Vertrag aufsetzen: in 9 Schritten zum wirksamen Vertrag

Hinweis: Dieser Text gibt die deutsche Rechtslage wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Verträge mit hohem Risiko lohnt sich eine anwaltliche Prüfung.

Vertrag aufsetzen

Einen Vertrag aufsetzen bedeutet, die Einigung zweier oder mehrerer Parteien schriftlich zu formulieren: Parteien, Leistung, Gegenleistung, Laufzeit und Risikoverteilung. Ein gut aufgesetzter Vertrag regelt nicht nur den Normalfall, sondern auch, was passiert, wenn etwas schiefgeht.

Die 9 Schritte im Überblick

Schritt 1: Ziel und Vertragsart klären

Bevor Sie die erste Klausel schreiben, klären Sie, was der Vertrag erreichen soll. Das BGB kennt typisierte Verträge mit eigenen Regeln, und die Einordnung entscheidet darüber, welche gesetzlichen Vorschriften gelten, wenn der Vertrag zu einer Frage schweigt.

• Kaufvertrag (§ 433 BGB): Übergabe und Übereignung einer Sache gegen Kaufpreis.
• Werkvertrag (§ 631 BGB): Ein bestimmter Erfolg wird geschuldet, etwa eine fertige Website. Es gibt eine Abnahme, und Abschlagszahlungen richten sich nach § 632a BGB.
• Dienstvertrag (§ 611 BGB): Geschuldet ist die Tätigkeit, nicht der Erfolg, etwa bei Beratung oder Support.
• Mietvertrag (§ 535 BGB) und viele weitere, dazu gemischte und atypische Verträge, die die Vertragsfreiheit ausdrücklich erlaubt.

Für wiederkehrende Geschäfte mit demselben Partner lohnt ein Rahmenvertrag, unter dem Sie Einzelaufträge abrufen. Eine Übersicht der gängigen Typen finden Sie unter Arten von Verträgen.

Schritt 2: Die Parteien korrekt bezeichnen

Ein Vertrag bindet nur, wen er eindeutig benennt. Die Bezeichnung der Parteien wirkt banal, ist aber eine der häufigsten Fehlerquellen.

• Unternehmen: vollständige Firma laut Handelsregister inklusive Rechtsform (zum Beispiel „Muster Software GmbH“, nicht „Muster Software“), Sitz, Anschrift und Registernummer.
• Vertretung: Wer unterschreibt für das Unternehmen? Geschäftsführer, Vorstand, Prokurist oder eine bevollmächtigte Person. Was die Zusätze ppa., i.V. und i.A. bedeuten, erklärt unser Beitrag zum Unterschreiben im Auftrag.
• Natürliche Personen: vollständiger Name und Anschrift, bei Bedarf Geburtsdatum.
• Kurzbezeichnungen: Legen Sie fest, wie die Parteien im Vertrag heißen („Auftraggeber“, „Auftragnehmer“), und bleiben Sie dabei.

Schritt 3: Leistung und Gegenleistung festlegen

Das Herzstück jedes Vertrags. Je genauer Sie beschreiben, was geschuldet ist, desto weniger Raum bleibt für Streit über den Umfang.

Leistungsbeschreibung

• Was genau wird geliefert oder erbracht? Bei Projekten: Ergebnisse, Meilensteine, Termine.
• Was ist ausdrücklich nicht enthalten? Eine Ausschlussliste verhindert schleichende Umfangserweiterung.
• Was muss die andere Seite beisteuern (Zugänge, Unterlagen, Freigaben), und bis wann?
• Wie viele Korrekturschleifen sind enthalten, und was kostet jede weitere?
• Wie wird abgenommen? Beim Werkvertrag ist die Abnahme (§ 640 BGB) der Zeitpunkt, ab dem die Vergütung fällig wird und die Gewährleistungsfrist läuft.

Vergütung und Zahlung

• Festpreis, Stundensatz oder Mischmodell, jeweils mit Angabe, ob netto oder brutto.
• Abrechnungsrhythmus: monatlich, nach Meilensteinen oder per Abschlagsrechnung.
• Zahlungsziel, etwa 14 oder 30 Tage nach Rechnungseingang. Ohne Vereinbarung gerät ein Unternehmen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).
• Preisanpassung bei langen Laufzeiten, zum Beispiel über eine Indexklausel.

Schritt 4: Laufzeit und Kündigung regeln

Viele Verträge werden sorgfältig verhandelt, aber niemand denkt an das Ende. Regeln Sie:

• Beginn: mit Unterschrift, zu einem festen Datum oder mit Eintritt einer Bedingung.
• Befristet oder unbefristet: Ein befristeter Vertrag endet automatisch, ein unbefristeter nur durch Kündigung.
• Automatische Verlängerung: Verlängert sich der Vertrag stillschweigend, und um wie lange?
• Kündigungsfristen und die Form der Kündigung (zum Beispiel „in Textform“).
• Außerordentliche Kündigung: Bei Dauerschuldverhältnissen ist die Kündigung aus wichtigem Grund ohnehin möglich (§ 314 BGB). Sinnvoll ist, Beispiele für wichtige Gründe zu nennen.
• Folgen der Beendigung: Vergütung für bereits erbrachte Leistungen, Rückgabe von Unterlagen, Löschung von Daten.

Gegenüber Verbrauchern setzt das AGB-Recht enge Grenzen: Eine Erstlaufzeit von mehr als zwei Jahren ist in vorformulierten Verträgen unwirksam, eine stillschweigende Verlängerung nur zulässig, wenn der Vertrag danach unbefristet läuft und jederzeit mit einer Frist von höchstens einem Monat kündbar ist (§ 309 Nr. 9 BGB).

Schritt 5: Haftung begrenzen

Ohne Regelung haften Sie nach den gesetzlichen Vorschriften, also grundsätzlich unbegrenzt für jeden schuldhaft verursachten Schaden. Eine Haftungsklausel verteilt dieses Risiko.

• Haftungshöchstbetrag: häufig der Auftragswert oder ein fester Betrag pro Jahr.
• Ausschluss mittelbarer Schäden wie entgangener Gewinn, soweit zulässig.
• Grenzen: Die Haftung für Vorsatz kann nicht im Voraus ausgeschlossen werden (§ 276 Abs. 3 BGB). In AGB sind Ausschlüsse für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit sowie für grobe Fahrlässigkeit unwirksam (§ 309 Nr. 7 BGB), und die Rechtsprechung überträgt diese Wertung über § 307 BGB weitgehend auf Verträge zwischen Unternehmen.
• Gewährleistung und Vertragsstrafe: Fristen, Nachbesserung, pauschalierter Schadensersatz bei Verzug.

Schritt 6: Vertraulichkeit und Rechte regeln

Sobald Sie Geschäftsinformationen austauschen, gehört eine Vertraulichkeitsklausel in den Vertrag oder eine separate Geheimhaltungsvereinbarung. Das ist mehr als eine Formalie: Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz ist eine Information nur geschützt, wenn ihr Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen hat (§ 2 Nr. 1 GeschGehG), und eine vertragliche Geheimhaltungspflicht ist eine davon.

Regeln Sie außerdem:

• Nutzungsrechte: Wer darf Arbeitsergebnisse wie Texte, Designs oder Software in welchem Umfang nutzen? Ab wann gehen die Rechte über, etwa erst nach vollständiger Zahlung?
• Datenschutz: Verarbeitet eine Seite personenbezogene Daten im Auftrag der anderen, ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO Pflicht.

Schritt 7: Formvorschriften beachten

Grundsatz im deutschen Recht ist die Formfreiheit: Ein Vertrag kann mündlich, per E-Mail oder sogar durch schlüssiges Verhalten zustande kommen. Verlangt das Gesetz aber eine bestimmte Form und wird sie nicht eingehalten, ist das Rechtsgeschäft nichtig (§ 125 BGB). Diese Formen gibt es:

Unabhängig vom Gesetz können die Parteien selbst eine Form vereinbaren, etwa „Änderungen bedürfen der Schriftform“ (gewillkürte Schriftform, § 127 BGB). Für diese genügt im Zweifel auch eine telekommunikative Übermittlung, etwa per E-Mail.

Schritt 8: Den Vertrag prüfen

Ein Vertragsentwurf ist erst fertig, wenn ihn jemand gelesen hat, der ihn nicht geschrieben hat. Prüfen Sie mindestens:

• Vollständigkeit: Sind alle neun Punkte dieser Liste geregelt? Fehlt eine Anlage, auf die der Text verweist?
• Widerspruchsfreiheit: Gleiche Begriffe für gleiche Dinge, keine abweichenden Fristen in Hauptvertrag und Anlage.
• AGB-Recht: Verwenden Sie den Text mehrfach, handelt es sich um Allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 305 BGB). Dann unterliegen die Klauseln der Inhaltskontrolle nach §§ 307 bis 309 BGB, und überraschende oder unangemessen benachteiligende Klauseln sind unwirksam.
• Rechtswahl und Gerichtsstand: Bei Partnern im Ausland klären Sie, welches Recht gilt. Eine Gerichtsstandsvereinbarung ist im Inland grundsätzlich nur zwischen Kaufleuten wirksam (§ 38 ZPO).
• Salvatorische Klausel: Sie regelt, was gilt, wenn eine Bestimmung unwirksam ist. Mehr dazu unter salvatorische Klausel.
• Durchsetzbarkeit: Lässt sich jede Pflicht im Streitfall nachweisen? Was einen Vertrag durchsetzbar macht, haben wir gesondert zusammengefasst.

Schritt 9: Unterschreiben, auch elektronisch

Mit der Unterschrift dokumentieren die Parteien ihre Einigung. Prüfen Sie vorher, ob die unterzeichnende Person vertretungsberechtigt ist, ein Blick ins Handelsregister genügt bei Geschäftsführern und Prokuristen.

Für die elektronische Unterschrift unterscheidet die eIDAS-Verordnung drei Stufen:

Ob eine digitale Unterschrift im konkreten Fall rechtsgültig ist, hängt also vor allem von der Form ab, die Schritt 7 ergeben hat. Legen Sie den unterschriebenen Vertrag anschließend so ab, dass Laufzeiten und Kündigungsfristen nicht in Vergessenheit geraten.

Checkliste: Vertrag aufsetzen

Typische Fehler beim Vertrag aufsetzen

• Falsche Partei: „Herr Müller“ statt „Müller Bau GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer“. Im Streitfall ist dann unklar, wer haftet.
• Vage Leistungsbeschreibung: „Erstellung einer Website“ ohne Seitenzahl, Funktionen und Korrekturschleifen führt fast sicher zu Nachforderungen.
• Kein Ende vorgesehen: Ohne Laufzeit- und Kündigungsregel bleibt nur die gesetzliche Lage, die selten zum Geschäftsmodell passt.
• Formmangel übersehen: Ein per E-Mail geschlossener Bürgschaftsvertrag oder eine Kündigung per PDF-Signatur im Arbeitsrecht ist unwirksam.
• Unwirksame Haftungsklausel: Wer in AGB jede Haftung ausschließt, verliert im Zweifel die ganze Klausel, nicht nur den zu weit gehenden Teil.
• Copy-and-paste aus fremden Verträgen: Klauseln aus dem US-Recht wie „consequential damages“ passen nicht ohne Weiteres ins BGB.
• Nebenabreden nur mündlich: Was nicht im Vertrag steht, ist später schwer zu beweisen.

Vorlagen nutzen statt bei null anfangen

Eine geprüfte Vorlage spart Zeit und senkt das Risiko, einen der Punkte oben zu vergessen. Kostenlose Muster finden Sie zum Beispiel für:

• Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
• Arbeitsvertrag
• Rahmen-Kooperationsvertrag
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO

Alle Muster sehen Sie in der Übersicht der Vertragsvorlagen. Passen Sie jede Vorlage an Ihren Fall an, eine Vorlage ersetzt nicht das Nachdenken über Schritt 1.

In fynk legen Sie solche Vorlagen einmal an und füllen wiederkehrende Angaben wie Parteien, Preise und Fristen über dynamische Felder aus. Genehmigungsworkflows sorgen dafür, dass kein Vertrag ohne Freigabe zur Unterschrift geht, und unterschrieben wird direkt in fynk mit einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

• Kann ich einen Vertrag selbst aufsetzen?

  Ja. Es gibt keine Pflicht, einen Vertrag von einer Anwältin oder einem Anwalt aufsetzen zu lassen. Für Verträge mit hohem Wert, langer Laufzeit oder besonderen Risiken ist eine rechtliche Prüfung aber sinnvoll. Ausnahme sind Verträge, die notariell beurkundet werden müssen, etwa ein Grundstückskauf: Hier entwirft in der Regel der Notar den Text.

• Was muss in einem Vertrag mindestens stehen?

  Mindestens die Parteien und die wesentlichen Vertragsbestandteile, also Leistung und Gegenleistung. Beim Kaufvertrag sind das Kaufsache und Kaufpreis. Alles Weitere wie Laufzeit, Haftung oder Kündigung ergänzt das Gesetz, wenn der Vertrag schweigt. Gerade deshalb lohnt es sich, diese Punkte selbst zu regeln.

• Ist ein mündlicher Vertrag gültig?

  Ja, sofern das Gesetz keine bestimmte Form vorschreibt. Die meisten Verträge sind formfrei. Das Problem mündlicher Verträge ist der Beweis: Im Streitfall muss die Partei, die sich auf eine Vereinbarung beruft, deren Inhalt nachweisen.

• Was ist der Unterschied zwischen Schriftform und Textform?

  Schriftform nach § 126 BGB verlangt eine eigenhändige Unterschrift auf der Urkunde oder elektronisch eine qualifizierte elektronische Signatur. Textform nach § 126b BGB verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, bei der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail erfüllt die Textform, aber nicht die Schriftform.

• Kann ich einen Vertrag elektronisch unterschreiben?

  Ja. Formfreie Verträge können mit jeder Art elektronischer Signatur geschlossen werden. Verlangt das Gesetz die Schriftform, ersetzt nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die handschriftliche Unterschrift. Bei einigen Erklärungen ist die elektronische Form ganz ausgeschlossen, etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) und der Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB).

• Wer darf einen Vertrag für ein Unternehmen unterschreiben?

  Die gesetzlichen Vertreter, bei der GmbH also die Geschäftsführer, außerdem Prokuristen und Personen mit einer entsprechenden Vollmacht. Ob jemand allein oder nur gemeinsam mit einer weiteren Person vertreten darf, steht für Geschäftsführer und Prokuristen im Handelsregister.

• Was passiert, wenn eine Klausel im Vertrag unwirksam ist?

  Nach § 139 BGB ist im Zweifel das ganze Rechtsgeschäft nichtig, wenn ein Teil nichtig ist. Bei AGB gilt dagegen § 306 BGB: Der Vertrag bleibt wirksam, an die Stelle der unwirksamen Klausel tritt die gesetzliche Regelung. Eine salvatorische Klausel soll den Rest des Vertrags in Individualverträgen erhalten.

• Wie lange dauert es, einen Vertrag aufzusetzen?

  Mit einer passenden Vorlage oft weniger als eine Stunde, bei einem individuellen Vertrag mit Verhandlung mehrere Tage bis Wochen. Den größten Teil der Zeit kosten in der Praxis nicht das Schreiben, sondern Abstimmung, Prüfung und das Einholen der Unterschriften.