Vertragserstellung: 8 Wege zur Optimierung

Was ist Vertragserstellung?

Bei der Vertragserstellung handelt es sich um die Erstellung einer rechtsverbindlichen Vereinbarung, die von den betreffenden Parteien unterzeichnet wird. Dieser Prozess beginnt mit einer Vertragsanfrage, geht dann weiter zur Vertragserstellung, zu Vertragsverhandlungen, Vertragsgenehmigungen, Unterschriften und schließlich zum Vertragsabschluss. Bei der Vertragserstellung nimmt der Prozess der Vertragsvereinbarung Gestalt an. Man erstellt einen Vertrag mit allen erforderlichen Bedingungen, Klauseln, Details zu den Parteien, Terminen, kritischen Meilensteinen usw. Die Genauigkeit dieser im Vertrag enthaltenen Daten ist sehr wichtig.

Was sind die Herausforderungen in der Vertragserstellung?

Die Herausforderungen bei der Vertragserstellung werden für Unternehmen mit unterschiedlichem Vertragsvolumen und hoher Vertragskomplexität immer größer. Wenn mehrere Personen an der Erstellung, Prüfung und Überarbeitung von Verträgen beteiligt sind, kann die Produktivität darunter leiden. Die Erstellung von Dokumenten, das Herunterladen von Vorlagen, das Auffinden von Informationen und die manuelle Eingabe von Daten in unzählige einzelne Felder kann Zeit kosten. Darüber hinaus werden statische Dokumente veraltet, wenn die richtigen Dokumentversionen und Vorlagen nicht ersichtlich sind, was das Fehlerrisiko erhöht. Die Einhaltung von Verträgen kann zu einem Problem werden, wenn Vorlagen, genehmigte Formulierungen und Klauseln nicht aktuell oder standardisiert sind.

Prozess der Vertragserstellung optimieren

Die Optimierung des Prozesses der Vertragserstellung ermöglicht es, die Zusammenarbeit im Unternhemen zu verbessern. Wenn dieser Prozesse gut organisiert und ausgeführt wird, können Inhalte von allen Beteiligten einfach eingeholt werden. Dies gilt sowohl für Personen innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Die Möglichkeit, mit Personen außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, macht die Dinge produktiver, da man so überprüfen kann, ob alle in den Dokumenten genannten Daten korrekt und aktuell sind.

Nachfolgend ein Überblick über die 8 wichtigsten Möglichkeiten den Prozess der Vertragserstellung zu optimieren:

1. Vorlagen erstellen

Durch die Erstellung von Vertragsvorlagen können Unternehmen die für die Vertragserstellung benötigte Zeit erheblich reduzieren. Um die Vorteile von Vorlagen zu nutzen, können Unternehmen eine Vorlage für die Arten von Verträgen erstellen, die häufig und in großer Zahl erstellt werden. Bei der Erstellung von Vorlagen können Standardbedingungen, -klauseln und -dokumente als Vorgabe eingefügt werden. So können regelmäßigte Textbausteine, wie zum Beispiel salvatorische Klauseln mit wenig Aufwand allen neuen Verträgen hinzugefügt werden.

Dies hilft nicht nur den Prozess der Vertragserstellung zu beschleunigen, sondern sorgt auch für Konsistenz während des gesamten Lebenszyklus des Vertrags. Es empfiehlt sich, im Vorfeld etwas Zeit in die Erstellung geeigneter Vorlagen zu investieren, damit man später Ressourcen sparen kann.

2. Konvertieren von internen Verträgen in Vorlagen

Eine einfache Möglichkeit, mit der Erstellung einer Vertragsvorlage für das Unternehmen zu beginnen, besteht darin, gängige interne Verträge in Vorlagen umzuwandeln. Arbeitsverträge, LOIs, Mietverträge, Bonusvereinbarungen sowie Vertraulichkeitsvereinbarungen sind gute Beispiele. Da diese Verträge in Unternehmen häufiger verwendet werden, ist es eine gute Praxis, Vorlagen für sie zu erstellen. Das spart nicht nur Zeit bei den üblichen Verträgen, sondern ermöglicht es auch, bei anderen vorrangigen Verträgen besser vorzugehen.

3. Analyse von gängigen Vertragstypen

Wenn man unzählige von Verträgen zu verwalten hat, macht die Vertragserstellung und Verwendung von Vorlagen für verschiedene Vertragsprozesse einen großen Unterschied. Um alle oben beschriebenen Möglichkeiten nutzen zu können, muss man zunächst alle in einem Unternehmen üblichen Vertragsarten analysieren und entscheiden, für welche von ihnen eine Vorlage erforderlich ist. Die meisten erstellten Verträge können für die Umwandlung in Vorlagen ausgewählt werden. Auf diese Weise kann man den Schwierigkeitsgrad und das Risiko bei der Erstellung und Genehmigung von Verträgen verringern.

4. Nutzung von KI-Funktionen

Als modernes Unternehmen sollte man nicht davor zurückschrecken, fortschrittliche Technologien für das Vertragsmanagement im Allgemeinen bzw. die Vertragserstellung im Speziellen einzusetzen. Sie bieten große Vorteile und sind sicherlich weitaus vorteilhafter, als man erwartet. Die Vertragsmanagement-Software von fynk ist mit KI-Funktionen ausgestattet, die es ermöglichen, Verträge direkt aus intelligenten Vorlagen zu erstellen und Daten aus Verträgen automatisiert auszulesen und damit nutzbar zu machen.

5. Genehmigungs-Workflows einrichten

Genehmigungs-Workflows sind eine weitere wichtige Funktion, die man in seinem Prozess der Vertragserstellung einrichten sollte. Wenn man im Unternehmen mehrere Genehmiger hat, ist es zeitaufwändig und lästig, die Genehmigungen von allen manuell einzuholen. Genehmigungs-Workflows hingegen machen diese Prozesse einfach und praktisch. Man kann dem Workflow eine beliebige Anzahl von Genehmigenden hinzufügen und so sicherstellen, dass alle Vorschläge und Überprüfungen sofort berücksichtigt werden.

6. Erstellen eines zentralen Dokumenten-Repository

Die Dokumentenverwaltung ist ein sehr sensibler und wichtiger Teil der Vertragsverwaltung. Die Möglichkeit, jederzeit und von jedem Ort aus auf Dokumente und Verträge zuzugreifen und diese zu bearbeiten, schafft für die Vertragserstellung in Unternehmen komplett neue Möglichkeiten. Vertragsmanagement-Software bietet spezielle Ordner für wichtige Dokumente zu jedem Vertrag, so dass alle Dokumente zu einem Vertrag mühelos gefunden werden können.

7. Vertragsmanagement-Software in Betracht ziehen

Der einfachste und sinnvollste Weg, die Vertragserstellung und Genehmigungsprozesse zu optimieren, ist die Anschaffung einer Vertragsmanagement-Software für das Unternehmen. Wenn man sich für eine Vertragsmanagement-Software wie die von fynk entscheidet, erhält man nicht nur eine Lösung für die Vertragserstellung und -genehmigung, sondern auch für die Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus.

8. Verwaltung von Berechtigungen und Aufgaben

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Optimierung der Prozesse der Vertragserstellung, ist die intelligente Verwaltung von Berechtigungen und Verpflichtungen. Durch eine bessere Verwaltung der Berechtigungen kann sichergestellt werden, dass die Verträge nicht an andere Personen weitergegeben werden. Die Contract Lifecycle Management Software von fynk verfügt über intelligente Berechtigungseinstellungen, mit denen man die Funktionen zum Erstellen, Lesen und Bearbeiten effektiv verteilen kann. Es gibt auch eine zusätzliche Funktion, die es ermöglicht, Aufgaben gut zu verfolgen. So kann man Benutzern Aufgaben zuweisen und deren Status einfach verfolgen.

Zusammenfassung

Die Optimierung des Prozesses der Vertragserstellung ist enorm entscheidend, um sowohl unnötige Zeit als auch Aufwand in der gesamten Organisation zu sparen, als auch Verträge rechtsicher massenweise generieren zu können. Es ist wahrscheinlich der wichtigste Prozesschritt im gesamten Vertragsmanagement, da er auf alle nachfolgenden Phasen direkte Auswirkungen hat. Wir haben oben die 8 wichtigsten Möglichkeiten zur Optimierung der Vertragserstellung aufgelistet - nutzen Sie diese um effizient als auch effektiv Verträge zu erstellen und so die Möglichkeiten der Digitalisierung für sich zu nutzen.

Autor:

Markus Presle