Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind die offizielle Niederschrift einer Vorstandssitzung. Sie halten fest, was besprochen wurde, wer anwesend war, welche Beschlüsse gefasst wurden und welche Maßnahmen beschlossen wurden. Betrachten Sie sie als das Papier-Trail und juristische Schutzschild Ihrer Führungsebene.

Nein, es sind keine Wort-für-Wort-Transkripte. Gute Protokolle fassen das Wesentliche jeder Diskussion und Entscheidung prägnant zusammen, ohne in Einzelheiten zu versinken. Sie helfen, rechtliche Probleme zu vermeiden, bringen abwesende Mitglieder auf den neuesten Stand und halten alle auf Kurs.

Kurz gesagt: Sie sind das Gedächtnis Ihres Vorstands – ohne selektive Erinnerung.

Wann sollten Sie Sitzungsprotokolle führen?

Sie sollten bei jeder einzelnen Vorstandssitzung ein Protokoll anfertigen – ja, selbst bei einer „kurzen“ Sondersitzung. Typische Anlässe:

• Regelmäßige Vorstandssitzungen (monatlich, vierteljährlich usw.)
• Jahreshauptversammlungen (AGMs)
• Außerordentliche oder Sondersitzungen
• Ausschusssitzungen, die dem Vorstand berichten

Besonders wichtig wird es, wenn:

• weitreichende Entscheidungen anstehen (Übernahmen, Neueinstellungen, strategische Weichenstellungen)
• Satzungs- oder Richtlinienänderungen anstehen
• finanzielle oder rechtliche Angelegenheiten dokumentiert werden müssen

Wer nutzt Protokolle?

• Protokollführer/-innen (offizielle Dokumentation)
• Vorsitzende und Vorstandsmitglieder (als Referenz und Bestätigung)
• Rechts- und Compliance-Teams (als Prüfpfad)
• Start-ups und Non-Profits (weil Investoren und Aufsichtsbehörden klare Governance verlangen)

Was ist in der Vorlage für Sitzungsprotokolle enthalten?

Unsere Vorlage deckt alle wesentlichen Elemente ab und bleibt dabei übersichtlich und intuitiv. Folgende Abschnitte sind enthalten:

• Sitzungsinformationen: Datum, Uhrzeiten, Ort/Medium
• Anwesenheitsliste: Anwesend, entschuldigt (mit/ohne Vorankündigung), Gäste
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Annahme der Tagesordnung
• Genehmigung des letzten Protokolls
• Tagesordnungspunkte: Diskussion und Beschlüsse
• Anträge und Abstimmungen: Wer eingebracht hat, wer bestätigt hat, Abstimmungsergebnis
• Maßnahmenliste: Aufgaben, Verantwortliche und Fristen
• Berichte: Vorsitzender, CEO/Geschäftsführung, Finanzbericht, Ausschüsse
• Vertagung / Schließung: Endezeit und Schließender
• Zertifizierung und Unterschriften

Wer ist für Sitzungsprotokolle verantwortlich?

In den meisten Organisationen obliegt die Protokollführung dem Vorstandsschreiber oder Corporate Secretary. In kleineren Teams oder Start-ups kann dies auch an ein Vorstandsmitglied, eine Assistenz oder die Gründungsperson delegiert werden – wichtig ist, dass die Dokumentation vollständig und korrekt ist.

Hauptaufgaben der Protokollführung

Die zuständige Person sollte:

• Vor der Sitzung eine Protokollvorlage vorbereiten
• Diskutierte Punkte und Beschlüsse klar festhalten
• Einen Entwurf zur Überprüfung verteilen
• Eine unterschriebene oder zertifizierte Fassung als offizielle Aufzeichnung archivieren

Digitale Governance-Tools wie fynk automatisieren Formatierung, Zusammenarbeit und Unterschriften, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Beispiel für ein Protokoll einer Non-Profit-Organisation

So könnte ein Protokoll für eine gemeinnützige Organisation aussehen:

Kostenlose Nutzung der vollständigen Vorlage in unserer App:

So schreiben Sie ein Sitzungsprotokoll

Sie müssen nicht jedes Wort mitschreiben, sondern die richtigen. So geht’s wie ein Profi:

Schritt 1: Vorbereitung vor der Sitzung

• Agenda und letztes Protokoll prüfen
• Sitzungsdaten (Datum, Uhrzeiten, Ort/Medium) vorab ausfüllen
• Quorum-Anforderungen verifizieren

Schritt 2: Protokollführung während der Sitzung

• Verwenden Sie die Vorlage als Leitfaden
• Erfassen Sie:
  • Wer anwesend bzw. abwesend ist
  • Sitzungsbeginn und -ende
  • Eingebrachte Anträge und Zweitungen
  • Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse
  • Beschlossene Maßnahmen mit Fristen

Schritt 3: Berichte zusammenfassen

• Kurze, prägnante Zusammenfassungen
• Anhänge oder Berichte als Appendix beifügen

Schritt 4: Abschluss & Zertifizierung

• Korrekturlesen auf Vollständigkeit und Genauigkeit
• Entwurf dem Vorsitz oder Corporate Secretary zur Freigabe senden
• Endfassung zertifizieren und unterschreiben

✨ Pro Tipp: Konzentrieren Sie sich auf Aktionen, Ergebnisse und Fakten.

Robert’s Rules für Sitzungsprotokolle

Robert’s Rules of Order fokussiert sich auf ergriffene Maßnahmen, nicht auf Debatten. Protokolle sollten enthalten:

• Alle Anträge mit Antragsteller, Änderungen und Abstimmungsergebnissen
• Ordnungspunkte oder Berufungen
• Uhrzeit der Vertagung
• Namen von Gastrednern und deren Thema (ohne Zusammenfassung)
• Absätze nach Tagesordnungspunkt gegliedert
• Unterschrift der Protokollführung zur Bestätigung der Richtigkeit

Transkripte, persönliche Meinungen, Zitate oder ungefilterte Debattenzusammenfassungen gehören nicht in das Protokoll. Bei Genehmigung kann der Vorsitz per Allgemeinem Beschluss ohne Einwände fortfahren. Markieren Sie die endgültige Version mit „Genehmigt“, den Initialen des Protokollführers und dem Datum oben im Dokument.

Kostenlose Vorlage für Ihr Sitzungsprotokoll

Jetzt kommt der gute Teil: eine sofort einsatzbereite Sitzungsprotokoll-Vorlage in unserer Governance-Plattform. Dank dynamischer Felder fühlt sich das Ausfüllen weniger nach Dokumentarbeit und mehr nach einem geführten Formular an. Die Struktur passt sich Ihren Bedürfnissen an, bleibt lesbar und ist blitzschnell aktualisiert.

Sie können:

• Sitzungsdaten mühelos ausfüllen
• Namen, Daten und Überschriften automatisch befüllen
• Aufgaben zuweisen und Beschlüsse direkt protokollieren

fynk bietet Ihnen außerdem

1. Formular-Artiger Ablauf mit dynamischen Feldern: Passen Sie jede Protokollserie an, ohne neu anzufangen.
2. Zentraler Dokumentenraum: Alle Protokolle und zugehörigen Unterlagen sicher gespeichert, durchsuchbar und jederzeit verfügbar.
3. Änderungshistorie & Audit-Trail: Nachvollziehbar, wer wann was geändert hat – perfekt für Compliance.
4. Rechtlich verbindliche Unterschriften: Elektronische Signaturen (SES, AES, QES) ohne Drucken oder Scannen.

Bereit, fynk kostenlos auszuprobieren?