Vertragsmanagement vs. Contract Lifecycle Management (CLM)

Um den bestmöglichen Ansatz für die Verwaltung von Dokumenten-Workflows zu finden, sollte man zunächst einen Blick auf die Definition von Vertragsmanagement und Contract Lifecycle Management werfen.

Definition Vertragsmanagement & Contract Lifecycle Management

Vertragsmanagement

Unter Vertragsmanagement versteht man die Verwaltung von Verträgen von ihrer Erstellung über ihre Ausführung bis hin zur Beendigung des Vertrags. Das Vertragsmanagement bezieht sich dabei auf ein breites Spektrum von Prozessen, die alle vertragsbezogenen Vorgänge umfassen. Dabei kann es sich um manuelle, automatisierte oder hybride Verfahren handeln, bei denen einige Prozesse manuell und andere automatisiert ablaufen.

Contract Lifecycle Management (CLM)

Contract Lifecycle Management ist ein zukunftsorientierter Ansatz für die Verwaltung von Verträgen. Vertragsvorgänge werden in definierte Phasen unterteilt, und die Prozesse in den einzelnen Phasen eines Vertragslebens werden bestmöglich automatisiert, um maximale Effizienz zu erreichen. Dieser Ansatz erfordert zumeist den Einsatz von innovativen Technologien, um die Prozesse in jeder Phase des Vertragslebenszyklus individuell anzupassen.

Vertragsmanagement vs. CLM

CLM Software nutzt KI-basierte Technologie, um den gesamten Lebenszyklus der Verträge eines Unternehmens zu steuern. Die Implementierung einer Contract Lifecycle Management Software ist der schnellste Weg zur Verbesserung des Vertragsmanagements und zur Beseitigung von Hindernissen, die die Erstellung, Verhandlung, Genehmigung und Verlängerung von Verträgen verzögern. Auf diese Weise wird die Vertragsabwicklung beschleunigt, Transparenz in Echtzeit ermöglicht und eine einfachere Vertragsverwaltung erzielt bei gleichzeitiger Risiko- und Kostenreduzierung.

Contract Lifecycle Management umfasst häufig die automatisierte Erstellung von Dokumenten, ein optimiertes Bearbeiten von Verträgen in Echtzeit, transparente Genehmigungsabläufe und Analysefunktionen. Im Gegensatz dazu ist ein Vertragsmanagement zumeist nicht mit Funktionen zur Automatisierung von Prozessen ausgestattet und fokussiert sich vorallem auf das starre Verwalten von Verträgen. Hier liegt der größte Unterschied zu CLM Software.

Im Folgenden werden einige der Möglichkeiten aufgeführt, wie eine CLM Software die Verwaltung von Verträgen unterstützt:

• Automatisierte Dokumentenerstellung: Die Erstellung von Dokumenten kostet viel Zeit, die unnötig vergeudet wird. Mit gebrauchsfertigen Vorlagen muss das nicht so sein. Da CLM den gesamten Prozess automatisieren kann, stehen einem vollständigen, fehlerfreien Entwurf nur noch ein paar Fragen im Weg. Beantworten Sie einfach die Fragen, damit das System weiß, was aufgenommen oder weggelassen werden soll, und schon ist das Dokument fertig zur Unterschrift.

• Zentralisierte Speicherung: Vertragsmanagement Software bietet einen zentralen Speicherort für alle Verträge eines Unternehmens und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen leicht zu finden und abzurufen sind, und damit alle Benutzer:innen genau wissen, wo die benötigten Vertragsinformationen zu finden sind. Dadurch wird verhindert, dass mehrere Versionen oder Kopien im Umlauf sind und Verwirrung stiften. Eine gute CLM-Plattform ermöglicht Ihnen auch die einfache Migration von Altverträgen, so dass alle Verträge an einem Ort bleiben.

• Geplante Erinnerungen: Zusätzlich zur Echtzeit-Zusammenarbeit ermöglicht Contract Lifecycle Management den Benutzern:innen, automatische Warnungen und Benachrichtigungen zu planen und zu versenden, wodurch manuelle Erinnerungen und unnötige E-Mails überflüssig werden. Dadurch wird das Risiko ungeplanter Verlängerungen von Verträgen und verpasster Fristen verringert.

• Optimierte Vertragsbearbeitung: Ein innovatives Contract Lifecycle Management bietet einen kollaborativen Editor an, über den mehrere Personen gleichzeitig und in Echtzeit Änderungen vornehmen, Kommentare hinzufügen und Abschnitte zur Überprüfung senden können. Sie können auch sehen, welche Änderungen oder Kommentare die Beteiligten vorgenommen haben, ohne die Dokumente ständig mit früheren Versionen vergleichen zu müssen.

• Transparente Genehmigungsabläufe: Dank transparenter, an Bedingungen geknüpfter Genehmigungsabläufe ist man mit einer CLM Software in der Lage, Genehmigungen für ein Dokument von den richtigen Personen zur richtigen Zeit einzuholen. Man ist nicht mehr gezwungen, jeder Person hinterherzulaufen, wenn sie an der Reihe ist, und man muss auch nicht mehr doppelt prüfen, ob ein bestimmter Vertrag überhaupt in den Zuständigkeitsbereich einer Person fällt. Stattdessen ordnet die Contract Lifecycle Management Software den Vertrag automatisch dem erforderlichen Genehmigungsablauf zu und leitet ihn dann an die nächste Person weiter, von der er genehmigt werden muss.

• Analytics: Da sich alle benötigten Daten in einem Contract Lifecycle Management befinden, kann die CLM Software schnell Daten über die Vertragserfüllung, die Verpflichtungen und andere Kriterien eines Vertrags erfassen. Dadurch wird der Berichterstattungsprozess drastisch beschleunigt, so dass mehr Zeit darauf verwendet werden kann, nicht konforme Vertragspartner wieder zur Einhaltung der Vorschriften zu bewegen.

Ganz zu schweigen davon, dass eine moderne Contract Lifecycle Management Software eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt: Schnelle Suchvorgänge, keine manuelle Nachverfolgung wichtiger Daten, keine manuelle Dateneingabe und die sichere und fehlerfreie Erstellung von Dokumenten per Selbstbedienung.

Zusammenfassung

Wenn Sie die Kontrolle über Ihre Verträge behalten wollen, ist ein manueller Ansatz für die Vertragsverwaltung nicht die beste Option. Selbst wenn ein Vertrag gekündigt ist, enthält er immer noch wertvolle Informationen, die analysiert werden können.

Contract Lifecycle Management erleichtert die Arbeitsabläufe und automatisiert die Dokumentenprozesse, indem es eine zentrale Speicherung und einen einfachen Zugriff auf die Informationen ermöglicht. Die Implementierung eines CLM-Systems ist ein strategischer Schritt, der Ihnen helfen kann, Ihre Verträge besser zu verwalten und den bestmöglichen Nutzen zu erzielen.

Autor:

Markus Presle