DMS Lösung

Was versteht man unter DMS Lösung?

Der Begriff DMS Lösung ist die Abkürzung für “Dokumentenmanagementsystem Lösung” und eine solche Software wird für die Erstellung, gemeinsame Nutzung, Organisation und Archivierung von Dokumenten genutzt. Eine solche Lösung rationalisiert diese Prozesse, um die Produktivität eines Unternehmens bei der digitalen Verwaltung von Dateien zu verbessern. Durch die zentrale elektronische Ablage sind Dokumente und Informationen leicht auffindbar, was Zeit spart, damit man sich mehr auf die Kernaufgaben eines Unternehmens fokussieren kann.

Was sind die Vorteile?

Der Einsatz einer DMS Lösung bringt viele unterschiedliche Vorteile für ein Unternehmen und die Mitarbeiter mit sich. Nachfolgend einige der wichtigsten Vorteile:

1. Zentralisierung der Dokumentenverwaltung

Eine DMS Lösung rationalisiert die Verwaltung aller Dokumente eines Unternehmens digital. Damit ist die manuelle Verwaltung und Ablage von Dokumenten in Aktenschränken nicht mehr notwendig. Mit ihr können Akten mit Hilfe von Tags und Kategorien leicht organisiert werden. Wenn man nach einer bestimmten Datei sucht, kann man hierfür eine Volltextsuche anwenden oder umfangreich filtern. Dadurch verkürzt sich der gesamte Prozess von einigen Minuten (und manchmal sogar Stunden) auf wenige Sekunden.

2. Verbesserte Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit zwischen Teams ist eine der Kernfunktionen einer DMS Lösung. Die Möglichkeit, ein Dokument gleichzeitig mit den anderen Teammitgliedern anzuzeigen und zu bearbeiten, verkürzt die Zeit für die Weiterleitung und ermöglicht eine Aktualisierung in Echtzeit für alle Beteiligten. Das Festlegen von Fristen und das Erhalten von Erinnerungen spart Zeit und verbessert die jährlichen Prüfprozesse.

3. Erhöhung der Datensicherheit

Dokumente müssen jederzeit geschützt werden. Viele DMS Lösungen tun dies, indem sie eine rollenbasierte Zugriffskontrolle implementieren, die nur bestimmten Benutzern den Zugang zu einzelnen Dokumenten erlaubt. Der Manager kann den Zugang gewähren und die Aktionen genehmigen, die man durchführen darf, wie z.B. das Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben des Dokuments. Außerdem weiß man dadurch, wer das Dokument eingesehen hat und wer Änderungen im Dateiverlauf vorgenommen hat. Die Dokumente sind auch vor Katastrophen, Bränden und Überschwemmungen geschützt, da sie sicher gespeichert sind.

4. Schnelleres Auffinden von Dateien

Mit einer passenden DMS Lösung genügt es, ein Schlüsselwort oder eine Schlüsselphrase zu verwenden, um eine bestimmte Datei zu finden, anstatt einen großen Papierstapel in einem Aktenschrank zu durchforsten. Außerdem kann man das entsprechende System auch aus der Ferne nutzen, und ist damit ortsunabhängig von der Nutzung der Dokumente.

5. Verringerung des ökologischen Fußabdrucks

Papierlos zu arbeiten ist eine umweltfreundlichere Option. Die Nutzung einer DMS Lösung minimiert die Verschwendung von Papier und Tinte und reduziert die Notwendigkeit von mehreren Geräten zum Drucken und Scannen von Dokumenten. Umweltbewusstes Handeln ist für die meisten Unternehmen und Verbraucher zu einem der wichtigsten Anliegen geworden. Dadurch ist eine solche Software ein wichtiger Schritt in Richtung papierlose Büros.

Welche Funktionen hat eine DMS Lösung?

Im nachfolgenden haben wir die wichtigsten Funktionen aufgelistet:

Dokumentenspeicherung

Archivieren von Dateien in einer einzigen DMS Lösung, um sie leicht abrufen, speichern und für zukünftige Zwecke freigeben zu können. Die Zentralisierung dieses Prozesses stellt sicher, dass relevante Informationen bei Bedarf sofort verfügbar sind.

Sicherheit und Zugriffskontrolle

Vermeidung von unbefugten Zugriffen, indem rollenbasierte Berechtigungen für die Dateieingabe genutzt werden. Einige DMS Lösungen schränken auch IP-Adressen ein. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die richtigen Personen bestimmte Dateien öffnen, anzeigen und ändern können.

Versionskontrolle

Kontrolle über die Versionen der Dokumente behalten, ohne dass man mehrere Kopien eines einzigen Dokuments verwalten muss und man kann alle erstellten Versionen einsehen.

Indizierung und Klassifizierung

Systematisches Klassifizieren von Dateien innerhalb der DMS Lösung, um diese zu einem späteren Zeitpunkt schnell und einfach wiederzufinden.

Bulk-Upload

In den meisten Fällen fallen Dokumente in großen Mengen an. Sie einzeln hochzuladen ist zeitaufwändig. Mit der DMS Lösung können diese alle auf einmal hochgeladen werden, was deutlich effizienter ist.

Dokumenten-Editor

Anpassungen und Änderungen an einer Textdatei sind durch eine moderne DMS Lösung sehr einfach möglich. Man kann Texte, Textfelder, Bilder und sonstige Anpassungen jederzeit digital vornehmen.

Mobile Anwendung

Zugriff auf die Dateien und Dokumente ist über eine cloudbasierte DMS Lösung zu jedem Zeitpuntk von überall aus möglich. Dies vereinfacht auch die Erfassung von Dokumenten und ermöglicht schnelle und unkomplizierte Dateiuploads.

Datei-Synchronisation

Synchronisieren von Online-Dateien mit den in einem individuellen Betriebsystem gespeicherten Kopien von Dokumenten. Dies ist wichtig, um die Teams mit den neuesten Dokumenten auf dem Laufenden zu halten.

Prüfpfad

Diese Funktion einer DMS Lösung bezieht sich auf den Weg eines Dokuments in seinem Lebenszyklus und ermöglicht es den Benutzern, detaillierte Berichte über den Bearbeitungsweg zu erstellen. Dieser Prüfpfad enthält den Namen des Benutzers, Datum und Uhrzeit des Dateizugriffs, die Art der durchgeführten Aktion und enthält Kommentare des Benutzers.

Zusammenfassung

Die Vorteile einer papierlosen DMS Lösung sind vielfältig. Infolgedessen ist es für moderne Organisationen ein Muss geworden, Dokumentenmanagementsysteme einzuführen, um agil und effektiv zu sein bzw. zu bleiben.