Vertrag aufsetzen: 9 Schritte zur wirksamen Vertragserstellung

Wenn Sie mit Kunden arbeiten, sind Sie wahrscheinlich zumindest ein wenig mit der Vertragserstellung vertraut. Ein Vertrag soll wichtige Details wie den Projektumfang, die zu erbringenden Leistungen, die Bezahlung, den Zeitplan und andere Eventualitäten regeln - und Ihr Unternehmen schützen, falls eines dieser Details nicht eingehalten wird.

Aber wie genau machen Sie das? Wie erstellen Sie einen Vertrag, der Sie und Ihren Kunden auf die gleiche Seite bringt? Und wenn Ihr Kunde gegen den Vertrag verstößt, wie setzen Sie die Vertragsbedingungen durch und stellen sicher, dass Sie Ihr Unternehmen schützen?

Warum sind Verträge so wichtig?

Das Wichtigste zuerst: Bevor wir uns damit befassen, wie man einen Vertrag erstellt und durchsetzt, sollten wir uns damit beschäftigen, warum Verträge so wichtig sind. Verträge sind aus verschiedenen Gründen ein Muss für Ihr Unternehmen, unter anderem:

• Sie bringen Sie und Ihren Kunden auf die gleiche Seite: Bevor Sie mit einem Kunden zusammenarbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie beide die gleichen Erwartungen an die Beziehung und das Projekt haben.
• Sie legen die wichtigsten Details Ihrer Arbeitsbeziehung klar fest: Verträge helfen dabei, die kleinsten Details des Auftrags zu regeln (z. B. wann der Kunde Sie bezahlen muss und wann Sie wichtige Projektergebnisse abliefern müssen), wodurch ein rechtlicher Fahrplan für den Ablauf des Projekts entsteht.
• Sie schützen Ihr Unternehmen: Schriftliche Verträge sind rechtlich bindende Dokumente - wenn Ihr Kunde sich also nicht an die Vertragsbedingungen hält, können Sie rechtliche Schritte einleiten (und umgekehrt).

Wie erstellt man einen Vertrag?

Im Folgenden werden die grundlegenden Schritte erläutert, die Sie zur Erstellung eines einfachen und wirksamen Vertrags beachten sollten:

1. Kontaktinformationen beider Parteien

Damit ein schriftlicher Vertrag rechtsverbindlich ist, muss bei in der Vertragserstellung klar festgelegt sein, wer rechtlich an die Vereinbarung gebunden ist - mit anderen Worten: Sie benötigen die Kontaktdaten aller beteiligten Parteien.

Jeder Vertrag sollte den rechtmäßigen Namen des Unternehmens, den Hauptansprechpartner, die Anschrift, die Rechnungsadresse und die Kontaktdaten sowohl des Kunden als auch des Auftragnehmers bzw. Auftraggebers enthalten. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren rechtmäßigen Firmennamen verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gegründet haben, müssen Sie genau den Namen verwenden, der in den Unterlagen angegeben ist.

Verwenden Sie in gesamten Erstellung des Vertrags sowohl Ihren Namen als auch den Ihres Kunden. Wenn Sie in der Vereinbarung allgemeine Begriffe wie “Kunde”, “Dritter” oder “Dienstleister” verwenden, klingt der Vertrag wesentlich unpersönlicher, was zwar rechtlich unbedenklich ist, aber einige Kunden abschrecken könnte.

2. Festlegung Bedingungen und Leistungsumfang

Wie bereits erwähnt, geht es bei dem Erstellen von Verträgen vor allem darum, die Details Ihrer Vereinbarung zu umreißen. Es ist wichtig, so genau wie möglich festzulegen, womit Sie beauftragt werden, wie Sie es tun werden und welche Erwartungen beide Seiten haben.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie erstellen einen Vertrag über die Gestaltung einer Info-Broschüre für einen Kunden. Was ist der Umfang des Projekts? Sind Sie nur für die Gestaltung verantwortlich oder auch für das Verfassen der Texte und die Beschaffung von Bildern? Welche Unterlagen benötigen Sie vom Kunden, um mit dem Projekt beginnen zu können? Wie viele Überarbeitungen umfasst das Redesign - und was passiert, wenn der Kunde eine weitere Überarbeitungsrunde wünscht?

Man kann nie genau genug bei der Erstellung eines Vertrags sein, wenn man die Details des Projekts umreißt. Das Ziel ist es, die Erwartungen festzulegen und die Arbeitsbeziehung mit klaren und vordefinierten Parametern zu steuern. Auch wenn es übertrieben erscheinen mag, ist es für Sie und Ihre Kunden wichtig, auf die Details einzugehen.

Sie wollen nicht das Gefühl haben, dass Sie mehr leisten müssen als vereinbart, und Sie wollen nicht, dass Ihre Kunden das Gefühl haben, nicht das zu bekommen, wofür sie bezahlt haben.

3. Zahlungsbedingungen definieren

Bei der Festlegung der Zahlungsmodalitäten sind bei der Vertragserstellung nachfolgende Bereiche zu berücksichtigen:

• Wie Sie bezahlt werden: Werden Sie stundenweise oder projektbezogen bezahlt?
• Mindest-/Maximalstunden: Wenn Sie nach Stunden bezahlt werden, sollten Sie eine Mindest- und eine Höchstzahl von Stunden angeben. Auf diese Weise werden Sie für die Zeit bezahlt, die Sie für das Projekt vorgesehen haben, selbst wenn Ihr Kunde das Projekt auf ein Minimum reduziert. Auf diese Weise wird auch verhindert, dass sich der Umfang des Projekts vergrößert, und es wird eine faire Vergütung gewährleistet, falls Ihr Kunde beschließt, Ihnen mehr Arbeit aufzubürden.
• Projektleistungen: Wenn Sie pro Projekt bezahlt werden, ist es wichtig, dass Sie angeben, für welche Leistungen Sie verantwortlich sind und was der Projektpreis tatsächlich abdeckt - auch dies, um eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern.
• Zeitplan für die Abrechnung: Legen Sie nicht nur Ihren Stunden- oder Projektsatz fest, sondern auch den Abrechnungszeitplan. Wenn Sie beispielsweise nach Stunden bezahlt werden, rechnen Sie dann nach einem bestimmten Zeitplan ab (z.B. jede Woche oder jeden Monat)? Wenn Sie nach Projekt abrechnen, stellen Sie die Rechnung erst nach Erreichen bestimmter Meilensteine aus - und wenn ja, welche sind das?
• Zahlungsplan: Der Zeitplan für die Rechnungsstellung gibt an, wann Sie dem Kunden die Rechnung stellen, aber Sie müssen auch einen Zahlungsplan aufstellen. Der Zahlungsplan gibt an, wie lange der Kunde nach Erhalt Ihrer Rechnung Zeit hat, Sie zu bezahlen (z.B. 15 oder 30 Tage). Außerdem müssen Sie angeben, welche Strafen dem Kunden drohen, wenn er sich nicht an den Zahlungsplan hält, z.B. eine Gebühr für Zahlungsverzug.
• Akzeptierte Zahlungsarten: Wenn Sie nur bestimmte Zahlungsarten akzeptieren (z.B. eine direkte Überweisung), sollten Sie dies ebenfalls in Ihren Vertrag aufnehmen.

4. Zeitplan definieren

Zusätzlich zu den Abrechnungs- und Zahlungsplänen sollten Sie auch alle mit dem Projekt verbundenen Fristen klar bei der Erstellung eines Vertrags definieren, einschließlich der Projektmeilensteine und der endgültigen Ergebnisse. Wenn der Kunde etwas für das Projekt bereitstellen muss, sollten Sie genau angeben, was Sie von ihm benötigen und bis wann Sie es benötigen.

5. Folgen der Vertragskündigung

Manchmal laufen Projekte nicht so, wie Sie es erwarten - aber wenn Ihr Kunde beschließt, aus dem Projekt auszusteigen und damit den Vertrag kündigt, möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen geschützt ist. Und natürlich wollen Sie für die bereits geleistete Arbeit bezahlt werden. Dies ist bei der Vertragserstellung zu berücksichtigen.

Nehmen Sie bei der Erstellung des Vertrags eine Klausel auf, aus der klar hervorgeht, dass erhaltene Zahlungen nicht zurückerstattet werden, falls das Projekt aus irgendeinem Grund abgebrochen wird. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie vorhaben, während der gesamten Projektdauer Rechnungen zu stellen. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht eine Menge Arbeit investieren, nur damit der Kunde das Projekt abbricht und sich weigert, Sie zu bezahlen.

Sie können auch eine Formulierung hinzufügen, die besagt, dass Sie im Falle einer Verzögerung des Projekts über einen bestimmten Zeitraum (z. B. mehr als 30 Tage) alle bis dahin geleisteten Arbeiten in Rechnung stellen - und dass diese Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen des Vertrags bezahlt werden muss.

Wenn Sie pro Projekt abrechnen, sollten Sie auch eine “Abbruchgebühr” einplanen - eine Gebühr, die der Kunde zu zahlen hat (in der Regel 25-35 % der Projektkosten), wenn er sich entscheidet, das Projekt vorzeitig zu beenden.

6. Festlegung der Urheberrechte

Dies gilt zwar nicht für jedes Geschäfts- oder Kundenprojekt, aber wenn Sie eine Arbeit für einen Kunden erstellen wie beispielsweise ein Grafik- oder Webdesignprojekt, sollten Sie die Urheberrechtsbedingungen für die endgültige Leistung und alle früheren Entwürfe oder Kompositionen bei der Vertragserstellung festlegen.

Im Allgemeinen besitzt der Dienstleister die Rechte an den erstellten Arbeiten, bis die endgültige Zahlung erfolgt ist. Sobald die Zahlung erfolgt ist, gehen diese Rechte auf den Kunden über, der dann mit der Arbeit machen kann, was er will. Wenn Sie sich Sorgen um die Urheberrechte machen oder eine andere Vereinbarung treffen wollen, sollten Sie dies in Ihrem Vertrag festhalten, damit Ihr Kunde damit einverstanden ist, bevor Sie beginnen.

7. Angabe zur Rechtswahl und Gerichtsstand

Legen Sie bei der Vertragserstellung fest, wo Rechtsstreitigkeiten ausgetragen werden sollen und welche Gesetze für diese Streitigkeiten gelten sollen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie und Ihr Kunde in verschiedenen Staaten ansässig sind. Wenn Sie keinen besonderen Grund für die Wahl eines anderen Staates haben, wählen Sie einfach Ihren eigenen Staat. Auf diese Weise müssen Sie im Falle eines Rechtsstreits keine zusätzliche Zeit, Energie oder Geld aufwenden, um in einen anderen Staat zu reisen.

8. Erwägung von Schiedsklausel

Im Idealfall werden Sie mit einem gut erstellten Vertrag nie mit einem Vertragsstreit konfrontiert. Sollte dies dennoch der Fall sein, möchten Sie ihn vielleicht durch ein Schiedsverfahren beilegen - in diesem Fall sollten Sie eine Schiedsklausel in den Vertrag aufnehmen. Bei Streitigkeiten im Zusammenhang mit dem Vertrag wird eine neutrale dritte Partei die Beweise beider Seiten anhören und eine Entscheidung treffen.

Der Vorteil eines Schiedsverfahrens? Es ist in der Regel schneller, einfacher und leichter zu terminieren (wenn auch nicht unbedingt billiger) als ein Gerichtsprozess. Es kann auch weniger feindselig und privater sein als ein Gerichtsverfahren. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies die von Ihnen bevorzugte Schlichtungsmethode ist, sollten Sie die Aufnahme einer Schiedsklausel in Ihren Vertrag in Betracht ziehen.

Auch wenn Sie keine Schiedsklausel bei der Vertrasgserstellung erwägen, können Sie sich im Falle eines Streits zwischen Ihnen und Ihrem Kunden für die Einschaltung eines Schiedsrichters entscheiden, sofern Sie beide damit einverstanden sind. Wenn sich das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Kunden verschlechtert hat, könnte es allerdings schwierig werden, sich auf eine gemeinsame Linie zu einigen.

9. Beide Parteien müssen den Vertrag unterschreiben

Verträge sind nur dann rechtsverbindlich, wenn sie von beiden Parteien unterzeichnet werden. Sobald Ihr Vertrag vollständig erstellt ist, sollten Sie ihn unterschreiben und eine Unterschrift von Ihrem Kunden einholen, bevor Sie mit dem Projekt starten.

Verträge sind wichtig, um die Erwartungen Ihres Kunden festzulegen, Projektdetails zu skizzieren und sicherzustellen, dass Sie für Ihre Arbeit bezahlt werden. Da Sie nun wissen, wie man Verträge erstellt und durchsetzt, verfügen Sie über die Informationen, die Sie zum Schutz Ihrer Geschäftsrechte benötigen.