Contract Lifecycle Management (CLM)

Was ist Contract Lifecycle Management (CLM)?

Unter Contract Lifecycle Management (CLM, deutsch auch häufig als “Vertragsmanagement” bezeichnet) versteht man den sorgfältigen Prozess der Verwaltung von Verträgen in Hinblick auf deren Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Ausführung und Archivierung.

Durch den Überblick dieser Lebenszyklen eines Vertrags kann man nachvollziehen, wie er sich in den Vertragsphasen vom Entwurf bis zur Ausführung und möglicherweise Verlängerung entwickelt.

CLM-Software kann zu deutlichen Kosteneinsparungen und Verbesserungen der Effizienz führen. Die Nutzung einer Lösung für das Contract Lifecycle Management kann auch das Risiko eines Unternehmens begrenzen, indem verpasste Verpflichtungen reduziert und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert werden.

Was ist ein Contract Lifecycle?

Ein Contract Lifecycle (deutsch Vertragslebenszyklus) ist der Prozess, durch den ein Vertrag erstellt und verwaltet wird. Er beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Vertrag durchlaufen muss, vom Entwurf bis hin zur Nachverfolgung nach der Unterzeichnung.

Der Begriff “Contract Lifecycle” wird in der Vertragsverwaltung daher häufig verwendet, um die einzelnen Phasen eines Vertrags von der Konzeption bis zum Abschluss zu beschreiben. Dieses Konzept hat in den letzten Jahren größere Aufmerksamkeit erlangt, da Unternehmen erkannt haben, dass eine ordnungsgemäße Verwaltung der Verträge die Einnahmen steigern, die Kosten senken und andere Vorteile für das Unternehmen bieten kann.

Obwohl bestimmte Geschäftsverträge in bestimmten Phasen des Contract Lifecycle länger verweilen als andere, folgen die meisten Verträge demselben vagen Prozess. Sie werden in einer strikten Reihenfolge erstellt, geprüft, verhandelt, unterzeichnet, nachverfolgt und erneuert. Da es sich bei Verträgen jedoch um komplexe Rechtsdokumente handelt, ist es nicht ungewöhnlich, dass sie im Laufe des Contract Lifecycle zwischen den Parteien hin und her wandern.

Wenn ein Vertrag verhandelt wird, ist es wahrscheinlich, dass er nach Änderungen durch eine Gegenpartei in die Überprüfungsphase zurückkehrt. Wenn die Änderungen akzeptiert werden, wird der Vertrag von den entsprechenden Beteiligten genehmigt, bevor er unterzeichnet werden kann - in der Regel mit Genehmigungsworkflows.

Phasen des Contract Lifecycle Management

Ein Vertragslebenszyklus besteht gewönhlich aus nachfolgenden 6 Phasen, die in einem Contract Lifecycle Management digital abgebildet werden:

1. Vertragserstellung

Einfach ausgedrückt, erstellen Unternehmen auf diese Weise Verträge, sei es anhand einer Vorlage oder von Grund auf neu. Diese Phase des Contract Lifecycle Management wird auch als Entwurf oder Erstellung bezeichnet. Microsoft Word-Dokumente und PDF-Dateien werden häufig als Standard für Vertragsdateien verwendet, daher konzentrieren sich Softwarelösungen für die Dokumentenerstellung auf die Möglichkeit der benutzerdefinierten Word- und PDF-Erstellung bzw Export in dieses Format.

2. Vertragsverhandlung

Nach der Erstellung von Verträgen, aber vor deren Unterzeichnung, müssen diese möglicherweise mit den Vertragspartnern verhandelt werden. Während der Vertragsverhandlungen müssen die Bearbeiter auf beiden Seiten in der Lage sein, Änderungen, Kommentare und Versionen von Dokumenten zu verfolgen. Dies ist eine wichtige Phase des Contract Lifecycle Management.

3. Vertragsgenehmigung

In kleinen Unternehmen kann es vorkommen, dass ein Geschäftsführer oder Rechtsverantwortlicher jeden Teil eines Vertrages allein überprüfen und genehmigen kann bzw. muss. Wenn ein Unternehmen jedoch wächst, müssen in der Regel funktionale und regionale Abteilungen verschiedene Teile eines Vertrags genehmigens. Software für das Contract Lifecycle Management automatisieren und verfolgen den Fortschritt der Genehmigung und schicken Erinnerungen aus.

4. Vertragsausführung

Sobald beide Parteien bereit sind, einem Vertrag zuzustimmen, unterzeichnen sie ihn. Dieser Schritt stellt eine interessante logistische und technische Herausforderung für das Contract Lifecycle Management dar, da die vorherrschenden Tools für diesen Schritt - eSignatur Lösungen - häufig als separate Lösungen verkauft werden. Gute Software für das Contract Lifecycle Management bildet jedoch auch den Prozess der elektronischen Signatur in einem System ab.

5. Vertragsspeicherung

Es gibt verschiedene Ebenen der Vertragsspeicherung. Die grundlegendste Anforderung ist, dass die Verträge sicher gespeichert werden. Es ist jedoch auch wichtig, dass die Unternehmensordner leicht zu navigieren sind, dass Metadaten in einer Datenbank aufgezeichnet werden, um eine einfache Berichterstellung und Filterung zu ermöglichen (beispielsweise Anzeige aller Verträge mit einem Wert von über EUR 10.000), und dass die kontextbezogene Historie eines Vertrags gespeichert wird - nicht nur der ausgeführte Vertrag selbst. Die Speicherung von Verträgen ist ein hervorragendes Beispiel für die Notwendigkeit eines professionellen Contract Lifecycle Managements, um die Verträge nicht nur zu speichern, sondern vorallem zu durchsuchen und klassifizieren.

6. Vertragsmanagement und Analytik

Die letzte Phase des Contract Lifecycle Managements ist die Vertragsverwaltung und -analyse, die alles von der Vertragsverwaltung und -suche bis hin zur Erneuerung und Analyse des Verträge beinhaltet. Diese Phase ist sehr wesentlich und wird häufig unterschätzt, da sie die Grundlage bietet um aus den eigenen Vertragsdaten zu lernen und Rückschlüsse zu ziehen.

Die Steuerung des Vertragslebenszyklus mit einem einheitlichen Contract Lifecycle Management erhöht die Transparenz und Rechtssicherheit und minimiert gleichzeitig das Risiko. Dabei werden Verträge einheitlich auf einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet.

Warum ist die Nutzung eines Contract Lifecycle Managements so wichtig?

Irgendwann wird es bei jedem Unternehmenswachstum aufgrund des steigenden Vertragsvolumens schwierig, Verträge mit Word, Excel und gemeinsam genutzten Laufwerken zu verwalten. Die juristischen Teams sehen sich mit drei grundlegenden, aber wichtigen Fragen konfrontiert, die die Vertragsabwicklung unübersichtlich machen:

• Wo finde ich die neuesten Versionen von Verträgen? Sind die Verträge unterzeichnet? Wurden sie geändert? Wo sind die relevanten Anhänge?
• Was steht in meinen Verträgen? Alle Verträge sollten die aktuellsten und risikoangepassten Bedingungen enthalten.
• Wer ist für diesen Vertrag verantwortlich? Wer ist für die Durchführung der erforderlichen Maßnahmen in jeder Phase des Vertragslebenszyklus verantwortlich?

Dies sind die Probleme, die Unternehmen in der Regel dazu veranlassen, über die Einführung eines Contract Lifecycle Management nachzudenken.

Am Contract Lifecycle beteiligte Teams

Der Contract Lifecycle ist für jeden Bereich, der auf Verträge angewiesen ist, von zentraler Bedeutung. In jeder Organisation können zahlreiche Abteilungen daran beteiligt sein:

• Vertriebs- und Beschaffungsabteilungen: Sie sind für den Bedarf an externen Verträgen verantwortlich und sind an der Aushandlung, Genehmigung und Leistungsmessung beteiligt. Bei diesen Teams startet häufig der Prozess des Contract Lifecycle.

• Rechtsabteilungen: Sie sind häufig für die Einhaltung von Verträgen in Branchen zuständig und damit ein wesentlicher Teil des Contract Lifecycle. Diese Abteilung ist an den Verhandlungen, der Genehmigung, der Einhaltung der Vorschriften und den regelmäßigen Audits beteiligt. Häufig arbeiten die Rechtsabteilungen auch mit den Due-Diligence-Teams zusammen, um zu überprüfen, ob alle Verträge für das Managementteam akzeptabel sind, bevor sie in Kraft treten.

• Personalabteilungen: Diese Mitarbeiter setzen ein Vertragsmanagement in der Regel intern ein um den Contract Lifecycle abzubilden. Sie können auch an internen Verhandlungen beteiligt sein und nutzen Leistungskennzahlen und Sonderklauseln in Verträgen, um den Zustand des Unternehmens in Bezug auf seine Mitarbeiter zu verstehen.

• Managementteams: Diese beaufsichtigen in der Regel alle relevanten Teams im Contract Lifecycle, um sicherzustellen, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten und die internen Richtlinien befolgen.

Die Risiken eines manuellen Contract Lifecycle Management

Die Beibehaltung eines manuellen Ansatzes für das Contract Lifecycle Management birgt einige sehr spezifische Risiken, vorallem die folgenden:

1. Juristen erledigen geringwertige Arbeit

Ohne eine solide Struktur und ein solides Contract Lifecycle Management werden sich die Unternehmensteams weiterhin auf die Beratung durch die Rechtsabteilung verlassen - selbst bei Routineverträgen. Da die Zeit der Rechtsabteilung durch diese geringwertigen Routineaufgaben verbraucht wird, laufen die internen Rechtsteams Gefahr, wichtige Fristen für höherwertige Arbeiten zu verpassen.

2. Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler steigt

Fehler und Irrtümer in rechtlichen Verträgen können kostspielig sein. Ohne eine digitale Lösung für das Contract Lifecycle Management können Unternehmensteams, die versuchen, Verträge selbst zu bearbeiten, standardisierte Formulierungen vernachlässigen, wichtige Daten vergessen einzugeben, oder wichtige Informationen vernachlässigen. All dies kann sowohl die Vertragserfüllung als auch die Beziehung zur Gegenpartei auf lange Sicht gefährden.

3. Mangel an Transparenz

Heutzutage erfordern viele Verträge eine Zusammenarbeit, um sie erfolgreich abzuschließen. Ohne eine digitale Lösung für das Contract Lifecycle Management werden Geschäftsverträge oft manuell erstellt und ausgetauscht, was zu einer Vielzahl von Versionen und wenig Kontrolle führt. Dies bedeutet auch, dass Kommentare, Ergänzungen und Änderungen in dem manuellen Prozess verloren gehen können, was zusätzliche Arbeit für die Rechtsteams bedeutet.

4. Ineffiziente Art, Daten zu verfolgen

Ohne einen einzigen, einheitlichen Arbeitsbereich und automatisierte Datenerfassungsfunktionen kann das manuelle Contract Lifecycle Management zu unvollständigen oder ungenauen Daten führen. In Anbetracht der vielen wertvollen Vertragskennzahlen, die es zu verfolgen gilt, ist dies eine verpasste Chance, die Unternehmen teuer zu stehen kommen kann - vor allem, wenn Verlängerungsdaten und potenzielle Risikobereiche nicht erkannt und angegangen werden.

5. Fehlende Flexibilität

Manuelles Contract Lifecycle Management ist nicht sehr flexibel, was bei komplexen Verträgen, die ein Hin und Her und viele Bearbeitungen erfordern, ein Problem darstellen kann. Anstatt Verträge schnell zu ändern oder zu kommentieren, müssen Gegenparteien und Kollegen neue Versionen eines Dokuments erstellen, sie übermitteln und auf die Bestätigung der Gegenpartei warten.

Zusammenfassung

Contract Lifecycle Management hilft Unternehmen, Vertragsrisiken zu minimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Verträge auf ihre Leistung hin zu überprüfen und von Anfang bis Ende organisiert zu bleiben. Ein effektives Contract Lifecycle Management bedeutet für jedes Unternehmen Kosten- und Zeitersparnis.