Warum Vertragsmanagement Prozesse rationalisiert

Wenn Unternehmen auf manuelle Systeme, gemeinsam genutzte Laufwerke, Excel-Tabellen oder andere ineffektive Methoden zur Verwaltung von Verträgen zurückgreifen, bedeutet dies eine erhebliche Belastung für die internen Teams. Mit der jährlichen Zunahme des Vertragsvolumens steigen auch der interne Arbeitsaufwand und die Kosten, die für die Verwaltung dieser Vereinbarungen erforderlich sind. Deshalb ist es für Unternehmen so wichtig, so früh wie möglich ein effizientes, skalierbares Vertragsmanagement zu implementieren, um die Weichen für künftiges Wachstum zu stellen.

Vertragssoftware bietet Unternehmen die richtige Grundlage, um das Vertragsmanagement mit Hilfe von Tools zu skalieren, die jede Phase des Vertragslebenszyklus organisieren und automatisieren. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Vertragsmanagement-Software Unternehmen bei der Rationalisierung von Prozessen unterstützt:

Bewahrt Überblick

Organisation ist die wichtigste Komponente eines guten Vertragsmanagementprozesses, und der Hauptvorteil eines Vertragsmanagementsystems besteht darin, dass sie Unternehmen dabei hilft, Verträge zu organisieren und zugänglich zu halten. Indem alle Mitarbeiter:innen verpflichtet werden, Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern, können Unternehmen verhindern, dass Mitarbeiter:innen Dokumente auf Desktops und in E-Mail-Ordnern ablegen, was leicht zu Dokumentenverlusten führen kann.

Vertragsmanagementsysteme ermöglichen eine einfache Gruppierung oder Kennzeichnung von Dokumenten in relevanten Kategorien, häufig sogar automatisiert mit künstlicher Intelligenz. Auf diese Weise können Mitarbeiter:innen Dokumente über eine einfache Stichwortsuche auffinden, was den Zeitaufwand für das manuelle Speichern und Abrufen von Verträgen drastisch reduziert.

Ermöglicht Kollaboration

Für die Prüfung von Verträgen ist nicht nur die Rechtsabteilung zuständig - jedes Dokument erfordert den Input und die Einbindung von mehreren Teams im gesamten Unternehmen, einschließlich Finanzen, Vertrieb, Geschäftsführung, Beschaffung, Projektmanagement etc. Die Koordinierung gleichzeitiger Überprüfungen in jedem Team und das Sammeln von Beiträgen von Dutzenden von Mitarbeitern kann katastrophale Folgen haben, wenn es nicht mit einem organisierten Prozess gehandhabt wird - es kann nicht nur zu verlorenen Entwürfen und überschriebenen Änderungen führen, sondern auch die Zeit verdoppeln oder verdreifachen, die für die erfolgreiche Erstellung und Verhandlung eines einzigen Vertrags benötigt wird.

Eine Vertragsmanagementsoftware ermöglicht die Überprüfung von Verträgen in einer einzigen cloudbasierten Plattform, auf die von jedem Ort aus zugegriffen werden kann, während Funktionen zur Versionskontrolle verhindern, dass die Benutzer:innen veraltete Verträge überprüfen. Dieses Verfahren ermöglicht einen wesentlich schnelleren Überprüfungsprozess als einen, bei dem die Mitarbeiter abwechselnd Entwürfe per E-Mail hin- und herschicken.

Schafft Sicherheit

Software für Vertragsmanagement hilft auch bei der Vereinheitlichung von Sicherheitsverfahren im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung. Dies ist besonders wichtig in Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen, wo die Einhaltung der Datensicherheit vorgeschrieben und geregelt ist. Durch die Wahl einer Plattform, die der Dokumentensicherheit Vorrang einräumt, können Unternehmen Verstöße gegen die Datensicherheit von außen oder unbefugten internen Zugriff verhindern und sicherstellen, dass die Prozesse zum Zeitpunkt der Prüfung konform sind. Für zusätzliche Sicherheit sorgen Benutzerrollen- und Berechtigungseinstellungen, mit denen Unternehmen kontrollieren können, welche Mitarbeiter:innen auf ein Dokument zugreifen, es lesen oder bearbeiten dürfen.

Ermöglicht Fristeinhaltung

Vertragsmanagement Software rationalisiert die Arbeitsabläufe bei der Erneuerung von Dokumenten. Wenn Teams mit der Verwaltung von Dutzenden oder Hunderten von Dokumenten betraut sind, kann es leicht passieren, dass Verlängerungen und Ablaufdaten übersehen werden. Wenn jedoch Termine verpasst werden, laufen Unternehmen Gefahr, unbeabsichtigt ungünstige Preise oder Geschäftsbedingungen zu verlängern, was im Nachhinein schwerwiegende finanzielle Folgen haben kann.

Vertragsmanagementsysteme vereinfachen diesen Prozess - indem sie es Unternehmen ermöglicht, bestimmten Benutzern:innen rechtzeitig vor wichtigen Vertragsterminen Warn- und Erinnerungsmeldungen zuzuweisen. Damit können Teams ihre Überprüfungsaktivitäten im Voraus besser koordinieren und sicherstellen, dass wichtige Termine nicht verpasst werden.

Fazit

Dem Vertragsmanagement wird oft weniger Aufmerksamkeit geschenkt als anderen Geschäftsabläufen, aber sein Einfluss auf die Rentabilität kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Die finanziellen Folgen eines verlorenen Vertrags, einer verpassten automatischen Vertragsverlängerung oder einer Datenschutzverletzung können für jedes Unternehmen verheerende Folgen haben. Darüber hinaus können die Mitarbeiterstunden, die für manuelle Vertragsverwaltungsprozesse verschwendet werden, schnell teuer werden.

Autor:

Markus Presle