Legal SaaS

Was ist Legal SaaS?

“Legal SaaS” ist die Abkürzung für “Legal Software as a Service” bezieht sich auf cloudbasierte Software-Plattformen, die speziell für juristische Prozesse entwickelt wurden, wie beispielsweise sichere elektronische Signatur oder Vertragsmanagement.

Während Juristen in ihrer Funktion verschiedene Arten von Technologie verwenden (z.B. E-Mail-Hosting, gemeinsam genutzte Laufwerke usw.), ist Legal SaaS eine eigenständige Kategorie, die sich auf die Software konzentriert, die Juristen speziell für juristische Prozesse verwenden.

Auf dem Markt gibt es heute viele Arten von Legal SaaS, darunter auch Verbraucheranwendungen, mit denen Privatpersonen Rechtsverfahren wie Konkurse und Strafzettel selbst abwickeln können. Darüber hinaus gibt es eine breite Palette von Software, die sich ausschließlich an Anwaltskanzleien und deren Management richtet.

Mit der richtigen Lösung kann man effizienter arbeiten, die benötigte Infrastruktur für die Einhaltung von Vorschriften schaffen und neue Möglichkeiten zur Wertschöpfung aus Daten generieren.

Welche Abteilungen sind die Hauptnutzer?

Die optimale Legal Saas Lösung verbindet Unternehmensjuristen mit Geschäftskollegen in Beschaffung, Vertrieb, Personalwesen und darüber hinaus, um einen teamorientierten Ansatz für das Risikomanagement und das Erreichen von Geschäftszielen zu unterstützen.

Legal SaaS wird häufig mit Blick auf die Bedürfnisse von Anwälten entwickelt, jedoch wird bei moderner Software ebenso die juristischen Prozesse von so gut wie jedem Team in einem Unternehmen abgedeckt. Die Software muss so benutzerfreundlich sein, dass sie auch von Nicht-Juristen verwendet werden kann.

Sollte ich Legal SaaS nutzen?

Haben Sie eine klare Vorstellung von den Anforderungen Ihres Unternehmens an eine Legal Saas Lösung? Legen Sie für jedes Problem eine Problemstellung fest. Arbeiten Sie mit allen Beteiligten im Unternehmen zusammen, um zu verstehen, wie sie ihre Aufgaben erfüllen. Lassen Sie die Beteiligten die genauen Arbeitsabläufe skizzieren und achten Sie dabei genau auf die einzelnen Aufgaben, die sie erledigen, und die Entscheidungen, die sie dabei treffen.

Anhand dieser Details können Sie die spezifischen Legal SaaS Funktionen ermitteln, die für die Lösung Ihrer speziellen Herausforderungen erforderlich sind. Wenn Sie sich aber nicht im Vorfeld die Mühe machen, das Problem, das Sie lösen wollen, genau zu identifizieren, werden Sie wahrscheinlich viel Zeit und Geld für die Implementierung einer Software Lösung ausgeben, die Ihre Herausforderungen jedoch nicht lösen wird.

Kategorien von Legal SaaS

Es gibt mehrere Kategorien von Legal SaaS für die Bedürfnisse der Rechtsabteilungen von Unternehmen. Die am häufigsten verwendeten Kategorien sind nachfolgend angeführt:

1. Verwaltung von Rechtsausgaben und -angelegenheiten (Legal spend & matter management)

Legal Spend Management ist der Prozess der Überprüfung, Nachverfolgung, Analyse und Berichterstattung - sowohl über interne als auch über externe Rechtskosten - in einer modernen Abteilung, der in der Regel vom Rechtsteam als rechtsabteilungsspezifisches Softwarepaket implementiert wird.

2. Elektronische Signatur (eSignature)

Die eSignature Software erstellt eine sichere digitale Signatur, mit der Unterzeichner Dokumente elektronisch unterschreiben können. Die Software erstellt auch einen leicht zugänglichen Prüfpfad darüber, wer ein Dokument wann unterzeichnet hat.

3. Elektronische Ermittlungen (eDiscovery)

Elektronische Ermittlungen sind der Prozess der Beschaffung und des Austauschs von Beweismitteln in einem Rechtsfall oder einer Untersuchung. eDiscovery-Software wird insbesondere bei der Analyse von unstrukturierten Massendaten in und außerhalb von Unternehmen eingesetzt.

4. Datenschutz, Sicherheit und Information Governance (Privacy, security & information governance)

Diese Art von Software verwaltet Cybersecurity, Datensicherheit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie GDPR. Schnell wachsende Technologieunternehmen benötigen robuste Lösungen für digitale Sicherheit. Sie bewertet und überwacht auch Risiken, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken könnten.

5. Vertragsprüfung (Contract Review)

Vertragsüberprüfungssoftware nutzt künstliche Intelligenz wie maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung, um Datenpunkte zu extrahieren und die Vertragssprache zu interpretieren. Diese Art von Software hilft bei der Erfassung von Vertragsinformationen und unterstützt bei der automatisierten Überprüfung von Verträgen.

6. Automatisierung von Verträgen (Contract Automation)

Software zur Vertragsautomatisierung ermöglicht es Rechts- und Geschäftsteams, in einem einzigen, einheitlichen Arbeitsbereich gemeinsam an Verträgen zu arbeiten und Vertragsprozesse zu automatisieren.

7. Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen (Contract lifecycle management, CLM)

Software für das Vertragslebenszyklusmanagement unterstützt die Benutzer bei der Verwaltung von Verträgen nach der Phase der Unterzeichnung, einschließlich der Nachverfolgung von Verpflichtungen, der Verwaltung von Leistungen und der Einhaltung von Bedingungen. CLM-Software bietet auch Einblick in die Leistung von Verträgen sowie Risikominderung bei Nichteinhaltung.

Checkliste für Käufer

Beim Kauf von Legal SaaS steht eine Menge auf dem Spiel. Falsch informierte Käufer können leicht überhöhte Preise für Tools zahlen, die ihnen bei der Bewältigung ihrer eigentlichen Aufgaben nicht wirklich helfen. Bevor Sie Ihre Investitionsentscheidung treffen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Definieren Sie die Herausforderungen Ihrer Rechtsabteilung: Was sind Ihre Ziele für die Legal SaaS Lösung? Anhand welcher Metriken sollen die Auswirkungen bewertet werden?

• Bestimmen Sie, wer noch in den Kaufprozess einbezogen werden muss: Stellen Sie ein Team von relevanten Interessenvertretern zusammen, die Ihnen helfen können, die benötigten Funktionen der Legal SaaS zu identifizieren.

• Prüfen Sie, ob Sie bereits über die entsprechenden Tools verfügen: Möglicherweise bietet Ihre vorhandene Software die Funktionen und Möglichkeiten, die Sie benötigen.

• Legen Sie Ihr Budget für eine neue Legal SaaS Lösung fest, und bedenken Sie: Wenn sich die neue Software nicht problemlos in Ihre bestehenden Systeme bzw. Prozesse integrieren lässt, kann das umfangreiche Zusatzkosten mit sich ziehen.

• Suchen Sie nach Legal SaaS, die leicht zu bedienen ist: Dazu gehören Funktionen, bei denen die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund steht, wie anpassbare, benutzerfreundliche Dashboards und intuitive Menüoptionen.

• Fangen Sie klein an: Es ist aufregend, sofort loszulegen und so schnell wie möglich so viel wie möglich zu erreichen - aber das kann nach hinten losgehen. Es ist zu empfehlen, die ersten Projekte in überschaubare Teile zu zerlegen - beginnen Sie zum Beispiel nur mit Ihrem NDA-Workflow um den ROI nachweisen, bevor Sie das Projekt ausweiten.

Zusammenfassung

Legal SaaS steht für Legal Software as a Service, also eine cloudbasierte Softwarelösung für Rechtsabteilungen, die speziell für Juristen und Anwaltskanzleien entwickelt wurde. Es bietet eine Reihe von Tools und Funktionen, die es Anwälten und Rechtsteams ermöglichen, ihre täglichen Aufgaben zu verwalten, einschließlich Fallmanagement, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation. Legal SaaS ist von jedem Ort aus zugänglich, an dem eine Internetverbindung besteht, und ermöglicht es Anwälten, aus der Ferne zu arbeiten und mit Kollegen und Mandanten in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Diese Technologie hat die Art und Weise, wie juristische Dienstleistungen erbracht werden, verändert und macht juristische Dienstleistungen sowohl für Juristen als auch für Mandanten effizienter, kostengünstiger und zugänglicher.