Vertragswesen

Was ist Vertragswesen?

Vertragswesen umfasst alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen. Es beinhaltet die Planung, Verhandlung, Ausführung und Durchführung aller Kontakte mit Kunden oder Lieferanten. Das Vertragswesen sorgt dafür, dass Verträge ordnungsgemäß aufgesetzt, überwacht und eingehalten werden, um die rechtlichen und geschäftlichen Interessen aller Parteien zu sichern.

Das Vertragswesen kann sich auf alle Aspekte eines Unternehmens auswirken, weit über juristische Teams hinaus, vom Vertrieb über den Einkauf bis hin zum Marketing.

Wer ist für das Vertragswesen zuständig?

In der Regel ist ein Vertragsmanager für das Vertragswesen zuständig. Wer dies ist, hängt jedoch von der Größe des Unternehmens und der Zahl der Mitarbeiter ab. In kleineren Unternehmen können diese Aufgaben auch von kaufmännischen Teams übernommen werden. In den meisten Fällen fällt diese Aufgabe den juristischen Teams zu.

Herausforderungen

Zu viel Arbeit, zu wenig Zeit

Wenn interne Rechtsteams mit wenig Personal gezwungen sind, Zeit für das Aufsetzen und Aushandeln von Standardverträgen aufzuwenden, kann das Vertragswesen schnell ineffizient werden. Die beste Lösung für dieses Problem besteht darin, den Unternehmensteams die Möglichkeit zu geben, sich selbst um Verträge zu kümmern, was die Skalierung der juristischen Arbeit erleichtert. In einem Self-Service-Vertrags-Workflow können die kaufmännischen Teams mit Hilfe von Vertragsvorlagen mühelos selbst Verträge erstellen, Bedingungen in Übereinstimmung mit vorab genehmigten Konditionen aushandeln und die Zeit der Rechtsabteilung für höherwertige Aufgaben freimachen.

Fehlende unternehmensweite Zusammenarbeit

Eine weitere Herausforderung im Vertragswesen ist der Mangel an effektiver Zusammenarbeit, wenn es um Verträge geht, die verschiedene Abteilungen im Unternehmen betreffen. Da Verträge in der Regel in Word erstellt werden, das nicht die für die Zusammenarbeit erforderlichen Funktionen bietet, arbeitet die Rechtsabteilung in der Regel in Silos an Verträgen. Dies birgt die Gefahr, dass die Anliegen und Wünsche der kaufmännischen Teams oft ungehört bleiben oder nicht berücksichtigt werden, da sie oft nicht an den Verträgen beteiligt sind, die sie am meisten betreffen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Unternehmen eine kollaborative Plattform für ihr Vertragswesen wählen.

Inkonsequenz im Vertragswesen

Für die meisten Unternehmen ist die Vertragsgestaltung ein manueller Prozess. Oft werden Verträge durch Kopieren und Einfügen aus bestehenden Word-Dokumenten oder von Grund auf neu verfasst. Dies ist zeitaufwändig und kann dazu führen, dass von den festgelegten Bedingungen abgewichen wird, der Wortlaut uneinheitlich ist und mehrere Versionen desselben Vertrags im Umlauf sind.

Diese Abweichungen können Geschäftsbeziehung gefährden und zu Missverständnissen über die betreffenden Bedingungen führen - zwei Dinge, die durch die Erstellung eines Vertrags verhindert werden sollen. Solange Verträge nicht standardisiert erstellt werden, beispielsweise durch die Implementierung einer Software für das Vertragswesen, werden diese Unstimmigkeiten auch weiterhin für Unruhe in Verträgen sorgen.

Langsame Unterzeichnungsprozesse

Ein weiterer Engpass im Vertragswesen besteht darin, dass die Unterzeichnung und Ausführung von Verträgen sehr lange dauert, selbst wenn sie bereits geprüft und genehmigt wurden. Das liegt in der Regel daran, dass das herkömmliche Unterzeichnungsverfahren sehr manuell ist. Für viele Unternehmen bedeutet die Unterzeichnung eines Vertrags, ihn per E-Mail hin- und herzuschicken, ihn als PDF zu speichern, auszudrucken, mit Tinte zu unterschreiben, einzuscannen und per E-Mail an die Gegenpartei zurückzuschicken.

Selbst wenn das Unternehmen den Prozess modernisiert hat, ist in der Regel ein eSignatur-Tool eines Drittanbieters erforderlich, das von der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen getrennt ist. Der Wechsel zwischen so vielen Plattformen kann zu Reibungsverlusten und Verzögerungen bei der Übermittlung von Verträgen führen. Aus diesem Grund entscheiden sich die meisten Unternehmen für eine effizientere Art der Vertragsunterzeichnung und verwenden stattdessen elektronische Signaturen.

Fehlende Kontrolle über die Versionierung

Das Vertragswesen ist schon schwierig genug, wenn man nicht auch noch mehrere verschiedene Versionen desselben Vertrags verwalten muss. Ein Vertrags-Workflow, der sich auf unterschiedliche Systeme stützt, führt dazu, dass man verschiedene Kopien eines Vertrags in unterschiedlichen Versionen erhält. Dies lässt einen im Unklaren darüber, welche Vertragsversion die aktuellste ist und wo man sie finden kann.

Dieser Prozess kann jedoch durch die Implementierung einer Software vereinfacht werden, mit dem Verträge von Anfang bis Ende auf einer einzigen Plattform verwaltet wird.

Mangel an Transparenz

Wie lange dauert es, bis der Vertrag unterzeichnet wird? Wurde er bereits geprüft? Was verzögert die Vertragsunterzeichnung? Wo kann ich eine Kopie des Vertrags finden? Das sind Fragen, die das Vertragswesen nur zu gut kennt.

Doch was wäre, wenn all diese Informationen den betroffenen Parteien in einer zentralen Plattform leicht zugänglich gemacht werden könnten? Was wäre, wenn der Vertrieb den Fortschritt eines Vertrags in Echtzeit überprüfen könnte? Was wäre, wenn die Personalabteilung die Bedingungen eines Arbeitsvertrags direkt aushandeln könnte, um sicherzustellen, dass der Einstellungsprozess nicht ins Stocken gerät? Wenn Unternehmen Software für ihr Vertragsmanagement einsetzen, werden all diese Informationen in einer zentralen Datenbank gespeichert. Dies verbessert die Vertragstransparenz und stellt sicher, dass alle am Vertrag Beteiligten Zugriff auf die relevanten rechtlichen Dokumente haben.

Zusammenfassung

Das Vertragswesen ist ein wesentlicher Bestandteil jedes wachsenden Unternehmens. Richtig umgesetzt, können sämtliche Vertragsprozesse rationalisiert und optimiert werden. Für jedes Unternehmen ist das Verständnis dieser Kernprozesse entscheidend für den wirtschaftlichen und rechtlichen Erfolg. Der Einsatz einer Software sorgt für eine zentrale Plattform, die für Transparenz sorgt, die Vertragsverwaltung erleichtert und alle erfassten Daten nahtlos konsolidiert.