Contract Management

Was ist Contract Management?

Contract Management ist der Prozess der Verwaltung von Verträgen, von der Erstellung über die Ausführung bis hin zur Beendigung oder Erneuerung des Vertrags.

Zu den wichtigsten Aktivitäten im Contract Management gehören die Vertragsgestaltung und die Aushandlung von Klauseln, die Leistungsanalyse sowie die Risikominderung, sowohl in finanzieller Hinsicht als auch in Bezug auf die Reputation (beispielsweise werden Geschäftsbeziehungen durch die Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen beschädigt).

Warum ist Contract Management wichtig?

Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen. Sie regeln jeden Aspekt eines Geschäfts oder einer Lieferantenbeziehung von Anfang bis Ende. Abgeschlossene Verträge müssen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet werden, wobei alle ausgehandelten Klauseln zum Tragen kommen, die Einhaltung der Vorschriften überwacht wird und anschließend eine Überprüfung im Hinblick auf eine Erneuerung oder Änderung des Vertrags erfolgt. All dies ist Teil eines effektiven Contract Managements.

Bereits die Erstellung eines einzigen Vertrags kann Mitarbeiter-Ressourcen der Finanzabteilung, der Rechtsabteilung und der Einkaufsabteilung binden. Ohne ein zeitgemäßes Contract Management, ist dies zum einen zeitaufwändig und kostspielig, zum anderen sind diese manuellen und sich wiederholenden Prozesse sehr fehleranfällig. Dies kann zu weiteren Kosten, verpassten Fristen und Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften führen.

Ohne ein angemessenes Contract Management setzt man sich häufig unzähligen Risiken, finanziellen Strafen und Problemen bei der Einhaltung von Verträgen aus. Ein kleiner technischer Fehler oder ein Problem mit der Formulierung kann auf lange Sicht viel GEld kosten.

Was sind die Phasen eines Contract Managements?

Contract Management lässt sich in zwei unterschiedliche Abschnitte unterteilen: Vor der Unterzeichnung und nach der Unterzeichnung, die jeweils eigene Herausforderungen und Verantwortlichkeiten mit sich bringen.

Vor Unterzeichnung:

Contract Management umfasst die anfängliche Erstellung eines Vertrags, die Verhandlung, die Bearbeitung und die Genehmigung. Dabei handelt es sich weitgehend um ein abteilungsübergreifendes Unterfangen, das hauptsächlich auf manuellen Aufgaben und Verhandlungen beruht.

1. Vertragsanbahnung: Hier wird der Bedarf an einem Vertrag festgestellt, und die erste Phase des Contract Managements beginnt. Wenn Sie beispielsweise mit einem neuen Lieferanten zusammenarbeiten, muss ein Vertrag geschlossen werden, um die Eckdaten für die Geschäftsbeziehung festzulegen.

2. Verfassen: Der Vertrag muss geschrieben werden. Dies von Hand zu tun, kann ein langwieriger und zeitraubender Prozess sein, aber Software für das Contract Management kann diesen Prozess automatisieren.

3. Verhandlung: Beide Parteien müssen sich den vorgeschlagenen Entwurf im Rahmen des Contract Managements ansehen. Bestimmte Klauseln müssen ausgehandelt werden, um sicherzustellen, dass jede Seite den maximalen Nutzen daraus zieht.

4. Redigieren: Nachdem alle Verhandlungen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, die Änderungen abschließend zu überarbeiten. Eine Contract Management Software ist hier sehr nützlich, da sie alle Änderungen verfolgt und einen einfachen Vergleich zwischen den Versionen ermöglicht.

5. Freigabe: Hier wird der ausgehandelte Vertrag dann intern durch einen Genehmigungsprozess geschickt um anschließend final freigegeben zu sein. Dieser Prozess-Schritt ist auch Teil des Contract Managements.

Nach Unterzeichnung:

Bei den Contract Management Phasen nach Unterzeichnung geht es um die Durchsetzung von Verträgen sowie um den Verlängerungs- und Änderungsprozess. Dieser Prozess erstreckt sich über die gesamte Laufzeit des Vertrags, und bei einer großen Anzahl unterschiedlich komplexer Verträge können Details leicht übersehen werden.

1. Ausführung: Nach der Unterzeichnung des Vertrags ist es nun an der Zeit, die Vereinbarung auszuführen. Wenn dies jedoch manuell geschieht, kann dies zu einem hohen Risiko und verpassten Chancen führen. Verträge können recht umfangreich sein, und manche Klauseln können versteckt sein. Mit einer Software für das Contract Management können Sie risikoreiche Klauseln oder Möglichkeiten zur Steigerung des Nutzens leicht erkennen.
2. Nachverfolgung: Die Nachverfolgung der Leistung während des gesamten Vertragslebenszyklus ist von entscheidender Bedeutung für das Contract Management - nicht nur um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, sondern auch um festzustellen, ob es sich um einen Vertrag handelt, der erneuert oder gekündigt werden sollte.
3. Prüfen: Von Zeit zu Zeit sollte man eine vollständige Prüfung aller offenen oder kürzlich abgeschlossenen Verträge durchführen. So erhält man einen detaillierten Überblick über die Vertragsleistung, offene Klauseln und ToDo’s. Ein wesentlicher Aspekt des Contract Managements.
4. Berichterstattung: Die Nachverfolgung der Daten ist eine Sache, aber ohne ein zentrales und intuitives Dashboard oder Repository sind die Daten schwer zu lesen und zu analysieren. Mit einer guten Software für das Contract Management erhält man “eine einzige Quelle der Wahrheit” für die Vertragsdaten, die verwertbare Erkenntnisse für zukünftige Entscheidungen liefert.
5. Verlängern: Der Lebenszyklus des Vertrags endet nun. Es ist an der Zeit, eine Entscheidung zu treffen: Vertrag verlängern, neu verhandeln oder kündigen? Leider verpassen die meisten Unternehmen, ohne starkem Contract Management, diese Verlängerungsmöglichkeiten und lassen viel Geld liegen.

Fazit

Verträge sind nur so gut wie die Person, die sie verwaltet. Egal wie gut die Bedingungen in den Verträgen sind, keine der Vertragsparteien wird zufrieden sein, wenn diese nicht eingehalten werden. Daher ist es wichtig, ein effektives Contract Management aufzusetzen um das Beste aus den Verträgen herauszuholen.