Unsere neue Zapier-Integration (v2.0.0)

Wolltest du schon immer eine E-Mail mit einem angehängten Vertrag direkt an fynk weiterleiten, anstatt ihn selbst hochzuladen? Gute Nachricht: Mit unserer neuesten Zapier-Integration (v2.0.0) ist das jetzt möglich!

Wir haben unsere Zapier-Integration aktualisiert, um neue Workflows zu ermöglichen und die Nutzung bestehender Zap-Aktionen zu vereinfachen. Seit der Veröffentlichung der ersten Version unserer Integration haben wir auf dein Feedback gehört, und eine häufige Anfrage war, die Anzahl der Schritte bei der Verwaltung neuer Dokumente zu reduzieren. Ich freue mich, dass du ab sofort ein neues Dokument aus einer Vorlage erstellen, alle nötigen Daten für deine dynamischen Felder angeben und deine Unterzeichner hinzufügen kannst - und das alles in einem einzigen Schritt!

Neue Dokumente erstellen [aktualisiert]

Wenn du bisher ein neues Dokument aus einer deiner Vorlagen erstellen wolltest, musstest du das Dokument anlegen und anschließend alle Felder einzeln abfragen und aktualisieren. Mit der fynk Zapier-Integration 2.0.0 werden beim Auswählen deiner Vorlage automatisch alle dynamischen Felder, die du ändern kannst, geladen und angezeigt.

Außerdem werden alle Parteien deiner Vorlage angezeigt, sodass du sie in diesem Schritt direkt gemeinsam mit den jeweiligen Unterzeichnern hinzufügen kannst. Alle Daten, die an dein neues Dokument übergeben werden sollen, lassen sich damit in einer einzigen Zapier-Aktion konfigurieren. Wenn du möchtest, kannst du dein Dokument anschließend auch sofort in die Signaturphase senden!

Für viele deiner Workflows bedeutet das, dass du sie auf zwei Schritte reduzieren kannst: deinen initialen Trigger und die Aktion Create Document From Template.

Du könntest beispielsweise einen Self-Service-Workflow für Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) einrichten, der nach einem erfolgreichen Verkaufsgespräch ausgelöst wird. Sobald das Gespräch beendet ist und dein zukünftiger Kunde mit dir zusammenarbeiten möchte, erstellst du ein neues Dokument aus deiner NDA-Vorlage, fügst die Informationen des Kunden hinzu und sendest es zur Unterschrift – ohne jemals die fynk-App öffnen zu müssen. Alles geschieht automatisch in einem übersichtlichen Workflow.

PDFs hochladen [neu]

Unsere brandneue Aktion Create Document From PDF macht genau das möglich: ein PDF hochladen. Dank Zapiers umfangreichem Ökosystem kannst du jeden Trigger nutzen, der dir ein solches Dokument liefert, um den Upload zu starten.

Du könntest beispielsweise eingehende E-Mails mit Verträgen überwachen und diese automatisch in fynk hochladen. Oder du richtest einen Trigger ein, der erkennt, wenn jemand ein neues Dokument in deinem Vertragsordner in Dropbox (oder einem anderen Speicherdienst) ablegt. Du musst niemanden mehr daran erinnern, Dokumente manuell hochzuladen. Stattdessen baust du deinen Workflow rund um die Tools auf, die du bereits nutzt.

Und das Beste? Im Upload-Schritt kannst du deine Dokumente gleich organisieren. Du willst sie einem bestimmten Team zuordnen? Erledigt. Du willst Tags hinzufügen? Erledigt. Du willst sie von fynks KI zur Datenextraktion verarbeiten lassen? Erledigt. Erledigt. Erledigt.

Tags erstellen [neu]

Brauchst du mehr Möglichkeiten, deine Dokumente zu kategorisieren? Kein Problem. Du kannst jetzt neue Tags direkt in Zapier erstellen. Nutze sie für bestimmte Dokumententypen oder zur Organisation von Anfragen. Tags bringen Struktur in deine Dokumente und machen es einfacher, sie später wiederzufinden.

Beispiele für die Automatisierung von Vertrags-Workflows

Schauen wir uns nun einige Praxisbeispiele an. Die folgenden Workflows kannst du sofort nutzen, um deine Dokumentenarbeit mit fynk und Zapier zu vereinfachen.

E-Mail-Anhänge hochladen

Erhältst du regelmäßig neue Angebote, Vereinbarungen und Verträge in deinem Posteingang? Dann ist es Zeit, einen Workflow einzurichten, der diese automatisch an dein fynk-Konto weiterleitet. Wenn du eine E-Mail-Adresse hast, die ausschließlich für den Empfang solcher Rechtsdokumente verwendet wird, kannst du einen Trigger für alle eingehenden E-Mails einrichten. Andernfalls empfiehlt es sich, einen Ordner für diese E-Mails anzulegen, da du wahrscheinlich nicht alle E-Mails synchronisieren möchtest.

Erstelle in Zapier einen Trigger für den E-Mail-Dienst, den du nutzt (Gmail, Outlook usw.), um auf neue Anhänge im gewählten E-Mail-Konto (oder Ordner) zu lauschen. Füge dann den Schritt Create Document From PDF der fynk Zapier-Integration hinzu. Je nach gewähltem Trigger musst du eventuell einen Zwischenschritt einfügen, um den Anhang aus der E-Mail abzurufen. Bei Gmail kannst du beispielsweise den Schritt Get Attachment by Filename verwenden, um den Anhang aus der Trigger-Antwort zu holen.

In der fynk-Aktion wählst du den Anhang aus, gibst ihm einen Namen und legst die initiale Phase fest. Diese Einstellung kannst du nutzen, um neue Entwürfe zu erstellen oder festzulegen, dass alles Hochgeladene bereits ein fertiges und unterschriebenes Dokument ist. Wenn du das Dokument sofort mit unserer KI-Analyse verarbeiten lassen möchtest (was für neue Dokumente sehr empfehlenswert ist, damit wir Termine extrahieren und Erinnerungen einrichten können), kannst du das hier ebenfalls konfigurieren.

Sobald du fertig bist, klicke auf Publish – und genieße die Gewissheit, dass jeder neue Vertrag, den du erhältst, automatisch in dein fynk-Konto hochgeladen wird. Dort lesen wir alle wichtigen Daten aus und senden dir Erinnerungen, sobald eine Verlängerung ansteht.

Outlook

Zapier

fynk

Vertragsanhänge aus Outlook hochladen

Leite E-Mail-Anhänge direkt an fynk weiter inklusive KI-Analyse.

Diesen Zap verwenden

Vertragsmanagement über Cloud-Speicher

Vielleicht hast du bereits einen Cloud-Speicherdienst, in dem du und dein Team neue Rechtsdokumente ablegt. Wir wissen, dass die Umstellung auf einen neuen Workflow schwierig sein kann, deshalb stellen wir sicher, dass du fynks Funktionen auch mit deinen bestehenden Speicherdiensten nutzen kannst.

Richte in Zapier einen Trigger ein, der auslöst, sobald ein neues PDF zu deinem Dienst hinzugefügt wird – egal ob Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Box oder sogar S3. Der nächste Schritt ist dann der Upload zu fynk über die Aktion Create Document From PDF. Du wählst die PDF-Datei aus, die dir der Trigger in Schritt 1 übergibt, und gibst anschließend zusätzliche Werte an, wie den Namen, die Phase oder die Teams, denen du das Dokument zuordnen möchtest. Das kannst du auch alles später erledigen, wenn du das bevorzugst. Eine empfohlene Einstellung für diese neuen Dokumente ist, die Konfiguration AI Analysis auf True zu setzen, damit sie bei jedem neuen Dokument ausgeführt wird.

Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, klicke auf Publish – und ab diesem Zeitpunkt wird jedes Dokument, das deinem Cloud-Speicher hinzugefügt wird, mit fynk synchronisiert und analysiert. So stellst du automatisch sicher, dass alle wichtigen Termine extrahiert und in deinen Dashboards angezeigt werden. Außerdem erhältst du ab sofort automatische Erinnerungen.

Automatische KI-Analyse von Verträgen

Wie du bereits in den Beispielen E-Mail-Anhänge hochladen und Vertragsmanagement über Cloud-Speicher gesehen hast, ist eine der wichtigsten neuen Einstellungen die Aktivierung der automatischen KI-Analyse (AI Analysis) für deine hochgeladenen Dokumente. Mit dieser Einstellung wird jedes neu hinzugefügte Dokument von fynks KI analysiert und nach wichtigen Metadaten, wie Klauseln, Terminen und allen individuellen Informationen, auf die dein Unternehmen angewiesen ist, durchsucht.

Diese Daten stehen dir und deinem gesamten Team dann über Filter zur Verfügung, werden in deinen Dashboards angezeigt und für automatische Erinnerungen an Verlängerungen, Kündigungen oder andere wichtige Vertragstermine genutzt. Mit einem einzigen Zap kannst du Stunden mühsamer Datenextraktion einsparen und gleichzeitig sicherstellen, dass kein Dokument in deinen bestehenden Tools verloren geht.

Pipeline für das Dokumentenmanagement

Der Nutzen, alle deine Rechtsdokumente in fynk zu speichern, wird offensichtlich, sobald alle Schlüsselinformationen extrahiert und auf einmal in Dashboards, Kalendern und Erinnerungen verfügbar sind. Die beiden Beispiele, E-Mail-Anhänge hochzuladen und Vertragsmanagement über Cloud-Speicher, haben bereits gezeigt, wie du Dokumente über E-Mail-Postfächer und Speicherdienste synchronisieren kannst.

In deinem Unternehmen gibt es möglicherweise noch weitere Wege, wie Dokumente in dein System gelangen. Damit fynk als deine zentrale Informationsquelle ihren Zweck erfüllt, solltest du sicherstellen, dass alle Dokumente zuverlässig hochgeladen werden.

Du kannst mehrere dieser Zapier-Trigger parallel einrichten. Bevor du individuelle Trigger für die Postfächer jedes Teams erstellst, solltest du dich aber vielleicht auf eine gemeinsame E-Mail-Adresse einigen, an die du alle diese Dokumente weiterleitest. Oder vereinbare einen gemeinsamen Ordner, in dem alle neu unterschriebenen Dokumente abgelegt werden.

Du kannst dann die Konfigurationen für Vorlagen, Tags und Besitzer-E-Mails in deinem Upload-Schritt nutzen, um jedes Dokument dem richtigen Team oder der richtigen Person zuzuweisen. Anstatt mehrere Workflows von verschiedenen Personen verwalten zu lassen, kannst du deine Zugriffsregeln einrichten, indem du sie aus Vorlagen ableitest oder fynks integrierte Team-Zugriffsverwaltung nutzt. So kannst du die gesamte Logik in einem oder wenigen Zaps bündeln und zugleich sicherstellen, dass jede Person die Dokumente erhält, die sie erhalten sollte.

Agent + Zapier MCP

Nutzt du bereits Agenten wie Claude Code oder ChatGPT? Dann solltest du sie auch mit fynk einsetzen. Während wir unseren eigenen fynk MCP-Server vorbereiten (melde dich auf der Warteliste an, um als Erster Zugang zu erhalten), kannst du bereits jetzt Zapier MCP mit allen bestehenden fynk-Aktionen nutzen.

Wähle den Agenten, den du verwenden möchtest, dann die Tools für deinen Workflow – und Zapier MCP ermöglicht es dir, dein bevorzugtes KI-Tool zu nutzen, um neue Verträge zu erstellen, bestehende Vereinbarungen hochzuladen und dynamische Felder während deiner Verhandlungen anzupassen.

Bringe KI-native Workflows noch heute mit fynk in deine Verträge!