Einfache Elektronische Signatur (EES)

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Eine einfache elektronische Signatur (EES)(auf Englisch SES) ist die grundlegendste Form der eSignatur, mit der digitale Vereinbarungen oder Verträge ohne hohe Sicherheitsanforderungen unterzeichnet werden können. Es gibt keine strikte Verschlüsselungsanforderung, und oft reichen eine E-Mail-Adresse, ein Benutzername oder ein Zugangscode zur Identitätsbestätigung.

Beispiele sind das Ankreuzen eines “Ich akzeptiere”-Kästchens oder das Eintippen eines Namens. Trotz ihres niedrigen Sicherheitsniveaus und leichten Nachahmbarkeit wird die EES weltweit als rechtlich bindende, elektronische Darstellung von handschriftlichen Signaturen akzeptiert, wobei ihre Akzeptanz regional variieren kann.

Die Akzeptanz von EES kann je nach regionalen Vorschriften und der jeweiligen Situation variieren. Trotzdem wird EES zusammen mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (FES) und qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) von Gesetzen in vielen Ländern anerkannt, da sie im ESIGN Act in den USA und in der eIDAS-Verordnung in der EU enthalten sind.

📌 Denke daran: Einfache elektronische Signaturen mögen wie ein unschuldiger digitaler Händedruck aussehen, aber dennoch solltest du vorsichtig sein, worauf du dich einlässt, da sie in einigen Rechtsgebieten und Situationen rechtlich bindend sind.

Vor- und Nachteile Einfacher Elektronischer Signaturen

Vorteile

• Bequemlichkeit: Von überall aus zum Unterschreiben verfügbar.
• Zeitersparnis: Beschleunigung von Dokumentenverarbeitung und Genehmigungsfristen.
• Kosteneffizient: Spare Papier-, Druck- und Portokosten.

Nachteile

• Rechtliche Anerkennung: Einige Dokumente erfordern möglicherweise handschriftliche Unterschriften für die Gültigkeit.
• Sicherheitsbedenken: Können leicht gefälscht werden, wenn sie keine Art von Verifizierung erfordern.

Akzeptable Formate für einfache elektronische Signaturen

Du findest einfache elektronische Signaturen in den folgenden 3 Formaten:

1. Angekreuzte Zustimmungsfelder

Jedes “Ich bestätige”, “Ich akzeptiere” oder “Ich widerspreche”, das du auf digitalen Plattformen wie Websites oder Software ankreuzt, gilt als einfache elektronische Signatur.

Sie sind die einfachsten akzeptierten Formen von EES und fragen normalerweise die Zustimmung oder Vereinbarung der Benutzer zu Geschäftsbedingungen, Datenschutzrichtlinien oder anderen rechtlichen Vereinbarungen online ab.

Da es sehr bequem und schnell ist, eignet es sich ideal für E-Commerce-Transaktionen, Softwareinstallationen und Online-Registrierungen.

Um diese Art der elektronischen Signatur zu verwenden, lies einfach die präsentierten Bedingungen und klicke dann auf das entsprechende Kontrollkästchen, um deine Zustimmung zu signalisieren. Diese aufgezeichnete Aktion dient als Nachweis der Vereinbarung.

2. Digital handschriftliche Signaturen

Digital handschriftliche Signaturen sind Nachahmungen deiner echten handschriftlichen Unterschrift, die auf elektronischen Geräten mit deinem Finger oder einem Stift auf einem Touchscreen erstellt werden.

Du kannst diese Form von EES hauptsächlich zur Verifizierung verwenden, zum Beispiel wenn du die Lieferung eines Pakets unterschreibst oder ein Dokument auf einem Tablet genehmigst.

3. Gescannte handschriftliche Signaturen

Wenn du ein Dokument handschriftlich auf Papier unterschreibst und dann scannst, um eine digitale Version zu erstellen, verwendest du eine gescannte handschriftliche Unterschrift.

Diese Methode wird häufig in Situationen verwendet, in denen eine physische Unterschrift zunächst erforderlich ist, aber eine digitale Einreichung bevorzugt oder notwendig ist.

Zum Beispiel beim Unterzeichnen von Verträgen, rechtlichen Vereinbarungen oder offiziellen Formularen und deren Versand per E-Mail oder Hochladen auf eine Website.

Dieses Format behält das traditionelle Aussehen einer handschriftlichen Unterschrift bei, ermöglicht jedoch die elektronische Verarbeitung und Speicherung.

Alternativ kannst du nur deine Unterschrift scannen und sie dann als Bild in PDF- oder Word-Dokumente einfügen.

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Wie man eine einfache elektronische Signatur erstellt

Du hast zwei Möglichkeiten, um deine einfache eSignatur zu erstellen:

1. Verwendung einer einfachen Textverarbeitungssoftware

Verwende Tools wie Microsoft Word oder Google Docs, um deine einfache eSignatur zu erstellen:

• Tippe deinen Namen in einer stilvollen Schrift, die deiner Handschrift ähnelt.
• Zeichne deine Unterschrift mit einem E-Pen, einer Maus oder einem Touchpad.

In Microsoft Word

In Microsoft Word wähle “Zeichnen” im oberen Menü. Passe die Farben und Größe des Stifts an und zeichne deine Unterschrift. Drücke dann “Esc”, um den Zeichenmodus zu verlassen.

Wenn du die Offline-Version von Microsoft Word verwendest, klicke mit der rechten Maustaste auf deine Unterschrift und wähle “Als Bild speichern …” zum Speichern für zukünftige Verwendungen.

In Google Docs

Ähnlich wie bei Google Docs im oberen Menü “Einfügen → Zeichnung → + Neu” klicken. Wähle das Textfeld aus, schreibe deinen Namen, ändere die Schriftart nach deinen Wünschen und klicke dann auf “Speichern und Schließen.”

Klicke mit der rechten Maustaste auf deine Unterschrift und wähle “In Keep speichern”. Klicke dann im rechten Fensterbereich mit der rechten Maustaste auf deine Unterschrift und speichere sie.

Alternativ kannst du auf Papier unterschreiben, deine handschriftliche Unterschrift scannen und als PNG- oder JPEG-Bild auf deinem Gerät speichern.

Sobald du deine einfache elektronische Signatur hast, füge sie als Bild in das Dokument ein, wann immer du eine Unterzeichnung benötigst.

🖋️ Hinweis: Diese Methode kann beim Verschieben und Anpassen deiner Unterschrift auf dem Dokument schwierig sein, da du ein Bild verwendest und nicht ein spezielles Signaturfeld. Außerdem kann die Qualität der Unterschrift aufgrund der niedrigen Auflösung beeinträchtigt sein. Verwende zur Vermeidung dieser Probleme eSignatur-Plattformen.

2. Verwendung einer eSignatur-Plattform wie fynk

Der einfachste Weg, eine einfache elektronische Signatur zu erstellen, ist die Verwendung eines eSignatur-Anbieters wie fynk. Hier ist, wie es funktioniert:

• Lade das Dokument, das du unterzeichnen möchtest, auf die Plattform hoch.
• Platziere einen Signaturblock, wo die Unterzeichner unterschreiben sollen.
• Klicke auf “Parteien und Unterzeichner”.
• Gib die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein, einschließlich deiner eigenen, wenn du das Dokument unterschreiben musst.

Dann erhalten die Unterzeichner eine E-Mail, die sie direkt zum Dokument führt, und du kannst es einfach vor Ort unterschreiben, indem du eine dieser Methoden verwendest:

1. Zeichnen ✏️

Du kannst deine handschriftliche Unterschrift mit der Option “Unterschrift zeichnen” nachbilden. Computerbenutzer können mit einer Maus oder einem Touchpad unterschreiben. Für Handys oder Tablets verwende deinen Finger oder einen Stift.

Wenn du den Unterschriftsbereich löschen möchtest, klicke oder tippe auf “Neu starten”.

So sieht es aus:

2. Tippen 🔠

Der einfachste Weg, eine einfache eSignatur zu erstellen, besteht darin, deinen Namen in dieses Feld einzugeben, indem du die vorgefertigte Schriftart verwendest.

So wird das E-Signieren mit Text aussehen:

3. Hochladen 📤

Schließlich kannst du ein Dokument unterschreiben, indem du einen Scan deiner Unterschrift hochlädst oder deine Kamera öffnest und ein Bild davon machst.

Und fertig! Dein Dokument ist sicher und einfach unterschrieben.

Legalität

Sind einfache elektronische Signaturen rechtlich bindend?

Ja, basierend auf Vorschriften und rechtlichen Maßnahmen sowohl in der EU als auch in den USA sind einfache elektronische Signaturen tatsächlich rechtlich bindend.

Die europäischen eIDAS-Verordnung besagt:

Mit anderen Worten, elektronische Signaturen können nicht in rechtlichen Verfahren abgelehnt werden, nur weil sie elektronisch sind oder keine hohen Sicherheitsstandards erfüllen.

In den USA erkennen sowohl der ESIGN Act als auch das UETA die Gültigkeit elektronischer Signaturen an. Sie erklären, dass Unterschriften so einfach wie eine textliche oder grafische Darstellung sind, die mit der Absicht zur Unterzeichnung ausgeführt wurde.

Das bedeutet, dass deine einfache elektronische Signatur rechtlich bindend ist und du sie effektiv in verschiedenen Situationen verwenden kannst, in denen deine Unterschrift erforderlich ist, wie bei Verträgen, Vereinbarungen und offiziellen Dokumenten.

🖋️Hinweis: Rechtsdokumente verwenden nicht den genauen Begriff “einfache elektronische Signatur”, aber sie erwähnen “elektronische Signaturen mit dem niedrigsten Sicherheitsniveau”.

Ist die Verwendung von Drittanbieter-Apps für einfache elektronische Signaturen legal?

Ja, gemäß Artikel 51 der eIDAS-Verordnung kannst du in der Regel Drittanbieter-Apps für einfache elektronische Signaturen verwenden, sofern sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Du musst sicherstellen, dass du die Kontrolle darüber hast, wie deine Unterschrift erstellt wird, und dass sie auf eine Weise mit dem Dokument verbunden ist, die beweist, dass sie wirklich dir gehört. Bei der Auswahl einer Drittanbieter-App für elektronische Signaturen solltest du daher eine wählen, die vertrauenswürdig ist und die gesetzlichen Standards für Sicherheit und Authentizität erfüllt.

Warum du fynk zur Erstellung und Empfang von elektronischen Signaturen nutzen solltest

Rechtsverbindlich

Obwohl einfache elektronische Signaturen für Aufgaben mit geringem Risiko ausgelegt sind, bedeutet dies nicht, dass die Sicherheit vernachlässigt werden sollte. Mit fynk kannst du sicherstellen, dass der Unterzeichnungsprozess sicher ist und der Unterzeichner tatsächlich die Person ist, für die er sich ausgibt.

Da fynk den Vorschriften der eIDAS-Verordnung (EU) und relevanten US-Gesetzen entspricht, sind alle über die Plattform unterzeichneten Dokumente rechtlich durchsetzbar und gültig.

Für einfache eSignatur benötigst du die gültige E-Mail-Adresse der Unterzeichner, um die Unterschrift anfordern zu können.

fynk bietet auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) an, die einen zusätzlichen Sicherheitslevel bieten, wie z.B. standardmäßige Authentifizierung und ID-Verifikationen.

Außerdem kann nach Abschluss eines Dokuments auf fynk niemand das Dokument bearbeiten oder anpassen.

Einfach und flexibel

Die Unterzeichnung ist mit fynk einfach. Unterzeichne von jedem Gerät aus, ob Computer, Telefon oder Tablet. Wähle deine bevorzugte Unterzeichnungsmethode - gib deinen Namen ein, zeichne deine Unterschrift oder lade eine gescannte Version hoch.

fynk.com unterstützt verschiedene Dokumentenformate und ermöglicht es dir, Dokumente gleichzeitig an mehrere Unterzeichner zu senden.

Einfacher Workflow

fynk verfolgt alle Schritte des eSigning-Prozesses, von der einfachen Zuweisung von Unterzeichnungsaufgaben an mehrere Empfänger über die Festlegung von Fristen bis hin zur Verfolgung des Unterzeichnungsfortschritts in Echtzeit.

Keine lästigen E-Mails mehr hin und her! Mit fynk ist es einfach und sicher, Dokumente mit deinem Team zu teilen und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand bleiben.

Schnell und sicher zur Unterschrift

Da Einfache Elektronische Signaturen (EES) die einfachste Form von Signaturen sind, kannst du sie in verschiedenen alltäglichen Vereinbarungen oder anderen rechtlichen Dokumenten verwenden, die ein geringes Risiko darstellen. Sie können ein Scan deines tatsächlichen Dokuments sein oder so einfach wie ein Kästchen, das du beim Unterschreiben auf einer Website anklickst.

Obwohl sie harmlos erscheinen mögen, ist es besser, E-Signatur-Plattformen zu verwenden, die einen einfachen und unkomplizierten Signaturprozess anbieten, um jede Möglichkeit einer Unterschriftenfälschung zu vermeiden.

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Häufig gestellte Fragen

Wie regeln verschiedene Länder die Verwendung von EES?

TDie Vorschriften für EES variieren stark von Land zu Land. So erkennt beispielsweise die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union EES an, unterscheidet sie aber von sichereren Formen, während der US-amerikanische ESIGN Act einen breiten Rahmen für elektronische Signaturen bietet.

Wie unterscheidet sich eine einfache elektronische Signatur von einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur?

Der Hauptunterschied zwischen einer einfachen elektronischen Signatur und einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur liegt im Grad der Sicherheit und Überprüfung. Während einfache elektronische Signaturen so einfach wie ein getippter Name oder ein gescanntes Bild sein können, verwenden fortgeschrittene elektronische Signaturen zusätzliche Maßnahmen, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und die Integrität des unterzeichneten Dokuments sicherzustellen. Diese Maßnahmen können kryptografische Techniken und eindeutige Identifikatoren umfassen, wodurch fortgeschrittene elektronische Signaturen sicherer und rechtlich robuster sind.

Wie kann ich meine einfache elektronische Signatur sicherer machen?

Die Verwendung vertrauenswürdiger Plattformen für elektronische Signaturen wie fynk, die den gesetzlichen Standards und den besten Praktiken der Branche entsprechen, kann die Sicherheit und Integrität einfacher elektronischer Signaturen weiter gewährleisten.

Was sind die Einschränkungen einfacher elektronischer Signaturen?

Sie bieten möglicherweise keinen starken Beweis für die Identität des Unterzeichners oder die Authentizität der Unterschrift. Darüber hinaus können einige Rechtsordnungen oder Branchen spezifische Vorschriften oder Standards haben, die sicherere Formen elektronischer Signaturen erfordern, was die Verwendung einfacher elektronischer Signaturen in bestimmten Kontexten einschränkt.