Abschlagsrechnung: Definition, Rechtsgrundlagen, Pflichtangaben und Muster

Hinweis: Dieser Text beschreibt die deutsche Rechtslage und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung (auch Abschlagszahlungsrechnung oder Akontorechnung) fordert eine Teilzahlung für bereits erbrachte, aber noch nicht abgeschlossene Leistungen an. Sie ist vorläufig: Die endgültige Abrechnung erfolgt erst mit der Schlussrechnung, in der alle Abschläge verrechnet werden.

Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung

Die vier Begriffe werden im Alltag oft vermischt. Der Unterschied liegt darin, wann abgerechnet wird und ob die Abrechnung endgültig ist.

Zwei Punkte sorgen oft für Verwirrung:

• Umsatzsteuerlich ist ein Abschlag meist eine Anzahlung. Auch wenn schon gearbeitet wurde, gilt eine Werkleistung umsatzsteuerlich in der Regel erst mit der Abnahme als ausgeführt. Bis dahin ist jeder Abschlag ein Entgelt, das vor Ausführung der Leistung vereinnahmt wird. Deshalb gilt für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen dieselbe Steuerlogik.
• „Akontorechnung“ (von italienisch „a conto“, auf Rechnung) ist kein eigener Rechtsbegriff. Gemeint ist je nach Branche eine Abschlags- oder eine Anzahlungsrechnung.

Rechtsgrundlagen der Abschlagsrechnung

Ob Sie Abschläge verlangen dürfen, hängt vom Vertragstyp und davon ab, was vereinbart ist.

Werkvertrag: § 632a BGB

Beim Werkvertrag kann der Unternehmer nach § 632a BGB Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Das gilt auch ohne besondere Vereinbarung. Die Voraussetzungen:

• Die Leistungen müssen durch eine Aufstellung nachgewiesen werden, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.
• Sind Leistungen nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten. Bis zur Abnahme muss der Unternehmer beweisen, dass seine Leistung vertragsgemäß ist.
• Für angelieferte oder eigens angefertigte Stoffe und Bauteile kann ein Abschlag nur verlangt werden, wenn dem Besteller das Eigentum übertragen oder eine Sicherheit geleistet wird.

Verbraucherbauvertrag: Baut ein Unternehmer für einen Verbraucher ein neues Gebäude oder baut eines erheblich um, dürfen die Abschläge zusammen höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung betragen. Mit dem ersten Abschlag ist dem Verbraucher eine Sicherheit von 5 Prozent der Gesamtvergütung für die rechtzeitige Herstellung ohne wesentliche Mängel zu leisten (§ 650m BGB).

Dienstvertrag: Für Dienstverträge, etwa reine Beratung, gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Abschläge. Die Vergütung ist nach der Leistung oder nach den vereinbarten Zeitabschnitten zu zahlen (§ 614 BGB). Wer bei längeren Dienstleistungsprojekten zwischendurch abrechnen will, muss das vertraglich vereinbaren, etwa als monatliche Abrechnung nach Aufwand.

Bauvertrag mit VOB/B: § 16 VOB/B

Die VOB/B gilt nur, wenn sie wirksam vereinbart ist. Dann regelt § 16 Abs. 1 VOB/B:

• Abschlagszahlungen sind auf Antrag in möglichst kurzen Zeitabständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren.
• Ihre Höhe richtet sich nach dem Wert der jeweils nachgewiesenen vertragsgemäßen Leistungen, einschließlich der ausgewiesenen Umsatzsteuer.
• Die Leistungen sind durch eine prüfbare Aufstellung nachzuweisen, in der Praxis meist durch ein Aufmaß.
• Abschläge werden binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig.

Die Schlusszahlung ist nach § 16 Abs. 3 VOB/B alsbald nach Prüfung der Schlussrechnung zu leisten, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Zugang. Nur ausnahmsweise und ausdrücklich vereinbart verlängert sich die Frist auf höchstens 60 Tage.

Architekten und Ingenieure: § 15 HOAI

Für Leistungen nach der HOAI verweist § 15 HOAI auf das BGB: Für Abschlagszahlungen gilt § 632a BGB entsprechend, für die Fälligkeit des Honorars § 650g Abs. 4 BGB. Das Schlusshonorar wird also mit Abnahme und Zugang einer prüffähigen Schlussrechnung fällig. Abschläge können Architekten und Ingenieure für nachgewiesene Leistungen verlangen, in der Praxis oft nach abgeschlossenen Leistungsphasen.

Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie muss deshalb dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG):

Zusätzlich empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben: die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ mit laufender Nummer (zum Beispiel „2. Abschlagsrechnung“), ein Verweis auf Auftrag oder Vertrag und eine Übersicht der bisher gezahlten Abschläge.

Umsatzsteuer auf Abschläge

• Entstehung: Die Umsatzsteuer entsteht bei Anzahlungen und Abschlägen mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG), nicht erst mit Fertigstellung. Der Kunde darf die Vorsteuer abziehen, sobald er die Rechnung hat und gezahlt hat.
• Schlussrechnung: In der Endrechnung sind die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Wer die Abschläge nicht abzieht, weist die Steuer doppelt aus und schuldet sie nach § 14c UStG auch doppelt.
• Bauleistungen an Bauunternehmer: Erbringt ein Unternehmer Bauleistungen an einen Leistungsempfänger, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Dann enthält auch die Abschlagsrechnung keine Umsatzsteuer, sondern den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG).

Kumulierte oder nicht kumulierte Abschlagsrechnung

Bei vielen Abschlägen haben sich zwei Darstellungsformen etabliert:

• Nicht kumuliert: Jede Abschlagsrechnung weist nur die Leistung seit dem letzten Abschlag aus. Einfach, aber der Gesamtstand ist nicht auf einen Blick erkennbar.
• Kumuliert: Jede Abschlagsrechnung weist den Gesamtwert aller bisher erbrachten Leistungen aus und zieht die bereits berechneten Abschläge ab. Gefordert wird nur die Differenz. Im Bau ist das die übliche Form, weil sie den Projektstand transparent macht.

Bei der kumulierten Form muss die Umsatzsteuer nur auf den neu geforderten Betrag ausgewiesen werden. Weist die Rechnung Steuer auf den kumulierten Gesamtbetrag aus, ohne die frühere Steuer abzuziehen, entsteht ein unrichtiger Steuerausweis.

Abschlagsrechnung erstellen: Schritt für Schritt

1. Abschläge im Vertrag regeln. Legen Sie fest, ob nach Meilensteinen, nach Leistungsstand oder in festen Zeitabständen abgerechnet wird, und welche Zahlungsfrist gilt. Ein Zahlungsplan im Vertrag verhindert die meisten Streitigkeiten.
2. Leistungsstand dokumentieren. Halten Sie fest, was bis zum Stichtag erbracht wurde: Aufmaß, Stundennachweis, abgeschlossene Meilensteine. Ohne prüfbare Aufstellung wird der Abschlag nicht fällig.
3. Wert der Teilleistung berechnen. Maßgeblich ist der Wert der erbrachten Leistung im Verhältnis zur Gesamtvergütung, nicht der eigene Aufwand.
4. Rechnung mit allen Pflichtangaben erstellen. Bezeichnung als Abschlagsrechnung, fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung, Netto, Umsatzsteuer, Brutto.
5. Bisherige Abschläge aufführen. Vor allem bei kumulierter Abrechnung, damit der Kunde den Stand nachvollziehen kann.
6. Im richtigen Format versenden. Im inländischen B2B-Geschäft gilt die E-Rechnungspflicht (siehe unten).
7. Zahlungseingang und Umsatzsteuer verbuchen. Die Umsatzsteuer gehört in die Voranmeldung des Monats oder Quartals, in dem der Abschlag eingeht.
8. Schlussrechnung stellen. Nach Abnahme die Gesamtleistung abrechnen und alle Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer abziehen.

Muster: Abschlagsrechnung

Das folgende Beispiel zeigt die 2. Abschlagsrechnung einer Webagentur in kumulierter Form. Vereinbart ist ein Festpreis von 24.000 € netto für eine neue Website, abgerechnet nach Meilensteinen. Alle Namen und Zahlen sind fiktiv.

Muster: Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge

Nach Abnahme folgt die Schlussrechnung. Sie rechnet die gesamte Leistung ab und zieht alle Abschläge mit der darauf entfallenden Umsatzsteuer ab.

Beide Muster wären 2026 noch als PDF zulässig, wenn der Kunde zustimmt. Ab 2027 bzw. 2028 müssen sie im B2B-Inlandsgeschäft als E-Rechnung im strukturierten Format ausgestellt werden. Für eine einfache Rechnung ohne Abschläge finden Sie außerdem eine kostenlose Rechnungsvorlage.

E-Rechnung: Was ab 2025 für Abschlagsrechnungen gilt

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen zur Pflicht gemacht. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.

Für Abschlagsrechnungen heißt das:

• Die Pflicht gilt auch für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen und für die Schlussrechnung. Ausgenommen sind nur Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden.
• Übergangsregel für Schlussrechnungen: Die gängigen Formate können den Abzug von Anzahlungen und Abschlägen noch nicht vollständig strukturiert abbilden. Das Bundesfinanzministerium akzeptiert deshalb bei Schlussrechnungen, die bis zum 31.12.2027 als E-Rechnung ausgestellt werden, dass die Abschläge in einem in die E-Rechnung eingebetteten Anhang aufgeführt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2024).
• Kumulierte Abschlagsrechnungen lassen sich in den Standardformaten derzeit nur eingeschränkt darstellen. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware das unterstützt, bevor die Ausstellungspflicht für Sie greift.
• Archivierung: Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Er muss in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, ein Ausdruck reicht nicht.

Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

• Abschlag ohne Leistungsnachweis. Ohne prüfbare Aufstellung wird der Abschlag nicht fällig, der Kunde darf die Zahlung verweigern.
• Abschläge über den Leistungsstand hinaus. Nach § 632a BGB zählt nur der Wert der bereits erbrachten Leistung. Wer mehr will, muss eine Anzahlung vereinbaren.
• Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen. In der Schlussrechnung oder in kumulierten Abschlagsrechnungen werden frühere Abschläge nicht oder nur netto abgezogen.
• Keine Abschlagsregel bei Dienstleistungen. Ohne Vereinbarung gibt es bei Dienstverträgen keinen Anspruch auf Zwischenabrechnung.
• Falsches Format ab 2027. Wer zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist und weiter PDFs verschickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Der Kunde riskiert dann seinen Vorsteuerabzug und wird die Zahlung zurückhalten.

Abschläge schon im Vertrag festlegen

Fast jeder Streit über eine Abschlagsrechnung geht auf einen Vertrag zurück, der zu Zahlungsplan, Meilensteinen und Abnahme schweigt. Legen Sie diese Punkte deshalb bei Vertragsschluss fest. Für wiederkehrende Leistungen mit Abruf lohnt ein Rahmenvertrag, der die Abrechnung einmal für alle Einzelaufträge regelt.

In fynk erfassen Sie Zahlungspläne, Meilensteine und Fristen als Vertragsdaten und lassen sich rechtzeitig erinnern, wenn ein Meilenstein ansteht oder eine Frist abläuft. Die Rechnung selbst erstellen Sie weiterhin in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Häufig gestellte Fragen zur Abschlagsrechnung (FAQ)

• Was ist eine Abschlagsrechnung einfach erklärt?

  Eine Zwischenrechnung über den Teil eines Auftrags, der schon erledigt ist. Statt bis zum Projektende zu warten, rechnet der Auftragnehmer zum Beispiel nach jedem abgeschlossenen Bauabschnitt oder Meilenstein ab. Am Ende werden alle Abschläge in der Schlussrechnung verrechnet.

• Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung?

  Die Abschlagsrechnung rechnet bereits erbrachte Teilleistungen ab, die Anzahlungsrechnung fordert Geld, bevor überhaupt geleistet wurde. Ein Anspruch auf Abschläge kann sich beim Werkvertrag aus § 632a BGB ergeben, eine Anzahlung muss immer vereinbart werden. Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt: Die Steuer entsteht mit dem Zahlungseingang.

• Muss auf einer Abschlagsrechnung Umsatzsteuer ausgewiesen werden?

  Ja, wenn der Umsatz steuerpflichtig ist und der leistende Unternehmer die Steuer schuldet. Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem der Abschlag eingeht. Ausnahmen sind steuerfreie Umsätze, Kleinunternehmer und Fälle, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, etwa bei Bauleistungen an Bauunternehmen nach § 13b UStG.

• Wie hoch darf eine Abschlagszahlung sein?

  Nach § 632a BGB höchstens so hoch wie der Wert der bereits erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen. Beim Verbraucherbauvertrag dürfen alle Abschläge zusammen 90 Prozent der Gesamtvergütung nicht übersteigen (§ 650m BGB). Höhere Zahlungen vor der Leistung sind nur als vereinbarte Anzahlung möglich.

• Wann ist eine Abschlagsrechnung fällig?

  Beim BGB-Werkvertrag mit Zugang einer prüfbaren Aufstellung über die erbrachten Leistungen, sofern der Vertrag nichts anderes regelt. Ist die VOB/B vereinbart, wird der Abschlag binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Zahlt ein Unternehmen nicht, gerät es spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).

• Kann ich als Dienstleister Abschlagsrechnungen stellen?

  Bei Werkverträgen ja, auch ohne besondere Vereinbarung. Bei Dienstverträgen, etwa reiner Beratung, gibt es keinen gesetzlichen Anspruch. Dort ist die Vergütung nach der Leistung oder nach vereinbarten Zeitabschnitten zu zahlen (§ 614 BGB). Vereinbaren Sie deshalb im Vertrag eine monatliche oder meilensteinbezogene Abrechnung.

• Muss eine Abschlagsrechnung als E-Rechnung verschickt werden?

  Im inländischen B2B-Geschäft ja, sobald die Ausstellungspflicht für Sie gilt: ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 01.01.2028 für alle Unternehmen. Bis dahin sind Papier und PDF mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. E-Rechnungen empfangen können müssen alle Unternehmen schon seit 01.01.2025.

• Was muss in der Schlussrechnung nach Abschlagszahlungen stehen?

  Die gesamte Leistung mit Entgelt und Umsatzsteuer und davon abgezogen alle vereinnahmten Abschläge samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Am besten listen Sie jede Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag einzeln auf.

• Was ist eine kumulierte Abschlagsrechnung?

  Eine Abschlagsrechnung, die den Gesamtwert aller bisher erbrachten Leistungen ausweist und davon die bereits berechneten Abschläge abzieht. Gefordert und mit Umsatzsteuer belegt wird nur die Differenz. Die Form ist im Bau üblich, weil sie den Projektstand bei jeder Rechnung vollständig zeigt.