Vertragsmanagement Plattform

Was ist eine Vertragsmanagement Plattform?

Verträge sind die Währung Ihres Unternehmens und regeln die vielen verschiedenen Arten von Beziehungen, die ein Unternehmen unterhält. Dazu gehören die Beziehungen, die eine Organisation zu ihren Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Partnern - und eigentlich zu jeder Einheit, mit der sie Geschäfte macht - unterhält. Verträge sind rechtsverbindliche Dokumente zwischen mindestens zwei Parteien, in denen die Bedingungen für die Geschäftsbeziehung vereinbart werden.

Eine Vertragsmanagement Plattform deckt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ab und versucht durch den Einsatz von Technologie und Automatisierung diese zu verwalten. Dieser Lebenszyklus beginnt mit der Erstellung des Vertrags selbst und setzt sich fort im Verhandlungs- und Genehmigungsprozess. Nach der Genehmigung muss der Vertrag unterzeichnet, gespeichert und verwaltet werden. Zu dieser Verwaltung gehören auch Verlängerungen, Kündigungen, Leistungen und die Erfüllung einer Vielzahl von Verpflichtungen. Mit der zunehmenden Komplexität von Verträgen steigt auch die Aufgabe, diese Verträge angemessen zu verwalten.

Warum ist eine Vertragsmanagement Plattform so wichtig?

Schlecht verwaltete Vertragsprozesse können zu ernsthaften rechtlichen Risiken für Unternehmen führen. Ebenso wird durch ineffiziente manuelle Vertragsabschlüsse viel Zeit und damit Geld verschwendet. Schlechtes Contract Management führt zu Reibereien zwischen den Teams, und mangelnde Schnelligkeit kann die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, Geschäfte abzuschließen. Ein schlechtes Management des Vertragslebenszyklus kann dazu führen, dass wichtige Fristen verpasst werden, was wiederum teure Verlängerungskosten nach sich ziehen kann. Eine gut aufgesetzte Vertragsmanagement Plattform ist die Grundlage um diesen genannten Punkten entgegenzuwirken.

Was sind die Vorteile einer Vertragsmanagement Plattform?

1. Minimierung von Zeitverlusten Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist ein langsamer und zeitaufwändiger Prozess. Oft sind persönliche Gespräche, das Unterschreiben von Papierkopien, das Hin- und Herschicken, Scannen und Hochladen der Dokumente zur gemeinsamen Nutzung erforderlich. Außerdem müssen Sie den gesamten Prozess jedes Mal wiederholen, wenn Sie den Vertrag ändern.

Mit dem Einsatz einer Vertragsmanagement Plattform gibt es keine Wartezeiten mehr, um Verträge schnell und von überall auf der Welt zu erstellen als auch jederzeit einzusehen.

2. Maximierung des Ressourcenoutputs Ein effektive Vertragsmanagement Plattform ermöglicht es Ihren Mitarbeiter:innen, sich schnell durch den Vertragsprozess zu bewegen. Sowohl die Person, die den Vertrag beantragt, als auch die Personen, die an der Genehmigung und Verwaltung des Vertrags beteiligt sind, sparen enorm viel Zeit. Anstatt sich mit der Suche nach Verträgen zu beschäftigen, können sich Ihre Mitarbeiter:innen auf das konzentrieren, was sie am besten können - ihre jeweiligen Aufgaben, unabhängig davon, ob sie in den Vertragsmanagementprozess eingebunden sind oder nicht.

3. Schnellere Umsatzrealisierung Häufig geht enorm viel Zeit verloren, weil interne Abteilungen darauf warten, dass ein Vertrag erstellt oder genehmigt wird. In einem Unternehmen, das sich auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen konzentriert, führt dieser Zeitverlust zu Verzögerungen beim Geschäftsabschluss, was sich direkt auf den Umsatz auswirken kann. Eine Vertragsmanagement Plattform unterstützt eine schnellere Umsatzrealisierung durch die Verwendung von Vorlagen mit Standardformulierungen sowie von vorab genehmigten alternativen Formulierungsvorschlägen.

4. Gesteigerte Gewinne Aus der Gewinnperspektive betrachtet, führen Umsatzsteigerungen und die Fähigkeit, Einnahmen effizient zu verbuchen, natürlich zu einem Anstieg des Umsatzes. Indem Sie ineffiziente Abläufe reduzieren oder beseitigen und Ihre Ressourcen auf das konzentrieren, was sie am besten können, reduziert Ihr Unternehmen natürlich auch die Ausgaben. Ihre Verträge werden durch eine Vertragsmanagement Plattform nicht nur schneller und zu geringeren Kosten abgewickelt, sondern die Einführung von Effizienzsteigerungen ermöglicht auch eine höhere Arbeitsbelastung, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter steigt. Auch hier gilt: Durch die Verwendung von Vorlagen und vorab genehmigten Formulierungen kann das, was früher an juristische Mitarbeiter oder externe Anwälte weitergeleitet wurde, nun intern erledigt werden, was zu zusätzlichen Kosteneinsparungen führt.

5. Geringeres Risiko Was das Risiko angeht, so trägt eine Vertragsmanagement Plattform auf verschiedene Weise zur Risikominderung bei. Erstens verringern Sie durch die Verwendung von Vorlagen und vorab genehmigten Formulierungen das Risiko, das in Ihren Verträgen besteht. Eine solche digitale Lösung ermöglicht es Ihrem Unternehmen auch, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen genau zu überwachen und zu verwalten - sowohl derjenigen, die Sie Ihren Kunden gegenüber erfüllen müssen, als auch derjenigen, die Ihre Lieferanten Ihnen gegenüber zu erfüllen haben. In Anbetracht weitreichenderer Gesetze, Sicherheitsanforderungen und allgemeiner Compliance-Verpflichtungen ist die proaktive Verwaltung dieser Leistungen von entscheidender Bedeutung für effektive interne Abläufe.

6. Verbesserte Kunden- und Lieferantenbeziehungen Zu guter Letzt, und das fällt in den Bereich der immateriellen Werte, verbessert eine Vertragsmanagement Plattform sowohl die Beziehungen zu Kunden als auch zu Lieferanten - und zwar über einfache Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen hinaus. Ein effizienter Ansatz beim Vertragsabschluss und ein proaktives Vertragsmanagement vermitteln Ihren Kunden und Lieferanten, dass Sie sich nicht nur für Ihren eigenen internen Erfolg einsetzen, sondern auch für die Partnerschaft mit diesen Unternehmen.

Zusammenfassung

Eine Vertragsmanagement Plattform ist sehr hilfreich, wenn Sie Ihren gesamten Papierkram, Ihre Verträge und Vereinbarungen einfach verwalten wollen. Sie hilft dabei, viele vertragsbezogene Aufgaben zu automatisieren und spart so Zeit und Geld für Unternehmen jeder Größenordnung. Außerdem können Sie auf eine Vielzahl von Vorlagen zugreifen und haben Zugriff auf eine breite Palette verschiedener Berichte. Eine solche digitale Lösung ist die Grundlage, um rechtliche Risiken zu managen, Probleme zu bewerten und sicherzustellen, dass alles auf einem sehr professionellen Niveau abgewickelt wird.