So hängt die Signatur an einem Postfach.
• Zweiten Faktor ergänzen: Ein Einmalcode aufs Handy bestätigt, dass die Person auch diese Nummer kontrolliert. In fynk ist die Unterschrift mit SMS-Code bereits eine fortgeschrittene elektronische Signatur, du steigst damit also eine Stufe auf.
• Manipulationen erkennbar machen: Sperre den Inhalt, sobald die Unterzeichnung beginnt, und bewahre die unterschriebene Datei so auf, dass spätere Änderungen auffallen. In fynk lässt sich ein Dokument nicht mehr bearbeiten, sobald es zur Unterschrift versendet ist.
• Unterschriftswillen klar machen: Nutze ein eindeutiges Unterschriftsfeld mit Bestätigung, statt dich auf einen Namen unter einer E-Mail zu verlassen.

Welche Signaturstufe brauchst du?

Für die meisten Alltagsdokumente ist die einfache elektronische Signatur die richtige Wahl: schnell, rechtswirksam und für alle Beteiligten unkompliziert. Zur FES oder QES greifst du, wenn das Gesetz Schriftform verlangt oder du zweifelsfrei nachweisen musst, wer unterschrieben hat. In fynk wählst du die Signaturart pro Dokument, du brauchst also kein zweites Tool für die Verträge, die mehr verlangen.

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Häufig gestellte Fragen

• Ist eine einfache elektronische Signatur rechtsgültig?

  Ja. Nach Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder nicht qualifiziert. Für formfreie Verträge und alles, was nur Textform verlangt, reicht die EES. Für die gesetzliche Schriftform genügt sie nicht.

• Was ist ein Beispiel für eine einfache elektronische Signatur?

  Typische Beispiele sind ein getippter Name im Unterschriftsfeld, eine am Touchscreen gezeichnete Unterschrift, ein Häkchen bei Ich stimme zu, eine eingescannte Unterschrift, dein Name unter einer E-Mail und eine Bestätigung über einen per E-Mail versendeten Link.

• Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?

  Eine eingescannte Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur. Sie genügt für formfreie Verträge und für die Textform nach Paragraf 126b BGB, aber nicht für die Schriftform. Das LAG Berlin-Brandenburg hat 2022 eine Befristung für unwirksam erklärt, weil der Arbeitsvertrag nur mit eingescannter Unterschrift unterschrieben war.

• Welche drei Arten elektronischer Signaturen gibt es?

  Die eIDAS-Verordnung unterscheidet die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), die dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet ist und spätere Änderungen erkennbar macht, und die qualifizierte elektronische Signatur (QES), die mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt wird und der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

• Wie unterscheidet sich eine einfache von einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur?

  Für die EES gibt es keine Anforderungen außer, dass sie zum Unterschreiben verwendet wird. Eine FES muss dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet sein, ihn identifizieren, mit Daten unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt werden und jede spätere Änderung des Dokuments erkennbar machen. Im Streitfall ist sie deshalb viel leichter zu beweisen.

• Wie mache ich meine einfache elektronische Signatur sicherer?

  Schick Signaturlinks nur an bekannte E-Mail-Adressen, führe einen vollständigen Prüfpfad darüber, wer das Dokument wann geöffnet und unterschrieben hat, sperre das Dokument ab Beginn der Unterzeichnung und ergänze bei wichtigen Verträgen einen Einmalcode aufs Handy. Damit wird aus der EES eine FES.