Contract Lifecycle

Was ist Contract Lifecycle?

Der Begriff “Contract Lifecycle” wird in der Vertragsverwaltung häufig verwendet, um die einzelnen Phasen eines Vertrags von der Konzeption bis zum Abschluss zu beschreiben. Dieses Konzept hat in den letzten Jahren größere Aufmerksamkeit erlangt, da Unternehmen erkannt haben, dass eine ordnungsgemäße Verwaltung der Verträge die Einnahmen steigern, die Kosten senken und andere Vorteile für das Unternehmen bieten kann.

Phasen des Contract Lifecycle

Es gibt keine allgemeingültige Vereinbarung über die genauen Phasen des Contract Lifecycle, da der Vertragsprozess von Branche zu Branche unterschiedlich sein kann. Ungeachtet dieser Unterschiede bietet die folgende Auflistung eine gute Verallgemeinerung der Phasen:

1. Verhandlungsvorbereitung: Im Allgemeinen schlagen in dieser Phase des Contract Lifecycle eine oder beide Parteien eine potenzielle Geschäftsbeziehung vor. Beide Parteien sollten zunächst ihre Bedürfnisse, Ziele und Strategien festlegen.

2. Vorbereitung des Vertragsentwurfs: Eine der Parteien bereitet in diesem Prozessschritt einen Vertragsentwurf vor, an dem die Parteien arbeiten werden.

3. Vertragsverhandlung: Die Parteien verhandeln in dieser Phase die Vertragsbedingungen, mit der Absicht eine endgültige Einigung zu erzielen. Wenn eine endgültige Einigung erzielt wird, müssen beide Seiten die entsprechenden Genehmigungen einholen.

4. Vertragsausführung: Die zuständigen Personen unterzeichnen formell die endgültige Fassung des Vertrags. Dies ist ein wichtiger Schritt im gesamten Contract Lifecycle.

5. Vertragsverfolgung und Leistungsmanagement: Der Vertrag sollte in einem zentralen Repository gespeichert werden. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten und alle Verpflichtungen erfüllt werden. Das Unternehmen kann auch besondere Bestimmungen wie automatische Verlängerungsklauseln, Benchmarking-Bestimmungen und Audits verfolgen.

6. Schließen/Verlängern/Analysieren: Wenn der Vertrag nach Zeit, Leistung oder beidem abgeschlossen ist, sollte er als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Das Unternehmen kann eine Verlängerung oder Neuverhandlung in Betracht ziehen und der Prozess beginnt von neuem. Einige Verträge verlängern sich automatisch, wenn keine geeigneten Maßnahmen ergriffen werden. Dies ist auch ein geeigneter Zeitpunkt für eine abschließende Analyse, ob die Ziele des Unternehmens erreicht wurden. Dies ist meistens der Endpunkt des Contract Lifecycle.

Teams, die am Contract Lifecycle beteiligt sind

Der Contract Lifecycle ist für jeden Bereich, der auf Verträge angewiesen ist, von zentraler Bedeutung. In jeder Organisation können zahlreiche Abteilungen daran beteiligt sein:

• Vertriebs- und Beschaffungsabteilungen: Sie sind für den Bedarf an externen Verträgen verantwortlich und sind an der Aushandlung, Genehmigung und Leistungsmessung beteiligt. Bei diesen Teams startet häufig der Prozess des Contract Lifecycle.

• Rechtsabteilungen: Sie sind häufig für die Einhaltung von Verträgen in Branchen zuständig und damit ein wesentlicher Teil des Contract Lifecycle. Diese Abteilung ist an den Verhandlungen, der Genehmigung, der Einhaltung der Vorschriften und den regelmäßigen Audits beteiligt. Häufig arbeiten die Rechtsabteilungen auch mit den Due-Diligence-Teams zusammen, um zu überprüfen, ob alle Verträge für das Managementteam akzeptabel sind, bevor sie in Kraft treten.

• Personalabteilungen: Diese Mitarbeiter setzen ein Vertragsmanagement in der Regel intern ein um den Contract Lifecycle abzubilden. Sie können auch an internen Verhandlungen beteiligt sein und nutzen Leistungskennzahlen und Sonderklauseln in Verträgen, um den Zustand des Unternehmens in Bezug auf seine Mitarbeiter zu verstehen.

• Managementteams: Diese beaufsichtigen in der Regel alle relevanten Teams im Contract Lifecycle, um sicherzustellen, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten und die internen Richtlinien befolgen.

Zusammenfassung

Contract Lifecycle hat für alle Unternehmen eine Bedeutung. Durch dessen Optimierung sind Unternehmen besser organisiert und können sich einen Überblick über die Vertragsleistung ihres Unternehmens verschaffen. Darüber hinaus verbessert ein effektives Vertragsmanagement die Unternehmensführung und unterstützt dabei, Fehltritte zu vermeiden, die sich auf seine Zukunft auswirken könnten.