Vertrags-Playbooks - Schlüssel zu effizientem Vertragsmanagemen

Was sind Vertrags-Playbooks genau?

Ein Vertrags-Playbook – manchmal auch rechtliches Playbook genannt – ist ein Handbuch, das Richtlinien für die Überprüfung von Verträgen für Rechtsteams und Geschäftsleute enthält. Es dient als zentrale Informationsquelle für das gesamte Unternehmen, da es klare Strukturen für die Vertragsprüfung bietet. Wie Sie sich vorstellen können, kann ein Vertrags-Playbook die Effizienz aller Beteiligten erheblich steigern. Besonders nützlich sind diese Playbooks für nicht-juristische Abteilungen, da sie eine klare Struktur bieten, wie mit verschiedenen Szenarien und Problemen umzugehen ist, die bei der Bearbeitung unterschiedlicher Vertragstypen auftreten können.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihr Vertriebsteam hat es mit einem Vertrag zu tun, bei dem die Gegenpartei etwas Neues verlangt – beispielsweise verlängerte Zahlungsfristen, die in ähnlichen Fällen nicht existieren. Ohne ein Playbook, das bei der Vertragsüberwachung und Risikomanagement hilft, müsste das Vertriebsteam die Verhandlungen möglicherweise unterbrechen, sich mit der Rechtsabteilung beraten oder sogar die Angelegenheit an das Management eskalieren. Das würde den Prozess verzögern und zusätzlichen Aufwand verursachen. Mit einem guten Vertrags-Playbook kann das Vertriebsteam die Lösung schnell finden und herausfinden, wie das Unternehmen in ähnlichen Situationen vorgehen würde.

Das ist nur ein einfaches Beispiel, wie Vertrags-Playbooks genutzt werden können. Besonders wertvoll sind sie in hochvolumigen Vertragsumgebungen, wie bei Beschaffung, Vertrieb oder Lieferantenvereinbarungen, wo sich wiederholende Verhandlungen viel Zeit und Ressourcen kosten können. Idealerweise sollte es für jeden Vertragstyp, mit dem Sie zu tun haben, ein eigenes Playbook geben. Im Allgemeinen enthält ein Vertrags-Playbook:

• Klauseln, die in einem bestimmten Vertrag enthalten sein müssen.
• Bevorzugte Formulierungen und Wortlaute für Verträge.
• Vordefinierte Antworten auf die häufigsten Szenarien.
• Verschiedene alternative Positionen.

Und vieles mehr!

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was in einem rechtlichen Playbook enthalten ist.

Wann sollten Sie ein Vertrags-Playbook verwenden?

Ein Vertrags-Playbook ist ideal, wenn Sie die Überprüfung von Verträgen schneller, einfacher und konsistenter gestalten möchten. Verwenden Sie es für Vereinbarungen wie NDAs, Lieferantenverträge oder Arbeitsverträge, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen und Risiken minimiert werden. Es ist besonders hilfreich, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Verträgen zu tun haben oder mehrere Personen an der Prüfung und Genehmigung beteiligt sind. Ein Playbook sorgt dafür, dass alles klar, organisiert und reibungslos abläuft.

Im Allgemeinen sollten Sie ein Vertrags-Playbook verwenden, wenn Sie es mit folgenden Situationen zu tun haben:

• Hohe Vertragsvolumina
• Komplexe oder risikoreiche Vereinbarungen
• Beteiligung mehrerer Interessengruppen

Was finden Sie in einem Vertrags-Playbook?

Unabhängig von der Art des Vertrags enthält ein typisches Vertrags-Playbook fünf Hauptbereiche:

1. Verhandlungspositionen und -strategien

Ihr Vertrags-Playbook sollte Anweisungen und Lösungen für verschiedene Umstände enthalten, die während der Verhandlungsphase auftreten können. In dieser Phase befinden Sie sich – insgesamt oder für eine bestimmte Klausel – in einer der folgenden drei Positionen:

• Bevorzugte Position 🏆: Die ideale Position in Verhandlungen. Wenn die Gegenpartei Ihren Bedingungen vollständig zustimmt, wie Sie sie vorgeschlagen haben.
• Alternativposition 🤝: Die Gegenpartei möchte einen bestimmten Punkt im Entwurf ändern, der Ihr Geschäft betrifft, aber Sie sind bereit, die Änderungen zu akzeptieren und Kompromisse einzugehen, um das Geschäft aufrechtzuerhalten. Wenn Plan A nicht funktioniert, müssen Plan B, C usw. sorgfältig ausgearbeitet sein, damit Ihre Geschäftsinteressen gewahrt bleiben.
• Abbruchposition 🚫: Das Verhandlungsende. Sie können die Vorschläge der Gegenpartei unter keinen Umständen akzeptieren.

Ein gut ausgearbeitetes rechtliches Playbook definiert die bevorzugte Position, priorisiert Alternativszenarien und spezifiziert die Situation für jede Klausel, in der eine Einigung nicht möglich ist.

Zum Beispiel: Wenn die Gegenpartei einer strikten Entschädigungsklausel mit vollständiger Haftungsübernahme nicht zustimmt, könnte die Alternativposition vorsehen: „Jede Partei ist für ihre eigenen Handlungen und Unterlassungen verantwortlich und entschädigt die andere nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.“ Dies gewährleistet einen gewissen Schutz, während die ursprüngliche Position abgeschwächt wird.

❗ Wichtig: Für alle Positionen – insbesondere die Alternativposition – ist es wichtig, nicht nur alternative Pläne zu definieren, sondern auch die Formulierung der Klauseln sorgfältig zu prüfen. Juristendeutsch ist oft kompliziert, weshalb ein Rechtsprofi alle Klauseln eines rechtlichen Playbooks sorgfältig ausarbeiten und prüfen sollte.

2. Alternative Formulierungsoptionen

Juristendeutsch ist oft komplex und nuanciert. Schon geringfügige Änderungen in der Formulierung können erhebliche Auswirkungen auf die rechtliche Auslegung haben. Daher ist es wichtig, dass ein Rechtsprofi nicht nur die wesentlichen Klauseln eines Playbooks prüft, sondern auch alternative Formulierungen bereitstellt. Unterschiedliche Versionen können je nach spezifischen Umständen oder Rechtsordnungen erforderlich sein. Zum Beispiel könnte anstelle einer strengen Klausel wie „Time is of the essence eine Alternative enthalten sein: „Die Parteien verpflichten sich, wirtschaftlich vertretbare Anstrengungen zu unternehmen, um die vereinbarten Fristen einzuhalten.“ Diese flexiblere Formulierung könnte für Verträge geeignet sein, bei denen starre Fristen unpraktisch sind.

3. Erklärungen zu rechtlichen Auswirkungen

Da viele Abteilungen und Teams das Playbook als Referenz verwenden, ist es immer eine gute Idee, klare Erklärungen zu den rechtlichen Auswirkungen jeder Klausel bereitzustellen. Dies hilft Nicht-Juristen, sicherer und einfacher mit Verträgen umzugehen.

Beispielsweise könnte neben einer Klausel zur Haftungsbeschränkung im Playbook erklärt werden: „Diese Klausel begrenzt das finanzielle Risiko für die Parteien. Das Entfernen dieser Klausel könnte zu unbegrenzter Haftung führen, was potenziell erhebliche finanzielle Verluste zur Folge hätte.“

4. Warnhinweise und kritische Themen (Red Flags)

Basierend auf den Richtlinien des Unternehmens können bestimmte Klauseln in rechtlichen Dokumenten erhebliche Bedenken auslösen. Diese werden oft als „Red Flags“ bezeichnet und sollten in jedem Vertrags-Playbook enthalten sein. Dazu gehören beispielsweise zu weit gefasste Entschädigungen, unklare Formulierungen, Bestimmungen, die gegen Vorschriften verstoßen, oder Klauseln, die das Risiko eines Vertragsbruchs erhöhen.

Ein Beispiel könnte eine Klausel sein wie: „Der Anbieter garantiert eine Verfügbarkeit von 100 % unter allen Umständen.“ Diese würde als unrealistisch eingestuft und das Unternehmen möglicherweise einer Haftung aussetzen, etwa durch unvorhersehbare Ereignisse wie Naturkatastrophen oder Cyberangriffe.

5. Genehmigungs-Workflows

Ein großer Vorteil eines Vertrags-Playbooks ist, dass es nicht nur beim Erstellen und Verhandeln von Verträgen unterstützt, sondern auch die automatisierte Abwicklung vereinfacht, indem es den Genehmigungsprozess klar definiert. Rechtliche Playbooks enthalten häufig Entscheidungsbäume oder Flussdiagramme, die nahtlos in automatisierte Tools integriert werden können.

Ein Beispiel: Im allgemeinen Genehmigungsprozess müssen Vertriebsmitarbeiter nach der Bearbeitung eines Vertragsentwurfs diesen zunächst vom Vertriebsleiter und anschließend vom CFO genehmigen lassen. Das Playbook kann außerdem festlegen, ob alle Personen in einer bestimmten Position den Entwurf genehmigen müssen oder ob die Zustimmung einer Person ausreicht.

Bei spezifischen Bedingungen könnte ein Playbook beispielsweise vorschlagen: „Überschreitet die Vereinbarung $100.000? Wenn ja, zur CFO-Ebene eskalieren. Wenn nein, Genehmigung durch den Manager fortsetzen.“

Warum sind Vertrags-Playbooks nützlich?

Vertrags-Playbooks sind weit mehr als einfache Leitfäden für das Erstellen und Verhandeln von Verträgen. Sie können besonders hilfreich sein, wenn sie:

Zeit für alle Beteiligten sparen

Einer der greifbarsten Vorteile eines Vertrags-Playbooks ist, dass es sowohl der Rechtsabteilung als auch anderen Abteilungen Zeit spart. Leider ist der Umgang mit Verträgen für viele Unternehmen weder einfach noch unkompliziert. Deshalb dauert es im Durchschnitt 3,4 Wochen, um einen einzigen Vertrag zu genehmigen. Überraschenderweise sind die meisten Aufgaben in diesem Prozess repetitiv und können optimiert werden.

Mit einem rechtlichen Playbook läuft alles von Anfang bis Ende reibungslos und effizient. Die Rechtsabteilung kann häufige Szenarien im Playbook abdecken und so eine wertvolle Ressource für das gesamte Unternehmen schaffen.

Rechtliche und Compliance-Risiken reduzieren

Neben der Beschleunigung des gesamten Prozesses verhindern Playbooks auch hohe Strafen oder rechtliche Probleme, indem sie vorgeprüfte Klauseln, klare Richtlinien und standardisierte Sprache bereitstellen, die den regulatorischen Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Das Risiko kann weiter reduziert werden, wenn intelligente Genehmigungsprozesse integriert werden, wie z. B. KI-gestützte Überprüfungs-Playbooks, die auch menschliche Fehler minimieren.

Einheitliche Sprache in Verträgen gewährleisten

Ein weiterer großer Vorteil eines Vertrags-Playbooks ist die Standardisierung der Sprache in allen Verträgen. Das bedeutet Konsistenz bei der Formulierung von Bedingungen, Konditionen und Verpflichtungen. Mit einem Playbook fangen Sie nicht bei jedem neuen Vertrag von vorne an. Stattdessen verwenden Sie vorab genehmigte Formulierungen, die den Zielen Ihres Unternehmens entsprechen. Dies ermöglicht Ihrem Team, sich auf substanzielle Verhandlungen zu konzentrieren, anstatt über die Wortwahl zu diskutieren, und ermöglicht es Ihnen, schneller abzuschließen, ohne an Qualität einzubüßen.

Wer verwendet Vertrags-Playbooks?

Jeder, der mit Verträgen arbeitet, kann von einem Playbook profitieren, insbesondere:

1. Rechtsteams: Um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, Risiken zu managen und den Überprüfungsprozess zu optimieren.
2. Beschaffungsteams: Für Verhandlungen mit Lieferanten unter Verwendung einheitlicher Bedingungen.
3. Vertriebsteams: Um Vertragsverhandlungen mit Kunden zu beschleunigen und Geschäfte schneller abzuschließen.
4. Operationsteams: Um Konsistenz und Effizienz in Serviceverträgen zu gewährleisten.
5. Führungskräfte und Entscheidungsträger: Um Verträge mit den Geschäftszielen und strategischen Prioritäten in Einklang zu bringen.

Was ist ein KI-gestütztes Vertrags-Playbook?

Ein KI-gestütztes Vertrags-Playbook ist darauf ausgelegt, Ihnen noch mehr Zeit zu sparen, Stress zu reduzieren und sicherzustellen, dass Ihre Verträge den Standards und Vorschriften Ihres Unternehmens entsprechen. Es handelt sich um eine Sammlung sorgfältig ausgearbeiteter Anweisungen (Prompts), die der KI helfen, Ihre Verträge zu analysieren und potenzielle Probleme aufzudecken.

So funktioniert es: Mithilfe klarer Prompts geben Sie der KI genau vor, worauf sie in einem Vertrag achten oder was überprüft werden soll. Beispiele hierfür könnten sein:

• Wird im NDA eine Vertraulichkeitsdauer von mindestens 3 Jahren oder bis zum rechtlichen Ende des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen angegeben?
• Ist das geltende Recht als “Kalifornien” oder eine andere mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmende Gerichtsbarkeit angegeben?

Sobald Ihre Regeln definiert sind, überprüft die KI jeden einzelnen Punkt im Vertrag. Wenn etwas fehlt oder verdächtig erscheint – beispielsweise, wenn die Vertraulichkeitsdauer nicht lang genug ist – zeigt die KI eine Warnung an. Diese Warnungen erleichtern es Ihnen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zum Problem werden.

Geheimhaltungsvereinbarung / NDA (Mofidian)

Geheimhaltungsvereinbarungen sind entscheidend für die Aufrechterhaltung von Vertrauen, insbesondere in Geschäftszusammenarbeiten oder Verhandlungen, indem sie klar definieren, was vertraulich bleiben muss und die Konsequenzen für einen Verstoß. Im Wesentlichen dient eine Geheimhaltungsvereinbarung als Schutzvorrichtung, die Unternehmen hilft, ihre wertvollsten Informationen zu schützen und gleichzeitig sichere, professionelle Beziehungen zu fördern.

In der Welt von Geschäft und Innovation sind Ihre Ideen Ihr wertvollstes Gut. Mit unserer sorgfältig gestalteten Vorlage für die Geheimhaltungsvereinbarung können Sie sicherstellen, dass Ihre vertraulichen Informationen, innovativen Ideen und sensiblen Daten vor unbefugtem Zugriff und unerwünschter Offenlegung geschützt sind.

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Ein KI-gestütztes Vertrags-Playbook ist besser als herkömmliche, weil:

1. Es spart Zeit: KI-Tools können Vertragsprüfungen in nur 26 Sekunden durchführen – beeindruckende 99,53 % schneller als die durchschnittlichen 92 Minuten, die Menschen benötigen. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Energie und Aufwand. Sie können Probleme schnell identifizieren, ohne stundenlang jeden Absatz manuell analysieren zu müssen, und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
2. Es gewährleistet Konsistenz und Compliance: Im Gegensatz zu manuellen Überprüfungen, die variieren können, wenden KI-Playbooks Ihre Richtlinien jedes Mal auf die gleiche Weise an. Sie markieren Risiken, fehlende Klauseln oder Inkonsistenzen und sorgen dafür, dass Ihre Verträge zuverlässig und fehlerfrei den Compliance-Standards entsprechen.
3. Es vereinfacht Zusammenarbeit und Genehmigungen: Mit integrierten Workflows erleichtern KI-Playbooks die Einbindung der richtigen Personen zur richtigen Zeit. Teams kennen ihre Rollen und Verantwortlichkeiten, wodurch Verwirrung beseitigt und der Genehmigungsprozess effizient und transparent bleibt.

Wie erstellt man ein KI-gestütztes Vertrags-Playbook?

Sie können ein KI-gestütztes Playbook mit einem digitalen Vertragsmanagement-Tool wie fynk erstellen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, verschiedene Bedingungen festzulegen, um die KI zur Überprüfung Ihrer Dokumente innerhalb von Sekunden optimal zu nutzen.

Idealerweise benötigen Sie für jede Vorlage, die Sie verwenden, ein eigenes Playbook. Angenommen, Sie verwenden häufig Vorlagen für Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) und möchten ein Playbook dafür erstellen. So gehen Sie vor:

Schritt 1: Wichtige Vertragselemente identifizieren

Beginnen Sie damit, die wesentlichen Klauseln aufzulisten, die das Playbook analysieren soll. Zum Beispiel wären beim Verfassen eines NDA wichtige Klauseln Vertraulichkeitsbestimmungen, geltendes Recht, Kündigungsbedingungen, Rückgabe oder Zerstörung vertraulicher Informationen und spezifische Verwendungszwecke.

Schritt 2: Prompts definieren

Für jede Klausel oder jeden Abschnitt Ihrer Vorlage können Sie Regeln definieren, damit die KI genau weiß, was überprüft werden soll. Beispiele hierfür sind:

• Prompt zur Überprüfung des geltenden Rechts: „Wird im NDA Kalifornien als geltendes Recht angegeben?“
• Prompt zur Bestätigung der Vertragsbedingungen: „Wird im NDA bestätigt, dass keine Änderungen an den Standardbedingungen vorgenommen wurden?“
• Prompt zur Sicherstellung des Schutzes vertraulicher Informationen: „Erfordert das NDA, dass die empfangende Partei vertrauliche Informationen mit mindestens der gleichen Sorgfalt schützt, wie sie ihre eigenen ähnlichen Informationen schützt, jedoch nicht weniger als einem angemessenen Standard entspricht?“

✨ Pro-Tipp: Sie können die KI auch anweisen, zu prüfen, ob eine bestimmte Formulierung im gesamten Dokument oder in einem bestimmten Abschnitt verwendet wird. Zum Beispiel: „Wird der Begriff ‘Geschäftsgeheimnisse’ explizit im Abschnitt Vertraulichkeitsdauer des NDAs verwendet?“

Schritt 3: Warnungen zuweisen

Jede Regel kann entweder eine rote oder orangefarbene Warnung erhalten, je nachdem, wie wichtig sie ist.

🔴 Red Flag (Rote Warnung): Wird verwendet, wenn eine Bedingung so wichtig ist, dass der Vertrag ohne sie nicht fortgesetzt werden kann. Beispiel: Die Gerichtsbarkeit in allen NDAs muss „Kalifornien“ sein. Wenn eine andere Gerichtsbarkeit angegeben ist, zeigt die KI eine rote Warnung an.

🟠 Orange Flag (Orangefarbene Warnung): Wird verwendet, wenn eine Bedingung überprüft werden muss, aber nicht entscheidend ist. Beispiel: Die Vertraulichkeitsdauer in einem NDA sollte mindestens drei Jahre betragen. Wenn die Dauer etwas kürzer ist – etwa zwei Jahre – zeigt die KI eine orangefarbene Warnung an, um darauf hinzuweisen, dass dies überprüft oder neu verhandelt werden sollte.

Schritt 4: Ihr Playbook ausführen

Sobald Ihre Playbook-Vorlage fertig ist, können Sie sie auf Ihr NDA anwenden, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen erfüllt sind, und eventuelle Warnungen beheben. Sie können das Playbook bei Bedarf leicht anpassen oder aktualisieren, um es an Ihre Compliance-Standards anzupassen.

Pro-Tipps für die effektive Nutzung von Playbooks

Klein anfangen, dann skalieren

Beginnen Sie mit einem Playbook, das sich auf hochpriorisierte, häufig verwendete Verträge konzentriert, wie NDAs, LOIs oder Influencer-Verträge. Sobald Sie sich mit dem Prozess vertraut gemacht haben, erweitern Sie das Playbook, um komplexere Klauseln und verschiedene Vertragstypen abzudecken.

An Ihre Geschäftsanforderungen anpassen

Passen Sie Ihr Playbook so an, dass es die Richtlinien und Risikotoleranz Ihres Unternehmens widerspiegelt. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise in mehreren Rechtsgebieten tätig ist, sollten Sie Regeln für regionsspezifische Klauseln wie geltendes Recht und Steuerkonformität einfügen.

Regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Gesetze und geschäftliche Prioritäten ändern sich – Ihr Playbook sollte das auch. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass es mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen, internen Richtlinien und Branchentrends übereinstimmt.

Mit realen Verträgen testen

Bevor Sie ein Playbook vollständig implementieren, testen Sie es mit einer Vielzahl realer Verträge. So können Sie Lücken oder zu strenge Regeln erkennen, die möglicherweise angepasst werden müssen, um unterschiedliche Szenarien effektiv zu handhaben.

Technologie nutzen

Setzen Sie KI-gestützte Vertragsmanagement-Tools wie fynk ein, um Ihr Playbook zu implementieren und zu automatisieren. Diese Tools können Dokumente schnell analysieren, Probleme markieren und Workflows optimieren, wodurch Sie Zeit sparen und menschliche Fehler reduzieren.

Jetzt sind Sie dran

Letztendlich geht es bei Vertrags-Playbooks nicht nur darum, Zeit zu sparen oder Dinge zu organisieren (obwohl sie das wirklich gut können!). Es geht darum, Ihnen ein beruhigendes Gefühl zu geben. Mit einem soliden Playbook können Sie Verträge mit weniger Stress, weniger Verzögerungen und mehr Zuversicht bearbeiten – egal, ob es sich um ein einmaliges Geschäft oder eine Vielzahl von Vereinbarungen handelt. Wenn Sie also bereit sind, intelligenter statt härter zu arbeiten, könnte ein Vertrags-Playbook die beste Investition sein, die Ihr Team in diesem Jahr tätigt.

Autor:

Rezvan Golestaneh